Biuro Zarządzania Projektami PMO – czy jest ważne dla firmy?

Biuro Zarządzania Projektami,czyli PMO Project Management Office 

Praktycznie każda średniej wielkości oraz duża organizacja realizuje w ciągu roku wiele projektów. Rolą pracowników PMO jest nad nimi w określony sposób zapanować oraz zapewnić, że realizowane projekty przyniosą oczekiwane od nich efekty biznesowe. Kierownicy Projektów i zespoły projektowe skupiają się na problemach, które dotyczą prowadzonych przez nich projektów. Rolą PMO natomiast jest wnikliwe obserwowanie, a następnie identyfikowanie problemów, które najczęściej w zakresie zarządzania projektami w organizacji się pojawiają i przede wszystkim ich rozwiązywanie.

Problemy te cechują się zróżnicowaną naturą- dotyczą zbytniego obciążenia pracowników pracą projektową, nieefektywnej komunikacji, nieefektywnych narzędzi, niewystarczających kompetencji itp.. Rolą PMO jest odpowiednie opisanie tych problemów oraz znalezienie sposobów na ich rozwiązanie. W tym kontekście głównym zadaniem PMO jest prowadzenie procesu continuous improvement w zakresie coraz doskonalszego zarządzania projektami. Według mnie systematyczne identyfikowanie problemów i umiejętne ich rozwiązywanie jest niezmiernie istotną rolą PMO.

PMO i podręcznik zarządzania

Coraz częściej, szczególnie duże organizacje, decydując się na wdrożenie systemu IT do zarządzania projektami chcą również uzyskać wsparcie w zakresie wzmacniania kultury zarządzania projektami w organizacji. Uważam, że początkiem budowania dobrej kultury zarządzania projektami w organizacji jest opracowanie własnego „podręcznika zarządzania projektami”. Kiedy firma posiada już taki podręcznika, a także wdrożyła dedykowany system wspierający zarządzanie projektami to rolą PMO staje się zapewnienie, że to wszystko w organizacji będzie efektywnie funkcjonować. Nie należy natomiast utożsamiać standardów zarządzania projektami z nadmierną biurokracją. Dobrze opracowany zbiór zasad zarządzania projektami, „dostrojony” w pragmatyczny sposób do potrzeb organizacji pomaga lepiej funkcjonować. Nie da się dobrze zarządzać projektami nie tworząc ich planów, czy nie monitorując wykonania i nie sporządzając okresowych raportów o statusach projektów – to nie biurokracja. Opracowanie pragmatycznych zasad zarządzania projektami i dobre ich wdrożenie w życie to kluczowa rola PMO

Cyfrowe PMO

Ważnym zadaniem PMO jest dostarczanie kadrze kierowniczej firmy czytelnych informacji na temat sytuacji poszczególnych projektów czy też portfeli projektów. W wielu przypadkach, kiedy kierownicy projektów przygotowują status projektów to zarząd oczekuje, że jego poprawność zweryfikuje właśnie PMO. Kluczowe w tym kontekście jest to aby zarząd ufał, że PMO dobrze pełni swoją rolę. Coraz popularniejsze obecnie stają się tzw. cyfrowe PMO – tzn. PMO efektywnie wykorzystujące narzędzia informatyczne do wykonywania swojej pracy. Można raz w miesiącu przygotowywać w prezentacji power point status realizacji projektów strategicznych ale też można taki proces w pełni zautomatyzować.

Jeśli firmy chcą skutecznie zarządzać dużą ilością projektów to nie wyobrażam sobie że można to robić dobrze bez PMO.

Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu Flexiproject

 Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA