Jak stosować mediację w sporze z klientem

Mediacja jest dobrowolna. Przyczyn, które przedsiębiorca musi brać pod uwagę proponując klientowi mediację lub godząc się na nią, jest kilka. Pierwsza to ta, że nie warto doprowadzać do sytuacji, w której w otoczeniu biznesowym zaczyna się mówić, że czyjaś firma jest niesolidna i że trzeba się z nią procesować. Po drugie - załatwienie nieporozumienia wynikającego z umowy (bo takie spory rodzą się między przedsiębiorcą a klientem kupującym u niego towary lub usługi) przed mediatorem nie zamyka drogi do dalszej współpracy. Po trzecie - zawsze warto unikać postępowania przed sądami, ponieważ dwie instancje, czasem również skarga kasacyjna, a w końcu postępowanie egzekucyjne pochłaniają tyle czasu i pieniędzy, że każda ugoda wydaje się sensowniejsza.

Zaletą mediacji jest m.in. to, że stanowi bodaj najmniej sformalizowany sposób rozwiązywania konfliktów, również biznesowych.Trzeba jednak pamiętać, że postępowanie mediacyjne może się toczyć tylko w sprawach należących do drogi sądowej. Wynika to z charakteru mediacji, której celem jest zapobieżenie wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania nieprocesowego.

W praktyce można mówić o dwóch typach mediacji. W jednym mediator pomaga stronom rozwiązać konflikt, wykorzystując rozwiązania przez nie proponowane. W drugim ocenia sytuację prawną, przewiduje, jakie byłoby rozstrzygnięcie sądu i aktywnie pomaga w zawarciu ugody. Proponuje przy tym nierzadko własne sposoby rozwiązania sporu. Mimo to mediator zawsze powinien zachować bezstronność.

Propozycja mediacji

Jeśli więc klient jest niezadowolony z wykonania umowy przez przedsiębiorcę i grozi wniesieniem pozwu, albo nie chce zapłacić, ale można znaleźć jakiś sposób na przymuszenie go do tego, warto zaproponować mediację. Prowadzi się ją zarówno przed wszczęciem postępowania przed sądem cywilnym, jak i w toku sprawy (oczywiście za zgodą stron).

Strony mogą - w dowolnej formie - zawrzeć umowę o mediację. Co ważne, takie porozumienie nie stoi na przeszkodzie rozpoznaniu sprawy przez sąd. Jeżeli jednak przedsiębiorca i klient zawrą umowę o mediację, to sąd, na zarzut pozwanego zgłoszony przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy skieruje strony do mediacji. Warto pamiętać, że umowa może być zawarta również przez wyrażenie zgody na mediację, gdy druga strona złożyła wniosek o przeprowadzenie mediacji, z dołączonym do niego dowodem doręczenia drugiej stronie.

Mediator

Strony same wybierają mediatora. Może nim być każdy, kto ma pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta w pełni z praw publicznych. Może więc to być każda dorosła osoba, bez względu na płeć, wykształcenie czy narodowość, nawet ktoś spokrewniony z jedną lub obydwiema stronami. Wyjątkiem są czynni sędziowie. Funkcję tę wolno pełnić wyłącznie sędziom w stanie spoczynku. Strony wybierają więc mediatora spośród znanych sobie osób lub mogą skorzystać z list organizacji społecznych i zawodowych tworzących ośrodki mediacyjne.

Mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków. Koszty te obciążają strony. Nie ma też przeszkód, by zgodził się na przeprowadzenie mediacji bez wynagrodzenia. Mediator jest obowiązany zachować w tajemnicy to, czego dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z tego obowiązku.

Postanowienie sądu

Mediacja może zostać przeprowadzona również na skutek postanowienia sądu kierującego do mediacji. Sąd może to uczynić raz w toku postępowania. Jest możliwe aż do zamknięcia pierwszego posiedzenia wyznaczonego na rozprawę. Niemniej i wówczas wymagana jest zgoda stron. Po zamknięciu pierwszego posiedzenia sąd może skierować strony do mediacji tylko na ich zgodny wniosek. Sąd nie kieruje do mediacji w postępowaniu nakazowym, upominawczym i uproszczonym.

Kierując strony do mediacji, sąd daje im na to czas do miesiąca, chyba że strony zgodnie poproszą o dłuższy termin.

Procedura

Wszczęcie mediacji następuje z chwilą doręczenia mediatorowi wniosku o jej przeprowadzenie. Należy do niego dołączyć dowód, że druga strona otrzymała odpis. Pismo powinno zawierać oznaczenie stron, żądania, okoliczności uzasadniających żądanie, podpis wnioskującego o mediację oraz wyszczególnienie załączników. Jeżeli strony zawarły umowę o mediację na piśmie, to do wniosku dołącza się jej odpis.

Mediacja może być prowadzona na posiedzeniu mediacyjnym lub poza nim. W tym drugim przypadku mediator przekazuje stronie stanowisko drugiej strony. Postępowanie mediacyjne jest niejawne. Z mediacji sporządzany jest protokół. Podpisuje go mediator. Ugodę mediator zamieszcza w protokole lub dołącza do niego. Podpisują ją obie strony. Ugodę zawartą przed mediatorem zatwierdza sąd. Jeśli podlega ona wykonaniu w drodze egzekucji, sąd nadaje jej klauzulę wykonalności. W innych przypadkach będzie zatwierdzana na posiedzeniu niejawnym. Sąd odmówi zatwierdzenia ugody, jeżeli jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego, albo gdy zmierza do obejścia prawa. Także gdy wydaje się niezrozumiała lub zawiera sprzeczności.

SŁOWNICZEK

MEDIACJA - postępowanie prowadzone z udziałem neutralnej osoby trzeciej, czyli mediatora. Jego zadaniem jest pomoc czy pośrednictwo w wypracowaniu rozwiązania akceptowanego przez strony sporu. W szczególności mediator powinien starać się doprowadzić do ugody. Ta zaś, po zatwierdzeniu przez sąd, będzie miała moc prawną ugody zawartej przed sądem.

CZYM JEST MEDIACJA

Kodeks postępowania cywilnego, który zawiera przepisy dotyczące mediacji (art. 183¹-183¹⁵) nie definiuje jej. Dlatego w praktyce bywa ona mylona z arbitrażem czy postępowaniem pojednawczym.

JAK TO ZROBIĆ...

Likwidacja sporu drogą mediacji

PROBLEM: Kontrahent, z którym współpracowałem, nie jest zadowolony z ostatniej transakcji. Chce wnieść sprawę do sądu o zwrot zapłaty. Co mogę zrobić, aby załagodzić spór drogą mediacji?

ROZWIĄZANIE: Koniecznym warunkiem jest zawarcie umowy o mediację. Trzeba w niej określić przedmiot mediacji. Należy też wskazać mediatora lub sposób jego wyboru. Z zasady swobody kontraktowania wynika natomiast, że wolno uzgodnić i inne kwestie, np. miejsce i czas przeprowadzenia mediacji.

DOBROMIŁA NIEDZIELSKA-JAKUBCZYK

dobromila.niedzielska@infor.pl