REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Compliance a ochrona danych - co przedsiębiorcy muszą wiedzieć

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
doktor nauk prawnych, radca prawny prowadzący w Szczecinie kancelarię prawa gospodarczego Kancelaria Radcy Prawnego dr Rafał R. Wasilewski
Maja M. Długosz
aplikant radcowski
Compliance a ochrona danych - co przedsiębiorcy muszą wiedzieć
Compliance a ochrona danych - co przedsiębiorcy muszą wiedzieć
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie prawnym, przedsiębiorcy muszą być na bieżąco z otoczeniem prawnym firmy, w tym regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Compliance, czyli zgodność z przepisami prawa, staje się kluczowym elementem w działalności każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. W obliczu surowych kar finansowych i rosnącej świadomości konsumentów, ochrona danych osobowych przestała być jedynie formalnością, a stała się fundamentem odpowiedzialnego prowadzenia biznesu.

rozwiń >

Co to jest compliance?

REKLAMA

Compliance to szerokie pojęcie obejmujące działania mające na celu zapewnienie zgodności działalności przedsiębiorstwa z obowiązującymi przepisami prawa, normami i standardami branżowymi. W kontekście ochrony danych osobowych, compliance oznacza w szczególności przestrzeganie przepisów RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), które obowiązuje od maja 2018 roku we wszystkich krajach Unii Europejskiej.

REKLAMA

Warto podkreślić, że zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności z RODO, nie jest stanem, który można osiągnąć raz na zawsze. Prawo, podobnie jak żywy organizm, nieustannie ewoluuje, dostosowując się do nowych wyzwań i technologii. Rozwiązania, które były skuteczne w momencie wejścia w życie RODO, dziś mogą okazać się niewystarczające lub przestarzałe. Dlatego przedsiębiorcy muszą regularnie aktualizować swoje procedury i polityki, aby nadążać za zmieniającym się środowiskiem prawnym.

Ochrona danych osobowych – obowiązki przedsiębiorców

Podstawowe zasady ochrony danych osobowych wynikające z RODO nakładają na przedsiębiorców szereg obowiązków, które mają na celu ochronę prywatności osób, których dane są przetwarzane. Do najważniejszych obowiązków należy przestrzeganie kilku naczelnych zasad ochrony danych osobowych. Mowa o takich zasadach, jak:

  1. zasada minimalizacji danych – przedsiębiorca powinien przetwarzać jedynie te dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonego celu;

  2. zasada rzetelności i przejrzystości – osoby, których dane są przetwarzane, muszą być informowane o tym, jakie dane są zbierane, w jakim celu i na jakiej podstawie;

  3. zasada ograniczenia celu – dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w celu, dla którego zostały zebrane;

  4. zasada integralności i poufności – przedsiębiorca jest zobowiązany do zabezpieczenia danych przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub uszkodzeniem;

  5. zasada rozliczalności – przedsiębiorca musi być w stanie wykazać zgodność swoich działań z przepisami RODO.

Compliance w kontekście bezpieczeństwa

REKLAMA

Zarządzanie bezpieczeństwem danych osobowych powinno rozpoczynać się od oceny zasobów, które firma wykorzystuje do przetwarzania danych – zarówno technologicznych, jak i ludzkich. Następnie, zabezpieczenia muszą być odpowiednio dostosowane do intensywności przetwarzania danych. Zaleca się stosowanie metod takich jak szyfrowanie oraz pseudonimizacja danych. Warto podkreślić, że wiele współczesnych narzędzi, w tym usługi chmurowe i komunikatory, jest już wyposażonych w zaawansowane mechanizmy szyfrowania typu end-to-end.

Jednak nawet najbardziej zaawansowane technologie nie eliminują ryzyka błędu ludzkiego, który może prowadzić do naruszeń danych. Dlatego niezwykle istotne jest wdrożenie spójnej polityki bezpieczeństwa oraz regularne szkolenia pracowników.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Firmy muszą także pamiętać o obowiązku przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) w przypadku, gdy przetwarzanie danych może stwarzać wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych. W takich przypadkach, konieczne jest skonsultowanie się z Inspektorem Ochrony Danych, a w razie potrzeby – także z organem nadzorczym.

Jak zapewnić zgodność z RODO?

Aby zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych, przedsiębiorcy powinni wdrożyć szereg działań, które można podzielić na kilka kroków:

  1. audyt ochrony danych osobowych – regularne przeglądy procesów przetwarzania danych osobowych w firmie pozwalają na identyfikację potencjalnych zagrożeń i luk w zabezpieczeniach;

  2. szkolenia dla pracowników – świadomość pracowników na temat ochrony danych osobowych jest kluczowa. regularne szkolenia pozwalają na utrzymanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych;

  3. polityka ochrony danych – każda firma powinna posiadać wewnętrzne regulacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, które będą zgodne z RODO;

  4. Inspektor Ochrony Danych (IOD) – w niektórych przypadkach, przedsiębiorcy są zobowiązani do wyznaczenia IOD, który będzie odpowiedzialny za nadzór nad zgodnością działań firmy z przepisami o ochronie danych;

  5. reakcja na naruszenia – przedsiębiorca musi być przygotowany na szybkie reagowanie w przypadku naruszenia ochrony danych, w tym informowanie o naruszeniach odpowiednich organów oraz osób, których dane zostały naruszone.

Nowe wytyczne i zalecenia UODO

Na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) regularnie pojawiają się nowe wytyczne i zalecenia, które pomagają przedsiębiorcom w dostosowywaniu swoich działań do obowiązujących przepisów. Przykładem mogą być wytyczne 9/2022 dotyczące zgłaszania naruszeń ochrony danych zgodnie z RODO oraz wytyczne 7/2022 w sprawie certyfikacji jako narzędzia do przekazywania danych zgodnie z RODO. Obejmują one także kwestie związane z pełnieniem funkcji punktu kontaktowego dla systemu ochrony danych osobowych oraz standaryzacją dokumentacji wymaganej przez przepisy prawa ochrony danych.

Ważne jest więc nie tylko to, czy przedsiębiorca wdrożył RODO zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem, ale również to, czy na bieżąco adaptuje procesy w swojej organizacji do zachodzących zmian. Aktualizacja dokumentacji, ciągłe monitorowanie zmian w prawie oraz dostosowywanie się do nowych wytycznych UODO to kluczowe elementy efektywnego zarządzania ochroną danych osobowych w przedsiębiorstwie.

Podsumowanie

Compliance w zakresie ochrony danych osobowych to nie tylko obowiązek prawny, ale także element budowania zaufania i wiarygodności firmy na rynku. Przestrzeganie przepisów RODO pozwala uniknąć surowych kar finansowych oraz utraty reputacji. Warto więc zainwestować czas i środki w odpowiednie zabezpieczenia oraz edukację pracowników, aby prowadzić działalność zgodnie z najwyższymi standardami ochrony danych osobowych. Regularne śledzenie nowych wytycznych i zaleceń publikowanych przez UODO oraz ich bieżąca implementacja w firmie są nieodzownymi krokami w zapewnieniu zgodności z dynamicznie zmieniającym się prawem.

dr Rafał R. Wasilewski – radca prawny

apl. radc. Maja M. Długosz

oprac. Wioleta Matela-Marszałek
Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Umowa z influencerem krok po kroku

Szybki rozwój marketingu internetowego otworzył przed markami i twórcami zupełnie nowe perspektywy współpracy. W dobie cyfrowej rewolucji, influencerzy stali się kluczowymi partnerami w promocji produktów i usług, oferując unikatowy sposób docierania do odbiorców (potencjalnych klientów marek). Współpraca z twórcami, choć niezwykle efektywna, wiąże się jednak z szeregiem wyzwań prawnych, które wymagają szczególnej uwagi. Odpowiednie uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków jest fundamentem sukcesu i bezpieczeństwa obu stron, minimalizując ryzyko sporów i nieporozumień.

Deregulacja: rząd naprawia prawo, ale przedsiębiorcy nie są zadowoleni z zakresu i tempa zmian w przepisach

Przedsiębiorcy przekonują, że Polska musi być krajem ze sprawną strukturą przepisów. Mimo postępów nadal wiele zagadnień z prawa budowlanego, pozwoleń na zatrudnienie czy przepisów związanych z regulacją handlu i usług zdają się być niepotrzebnym mnożeniem administracji.

Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Przy założeniu firmy musisz dopełnić wielu formalności. O ile wybór nazwy przedsiębiorstwa, wskazanie adresu jego siedziby, czy wskazanie właściwego PKD są obligatoryjne, o tyle otworzenie rachunku firmowego niekoniecznie. Jednak dużo zależy przy tym od tego, jaka forma działalności jest prowadzona, jakie transakcje są wykonywane i wreszcie, czy chce ona korzystać z mechanizmu split payment.

Blisko LUDZI i dla LUDZI. Czym Emtor wyróżnia się jako pracodawca na rynku wózków widłowych?

Na przestrzeni lat firma Emtor udowodniła, że sukces w biznesie nie zależy wyłącznie od produktów czy wyników finansowych, ale przede wszystkim od ludzi, którzy ten biznes tworzą. To dzięki zaangażowaniu, lojalności i codziennej pracy zespołów połączenie tradycji z nowoczesnością jest możliwe. Emtor stawia na człowieka – nie tylko jako pracownika, ale jako partnera w budowaniu wspólnej przyszłości. Bo gdy ludzie czują się docenieni, chcą zostać na dłużej. Jak zatem firma buduje swoją przewagę na konkurencyjnym rynku?

REKLAMA

Poczta Polska nawiązuje partnerstwo z Temu. Wszyscy dołożymy się do chińskiego giganta?

Poczta Polska poinformowała o nawiązaniu współpracy logistycznej z platformą Temu. Państwowe przedsiębiorstwo rozwija obsługę przesyłek e-commerce. Przesyłki zakupione na chińskiej platformie zakupowej będą dostarczane do klientów w ciągu kilku dni.

6 miesięcy vacatio legis i gotowy projekt deregulacyjny to za mało. Deregulacja musi przyspieszyć

Przedsiębiorcy pozytywnie oceniają 6 miesięcy vacatio legis i gotowy projekt deregulacyjny zakładający uproszczenie prowadzenia działalności nierejestrowanej czy milczącą zgodę w wyszczególnionych w ustawie zagadnieniach gospodarczych, ale to za mało. Deregulacja musi przyspieszyć.

Warto udzielić pełnomocnictwa lub prokury w CEIDG

Prowadzenie własnej firmy to nie tylko pasja i satysfakcja, ale także szereg obowiązków, które co do zasady przedsiębiorca powinien wykonywać osobiście sprawując zarząd nad swoim przedsiębiorstwem. Chodzi tu przede wszystkim o zawieranie umów, czy kontakty z urzędami i sądami. Wraz z rozwojem firmy może okazać się, że konieczne będzie delegowanie części zadań związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem na inne osoby. Aktualnie, każdy przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) może ustanowić pełnomocnika lub prokurenta, który będzie reprezentować go w sprawach pozostających w związku z prowadzoną przez tego przedsiębiorcę działalnością gospodarczą.

Biznesowy challenge z dala od zgiełku

Rozmowa z Agnieszką Najberek, dyrektorką sprzedaży MICE w Hotelu Arłamów, o trendach w budowaniu dobrostanu i integracji pracowników.

REKLAMA

Outsourcing obsługi prawnej firmy

Ciągle następujące, dynamiczne i nieprzewidywalne zmiany rynkowe wymuszają na przedsiębiorcach konieczność nieustannego dostosowywania swoich strategii do zmieniających się realiów. W obliczu takich wyzwań, wiele firm zwraca uwagę na konieczność optymalizacji funkcjonowania pozaoperacyjnej części swojej działalności. Niczym nowym nie będzie wskazanie, że takim narzędziem jest właśnie outsourcing, który coraz częściej obejmuje także pracę prawników.

Polubownie czy przez sąd – jak najlepiej dochodzić należności w TSL?

W branży TSL nawet niewielkie opóźnienia w płatnościach mogą prowadzić do utraty płynności, a w skrajnych przypadkach – do upadłości firmy. Skuteczna windykacja to często kwestia przetrwania, a nie tylko egzekwowania prawa. Co zatem wybrać: sąd czy polubowne rozwiązanie?

REKLAMA