Zarządzanie portfelami projektów w dużej firmie

Najczęściej spotykane problemy w zarządzaniu portfelami projektowymi

W przypadku większych przedsiębiorstw może pojawić się wiele wyzwań. Do najczęściej spotykanych problemów z zarządzaniem portfelami projektów w dużych organizacjach należy zaliczyć:

•             Brak jasno określonych celów strategicznych firmy,

•             Brak zdefiniowanych, lub niewystarczająco jasne kluczowe mierniki efektywności (KPI),

•             Brak wdrożonego scoringu – brak określonych kryteriów do oceny pomysłów na projekty,

•             Brak jednoznacznych standardów zarządzania portfelami projektów,

•             Problemy z alokacją zasobów.

Jak efektywnie zarządzać portfelami projektowymi

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie strategii i wizji przedsiębiorstwa. W momencie kiedy jasno widzimy który projekt przełoży się na strategię firmy, a jaki nie będzie miał na nią wpływu – możemy podjąć rzetelną decyzję o braku sensowności realizacji niektórych projektów.

Kolejny krok - po określeniu celów strategicznych firmy, powinno być opracowanie i wdrożenie odpowiednich standardów zarządzania portfelami projektów. Standardy te powinny być opracowywane w oparciu o indywidualne czynniki danej organizacji takie jak m.in.: wielkość przedsiębiorstwa, branży czy też złożoności samych projektów. W zależności od charakteru danego portfela projektowego, standardy zarządzania nim mogą się nieznacznie od siebie różnić.

Zawsze jednak muszą mieć one określone podstawowe elementy takie jak: zdefiniowane narzędzia wspierające, opis parametrów oceny i selekcji projektów, opis procesu podejmowania decyzji wraz z przypisaniem odpowiedzialności, a także sposób monitorowania postępów oraz raportowania. Aby uspójnić wszystkie powyższe elementy najprostszym rozwiązaniem będzie wdrożenie dedykowanego systemu do zarządzania projektami, w którym możemy określić standardy realizacji poszczególnych portfeli projektowych, oraz zautomatyzować poszczególne czynności.

Samo wdrożenie standardów nie jest wystarczające do skutecznego zarządzania portfelami projektowymi. Aby móc nimi sprawnie zarządzać musimy także zdefiniować odpowiednie kryteria pomiaru ich skuteczności. Dlatego tak ważne jest, aby jasno określić KPI, a następnie dokonywać przeglądów w regularnych sprintach oraz, za pomocą scoringu, efektywnie analizować pomysły na projekty, które mają wejść do portfela.

Każdy portfel, z czasem w ramach rozwoju, potrzebuje być zasilany o nowe pomysły. Takie pomysły warto zgromadzić i ustrukturyzować- nigdy w 100% nie jesteśmy w stanie przewidzieć jak zmienią się okoliczności i czy oraz kiedy dany pomysł okaże się potrzebny.

Proces oceny pomysłów na projekty również warto zdefiniować, opierając się na jednolitej metodzie oceny, czyli scoringu.

Jak zarządzanie portfelami projektów może wspomóc firmę?

Organizacje, które zdecydowały się na wdrożenie sprawdzonych standardów zarządzania, znacząco zwiększyły efektywność realizowanych procesów podnosząc wskaźnik projektów zakończonych sukcesem. Odpowiednio wdrożone standardy pozwalają na realizację tylko tych procesów i inicjatyw, które najlepiej pasują do strategii biznesowej.

Dodatkowo organizacje takie lepiej radzą sobie z równowagą w alokacji zasobów, zarządzaniem ryzykiem w ramach całego portfela oraz szybciej reagowały w chwili pojawienia się szans rynkowych przekierowując zasoby projektu na najbardziej obiecujące inicjatywy, oraz korzystając z bazy pomysłów.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.