REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obsługa PPK w zgodzie z RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Agata Kłodzińska
Agata Kłodzińska
Aplikant adwokacki
Obsługa PPK w zgodzie z RODO /fot. shutterstock
Obsługa PPK w zgodzie z RODO /fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2020 r. druga transza pracodawców dołączyła do programu PPK. Mimo że największe firmy musiały zmierzyć się z PPK już pół roku wcześniej, praktyka w dalszym ciągu nie wypracowała rozwiązań wyjaśniających wątpliwości, które powstają w związku z koniecznością pogodzenia nowych przepisów nie tylko z RODO, lecz także z Kodeksem pracy.

Na podstawie stale napływających do nas pytań związanych z PPK stworzyliśmy krótkie opracowanie najbardziej palących problemów. Mamy nadzieję, że ułatwi ono administratorom danych podjęcie wyzwania, jakim niewątpliwie jest prawidłowe uregulowanie przepływu danych osobowych na linii pracownikpracodawca – instytucja finansowa.

REKLAMA

Czym jest PPK?

W dużym skrócie: zgodnie z ustawą z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej jako: „ustawa o PPK”) każda firma/instytucja, która zatrudnia co najmniej jedną osobę podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, musi otworzyć PPK dla swoich pracowników i zleceniobiorców (dalej jako: „pracownicy”). PPK są prowadzone przez instytucję finansową na podstawie umowy o prowadzenie PPK, zawieranej przez pracodawcę w imieniu i na rzecz pracowników. Organizacje przystępują do programu stopniowo: po największych podmiotach, zatrudniających ponad 250 osób, przyszedł czas na te mniejsze – kolejno zatrudniające do 50 osób (data przystąpienia do PPK: 1 stycznia 2020 r.), do 20 osób (1 lipca 2020 r.) i pozostałe podmioty zatrudniające (1 stycznia 2021 r.). Środki zgromadzone w ramach PPK dzięki odprowadzaniu składek przez pracownika, pracodawcę i w drobnym zakresie również przez państwo zostaną wypłacone osobie zatrudnionej (czyli uczestnikowi PPK) po ukończeniu przez nią 60. roku życia (niezależnie od płci i granicy wieku emerytalnego).

Polecamy: Jak przygotować się do zmian w 2020 r.

W którym momencie wkracza RODO?

Niektórym może się wydawać, że obsługa PPK to po prostu część działań dokonywanych na danych pracowników, w związku z czym przy procesie zatrudnienia prawidłowo dostosowanym do wymogów RODO nie ma konieczności podejmowania żadnych dodatkowych działań w tym kierunku. Nic bardziej mylnego. Czynności związane z obsługą PPK to kolejna operacja przetwarzania, nakierunkowana na odrębny cel przetwarzania i w związku z tym wymagająca konkretnych danych osobowych pracowników – w niektórych sytuacjach przekraczających swoim zakresem dane, którymi na temat swojego pracownika dysponuje pracodawca.

Jaki zakres danych pracodawca powinien pozyskać od uczestnika PPK i na jakiej podstawie?

REKLAMA

Dane pracownika, które zgodnie z ustawą o PPK pracodawca ma obowiązek zebrać od pracownika i przekazać odpowiedniej instytucji finansowej, czyli tzw. dane identyfikujące uczestnika PPK, to: imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego (art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PPK).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Na jakiej podstawie prawnej pracodawca przetwarza dane uczestnika PPK? Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) po tygodniach burzliwych dyskusji w środowiskach praktyków i pracodawców, którzy musieli zmierzyć się z PPK, wydał stanowisko, w którym potwierdził, że pozyskanie danych identyfikujących odbywa się na podstawie przesłanki z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu pracy pracodawca żąda innych danych niż określone w § 1 i 3 tego artykułu, gdy jest to niezbędne do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa – w tej sytuacji tym przepisem prawa jest właśnie ustawa o PPK. Bez pozyskania danych identyfikujących uczestnika PPK pracodawca nie jest w stanie zawrzeć umowy z wybraną instytucją finansową i tym samym wywiązać się z obowiązków nałożonych na niego przez ustawę.

Adres e-mail i numer telefonu pracownika

Co istotne, ta sama podstawa prawna przetwarzania znajdzie zastosowanie także do adresu e-mail i numeru telefonu pracownika, ale tylko wtedy, gdy pracodawca dysponuje tymi danymi. Oczywiście może się zdarzyć (szczególnie w przypadku starszych osób), że pracownik nie ma skrzynki e-mail ani telefonu. Jak wskazuje UODO, w polskim systemie prawnym nie istnieje żaden przepis, który nakładałby na osobę fizyczną obowiązek posiadania takich środków komunikacji. Jeśli więc pracownik nie ma czego wskazać w rubrykach na adres e-mail i numer telefonu, nie podaje nic, a umowa o prowadzenie PPK i tak będzie mogła zostać zawarta i realizowana.

Pracodawca nie musi pozyskiwać odrębnej zgody pracownika na przetwarzanie danych w postaci numeru telefonu i adresu e-mail.

Pracodawca a instytucja finansowa – udostępnienie danych pomiędzy administratorami czy stosunek powierzenia?

REKLAMA

Instytucja finansowa jako podmiot, który prowadzi PPK, jest uznawana za odrębnego i samodzielnego administratora danych. To na niej jako stronie umowy z uczestnikiem PPK ciążą określone obowiązki prawne wynikające z ustawy o PPK. Co więcej stosunek prawny pomiędzy instytucją finansową a uczestnikiem PPK trwa mimo ustania zatrudnienia u danego pracodawcy. Nie sposób zatem uznać, że instytucja finansowa w jakikolwiek sposób działa w imieniu i na rzecz pracodawcy – instytucja jest odrębnym administratorem, który przetwarza dane osobowe uczestników PPK we własnym imieniu i opierając się na odrębnych podstawach prawnych przetwarzania.

Podobnie wygląda to z perspektywy pracodawcy przetwarzającego dane osobowe pracowników. Mylące dla niektórych może być sformułowanie zaczerpnięte wprost z ustawy o PPK, jakoby pracodawca zawierał z instytucją finansową umowę o prowadzenie PPK „w imieniu i na rzecz” pracownika, który zgłosił chęć przystąpienia do programu. Nie wpływa ono jednak w ogóle na to, że pracodawca w związku z otwarciem i obsługą PPK przetwarza dane w charakterze ich „właściciela”, czyli administratora. Pracodawca w żaden sposób nie wykonuje poleceń instytucji finansowej, a działa we własnym zakresie, realizując obowiązki ciążące na nim z mocy ustawy. Z tego powodu nie można uznać, że pomiędzy instytucją finansową a pracodawcą dochodzi do powierzenia przetwarzania danych pracowników. Pracodawca bowiem zbiera dane od pracowników, a następnie udostępnia je wybranej instytucji finansowej na zasadzie administrator – administrator.

Jak długo pracodawca może przechowywać dane w związku z PPK?

Niestety ustawa o PPK jednoznacznie nie rozstrzyga, ile powinien wynosić okres przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK. Duża część praktyków stoi na stanowisku, że w myśl art. 29 ust. 2 ustawy o PPK dane te powinny być przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń związanych z wypłatami do PPK, tj. przez 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne.

Stanowiska tego nie podziela UODO, który z jednej strony uczula administratorów na to, że dane powinny być przetwarzane z poszanowaniem zasady ograniczenia ich przechowywania, wynikającej z art. 5 ust. 1 lit. e RODO, a z drugiej – zakłada, że PPK to system ściśle związany z dokumentacją dotyczącą ustalania wymiaru wynagrodzenia pracownika, dlatego zgodnie z art. 125a ust. 4a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy okres przechowywania takiej dokumentacji powinien wynosić 10 lat. Fakt, że środki z PPK są wypłacane niezależnie i nie wpływają w żaden sposób na ustalenie prawa do emerytury lub renty, pominięto w stanowisku UODO. Niemniej jednak wytyczne UODO z września 2019 r. na razie pozostają w tym aspekcie aktualne, stąd dla stuprocentowego bezpieczeństwa administratorzy powinni podporządkować się tym instrukcjom i trzymać rękę na pulsie, jeśli chodzi o ewentualne zmiany tego stanowiska w przyszłości.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy, który otworzył PPK dla swoich pracowników?

Udało nam się ustalić, że zarówno pracodawca, jak i instytucja finansowa w związku z PPK będą pełnić funkcję odrębnych administratorów danych. Dodatkowo przeanalizowaliśmy kwestie: zakresu danych, jakich pracodawca żąda od pracowników celem zawarcia w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, podstawy prawnej przetwarzania takich danych przez pracodawcę oraz okresu, po jakim dane powinny zostać usunięte. W praktyce powyższe ustalenia powinny znaleźć odzwierciedlenie w podjęciu następujących działań:

  1. uwzględnienie przetwarzania danych związanych z PPK jako jednej z czynności przetwarzania w rejestrze czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 1 RODO;
  2. przeanalizowanie, czy przetwarzanie danych w ramach PPK może powodować duże ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, a jeśli tak – dokonanie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), o której mowa w art. 35 RODO;
  3. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec pracowników w związku z celem, jakim jest podejmowanie czynności dotyczących PPK. Przy tworzeniu odpowiedniej klauzuli lub modyfikowaniu dotychczas wykorzystywanej zwróćmy uwagę na cel przetwarzania (w związku z realizacją obowiązków prawnych wynikających z obsługi PPK), okres przechowywania danych (analogiczny do czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej) oraz odbiorców, wśród których należy wyróżnić chociażby instytucję finansową;
  4. uwzględnienie okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK w funkcjonującej w organizacji procedurze usuwania danych oraz dokonywanie okresowych przeglądów danych i ich usuwania.

Podsumowanie

W listopadzie 2019 r. Polski Fundusz Rozwoju oszacował, że w pierwszym etapie do PPK zdecydowało się przystąpić 39% pracowników największych firm (zatrudniających powyżej 250 pracowników), czyli ok. 1–1,2 miliona osób, przy czym ta liczba wraz z rozwojem programu może wzrosnąć nawet do 5 milionów. Wartości te dużo mówią o skali przetwarzania danych w związku z PPK oraz o olbrzymiej odpowiedzialności administratorach danych za ich sprawne obsłużenie i wadze tego zadania. Pracodawcy powinni zatem zmobilizować się i podjąć wszelkie możliwe działania, które pozwolą im nie tylko skutecznie wdrożyć programy w swoim organizacjach, lecz także sprawnie dostosować je do wymogów przepisów o ochronie danych osobowych. Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki nieco ten proces ułatwią.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Branża budowlana: mimo działań prewencyjnych liczba wypadków przy pracy nie chce spadać

Brokerzy ubezpieczeniowi alarmują> Firmy budowlane nieraz bagatelizują skalę oraz prawdopodobieństwo wypadków i zawierają ubezpieczenia OC działalności z niskimi sumami gwarancyjnymi i limitami. Tymczasem rośnie liczba wypadków ze skutkiem śmiertelnym.

Rząd opóźnia obowiązek raportowania ESG. Raportowanie dopiero od 2028 i 2029 r. [projekt ustawy przyjęty przez Radę Ministrów]

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy odraczający o dwa lata obowiązek raportowania ESG dla firm. Nowe przepisy mają ograniczyć biurokratyczne obciążenia i dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do unijnych regulacji.

Jak założyć klub fitness lub siłownię? [Poradnik eksperta]

Obecnie w Polsce działa ponad trzy tysiące siłowni i klubów fitness, z czego przeważająca większość funkcjonuje w ramach większych sieci. Dbanie o zdrowie i kondycję fizyczną stało się globalnym i nieprzemijającym trendem, co można zawdzięczać m.in. influencerom z branży fitness (trenerom i instruktorom).

Dlaczego Polacy nie ufają zagranicznym sklepom online? [Raport]

Zagraniczne firmy napotykają na poważną barierę na polskim rynku e-commerce – brak zaufania. Aż 2/3 Polaków unika zakupów w zagranicznych e-sklepach z obawy o zwroty, reklamacje i autentyczność produktów. Kluczową rolę w decyzjach zakupowych odgrywają opinie innych klientów. Pokonanie tej nieufności to klucz do sukcesu w polskim e-handlu.

REKLAMA

Rząd podwyższy w 2026 r. płacę minimalną tylko o wskaźnik inflacji - przedsiębiorcy chwalą takie rozwiązanie, dlaczego

Płaca minimalna w 2026 roku wzrośnie o 140 złotych brutto do kwoty 4806 złotych. To mniejszy wzrost niż w minionych latach, ale przedsiębiorcy przyznają, że jest to kompromis pomiędzy możliwościami przedsiębiorców, a oczekiwaniami pracowników.

Szczęście i spełnienie może iść w parze

Rozmowa z dr Mary E. Anderson, autorką książki „Radość osiągania” – o tym, jak być szczęśliwym wysoko efektywnym człowiekiem.

Ludzie wciąż listy piszą, ale polecone wysyłają głównie urzędy. Rynek pocztowy w Polsce ma się dobrze

Jednak główną siłą napędową pozostają wciąż usługi kurierskie, które odpowiadają za 73,3 proc. wartości rynku i 56,5 proc. jego wolumenu. Mimo dominacji tego segmentu, istotną rolę wciąż odgrywają przesyłki listowe.

Miód podrożeje, bo prawo wymaga zmiany etykiet na słoikach a to kosztuje

Równo za rok na sklepowych półkach pojawią się nowe etykiety miodu, wynikające z przyjętej unijnej dyrektywy. Wprowadzają one niepozorną, ale mogącą narobić sporo zamieszania zmianę. Jednocześnie nielegalny handel miodem rozwija się niemal bez nadzoru.

REKLAMA

Rolnicy radzą sobie dużo lepiej z długami niż firmy przetwarzające plony ich pracy

Polska żywność ma się dobrze, ale kondycja finansowa branży już mniej. Sektor rolno-spożywczy musi oddać wierzycielom 760,6 mln zł, a wiarygodność płatnicza przetwórców i dostawców staje się coraz większym problemem. Nie dotyczy to rolników, którzy na ogół są wiarygodni finansowo.

Małe firmy z dużymi obawami przed kolejnym wysokim wzrostem płacy minimalnej

Duże wzrosty płacy minimalnej w ostatnich latach hamują wzrost małych i średnich firm. Poza bezpośrednim obciążeniem kosztami pracowniczymi oznaczają dla przedsiębiorców skokowy wzrost koszt w postaci coraz wyższych składek ZUS.

REKLAMA