Kategorie

Druga fala w PPK: Wszystko, czego potrzebuje pracodawca, by wdrożyć pracownicze plany kapitałowe

Są nowym filarem systemu emerytalnego w Polsce, dobrowolnym dla pracownika. Co prawda obowiązuje w nich zasada autozapisu osób zatrudnionych (czyli tych od wynagrodzenia których odprowadzane są składki emerytalno-rentowe), w wieku 18-55 lat, ale uczestnictwo jest dobrowolne. Zgromadzone środki są prywatne, a pracownik może w każdej chwili je podjąć, pamiętając jednak, że nie zawsze wypłata odbędzie się bez potrąceń. Pieniądze pochodzące z wpłat pracownika, pracodawcy oraz skarbu państwa będą inwestowane w ramach funduszy zdefiniowanej daty przez wyspecjalizowane instytucje finansowe. To PPK, czyli pracownicze plany kapitałowe.

Funkcjonują na polskim rynku od lipca 2019, a w styczniu objęły tzw. drugą falę, czyli średnie firmy zatrudniające na 30 czerwca 2019 od 50 do 249 pracowników. 1 lipca 2020 roku dołączy fala trzecia, czyli firmy zatrudniające na 31 grudnia 2019 od 20 do 49 pracowników.

To wiedza podstawowa na temat PPK. Pracodawca potrzebuje jednak więcej szczegółów.

Od przygotowań do PPK …

Punktem wyjścia na etapie przygotowań do wdrożenia PPK musi być analiza struktury w firmie i oszacowanie kosztu obsługi PPK. Założenie partycypacji to kwestia podstawowa. Oczywiście przez jakiś czas pracodawca będzie opierać się jedynie na danych szacunkowych. Jeśli jednak prawidłowo zostaną wyselekcjonowane osoby spełniające kryteria autozapisu do PPK (osoby zatrudnione, w wieku między 18 a 55 lat), będzie to już spora dawka wiedzy. Ułatwi to opracowanie budżetu oraz pozwoli pracodawcy podjąć decyzję o ewentualnym przekazywaniu wpłat dodatkowych. Na wysokość budżetu PPK będą też wpływać koszty związane z systemem obsługi ERP oraz koszty administracyjne (kwestia dodatkowego zatrudnienia pracownika działu kadrowo-płacowego lub rozłożenie pracy na obecnych pracowników).

PRACODAWCO, ODPOWIEDZ SOBIE NA PYTANIA:

  • Czy potrzebujesz systemu ERP obsługującego PPK, czy tylko aktualizację oprogramowania?
  • Czy masz warunki do archiwizacji dokumentów
  • Czy w twoim dziale kadrowo-płacowym będzie potrzebny nowy pracownik do wdrażania i obsługi PPK?
  • Jaki będzie poziom partycypacji pracowników w PPK
  • Czy zdecydujesz się na składkę dodatkową, czy tylko podstawową 1,5 proc.

PRACODAWCO, NIE ZAPOMNIJ O TERMINACH

Dla średnich firm (50-249 zatrudnionych na 30 czerwca 2019)

Reklama

24 marca 2020 – termin wyboru instytucji finansowej wraz z pracownikami
24 kwietnia 2020 - ostateczny termin podpisania umowy o zarządzanie
11 maja 2020 - ostateczny termin podpisania umowy o prowadzenie
do 15 Czerwca 2020 – ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w maju

Do 15 lipiec 2020 - ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w czerwcu

Dla małych firm (20-49 zatrudnionych na 31 grudnia 2019)

27 września – termin wyboru instytucji finansowej wraz z pracownikami

27 października - ostateczny termin podpisania umowy o zarządzanie

10 listopada - ostateczny termin podpisania umowy o prowadzenie

Do 15 Grudnia 2020 – ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w listopadzie

Do 15 stycznia 2021 - ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w grudniu

… do formalnego wdrożenia PPK

Zadania pracodawcy

  1. Wybór instytucji finansowej – czym się kierować
Reklama

- PPK są produktem mocno uregulowanym ustawowo, co daje pewność, że niezależnie od wyboru, każda z instytucji finansowych, z której zakresem usług można się zapoznać na portalu PFR mojeppk.pl, będzie spełniać podstawowe kryteria – mówi Grzegorz Łętocha, dyrektor  ds. ryzyka inwestycyjnego i finansów w Nationale-Nederlanden PTE S.A. – Oferty trzeba sprawdzić, ale wiadomo, że w każdej z nich będzie osiem funduszy zdefiniowanej daty, że koszty będą minimalnie różnić się wysokością. Tymczasem 75 proc. pracodawców z I fali wskazało w ankietach, że najtrudniejsze były dla nich aspekty operacyjne. A instytucja finansowa może być dużym wsparciem w tej dziedzinie, przede wszystkim dzięki wiedzy, dobrym materiałom, szybkiej reakcji na potrzeby pracodawców czy wsparciem przy wysyłce plików – dodaje Grzegorz Łętocha.

Co jeszcze warto wziąć pod uwagę? - Większa siła finansowa, większy kapitał, większa wartość zarządzanych aktywów są większą rękojmią stabilności instytucji finansowej – tłumaczy przedstawiciel Nationale-Nederlanden TFI S.A. - Pracodawcy faktycznie najczęściej wybierają spośród największych instytucji, bo czują się bezpieczniej. Jeśli zaś chodzi o doświadczenie z PPE, to okazuje się mało adekwatne do PPK, bo zasady obsługowe są zupełnie inne. W PPK trzeba postawić na standaryzację procesów, dużo większa jest skala pracodawców, a żeby zapewnić wysoką jakość, trzeba procesy wdrożenia i obsługi inaczej przygotować. Czasem doświadczenia z PPE mogą więc okazać się wręcz balastem – dodaje Łętocha.

Wyboru instytucji finansowej pracodawca powinien dokonywać wraz ze związkami zawodowymi lub reprezentacją  pracowniczą. Ustawa nie narzuca metody jej wyłaniania, może to być nawet zapytanie mailowe o chęć włączenia się do prac przy wyborze instytucji. Wspólnie z załogą wyboru należy dokonać do 24 marca (małe firmy do 27 września). Jeśli nie udałoby się go sfinalizować w tym terminie, pracodawca musi to zrobić samodzielnie – odpowiednio do 24 kwietnia i 27 października 2020 r.. Warto jednak pamiętać, że ponieważ PPK to program dla pracowników, podmiot zatrudniający najczęściej bierze pod uwagę ich głosy.

  1. Kwestie formalne – Jak zawrzeć umowy o zarządzanie oraz o prowadzenie

Ustawa konkretyzuje daty zawarcia obu umów. Umowa o zarządzanie musi zostać zawarta do 24 kwietnia, umowa o prowadzenie najpóźniej do 10 maja (w przypadku firm, które zaczną wdrażać PPK od 1 lipca odpowiednio 27 października i 10 listopada). - Najczęściej akceptujemy obie umowy jednocześnie (ale nie musimy, to zależy od zasad obowiązujących w konkretnej instytucji finansowej!) – wyjaśnia Grzegorz Łętocha. - Jest to proces elektroniczny, w którym nie trzeba wymieniać się dokumentami papierowymi. Nie trzeba też podpisu elektronicznego. Najczęściej wypełniamy wniosek w systemie dostarczanym przez instytucję, podajemy dane firmy, informujemy czy jako pracodawca decydujemy się na składki dodatkowe, czy też nie, wskazujemy osoby, które będą po stronie pracodawcy administrowały tym systemem. Instytucja finansowa otrzymuje i akceptuje nasz wniosek. Co istotne -  akceptacja musi nastąpić do 24 kwietnia 2020 – dodaje Łętocha.

Treść obu umów jest dość podobna, ale trzeba pamiętać, że umowa o zarzadzanie wiąże pracodawcę i instytucję finansową, a umowa o prowadzenie (zawierana przez pracodawcę, ale na rzecz i w imieniu pracownika) określa relację pracownika i instytucji finansowej.

  1. Dostosowanie procesów i systemów kadrowo-płacowych – na co zwracać uwagę

Dokonując wyboru odpowiedniego systemu kadrowo-płacowego warto sprawdzić zarówno to, czy jest zgodny ze standardami dotyczącymi obsługi PPK, jak czy pomoże działom kadrowo-płacowym w obsłudze PPK.

Trzeba pamiętać, że w przypadku niektórych firm usługi kadrowo-płacowe są prowadzone przez firmy zewnętrzne. Konieczne wtedy będzie zorientowanie się w wariantach tych usług (co może wpływać na wysokość kosztów) i określenie jaka ich część będzie zlecona, a jaka wykonana samodzielnie przez pracodawcę.

Gdy firma sama prowadzi wszystkie sprawy kadrowo-płacowe, wtedy najważniejszym zadaniem jest dostosowanie samego systemu do potrzeb PPK.  Im wcześniej, tym bezpieczniej. Najczęściej odpowiednie moduły do obsługi PPK mieszczą się w wersji standardowej,  ale często za dodatkowy moduł trzeba zapłacić. Mimo tego, warto ponieść ten wydatek, bo choć ręczne nanoszenie składników jest możliwe, to jednak bardzo czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem błędu.

- Rekomendowany byłby taki system, którego pakiet podstawowy pozwala na przygotowanie listy osób do zgłoszenia do PPK, liczenie stażu pracownika (czy system widzi, że ktoś pracował na umowę o pracę, a ktoś na umowę zlecenie, czy potrafi te okresy zsumować),  naliczanie wpłat, generowanie pliku z wpłatami do instytucji finansowej – wylicza Grzegorz Łętocha z Nationale-Nederlanden TFI S.A. i dodaje: - Trzeba też mieć możliwość rejestracji w systemie deklaracji rezygnacji uczestnika, bo choć składana na piśmie, musi być zarchiwizowana, ale i wprowadzona szybko do systemu.

  1. Dobra komunikacja z pracownikami – o czym trzeba powiedzieć

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy poinformowanie o:

  • możliwości zapisania się do PPK osób między 55. a 70. rokiem życia
  • zmianie instytucji finansowej, a co za tym idzie możliwości złożenia wniosku przez pracodawcę o transfer środków do nowo wybranej instytucji finansowej
  • o prawie nowych pracowników do zapisania się do PPK po upływie trzech miesięcy od daty zatrudnienia i o możliwości dokonania transferu środków z konta w poprzedniej instytucji finansowej
  • o możliwości dokonania wpłaty dodatkowej przez pracownika
  • o prawie do obniżenia wpłaty podstawowej (nawet do 0,5 proc.), gdy zarobki nie przekraczają 120 proc. minimalnej płacy
  • o ponownym dokonywaniu wpłat (po upływie 4 lat)

Harmonogram wdrożenia - przypomnienie

  • Zbierz deklaracje i wprowadź  zdarzenia do systemu kadrowo-płacowego
  • Zgłoś pracowników
  • Nalicz pierwsze wpłaty
  • Dokonaj korekty list płac, które mogą wyniknąć ze spóźnienia deklaracji
  • Wygeneruj plik rozliczeniowy do instytucji finansowej

Cytowane wypowiedzi dyrektora Grzegorza Łętochy pochodzą z pierwszego z cyklu webinarów Wdrożenie PPK w średniej i małej firmie, przygotowanego przy współpracy z Nationale-Nederlanden TFI S.A., który odbył się 13 lutego

20 lutego odcinek drugi: System kadrowy i komunikacja z instytucją finansową

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Tylko teraz
89,00 zł
99,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Artykuł partnerski
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    28 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kiedy warto prowadzić działalność w formie prostej spółki akcyjnej

    Od 1 lipca 2021 r. przedsiębiorcy mogą zacząć korzystać z nowej formy prowadzenia działalności, jaką jest prosta spółka akcyjna (PSA). W opracowaniu przedstawiamy, dla jakich przedsiębiorców taka forma prowadzenia działalności może być korzystna.

    Najpopularniejsze rodzaje napędów [NOWE DANE]

    Stowarzyszenie ACEA opublikowało najświeższe dane na temat najpopularniejszych rodzajów napędów. Jakie samochody wybierają kierowcy w Polsce?

    Ekspres kapsułkowy czy ciśnieniowy – który i dla kogo sprawdzi się lepiej?

    Ostatnimi czasy picie kawy przeniosło się z kawiarni pod strzechy. Nic dziwnego więc, że wiele osób stoi przed niezwykle trudnym wyborem – jaki ekspres do domu wybrać? Wśród wielu firm i modeli łatwo się zagubić. Jednak nie obawiajcie się! Odpowiadając na kilka prostych pytań, możemy łatwo stwierdzić, jaki ekspres będzie dla nas odpowiedni.

    Firmy szukają nowych pracowników

    Firmy szukają coraz więcej nowych pracowników. Liczba ofert pracy w urzędach pracy rośnie. Jakie są przyczyny?

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych - raport NIK

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych. Z przeprowadzonej przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w Gdańsku kontroli wynika, że miasta Gdynia, Kartuzy i Tczew inwestowały w infrastrukturę miejską, jednak nie w pełni zapewniły dostęp do niej osobom z utrudnionym poruszaniem się. Analizowały potrzeby i konsultowały je z mieszkańcami, jednak nie potrafiły egzekwować właściwych rekomendacji. Każda ze zbadanych przez NIK inwestycji miała jakąś przeszkodę, utrudniającą samodzielne przemieszczanie się po mieście.

    Ilu Polaków mieszka w domach jednorodzinnych a ilu w blokach?

    Dom jednorodzinny a mieszkanie w bloku. Marzenia o wyprowadzce z bloku do domu nie są w Polsce nowością. Już dziś w domach jednorodzinnych mieszka 55% rodaków – wynika z danych Eurostatu. Problem w tym, aby decyzję o wyprowadzce podjąć świadomie.

    Nie tylko negatywne skutki pandemii? [BADANIE]

    Według co czwartego Polaka pandemia przyniosła tyle samo następstw pozytywnych, co negatywnych. Tak wynika z badania zrealizowanego dla Rejestru Dłużników BIG InforMonitor.

    Kooperatywy mieszkaniowe - projekt ustawy w konsultacjach

    Kooperatywy mieszkaniowe. Projekt ustawy regulujący tworzenie kooperatyw mieszkaniowych zamieszczono 22 lipca 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji i skierowano do konsultacji publicznych. Jego celem jest upowszechnienie kooperatyw mieszkaniowych, a przez to zwiększenie dostępności mieszkań. W projekcie zrezygnowano niestety z propozycji ulgi podatkowej dla członków kooperatywy mieszkaniowej.

    Mieszkanie Plus znów w ogniu politycznego sporu. Co to oznacza dla najemców?

    Mieszkanie Plus - Koalicja Obywatelska domaga się zwiększenia ochrony najemców programu. Jednak objęci nią byliby także najemcy mieszkań oferowanych przez prywatne firmy i fundusze. Istnieje ryzyko, że więcej by na tym stracili niż zyskali.

    Jakie są długi spółek giełdowych w 2021 r.?

    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż zmniejszyło się zadłużenie spółek notowanych na giełdzie. Ile wynosi obecnie?

    Branża opakowań rośnie dzięki e-commerce [BADANIE]

    Pomimo wzrostu cen surowców branża opakowań rośnie w rekordowym tempie. Ważnym impulsem rozwoju pozostaje e-commerce.

    Społeczne agencje najmu od 23 lipca. Kto i jak może skorzystać z SAN?

    Społeczne agencje najmu. 23 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Dzięki nowym przepisom mogą już powstawać społeczne agencje najmu (SAN) – podmioty pośredniczące między właścicielami mieszkań na wynajem i osobami, którym dochody lub sytuacja życiowa utrudniają najem mieszkania w warunkach rynkowych. Kto i jak może skorzystać na działalności SAN?

    Ważny termin dla najemców centrów handlowych

    Covidowe prolongaty umów najmu można anulować tylko do 6 sierpnia 2021 r. Co z najemcami, którzy płacili czynsze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze na inwestycję? Z jakich programów korzystają Polacy? Czy fotowoltaika to oszczedności?

    Jak firmy MŚP oceniają wpływ pandemii na ich branże? [BADANIE]

    Co czwarta firma MŚP uważa, że pandemia pomoże rozwinąć ich branżę, a w produkcji – co druga. Tak wynika z 8. edycji Barometru COVID-19, realizowanego przez EFL.

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku – rekordowe 6 miesięcy

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku. Pierwsze półrocze 2021 roku było dla deweloperów najlepszym półroczem w historii. Notują oni rekordową sprzedaż i budują najwięcej mieszkań. Potężny popyt na mieszkania powoduje, że chociaż deweloperzy budują najwięcej w historii, to i tak ceny mieszkań idą w górę. Bardzo prawdopodobne, że deweloperów czeka najlepszy rok w historii.

    Lokalizacja mieszkania - co warto sprawdzić przed zakupem?

    Lokalizacja mieszkania. Tak naprawdę nie ma jednej definicji dobrej lokalizacji. W zależności od naszych potrzeb, miejsca pracy, etapu życia, na którym się znajdujemy czy jego stylu, sami możemy zdefiniować, czym jest tak naprawdę dobra lokalizacja. Nie ma jednego rozwiązania. Zupełnie inne potrzeby będą miały rodziny z małymi dziećmi, inne – ludzie już dojrzali, a jeszcze inne młodzi single. Jest jednak kilka czynników, które warto wziąć pod uwagę. Czym się kierować, szukając idealnego miejsca do zamieszkania?

    Domy do 70 m2 bez pozwolenia na budowę - założenia projektu

    Domy do 70 m2 bez pozwolenia na budowę. W Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, którego celem ma być umożliwienie budowy budynków mieszkalnych jednorodzinnych o powierzchni zabudowy do 70 m2 (do 90 m2 powierzchni użytkowej) bez konieczności uzyskania decyzji o pozwoleniu na budowę (ale w procedurze zgłoszenia), bez konieczności ustanawiania kierownika budowy oraz prowadzenia dziennika budowy. Nowe przepisy mają wejść w życie w IV kwartale 2021 roku.

    Zmiana pozwolenia na budowę po 19 września 2020 r. - skutki

    Zmiana pozwolenia na budowę. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego udzielił wyjaśnień odnośnie stosowania dotychczasowych przepisów Prawa budowlanego (obowiązujących przed nowelizacją, która weszła w życie 19 września 2020 r.) w zakresie zmiany pozwolenia na budowę.

    Kompleksowa informacja o wyrobach budowlanych

    Główny Urząd Nadzoru Budowlanego zaprasza do odwiedzenia nowej strony internetowej Punktu kontaktowego do spraw wyrobów budowlanych pod adresem punkt-kontaktowy.gunb.gov.pl. Jak zadać pytanie?

    E-commerce wpływa na rozwój transakcji bezgotówkowych

    Co sprawia, że rynek płatności bezgotówkowych stale rośnie? Odpowiedź jest prosta: e-commerce.

    Audyt energetyczny przedsiębiorstwa - kto i jak powinien go przeprowadzić?

    Audyt energetyczny przedsiębiorstwa to procedura mającą na celu przeprowadzenie szczegółowych i potwierdzonych obliczeń dotyczących przedsięwzięć realizowanych na terytorium Polski, służących poprawie efektywności energetycznej oraz dostarczenie informacji o potencjalnych oszczędnościach energii osiągniętych w wyniku ich realizacji. Kto ma obowiązek przeprowadzić audyt energetyczny przedsiębiorstwa? Jaki jest zakres i termin tego audytu i jakie obowiązki informacyjne ciążą na obowiązanych przedsiębiorcach? Jakie kary grożą za brak audytu energetycznego przedsiębiorstwa?

    Tomasz Sętowski: W Polsce jest boom na sztukę [PODCAST]

    Czy pandemia zachwiała rynkiem dóbr luksusowych? Jak wygląda sytuacja na rynku dzieł sztuki? Czy Polacy chętnie w nią inwestują? W rozmowie z Agnieszką Gorczycą (Infor.pl), malarz Tomasz Sętowski wyjaśnia te kwestie i tłumaczy dlaczego udział w aukcjach młodej sztuki to dobry pomysł na inwestycje. Zapraszamy do wysłuchania podcastu!

    Branża turystyczna - długi i obawa przed lockdownem

    Branża turystyczna wciąż z długami obawia się kolejnego lockdownu. Przed wyjazdem na wakacje sprawdź organizatora wycieczki. Czy grozi mu opadłość?

    Nowa polityka klimatyczna UE (Fit for 55) to wyższe ceny energii

    Komisja Europejska przyjęła pakiet Fit for 55, aby dostosować politykę unijną do obniżenia emisji gazów cieplarnianych netto o co najmniej 55 proc. do 2030 roku w porównaniu z poziomami z 1990 roku. Efektem zmian w polityce klimatycznej UE będzie dalszy wzrost cen energii. Według Polskiego Instytutu Ekonomicznego dla najuboższych gospodarstw unijnych koszty emisji w transporcie i budynkach wzrosną średnio o 4,3 proc., w Polsce – aż o 14,3 proc. – Ceny wzrosną tym bardziej, im wolniej i bardziej ospale będziemy prowadzić transformację energetyczną – ocenia Izabela Zygmunt, starsza analityczka ds. energii i klimatu z WiseEuropa.