REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Druga fala w PPK: Wszystko, czego potrzebuje pracodawca, by wdrożyć pracownicze plany kapitałowe

REKLAMA

Są nowym filarem systemu emerytalnego w Polsce, dobrowolnym dla pracownika. Co prawda obowiązuje w nich zasada autozapisu osób zatrudnionych (czyli tych od wynagrodzenia których odprowadzane są składki emerytalno-rentowe), w wieku 18-55 lat, ale uczestnictwo jest dobrowolne. Zgromadzone środki są prywatne, a pracownik może w każdej chwili je podjąć, pamiętając jednak, że nie zawsze wypłata odbędzie się bez potrąceń. Pieniądze pochodzące z wpłat pracownika, pracodawcy oraz skarbu państwa będą inwestowane w ramach funduszy zdefiniowanej daty przez wyspecjalizowane instytucje finansowe. To PPK, czyli pracownicze plany kapitałowe.

Funkcjonują na polskim rynku od lipca 2019, a w styczniu objęły tzw. drugą falę, czyli średnie firmy zatrudniające na 30 czerwca 2019 od 50 do 249 pracowników. 1 lipca 2020 roku dołączy fala trzecia, czyli firmy zatrudniające na 31 grudnia 2019 od 20 do 49 pracowników.

REKLAMA

To wiedza podstawowa na temat PPK. Pracodawca potrzebuje jednak więcej szczegółów.

Od przygotowań do PPK …

Punktem wyjścia na etapie przygotowań do wdrożenia PPK musi być analiza struktury w firmie i oszacowanie kosztu obsługi PPK. Założenie partycypacji to kwestia podstawowa. Oczywiście przez jakiś czas pracodawca będzie opierać się jedynie na danych szacunkowych. Jeśli jednak prawidłowo zostaną wyselekcjonowane osoby spełniające kryteria autozapisu do PPK (osoby zatrudnione, w wieku między 18 a 55 lat), będzie to już spora dawka wiedzy. Ułatwi to opracowanie budżetu oraz pozwoli pracodawcy podjąć decyzję o ewentualnym przekazywaniu wpłat dodatkowych. Na wysokość budżetu PPK będą też wpływać koszty związane z systemem obsługi ERP oraz koszty administracyjne (kwestia dodatkowego zatrudnienia pracownika działu kadrowo-płacowego lub rozłożenie pracy na obecnych pracowników).

PRACODAWCO, ODPOWIEDZ SOBIE NA PYTANIA:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • Czy potrzebujesz systemu ERP obsługującego PPK, czy tylko aktualizację oprogramowania?
  • Czy masz warunki do archiwizacji dokumentów
  • Czy w twoim dziale kadrowo-płacowym będzie potrzebny nowy pracownik do wdrażania i obsługi PPK?
  • Jaki będzie poziom partycypacji pracowników w PPK
  • Czy zdecydujesz się na składkę dodatkową, czy tylko podstawową 1,5 proc.

PRACODAWCO, NIE ZAPOMNIJ O TERMINACH

Dla średnich firm (50-249 zatrudnionych na 30 czerwca 2019)

REKLAMA

24 marca 2020 – termin wyboru instytucji finansowej wraz z pracownikami
24 kwietnia 2020 - ostateczny termin podpisania umowy o zarządzanie
11 maja 2020 - ostateczny termin podpisania umowy o prowadzenie
do 15 Czerwca 2020 – ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w maju

Do 15 lipiec 2020 - ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w czerwcu

Dla małych firm (20-49 zatrudnionych na 31 grudnia 2019)

27 września – termin wyboru instytucji finansowej wraz z pracownikami

27 października - ostateczny termin podpisania umowy o zarządzanie

10 listopada - ostateczny termin podpisania umowy o prowadzenie

Do 15 Grudnia 2020 – ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w listopadzie

Do 15 stycznia 2021 - ostateczny termin na odprowadzenie pierwszej wpłaty do instytucji finansowej, jeśli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie zostało wypłacone w grudniu

… do formalnego wdrożenia PPK

Zadania pracodawcy

  1. Wybór instytucji finansowej – czym się kierować

REKLAMA

- PPK są produktem mocno uregulowanym ustawowo, co daje pewność, że niezależnie od wyboru, każda z instytucji finansowych, z której zakresem usług można się zapoznać na portalu PFR mojeppk.pl, będzie spełniać podstawowe kryteria – mówi Grzegorz Łętocha, dyrektor  ds. ryzyka inwestycyjnego i finansów w Nationale-Nederlanden PTE S.A. – Oferty trzeba sprawdzić, ale wiadomo, że w każdej z nich będzie osiem funduszy zdefiniowanej daty, że koszty będą minimalnie różnić się wysokością. Tymczasem 75 proc. pracodawców z I fali wskazało w ankietach, że najtrudniejsze były dla nich aspekty operacyjne. A instytucja finansowa może być dużym wsparciem w tej dziedzinie, przede wszystkim dzięki wiedzy, dobrym materiałom, szybkiej reakcji na potrzeby pracodawców czy wsparciem przy wysyłce plików – dodaje Grzegorz Łętocha.

Co jeszcze warto wziąć pod uwagę? - Większa siła finansowa, większy kapitał, większa wartość zarządzanych aktywów są większą rękojmią stabilności instytucji finansowej – tłumaczy przedstawiciel Nationale-Nederlanden TFI S.A. - Pracodawcy faktycznie najczęściej wybierają spośród największych instytucji, bo czują się bezpieczniej. Jeśli zaś chodzi o doświadczenie z PPE, to okazuje się mało adekwatne do PPK, bo zasady obsługowe są zupełnie inne. W PPK trzeba postawić na standaryzację procesów, dużo większa jest skala pracodawców, a żeby zapewnić wysoką jakość, trzeba procesy wdrożenia i obsługi inaczej przygotować. Czasem doświadczenia z PPE mogą więc okazać się wręcz balastem – dodaje Łętocha.

Wyboru instytucji finansowej pracodawca powinien dokonywać wraz ze związkami zawodowymi lub reprezentacją  pracowniczą. Ustawa nie narzuca metody jej wyłaniania, może to być nawet zapytanie mailowe o chęć włączenia się do prac przy wyborze instytucji. Wspólnie z załogą wyboru należy dokonać do 24 marca (małe firmy do 27 września). Jeśli nie udałoby się go sfinalizować w tym terminie, pracodawca musi to zrobić samodzielnie – odpowiednio do 24 kwietnia i 27 października 2020 r.. Warto jednak pamiętać, że ponieważ PPK to program dla pracowników, podmiot zatrudniający najczęściej bierze pod uwagę ich głosy.

  1. Kwestie formalne – Jak zawrzeć umowy o zarządzanie oraz o prowadzenie

Ustawa konkretyzuje daty zawarcia obu umów. Umowa o zarządzanie musi zostać zawarta do 24 kwietnia, umowa o prowadzenie najpóźniej do 10 maja (w przypadku firm, które zaczną wdrażać PPK od 1 lipca odpowiednio 27 października i 10 listopada). - Najczęściej akceptujemy obie umowy jednocześnie (ale nie musimy, to zależy od zasad obowiązujących w konkretnej instytucji finansowej!) – wyjaśnia Grzegorz Łętocha. - Jest to proces elektroniczny, w którym nie trzeba wymieniać się dokumentami papierowymi. Nie trzeba też podpisu elektronicznego. Najczęściej wypełniamy wniosek w systemie dostarczanym przez instytucję, podajemy dane firmy, informujemy czy jako pracodawca decydujemy się na składki dodatkowe, czy też nie, wskazujemy osoby, które będą po stronie pracodawcy administrowały tym systemem. Instytucja finansowa otrzymuje i akceptuje nasz wniosek. Co istotne -  akceptacja musi nastąpić do 24 kwietnia 2020 – dodaje Łętocha.

Treść obu umów jest dość podobna, ale trzeba pamiętać, że umowa o zarzadzanie wiąże pracodawcę i instytucję finansową, a umowa o prowadzenie (zawierana przez pracodawcę, ale na rzecz i w imieniu pracownika) określa relację pracownika i instytucji finansowej.

  1. Dostosowanie procesów i systemów kadrowo-płacowych – na co zwracać uwagę

Dokonując wyboru odpowiedniego systemu kadrowo-płacowego warto sprawdzić zarówno to, czy jest zgodny ze standardami dotyczącymi obsługi PPK, jak czy pomoże działom kadrowo-płacowym w obsłudze PPK.

Trzeba pamiętać, że w przypadku niektórych firm usługi kadrowo-płacowe są prowadzone przez firmy zewnętrzne. Konieczne wtedy będzie zorientowanie się w wariantach tych usług (co może wpływać na wysokość kosztów) i określenie jaka ich część będzie zlecona, a jaka wykonana samodzielnie przez pracodawcę.

Gdy firma sama prowadzi wszystkie sprawy kadrowo-płacowe, wtedy najważniejszym zadaniem jest dostosowanie samego systemu do potrzeb PPK.  Im wcześniej, tym bezpieczniej. Najczęściej odpowiednie moduły do obsługi PPK mieszczą się w wersji standardowej,  ale często za dodatkowy moduł trzeba zapłacić. Mimo tego, warto ponieść ten wydatek, bo choć ręczne nanoszenie składników jest możliwe, to jednak bardzo czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem błędu.

- Rekomendowany byłby taki system, którego pakiet podstawowy pozwala na przygotowanie listy osób do zgłoszenia do PPK, liczenie stażu pracownika (czy system widzi, że ktoś pracował na umowę o pracę, a ktoś na umowę zlecenie, czy potrafi te okresy zsumować),  naliczanie wpłat, generowanie pliku z wpłatami do instytucji finansowej – wylicza Grzegorz Łętocha z Nationale-Nederlanden TFI S.A. i dodaje: - Trzeba też mieć możliwość rejestracji w systemie deklaracji rezygnacji uczestnika, bo choć składana na piśmie, musi być zarchiwizowana, ale i wprowadzona szybko do systemu.

  1. Dobra komunikacja z pracownikami – o czym trzeba powiedzieć

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy poinformowanie o:

  • możliwości zapisania się do PPK osób między 55. a 70. rokiem życia
  • zmianie instytucji finansowej, a co za tym idzie możliwości złożenia wniosku przez pracodawcę o transfer środków do nowo wybranej instytucji finansowej
  • o prawie nowych pracowników do zapisania się do PPK po upływie trzech miesięcy od daty zatrudnienia i o możliwości dokonania transferu środków z konta w poprzedniej instytucji finansowej
  • o możliwości dokonania wpłaty dodatkowej przez pracownika
  • o prawie do obniżenia wpłaty podstawowej (nawet do 0,5 proc.), gdy zarobki nie przekraczają 120 proc. minimalnej płacy
  • o ponownym dokonywaniu wpłat (po upływie 4 lat)

Harmonogram wdrożenia - przypomnienie

  • Zbierz deklaracje i wprowadź  zdarzenia do systemu kadrowo-płacowego
  • Zgłoś pracowników
  • Nalicz pierwsze wpłaty
  • Dokonaj korekty list płac, które mogą wyniknąć ze spóźnienia deklaracji
  • Wygeneruj plik rozliczeniowy do instytucji finansowej

Cytowane wypowiedzi dyrektora Grzegorza Łętochy pochodzą z pierwszego z cyklu webinarów Wdrożenie PPK w średniej i małej firmie, przygotowanego przy współpracy z Nationale-Nederlanden TFI S.A., który odbył się 13 lutego

20 lutego odcinek drugi: System kadrowy i komunikacja z instytucją finansową

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Artykuł partnerski

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Skuteczne zarządzanie zespołem: relacje i współpraca

W dzisiejszym, dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, skuteczne zarządzanie zespołem jest kluczowym czynnikiem sukcesu każdej organizacji. Budowanie relacji, współpraca oraz efektywna komunikacja stanowią fundamenty, na których opiera się sprawne funkcjonowanie zespołu.

Wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej warto złożyć do 3 czerwca 2024 r.

Przedsiębiorcy do 3 czerwca 2024 r. mają czas na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej. Co, jeśli przedsiębiorca nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty?

Walka o przetrwanie. W ciągu dekady zniknie większość sklepów internetowych

Na rynku e-commerce, który jest niezwykle konkurencyjny, już w pierwszym roku działalności zanika 5% firm. Po upływie dziesięciu lat nadal funkcjonuje jedynie 37% z nich - informuje wtorkowe wydanie "Rzeczpospolitej".

Handel w dwie niedziele w każdym miesiącu - jest wniosek o odrzucenia projektu nowelizacji

Polska Izba Handlu wnioskuje o odrzucenie w całości poselskiego projektu przywracającego handel w 2 niedziele w miesiącu - wynika z opinii PIH złożonego w trakcie procesu legislacyjnego.

REKLAMA

Dzień Matki. Jak wygląda rynek pracy kobiet?

W ciągu ostatnich kilku lat sytuacja kobiet na rynku pracy mocno ewoluowała. Pomimo podejmowania przez firmy działań na rzecz równouprawnienia płci panie bywają niejednokrotnie w nieco gorszej sytuacji zawodowej niż panowie. Jak wygląda rynek pracy kobiet? Czy pracodawcy oferują dodatkowe benefity dla rodziców? Co jest dla nich ważne u pracodawcy?

Pablo Escobar jako znak towarowy? Sąd odmawia

Sąd UE odmówił rejestracji oznaczenia słownego „Pablo Escobar” pod unijnym znakiem towarowym. Sąd uznał je za sprzeczne z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami. Za bardzo kojarzy się z handlem narkotykami i zbrodnią.

Ogromne grzywny za niewdrożenie dyrektywy NIS2. Do kiedy trzeba to zrobić?

Dyrektywa Unii Europejskiej w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii (NIS2) ma duże znaczenie dla poprawy cyberbezpieczeństwa UE. Jej wejście w życie nastąpiło w styczniu 2023 r. - z terminem na dostosowanie niezbędnych do wykonania niniejszej dyrektywy przepisów krajowych do 18 października 2024 r. Kto powinien przygotować się do działania w zgodzie z NIS2-  analizuje Michał Borowiecki, dyrektor Netskope na Polskę i Europę Wschodnią.

Nowa usługa dla indywidualnych przedsiębiorców w aplikacji mObywatel 2.0

W aplikacji mObywatel 2.0 pojawiła się usługa "Firma" skierowana do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Jak z niej skorzystać?

REKLAMA

Onboarding w hybrydowym modelu pracy

Czym jest onboarding? Jak wygląda w pracy hybrydowej? 

Efekt Marywilskiej i fali pożarów: przedsiębiorcy pytają o ubezpieczenia i podatki pod względem strat

Tragedia tysięcy kupców, którzy prowadzili swoje biznesy często poniżej poziomu ryzyka skłania wielu przedsiębiorców do refleksji nad warunkami w jakich oni sami prowadzą swoją działalność. Efekt Marywilskiej i fali pożarów w ogóle: dwie ważne kwestie, w których doradzają eksperci to rozliczanie strat i inne aspekty podatkowe nieszczęścia oraz skuteczność polis jako zabezpieczenia przed skutkami nieszczęść.

REKLAMA