REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Druga fala w PPK: Wszystko, czego potrzebuje pracodawca, by wdrożyć pracownicze plany kapitałowe

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Są nowym filarem systemu emerytalnego w Polsce, dobrowolnym dla pracownika. Co prawda obowiązuje w nich zasada autozapisu osób zatrudnionych (czyli tych od wynagrodzenia których odprowadzane są składki emerytalno-rentowe), w wieku 18-55 lat, ale uczestnictwo jest dobrowolne. Zgromadzone środki są prywatne, a pracownik może w każdej chwili je podjąć, pamiętając jednak, że nie zawsze wypłata odbędzie się bez potrąceń. Pieniądze pochodzące z wpłat pracownika, pracodawcy oraz skarbu państwa będą inwestowane w ramach funduszy zdefiniowanej daty przez wyspecjalizowane instytucje finansowe. To PPK, czyli pracownicze plany kapitałowe.

Funkcjonują na polskim rynku od lipca 2019, a w styczniu objęły tzw. drugą falę, czyli średnie firmy zatrudniające na 30 czerwca 2019 od 50 do 249 pracowników. 1 lipca 2020 roku dołączy fala trzecia, czyli firmy zatrudniające na 31 grudnia 2019 od 20 do 49 pracowników.

REKLAMA

REKLAMA

To wiedza podstawowa na temat PPK. Pracodawca potrzebuje jednak więcej szczegółów.

Od przygotowań do PPK …

Punktem wyjścia na etapie przygotowań do wdrożenia PPK musi być analiza struktury w firmie i oszacowanie kosztu obsługi PPK. Założenie partycypacji to kwestia podstawowa. Oczywiście przez jakiś czas pracodawca będzie opierać się jedynie na danych szacunkowych. Jeśli jednak prawidłowo zostaną wyselekcjonowane osoby spełniające kryteria autozapisu do PPK (osoby zatrudnione, w wieku między 18 a 55 lat), będzie to już spora dawka wiedzy. Ułatwi to opracowanie budżetu oraz pozwoli pracodawcy podjąć decyzję o ewentualnym przekazywaniu wpłat dodatkowych. Na wysokość budżetu PPK będą też wpływać koszty związane z systemem obsługi ERP oraz koszty administracyjne (kwestia dodatkowego zatrudnienia pracownika działu kadrowo-płacowego lub rozłożenie pracy na obecnych pracowników).

REKLAMA

PRACODAWCO, ODPOWIEDZ SOBIE NA PYTANIA:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • Czy potrzebujesz systemu ERP obsługującego PPK, czy tylko aktualizację oprogramowania?
  • Czy masz warunki do archiwizacji dokumentów
  • Czy w twoim dziale kadrowo-płacowym będzie potrzebny nowy pracownik do wdrażania i obsługi PPK?
  • Jaki będzie poziom partycypacji pracowników w PPK
  • Czy zdecydujesz się na składkę dodatkową, czy tylko podstawową 1,5 proc.

PRACODAWCO, NIE ZAPOMNIJ O TERMINACH

Dla średnich firm (50-249 zatrudnionych na 30 czerwca 2019)

24 marca 2020 – termin wyboru instytucji finansowej wraz z pracownikami
24 kwietnia 2020 - ostateczny termin podpisania umowy o zarządzanie
11 maja 2020 - ostateczny termin podpisania umowy o prowadzenie
do 15 Czerwca 2020 – ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w maju

Do 15 lipiec 2020 - ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w czerwcu

Dla małych firm (20-49 zatrudnionych na 31 grudnia 2019)

27 września – termin wyboru instytucji finansowej wraz z pracownikami

27 października - ostateczny termin podpisania umowy o zarządzanie

10 listopada - ostateczny termin podpisania umowy o prowadzenie

Do 15 Grudnia 2020 – ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w listopadzie

Do 15 stycznia 2021 - ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w grudniu

… do formalnego wdrożenia PPK

Zadania pracodawcy

  1. Wybór instytucji finansowej – czym się kierować

- PPK są produktem mocno uregulowanym ustawowo, co daje pewność, że niezależnie od wyboru, każda z instytucji finansowych, z której zakresem usług można się zapoznać na portalu PFR mojeppk.pl, będzie spełniać podstawowe kryteria – mówi Grzegorz Łętocha, dyrektor  ds. ryzyka inwestycyjnego i finansów w Nationale-Nederlanden PTE S.A. – Oferty trzeba sprawdzić, ale wiadomo, że w każdej z nich będzie osiem funduszy zdefiniowanej daty, że koszty będą minimalnie różnić się wysokością. Tymczasem 75 proc. pracodawców z I fali wskazało w ankietach, że najtrudniejsze były dla nich aspekty operacyjne. A instytucja finansowa może być dużym wsparciem w tej dziedzinie, przede wszystkim dzięki wiedzy, dobrym materiałom, szybkiej reakcji na potrzeby pracodawców czy wsparciem przy wysyłce plików – dodaje Grzegorz Łętocha.

Co jeszcze warto wziąć pod uwagę? - Większa siła finansowa, większy kapitał, większa wartość zarządzanych aktywów są większą rękojmią stabilności instytucji finansowej – tłumaczy przedstawiciel Nationale-Nederlanden TFI S.A. - Pracodawcy faktycznie najczęściej wybierają spośród największych instytucji, bo czują się bezpieczniej. Jeśli zaś chodzi o doświadczenie z PPE, to okazuje się mało adekwatne do PPK, bo zasady obsługowe są zupełnie inne. W PPK trzeba postawić na standaryzację procesów, dużo większa jest skala pracodawców, a żeby zapewnić wysoką jakość, trzeba procesy wdrożenia i obsługi inaczej przygotować. Czasem doświadczenia z PPE mogą więc okazać się wręcz balastem – dodaje Łętocha.

Wyboru instytucji finansowej pracodawca powinien dokonywać wraz ze związkami zawodowymi lub reprezentacją  pracowniczą. Ustawa nie narzuca metody jej wyłaniania, może to być nawet zapytanie mailowe o chęć włączenia się do prac przy wyborze instytucji. Wspólnie z załogą wyboru należy dokonać do 24 marca (małe firmy do 27 września). Jeśli nie udałoby się go sfinalizować w tym terminie, pracodawca musi to zrobić samodzielnie – odpowiednio do 24 kwietnia i 27 października 2020 r.. Warto jednak pamiętać, że ponieważ PPK to program dla pracowników, podmiot zatrudniający najczęściej bierze pod uwagę ich głosy.

  1. Kwestie formalne – Jak zawrzeć umowy o zarządzanie oraz o prowadzenie

Ustawa konkretyzuje daty zawarcia obu umów. Umowa o zarządzanie musi zostać zawarta do 24 kwietnia, umowa o prowadzenie najpóźniej do 10 maja (w przypadku firm, które zaczną wdrażać PPK od 1 lipca odpowiednio 27 października i 10 listopada). - Najczęściej akceptujemy obie umowy jednocześnie (ale nie musimy, to zależy od zasad obowiązujących w konkretnej instytucji finansowej!) – wyjaśnia Grzegorz Łętocha. - Jest to proces elektroniczny, w którym nie trzeba wymieniać się dokumentami papierowymi. Nie trzeba też podpisu elektronicznego. Najczęściej wypełniamy wniosek w systemie dostarczanym przez instytucję, podajemy dane firmy, informujemy czy jako pracodawca decydujemy się na składki dodatkowe, czy też nie, wskazujemy osoby, które będą po stronie pracodawcy administrowały tym systemem. Instytucja finansowa otrzymuje i akceptuje nasz wniosek. Co istotne -  akceptacja musi nastąpić do 24 kwietnia 2020 – dodaje Łętocha.

Treść obu umów jest dość podobna, ale trzeba pamiętać, że umowa o zarzadzanie wiąże pracodawcę i instytucję finansową, a umowa o prowadzenie (zawierana przez pracodawcę, ale na rzecz i w imieniu pracownika) określa relację pracownika i instytucji finansowej.

  1. Dostosowanie procesów i systemów kadrowo-płacowych – na co zwracać uwagę

Dokonując wyboru odpowiedniego systemu kadrowo-płacowego warto sprawdzić zarówno to, czy jest zgodny ze standardami dotyczącymi obsługi PPK, jak czy pomoże działom kadrowo-płacowym w obsłudze PPK.

Trzeba pamiętać, że w przypadku niektórych firm usługi kadrowo-płacowe są prowadzone przez firmy zewnętrzne. Konieczne wtedy będzie zorientowanie się w wariantach tych usług (co może wpływać na wysokość kosztów) i określenie jaka ich część będzie zlecona, a jaka wykonana samodzielnie przez pracodawcę.

Gdy firma sama prowadzi wszystkie sprawy kadrowo-płacowe, wtedy najważniejszym zadaniem jest dostosowanie samego systemu do potrzeb PPK.  Im wcześniej, tym bezpieczniej. Najczęściej odpowiednie moduły do obsługi PPK mieszczą się w wersji standardowej,  ale często za dodatkowy moduł trzeba zapłacić. Mimo tego, warto ponieść ten wydatek, bo choć ręczne nanoszenie składników jest możliwe, to jednak bardzo czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem błędu.

- Rekomendowany byłby taki system, którego pakiet podstawowy pozwala na przygotowanie listy osób do zgłoszenia do PPK, liczenie stażu pracownika (czy system widzi, że ktoś pracował na umowę o pracę, a ktoś na umowę zlecenie, czy potrafi te okresy zsumować),  naliczanie wpłat, generowanie pliku z wpłatami do instytucji finansowej – wylicza Grzegorz Łętocha z Nationale-Nederlanden TFI S.A. i dodaje: - Trzeba też mieć możliwość rejestracji w systemie deklaracji rezygnacji uczestnika, bo choć składana na piśmie, musi być zarchiwizowana, ale i wprowadzona szybko do systemu.

  1. Dobra komunikacja z pracownikami – o czym trzeba powiedzieć

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy poinformowanie o:

  • możliwości zapisania się do PPK osób między 55. a 70. rokiem życia
  • zmianie instytucji finansowej, a co za tym idzie możliwości złożenia wniosku przez pracodawcę o transfer środków do nowo wybranej instytucji finansowej
  • o prawie nowych pracowników do zapisania się do PPK po upływie trzech miesięcy od daty zatrudnienia i o możliwości dokonania transferu środków z konta w poprzedniej instytucji finansowej
  • o możliwości dokonania wpłaty dodatkowej przez pracownika
  • o prawie do obniżenia wpłaty podstawowej (nawet do 0,5 proc.), gdy zarobki nie przekraczają 120 proc. minimalnej płacy
  • o ponownym dokonywaniu wpłat (po upływie 4 lat)

Harmonogram wdrożenia - przypomnienie

  • Zbierz deklaracje i wprowadź  zdarzenia do systemu kadrowo-płacowego
  • Zgłoś pracowników
  • Nalicz pierwsze wpłaty
  • Dokonaj korekty list płac, które mogą wyniknąć ze spóźnienia deklaracji
  • Wygeneruj plik rozliczeniowy do instytucji finansowej

Cytowane wypowiedzi dyrektora Grzegorza Łętochy pochodzą z pierwszego z cyklu webinarów Wdrożenie PPK w średniej i małej firmie, przygotowanego przy współpracy z Nationale-Nederlanden TFI S.A., który odbył się 13 lutego

20 lutego odcinek drugi: System kadrowy i komunikacja z instytucją finansową

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Artykuł partnerski

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stażysta w firmie na zupełnie nowych zasadach. 7 najważniejszych założeń planowanych zmian

Stażyści będą otrzymywali określone wynagrodzenie, a pracodawcy będą musieli podpisywać z nimi umowy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło założenia projektu nowej ustawy.

Polska jednym z najbardziej atrakcyjnych kierunków inwestycyjnych w Europie

Globalna relokacja kosztów zmienia mapę biznesu, ale w Europie Środkowej Polska nadal pozostaje jednym z najpewniejszych punktów odniesienia dla firm szukających balansu między ceną a bezpieczeństwem.

Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

REKLAMA

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

REKLAMA

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA