REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obsługa PPK w zgodzie z RODO

Obsługa PPK w zgodzie z RODO /fot. shutterstock
Obsługa PPK w zgodzie z RODO /fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2020 r. druga transza pracodawców dołączyła do programu PPK. Mimo że największe firmy musiały zmierzyć się z PPK już pół roku wcześniej, praktyka w dalszym ciągu nie wypracowała rozwiązań wyjaśniających wątpliwości, które powstają w związku z koniecznością pogodzenia nowych przepisów nie tylko z RODO, lecz także z Kodeksem pracy.

Na podstawie stale napływających do nas pytań związanych z PPK stworzyliśmy krótkie opracowanie najbardziej palących problemów. Mamy nadzieję, że ułatwi ono administratorom danych podjęcie wyzwania, jakim niewątpliwie jest prawidłowe uregulowanie przepływu danych osobowych na linii pracownikpracodawca – instytucja finansowa.

REKLAMA

Czym jest PPK?

W dużym skrócie: zgodnie z ustawą z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej jako: „ustawa o PPK”) każda firma/instytucja, która zatrudnia co najmniej jedną osobę podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, musi otworzyć PPK dla swoich pracowników i zleceniobiorców (dalej jako: „pracownicy”). PPK są prowadzone przez instytucję finansową na podstawie umowy o prowadzenie PPK, zawieranej przez pracodawcę w imieniu i na rzecz pracowników. Organizacje przystępują do programu stopniowo: po największych podmiotach, zatrudniających ponad 250 osób, przyszedł czas na te mniejsze – kolejno zatrudniające do 50 osób (data przystąpienia do PPK: 1 stycznia 2020 r.), do 20 osób (1 lipca 2020 r.) i pozostałe podmioty zatrudniające (1 stycznia 2021 r.). Środki zgromadzone w ramach PPK dzięki odprowadzaniu składek przez pracownika, pracodawcę i w drobnym zakresie również przez państwo zostaną wypłacone osobie zatrudnionej (czyli uczestnikowi PPK) po ukończeniu przez nią 60. roku życia (niezależnie od płci i granicy wieku emerytalnego).

Polecamy: Jak przygotować się do zmian w 2020 r.

W którym momencie wkracza RODO?

Niektórym może się wydawać, że obsługa PPK to po prostu część działań dokonywanych na danych pracowników, w związku z czym przy procesie zatrudnienia prawidłowo dostosowanym do wymogów RODO nie ma konieczności podejmowania żadnych dodatkowych działań w tym kierunku. Nic bardziej mylnego. Czynności związane z obsługą PPK to kolejna operacja przetwarzania, nakierunkowana na odrębny cel przetwarzania i w związku z tym wymagająca konkretnych danych osobowych pracowników – w niektórych sytuacjach przekraczających swoim zakresem dane, którymi na temat swojego pracownika dysponuje pracodawca.

Jaki zakres danych pracodawca powinien pozyskać od uczestnika PPK i na jakiej podstawie?

REKLAMA

Dane pracownika, które zgodnie z ustawą o PPK pracodawca ma obowiązek zebrać od pracownika i przekazać odpowiedniej instytucji finansowej, czyli tzw. dane identyfikujące uczestnika PPK, to: imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego (art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PPK).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Na jakiej podstawie prawnej pracodawca przetwarza dane uczestnika PPK? Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) po tygodniach burzliwych dyskusji w środowiskach praktyków i pracodawców, którzy musieli zmierzyć się z PPK, wydał stanowisko, w którym potwierdził, że pozyskanie danych identyfikujących odbywa się na podstawie przesłanki z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu pracy pracodawca żąda innych danych niż określone w § 1 i 3 tego artykułu, gdy jest to niezbędne do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa – w tej sytuacji tym przepisem prawa jest właśnie ustawa o PPK. Bez pozyskania danych identyfikujących uczestnika PPK pracodawca nie jest w stanie zawrzeć umowy z wybraną instytucją finansową i tym samym wywiązać się z obowiązków nałożonych na niego przez ustawę.

Adres e-mail i numer telefonu pracownika

Co istotne, ta sama podstawa prawna przetwarzania znajdzie zastosowanie także do adresu e-mail i numeru telefonu pracownika, ale tylko wtedy, gdy pracodawca dysponuje tymi danymi. Oczywiście może się zdarzyć (szczególnie w przypadku starszych osób), że pracownik nie ma skrzynki e-mail ani telefonu. Jak wskazuje UODO, w polskim systemie prawnym nie istnieje żaden przepis, który nakładałby na osobę fizyczną obowiązek posiadania takich środków komunikacji. Jeśli więc pracownik nie ma czego wskazać w rubrykach na adres e-mail i numer telefonu, nie podaje nic, a umowa o prowadzenie PPK i tak będzie mogła zostać zawarta i realizowana.

Pracodawca nie musi pozyskiwać odrębnej zgody pracownika na przetwarzanie danych w postaci numeru telefonu i adresu e-mail.

Pracodawca a instytucja finansowa – udostępnienie danych pomiędzy administratorami czy stosunek powierzenia?

REKLAMA

Instytucja finansowa jako podmiot, który prowadzi PPK, jest uznawana za odrębnego i samodzielnego administratora danych. To na niej jako stronie umowy z uczestnikiem PPK ciążą określone obowiązki prawne wynikające z ustawy o PPK. Co więcej stosunek prawny pomiędzy instytucją finansową a uczestnikiem PPK trwa mimo ustania zatrudnienia u danego pracodawcy. Nie sposób zatem uznać, że instytucja finansowa w jakikolwiek sposób działa w imieniu i na rzecz pracodawcy – instytucja jest odrębnym administratorem, który przetwarza dane osobowe uczestników PPK we własnym imieniu i opierając się na odrębnych podstawach prawnych przetwarzania.

Podobnie wygląda to z perspektywy pracodawcy przetwarzającego dane osobowe pracowników. Mylące dla niektórych może być sformułowanie zaczerpnięte wprost z ustawy o PPK, jakoby pracodawca zawierał z instytucją finansową umowę o prowadzenie PPK „w imieniu i na rzecz” pracownika, który zgłosił chęć przystąpienia do programu. Nie wpływa ono jednak w ogóle na to, że pracodawca w związku z otwarciem i obsługą PPK przetwarza dane w charakterze ich „właściciela”, czyli administratora. Pracodawca w żaden sposób nie wykonuje poleceń instytucji finansowej, a działa we własnym zakresie, realizując obowiązki ciążące na nim z mocy ustawy. Z tego powodu nie można uznać, że pomiędzy instytucją finansową a pracodawcą dochodzi do powierzenia przetwarzania danych pracowników. Pracodawca bowiem zbiera dane od pracowników, a następnie udostępnia je wybranej instytucji finansowej na zasadzie administrator – administrator.

Jak długo pracodawca może przechowywać dane w związku z PPK?

Niestety ustawa o PPK jednoznacznie nie rozstrzyga, ile powinien wynosić okres przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK. Duża część praktyków stoi na stanowisku, że w myśl art. 29 ust. 2 ustawy o PPK dane te powinny być przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń związanych z wypłatami do PPK, tj. przez 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne.

Stanowiska tego nie podziela UODO, który z jednej strony uczula administratorów na to, że dane powinny być przetwarzane z poszanowaniem zasady ograniczenia ich przechowywania, wynikającej z art. 5 ust. 1 lit. e RODO, a z drugiej – zakłada, że PPK to system ściśle związany z dokumentacją dotyczącą ustalania wymiaru wynagrodzenia pracownika, dlatego zgodnie z art. 125a ust. 4a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy okres przechowywania takiej dokumentacji powinien wynosić 10 lat. Fakt, że środki z PPK są wypłacane niezależnie i nie wpływają w żaden sposób na ustalenie prawa do emerytury lub renty, pominięto w stanowisku UODO. Niemniej jednak wytyczne UODO z września 2019 r. na razie pozostają w tym aspekcie aktualne, stąd dla stuprocentowego bezpieczeństwa administratorzy powinni podporządkować się tym instrukcjom i trzymać rękę na pulsie, jeśli chodzi o ewentualne zmiany tego stanowiska w przyszłości.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy, który otworzył PPK dla swoich pracowników?

Udało nam się ustalić, że zarówno pracodawca, jak i instytucja finansowa w związku z PPK będą pełnić funkcję odrębnych administratorów danych. Dodatkowo przeanalizowaliśmy kwestie: zakresu danych, jakich pracodawca żąda od pracowników celem zawarcia w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, podstawy prawnej przetwarzania takich danych przez pracodawcę oraz okresu, po jakim dane powinny zostać usunięte. W praktyce powyższe ustalenia powinny znaleźć odzwierciedlenie w podjęciu następujących działań:

  1. uwzględnienie przetwarzania danych związanych z PPK jako jednej z czynności przetwarzania w rejestrze czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 1 RODO;
  2. przeanalizowanie, czy przetwarzanie danych w ramach PPK może powodować duże ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, a jeśli tak – dokonanie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), o której mowa w art. 35 RODO;
  3. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec pracowników w związku z celem, jakim jest podejmowanie czynności dotyczących PPK. Przy tworzeniu odpowiedniej klauzuli lub modyfikowaniu dotychczas wykorzystywanej zwróćmy uwagę na cel przetwarzania (w związku z realizacją obowiązków prawnych wynikających z obsługi PPK), okres przechowywania danych (analogiczny do czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej) oraz odbiorców, wśród których należy wyróżnić chociażby instytucję finansową;
  4. uwzględnienie okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK w funkcjonującej w organizacji procedurze usuwania danych oraz dokonywanie okresowych przeglądów danych i ich usuwania.

Podsumowanie

W listopadzie 2019 r. Polski Fundusz Rozwoju oszacował, że w pierwszym etapie do PPK zdecydowało się przystąpić 39% pracowników największych firm (zatrudniających powyżej 250 pracowników), czyli ok. 1–1,2 miliona osób, przy czym ta liczba wraz z rozwojem programu może wzrosnąć nawet do 5 milionów. Wartości te dużo mówią o skali przetwarzania danych w związku z PPK oraz o olbrzymiej odpowiedzialności administratorach danych za ich sprawne obsłużenie i wadze tego zadania. Pracodawcy powinni zatem zmobilizować się i podjąć wszelkie możliwe działania, które pozwolą im nie tylko skutecznie wdrożyć programy w swoim organizacjach, lecz także sprawnie dostosować je do wymogów przepisów o ochronie danych osobowych. Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki nieco ten proces ułatwią.

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Współpraca na styku biznesu i nauki to nieocenione korzyści także dla firm

    Współpraca praktyków biznesu z instytucjami naukowymi wielu z nas kojarzy się głównie z działalnością społeczną. Korzyści dla uczelni i ich studentów są bowiem dość oczywiste. Mowa m.in. o dostępie do najnowszej wiedzy praktycznej i możliwości warsztatowego pogłębiania umiejętności uczniów, co pośrednio buduje także prestiż szkoły wyższej. A co z takiej współpracy może wynieść biznes? Wbrew pozorom to nie tylko poczucie dobrze wypełnionej misji, ale też korzyści ekonomiczne i wizerunkowe.

    Kto zakłada firmę by spełnić swoje marzenia a kto przechodzi na swoje, by skorzystać z okazji

    Daleko za sobą mamy już etap szybkiego przyrostu firm wskutek wymuszania przez dotychczasowych pracodawców przejścia na samozatrudnienie. Teraz rynek młodych firm znormalniał i niewiele różni się od innych, w krajach o ustabilizowanej od dekad gospodarce.

    Przedsiębiorcy z listą oczekiwań do nowego rządu. Na co liczą najbardziej?

    Lista oczekiwań przedsiębiorców wobec nowego rządu jest całkiem długa, a otwierają ją: odblokowanie środków z KPO, przywrócenie dialogu społecznego i stabilności wprowadzania zmian w przepisach czy powrót do poprzedniego sposobu rozliczania składki zdrowotnej.

    1000 zł na całe świąteczne zakupy? Taka kwota wystarczy połowie Polaków

    Ponad połowa badanych Polaków planuje przeznaczyć na wszystkie świąteczne (chodzi oczywiście o Święta Bożego Narodzenia) zakupy do 1000 zł - wynika z badania opublikowanego 6 grudnia 2023 r. przez Mastercard. Dodano, że ok. 46 proc. odkłada na ten cel z dużym wyprzedzeniem.

    REKLAMA

    Prawdziwa szynka, wędlina, kiełbasa, wędzonka – z czego powinny być zrobione? Określi rozporządzenie

    Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi przygotował 5 grudnia 2023 r. projekt rozporządzenia, które ma na celu wprowadzenie zasad stosowania określeń "szynka" „wędlina”, „wędzonka”, „kiełbasa” przy znakowaniu produktów żywnościowych. Po wejściu w życie tych przepisów będzie jasne jakie produkty będą mogły być oznaczane na opakowaniach tymi określeniami. Projekt ten spotkał się ze sprzeciwem polskich producentów żywności roślinnej.

    Do 200 tys. euro i szansa rozwoju w USA. 10-12 polskich startupów zostanie wybranych w I kwartale 2024 roku

    Maverick Nation wyselekcjonuje technologiczne startupy z Polski i umożliwi im rozwój w Stanach Zjednoczonych. Na początku II kwartału 2024 roku swoich sił w USA spróbuje od 10 do 12 polskich startupów, które na ten cel otrzymają do 200 tys. euro i niespotykane dotąd wsparcie biznesowe. To pierwszy polski, całkowicie prywatny projekt tego typu, utworzony bez wsparcia publicznego ze strony Polskiego Funduszu Rozwoju czy Europejskiego Funduszu Innowacji, co jest ewenementem w inicjatywach tego typu.

    Co dostaniemy zamiast podwyżki w 2024 roku? Firmy szukają oszczędności. Ale pracownicy mogą na tym zyskać!

    Widmo wysokich kosztów firmowych skłania pracodawców do szukania rozwiązań, które pozwolą optymalizować wydatki. Jednym z nich jest wdrożenie strategii pozapłacowej bazującej na benefitach żywieniowych, która zapewnia oszczędności zarówno firmie, jak i zatrudnionym. Aby przyciągnąć i zatrzymać talenty, firmy coraz częściej już na etapie rekrutacji informują o wartości finansowej benefitów, ponieważ kandydaci nie mają świadomości, z czego składa się całkowity pakiet wynagrodzeń. 

    Branża transportowa najdłużej czeka na pieniądze od kontrahentów

    Branża TSL jest najszybciej rozwijającym się sektorem gospodarki. Najważniejszą składową tego sukcesu jest transport, który w ciągu ostatnich 10 lat zwiększył zatrudnienie o blisko ćwierć miliona osób (najnowszy raport „Transport drogowy w Polsce 2023”). Skąd zatem biorą się finansowe wyzwania i problemy tej branży? Chociażby z długich terminów płatności. 

    REKLAMA

    Które branże mają najlepsze perspektywy na przyszły rok?

    Pozytywne dane z NBP pokazujące wzrost wskaźnika prognoz popytu dają optymizm firmom. Które branże mają najlepsze perspektywy? 

    Czy inwestorzy w spółki memowe są bardziej skłonni do inwestowania w kryptowaluty czy w akcje?

    Czy inwestorzy którzy wcześniej kupowali akcje memowej spółki GameStop mogą być zainteresowani bardziej tradycyjną giełdą? Jakie są główne trendy dominujące wśród osób wybierających inwestowanie w te nowe instrumenty?

    REKLAMA