Compliance a ochrona danych - co przedsiębiorcy muszą wiedzieć

• Co to jest compliance?
• Ochrona danych osobowych – obowiązki przedsiębiorców
• Compliance w kontekście bezpieczeństwa
• Jak zapewnić zgodność z RODO?
• Nowe wytyczne i zalecenia UODO
• Podsumowanie

Co to jest compliance?

Compliance to szerokie pojęcie obejmujące działania mające na celu zapewnienie zgodności działalności przedsiębiorstwa z obowiązującymi przepisami prawa, normami i standardami branżowymi. W kontekście ochrony danych osobowych, compliance oznacza w szczególności przestrzeganie przepisów RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), które obowiązuje od maja 2018 roku we wszystkich krajach Unii Europejskiej.

Warto podkreślić, że zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności z RODO, nie jest stanem, który można osiągnąć raz na zawsze. Prawo, podobnie jak żywy organizm, nieustannie ewoluuje, dostosowując się do nowych wyzwań i technologii. Rozwiązania, które były skuteczne w momencie wejścia w życie RODO, dziś mogą okazać się niewystarczające lub przestarzałe. Dlatego przedsiębiorcy muszą regularnie aktualizować swoje procedury i polityki, aby nadążać za zmieniającym się środowiskiem prawnym.

Ochrona danych osobowych – obowiązki przedsiębiorców

Podstawowe zasady ochrony danych osobowych wynikające z RODO nakładają na przedsiębiorców szereg obowiązków, które mają na celu ochronę prywatności osób, których dane są przetwarzane. Do najważniejszych obowiązków należy przestrzeganie kilku naczelnych zasad ochrony danych osobowych. Mowa o takich zasadach, jak:

1. zasada minimalizacji danych – przedsiębiorca powinien przetwarzać jedynie te dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonego celu;

2. zasada rzetelności i przejrzystości – osoby, których dane są przetwarzane, muszą być informowane o tym, jakie dane są zbierane, w jakim celu i na jakiej podstawie;

3. zasada ograniczenia celu – dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w celu, dla którego zostały zebrane;

4. zasada integralności i poufności – przedsiębiorca jest zobowiązany do zabezpieczenia danych przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub uszkodzeniem;

5. zasada rozliczalności – przedsiębiorca musi być w stanie wykazać zgodność swoich działań z przepisami RODO.

Compliance w kontekście bezpieczeństwa

Zarządzanie bezpieczeństwem danych osobowych powinno rozpoczynać się od oceny zasobów, które firma wykorzystuje do przetwarzania danych – zarówno technologicznych, jak i ludzkich. Następnie, zabezpieczenia muszą być odpowiednio dostosowane do intensywności przetwarzania danych. Zaleca się stosowanie metod takich jak szyfrowanie oraz pseudonimizacja danych. Warto podkreślić, że wiele współczesnych narzędzi, w tym usługi chmurowe i komunikatory, jest już wyposażonych w zaawansowane mechanizmy szyfrowania typu end-to-end.

Jednak nawet najbardziej zaawansowane technologie nie eliminują ryzyka błędu ludzkiego, który może prowadzić do naruszeń danych. Dlatego niezwykle istotne jest wdrożenie spójnej polityki bezpieczeństwa oraz regularne szkolenia pracowników.

Firmy muszą także pamiętać o obowiązku przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) w przypadku, gdy przetwarzanie danych może stwarzać wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych. W takich przypadkach, konieczne jest skonsultowanie się z Inspektorem Ochrony Danych, a w razie potrzeby – także z organem nadzorczym.

Jak zapewnić zgodność z RODO?

Aby zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych, przedsiębiorcy powinni wdrożyć szereg działań, które można podzielić na kilka kroków:

1. audyt ochrony danych osobowych – regularne przeglądy procesów przetwarzania danych osobowych w firmie pozwalają na identyfikację potencjalnych zagrożeń i luk w zabezpieczeniach;

2. szkolenia dla pracowników – świadomość pracowników na temat ochrony danych osobowych jest kluczowa. regularne szkolenia pozwalają na utrzymanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych;

3. polityka ochrony danych – każda firma powinna posiadać wewnętrzne regulacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, które będą zgodne z RODO;

4. Inspektor Ochrony Danych (IOD) – w niektórych przypadkach, przedsiębiorcy są zobowiązani do wyznaczenia IOD, który będzie odpowiedzialny za nadzór nad zgodnością działań firmy z przepisami o ochronie danych;

5. reakcja na naruszenia – przedsiębiorca musi być przygotowany na szybkie reagowanie w przypadku naruszenia ochrony danych, w tym informowanie o naruszeniach odpowiednich organów oraz osób, których dane zostały naruszone.

Nowe wytyczne i zalecenia UODO

Na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) regularnie pojawiają się nowe wytyczne i zalecenia, które pomagają przedsiębiorcom w dostosowywaniu swoich działań do obowiązujących przepisów. Przykładem mogą być wytyczne 9/2022 dotyczące zgłaszania naruszeń ochrony danych zgodnie z RODO oraz wytyczne 7/2022 w sprawie certyfikacji jako narzędzia do przekazywania danych zgodnie z RODO. Obejmują one także kwestie związane z pełnieniem funkcji punktu kontaktowego dla systemu ochrony danych osobowych oraz standaryzacją dokumentacji wymaganej przez przepisy prawa ochrony danych.

Ważne jest więc nie tylko to, czy przedsiębiorca wdrożył RODO zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem, ale również to, czy na bieżąco adaptuje procesy w swojej organizacji do zachodzących zmian. Aktualizacja dokumentacji, ciągłe monitorowanie zmian w prawie oraz dostosowywanie się do nowych wytycznych UODO to kluczowe elementy efektywnego zarządzania ochroną danych osobowych w przedsiębiorstwie.

Podsumowanie

Compliance w zakresie ochrony danych osobowych to nie tylko obowiązek prawny, ale także element budowania zaufania i wiarygodności firmy na rynku. Przestrzeganie przepisów RODO pozwala uniknąć surowych kar finansowych oraz utraty reputacji. Warto więc zainwestować czas i środki w odpowiednie zabezpieczenia oraz edukację pracowników, aby prowadzić działalność zgodnie z najwyższymi standardami ochrony danych osobowych. Regularne śledzenie nowych wytycznych i zaleceń publikowanych przez UODO oraz ich bieżąca implementacja w firmie są nieodzownymi krokami w zapewnieniu zgodności z dynamicznie zmieniającym się prawem.

dr Rafał R. Wasilewski – radca prawny

apl. radc. Maja M. Długosz