Zdjęcia z treningów na Instagramie i TikToku a RODO. Czy na pewno masz zgodę na publikację wizerunku swoich klientów?

• Wizerunek to dane osobowe
• Mit „dorozumianej zgody”
• Zajęcia grupowe - czy wystarczy regulamin?
• Przechowywanie materiałów na prywatnych telefonach trenerów
• Checklista bezpiecznego content creatora w branży fitness:
• Nie ryzykuj wizerunkiem swojej firmy

Jako radca prawny coraz częściej spotykam się z roszczeniami klientów klubów fitness, którzy po fakcie, np. po zakończeniu współpracy z trenerem żądają usunięcia materiałów wideo lub co gorsza, odszkodowania za naruszenie dóbr osobistych i RODO. Podobne roszczenia kierują także osoby postronne, które wbrew własnej woli znalazły się na materiałach nagrywanych przez trenerów w ogólnodostępnych częściach siłowni.

Wizerunek to dane osobowe

Wizerunek osoby fizycznej, umożliwiający jej identyfikację, jest daną osobową. Co więcej, jeśli publikujesz zdjęcie klienta z treningu, informujesz świat o jego stanie zdrowia (aktywność fizyczna, przynależność do grupy treningowej, widoczna kondycja). Z perspektywy RODO wchodzimy tu często w obszar danych wrażliwych lub co najmniej danych wymagających szczególnej ochrony. Już samo oznaczenie klienta w relacji bez jego wyraźnej zgody może zostać uznane, jako operacja na danych osobowych.

Mit „dorozumianej zgody”

Wielu twórców uważa, że skoro klient uśmiecha się do obiektywu podczas nagrywania lub bierze udział w zajęciach prowadzonych przez znanego twórcę to „wyraża zgodę w sposób dorozumiany”. Jest to jednak mit. Zgodnie z RODO, zgoda musi być:

• Dobrowolna (klient nie może czuć presji, że bez zdjęcia trening będzie gorszy).
• Konkretna (musi określać, gdzie zdjęcie zostanie opublikowane).
• Świadoma (klient musi wiedzieć, kto jest administratorem danych i jakie z tego tytułu przysługują mu prawa).
• Jednoznaczna (wymaga wyraźnego działania potwierdzającego).

Dodatkowo, regulacja prawa autorskiego wymagają uzyskania zgody na rozpowszechnianie wizerunku, chyba że osoba stanowi jedynie szczegół całości, np. tłum na maratonie.

Zgodę udzieloną na gruncie RODO klient może wycofać w każdym momencie bez podania przyczyny. Oznacza to, że jeżeli klient cofnie zgodę, to co do zasady musisz usunąć wszystkie posty, rolki i zdjęcia z jego udziałem.

Zajęcia grupowe - czy wystarczy regulamin?

Częstym błędem jest wpisywanie do regulaminu klubu zapisu: „Uczestnictwo w zajęciach oznacza zgodę na nieodpłatne wykorzystanie wizerunku w celach marketingowych”. Taki zapis jest prawnie bezskuteczny. Zgoda na przetwarzanie danych (wizerunku) nie może być warunkiem wykonania usługi (treningu). Klient musi mieć prawo trenować (skorzystać z usługi na takich samych warunkach jak inne osoby) i jednocześnie nie zgadzać się na udostępnianie swojego wizerunku.

Jak to zrobić dobrze? Przede wszystkim należy stosować oddzielne formularze zgód (tzw. klauzule opt-in), jasno informować przed zajęciami, że będzie prowadzona relacja, a najlepiej wyznaczyć dodatkowe strefy „wolne od kamer” dla osób, które cenią prywatność.

Przechowywanie materiałów na prywatnych telefonach trenerów

To ogromne ryzyko dla właścicieli klubów. Jeśli Twoi trenerzy nagrywają klientów swoimi prywatnymi telefonami i wrzucają to na prywatne profile, tracisz kontrolę nad danymi osobowymi, za które odpowiadasz jako administrator danych. W przypadku wycieku danych (kradzież telefonu, włamanie na konto na Instagramie), to Ty możesz ponieść odpowiedzialność za brak wdrożenia odpowiednich procedur bezpieczeństwa. Pamiętaj, że z trenerem świadczącym usługi dla klubu na podstawie umowy B2B lub umowy zlecenie powinieneś podpisać oddzielną umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.

Checklista bezpiecznego content creatora w branży fitness:

1. Pisemna zgoda: Posiadaj jasny dokument, w którym klient zgadza się na publikację wizerunku w konkretnych kanałach (IG, FB, TikTok, WWW).
2. Określenie celu: Zaznacz, czy zdjęcie jest tylko relacją, czy będzie wykorzystywane w płatnych kampaniach reklamowych.
3. Prawo do wycofania: Poinformuj klienta, jak może odwołać zgodę (informacja o przetwarzaniu danych musi być przekazana na trwałym nośniku).
4. Umowy z trenerami: Jeśli zatrudniasz kadrę, upewnij się, że Twoje umowy z nimi regulują kwestie nagrywania klientów i własności tych materiałów.

Nie ryzykuj wizerunkiem swojej firmy

Marketing w branży sportowej musi być dynamiczny, ale nie może być partyzancki. Jeden niezadowolony klient wspierany przez rzecznika praw konsumenta może zniszczyć lata budowania zaufania do Twojej marki. Jeżeli nie jesteś pewny, czy prawidłowo przetwarzasz dane osobowe swoich klientów, a zawarte umowy i wprowadzone regulaminy rzeczywiście chronią twój biznes, skorzystaj z pomocy radcy prawnego. Nie ryzykuj wizerunkiem swojej firmy.