Jak powiązać cele strategiczne z KPI i projektami w firmie?

Niniejszy artykuł będzie prezentacją kroków jakie należy przejść, aby zwiększyć skuteczność osiągania przez firmę celów biznesowych.

Zdefiniowanie celów strategicznych

Zanim przystąpimy do spisywania celów strategicznych, powinniśmy zweryfikować czy każda z najważniejszych osób decyzyjnych w firmie ma w ogóle świadomość i wyrównaną wiedzę co do ich zakresu. Często niestety bywa tak, że jest duża rozbieżność jeśli chodzi o znajomość konkretnych celów strategicznych.

Nie da się skutecznie wdrożyć strategii, jeśli jest ona rozumiana przez poszczególnych członków zarządu w odmienny sposób. Tak więc pierwszym krokiem będzie wspólne omówienie celów strategicznym w sposób szczegółowy i wyczerpujący, tak, aby każdy rozumiał je jednakowo i kompleksowo. Jeżeli mamy już omówione cele, warto spisać je w prostej formie, np.: tak jak pokazano na rysunku poniżej:

Jeśli chodzi o zdefiniowanie samych celów strategicznych warto mieć na uwadze, iż powinny one obejmować działania długofalowe w perspektywie kilku lat. Celami realizowanymi w krótszej perspektywie są zazwyczaj cele operacyjne i taktyczne mające na celu usprawnienie działań wewnątrz organizacji. Właściwe też będzie takie określenie celów, aby były one mierzalne, czyli miały charakter ilościowy. Na tym etapie możemy posłużyć się znanymi rozwiązaniami np. skorzystać z metody SMART. Metoda SMART określa podstawowe czynniki:

•             Specific – nasz cel powinien być jasno sprecyzowany,

•             Measurable – zarówno postępy w realizacji jak i osiągnięcie samego celu powinno być łatwe do zmierzenia,

•             Attractive- określenie korzyści wynikających z osiągniecia danego celu. Oznacza to, że cel musi być atrakcyjny, aby jego realizacja była odpowiednią motywacją,

•             Realistic- osiągnięcie danego celu musi być realnie możliwe biorąc pod uwagę możliwości firmy,

•             Time-bound- określenie ram czasowych do realizacji danego projektu.

Opracowanie KPI dla poszczególnych celów strategicznych

Kolejnym krokiem do skutecznego wdrożenia w życie strategii i powiązania jej z realizacją projektów, będzie zdefiniowanie KPI- czyli wskaźników sukcesu dla poszczególnych celów strategicznych. Na początku należy wspomnieć, iż do każdego celu warto spisać kilka KPI. Cel może zostać zdefiniowany w sposób obszerny, ogólny, natomiast KPI ma za zadanie precyzyjne określenie i weryfikację np.: ram czasowych realizacji danego celu, ilości wytworzonych dóbr, czy pozyskania nowych klientów, bądź zwiększenia wartości obecnych poprzez dosprzedaż usług z portfolio, w określonej jednostce czasu.

Odnosząc się do przykładu- jeśli mowa o celu nr.1- dynamiczne wejście w segment małych firm – nie dla każdego będzie to oznaczało dokładnie to samo. KPI mają właśnie za zadnie doprecyzować co dokładniej kryje się pod danym stwierdzeniem i jakie precyzyjnie są nasze aspiracje.

Jeśli dla takiego celu sformułujemy KPI 1: Liczba małych firm, które przystąpią do programu lojalnościowego, bądź KPI 2: Liczba małych firm, które powtarzają zakupy- to coraz precyzyjniej formułujemy myśl o tym, jakie mamy ambicje.

Każdy KPI powinien mieć określony parametr początkowy i końcowy, do którego dążymy w okresie realizacji strategii.

I tak, dla KPI 2 punktem wyjścia jest np. 0 firm, które ponawiają zakupy, ale do roku 2022 ambicją jest, aby takich firm było 3 500.

Jeżeli mamy już opracowane cele i KPI, musimy przyłożyć wagę do rzetelnego i regularnego raportowania. Dzięki temu będziemy mieć bieżącą wiedzę o tym czy zmierzamy w dobrym kierunku i czy mamy odpowiednie tempo.

Przykładowe KPI sformułowane do celów strategicznych są pokazane na rysunku poniżej:

Zaplanowanie konkretnych projektów do realizacji celów strategicznych

Jeśli już dwa pierwsze kroki są za nami, czyli: określenie celów strategicznych oraz opracowanie konkretnych KPI, możemy przystąpić do sformułować i zaplanowania konkretnych inicjatyw strategicznych, czyli projektów. Czasem do realizacji danego celu wystarczy realizacje jednego projektu, zdarza się jednak i tak, że do jednego celu będziemy musieli uruchomić kilka projektów. Dlatego warto w sposób jasny precyzyjny zaplanować. Przydatne w tym przypadku będzie rozrysowanie roadmapy, aby nic nam nie umknęło. Takie powiązanie celów strategicznych z KPI i projektami jest pokazane na poniższym rysunku:

Na tym etapie strategia jest już dość precyzyjna- wiemy jakie mamy założenia i cele, wiemy jak je zmierzyć i wiemy jak chcemy je osiągnąć poprzez projekty.

Wdrożenie dobrych praktyk

Wiedza co powinniśmy robić to jedno, efektywna realizacja założeń to osobny wątek. Rzecz jasna najpierw należy koncepcyjnie zaplanować cele strategiczne, KPI oraz projekty. Warto jednak wspomóc się sprawdzonymi rozwiązaniami, które oferuje rynek. I tak jak np. podczas planowania celów mamy do dyspozycji różne narzędzie jak np. analiza SWOT, metoda SMART czy schodząc do samego poziomu realizacji projektów- Wykres Gantta, tak przy całościowym procesie planowania warto zainwestować, zgodnie z duchem czasu- we wsparcie technologiczne i odpowiedni program do zarządzania projektami.

Po uzupełnieniu danych w dobrym programie do zarządzania projektami – możemy bez wysiłku otrzymać rzeczową analizę i jasno określić z góry, które z projektów pomogą firmie w osiągnięciu celów strategicznych, a które projekty nie. Co za tym idzie- możemy zrezygnować z ich realizacji, tym samym oszczędzając zasoby i środki, które można przenieść.

Kolejnym elementem jaki oferują systemy do zarządzania projektami są sformułowane KPI dla każdego projektu oraz stopień ich realizacji. Pozwala to podjąć niezbędne decyzje na czas w przypadku odchyleń od planu.

Powyższe opisy kolejnych kroków są ujęciem kompleksowym, ale nie zamkniętym – oznacza to, że każda organizacja powinna odpowiedzialnie podejść do planowania celów, ich spisywania i rozbijania na projekty, jednak z dopasowaniem ich do indywidualnego charakteru działalności i potrzeb.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu we FlexiProject.