REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zarządzanie grupą firm - efektywność i oszczędności

Subskrybuj nas na Youtube
Zarządzanie grupą firm - efektywność i oszczędności
Zarządzanie grupą firm - efektywność i oszczędności

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie często mamy do czynienia z procesem koncentracji wielu podmiotów w ramach jednej grupy, co związane jest z licznymi wyzwaniami, m.in. z koniecznością realizacji dwóch – wydawałoby się nie do pogodzenia – potrzeb. Z jednej strony jest to zapewnienie centralnego, efektywnego zarządzania grupą, a z drugiej zachowanie zdolności indywidualnego zarządzania każdą firmą z osobna.

System informatyczny z funkcjonalnością wielofirmowości

REKLAMA

Trudno temu sprostać bez właściwego systemu informatycznego, zapewniającego obsługę wielofirmową. Funkcjonalność wielofirmowości to przede wszystkim usprawnienie procesu przepływu informacji i dokumentów między podmiotami wchodzącymi w skład grupy. To z kolei stwarza możliwości, które można przełożyć na realne korzyści w zakresie optymalizacji zatrudnienia, poprawy obsługi klienta, standaryzacji procesów i ograniczenia kosztów.
Funkcjonalność wielofirmowości w systemie XPRIMER – opracowana na podstawie wieloletnich doświadczeń związanych z budową i wdrażaniem rozwiązań IT u klientów - z technicznego punktu widzenia to zupełnie nowa architektura systemu. Umożliwia ona obsługę wielu podmiotów działających w ramach grupy, korzystających ze wspólnej infrastruktury IT.

REKLAMA

Jak wygląda to w praktyce? Jakie korzyści przynosi zastosowanie systemu wspierającego wielofirmowość? Poniżej cztery przykłady optymalizacji zatrudnienia, poprawy jakości obsługi klienta, standaryzacji i ujednolicenia procesów oraz ograniczenia kosztów związanych z obsługą administracyjną.

Jak zoptymalizować zatrudnienie poprzez lepszą organizację pracy?

Przypadek 1.

Opis przypadku:

W skład grupy wchodzi kilkanaście podmiotów, zatrudniających kilka tysięcy pracowników w różnych spółkach. Mimo, że najczęściej pracę świadczą najbliżej miejsca zamieszkania, zdarzają się przypadki delegowania do innych miejsc – zależnie np. od zapotrzebowania na obsadę w danej lokalizacji. Część pracowników zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę, część - umów cywilnoprawnych. Zdarza się, że niektórzy pracownicy mają podpisane umowy w niepełnym wymiarze z kilkoma podmiotami w ramach grupy. Kilka spółek z grupy współpracuje z agencjami pracy tymczasowej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wyzwanie:

Wyzwaniem w tym przypadku jest odpowiednie planowanie i ewidencja czasu pracy na poziomie grupy. Grafiki czasu pracy powinny być tak planowe, by przede wszystkim optymalnie wykorzystywać posiadane zasoby kadrowe, a dopiero w dalszej kolejności – planować zatrudnienia.

Rozwiązanie:

REKLAMA

Nowa architektura wielofirmowości w XPRIMER pozwala spojrzeć na pracownika inaczej niż dotychczas. Pracownik staje się bowiem elementem nadrzędnym względem spółek grupy. Jego kompetencjami i dostępnością można zarządzać z poziomu całej grupy, zależnie od tego, jak zmienia się zapotrzebowanie na pracę w poszczególnych spółkach.

W platformie XPRIMER mamy dostęp do warunków zatrudnienia pracownika, limitów czasu pracy, zaplanowanych absencji, ilości przepracowanych godzin – czyli kluczowych informacji, które pozwalają ocenić jego dostępność. W zależności od posiadanych kompetencji i innych ograniczeń, np. możliwości oddelegowania do innych lokalizacji na terenie określonego obszaru, możemy zaplanować jego pracę w ramach różnych spółek grupy w sposób najbardziej efektywny. System uwzględnia również wymogi i ograniczenia wynikające z przepisów prawa pracy, m. in. weryfikuje, czy w planowanym grafiku nie zostanie przekroczony limit godzin i czy zostaną zachowane wszystkie przerwy kodeksowe. Ewidencja i raportowanie przepracowanych godzin oraz nieobecności umożliwia automatyzację procesu rozliczenia wynagrodzeń.

Globalne spojrzenie na strukturę zatrudnienia w grupie firm pozwala zaspokajać zapotrzebowanie na pracę w pierwszej kolejności poprzez zasoby dostępne w ramach grupy. Dopiero wtedy, gdy okazuje się to niewystarczające, wykorzystywane są zasoby agencji pracy tymczasowej lub uruchamiana jest rekrutacja zewnętrzna, co przekłada się na realne oszczędności w zakresie kosztów pracy.

Jak poprawić obsługę klienta poprzez zachowanie ciągłości procesów?

Przypadek 2.

Opis przypadku:

Grupę spółek tworzy kilka przedsiębiorstw o komplementarnym profilu działalności, w tym jedna zajmuje się produkcją elementów konstrukcyjnych, druga – usługami montażowymi tych konstrukcji. W momencie uzyskania zamówienia od klienta, spółka usługowa przekazuje zlecenie do spółki produkcyjnej. Ta realizuje zlecenia produkcji elementów konstrukcyjnych, które po wyprodukowaniu trafiają na plac budowy za pośrednictwem firmy usługowej, odpowiedzialnej za organizację transportu, montaż i realizację zobowiązań gwarancyjnych. Całość projektu nadzorowana jest przez kierownika projektu zatrudnionego w spółce zajmującej się montażem.

Wyzwanie:

Proces, w którym jedna spółka jest głównym wykonawcą inwestycji klienta, zaś kolejne odpowiadają za realizację powierzonego zakresu, pełniąc rolę podwykonawców, wiąże się z koniecznością zorganizowania wymiany wielu informacji i dokumentów pomiędzy tymi podmiotami. Spółki muszą zapewnić sprawny przepływ zamówień, dokumentacji technicznej, wykonawczej, montażowej, protokołów uzgodnień, protokołów odbiorów, dokumentów WZ, PZ, faktur, etc. Dodatkowo pojawia się konieczność wglądu w cały proces przez kierownika projektu, będącego pracownikiem tylko jednej ze spółek. Wszelkie problemy, opóźnienia, niezgodności muszą być na bieżąco rozwiązywane, aby dotrzymać warunków umowy z klientem. Bywa, że jednocześnie spółki realizują kilkanaście i więcej tego typu projektów.

Rozwiązanie:

W tym przypadku, wielofirmowość w XPRIMER pozwala na usprawnienie całego procesu. Obieg dokumentów między spółkami w ramach tego samego systemu daje szerokie spectrum do automatyzacji. Przykładowo: dokument WZ z jednej spółki może powodować automatyczne generowanie dokumentu PZ w drugiej; wraz z przekazaniem wyprodukowanych elementów konstrukcji z firmy produkcyjnej do montażu może być generowana faktura, która automatycznie trafia jako dokument zakupowy w elektronicznym obiegu do spółki usługowej. Centralne repozytorium dokumentacji związane z realizacją projektów, do którego dostęp regulowany jest poziomem posiadanych uprawnień, pozwala na skuteczną realizację wewnętrznych zobowiązań gwarancyjnych przez każdą ze spółek w grupie.

Dzięki zastosowaniu funkcjonalności wielofirmowych w XPRIMER zapewniona jest ciągłość w skali całego procesu obsługi klienta. Zmniejszamy w ten sposób ryzyka związane z terminowością realizacji całego projektu, poprzez umożliwienie szybszej reakcji na zagrożenia. Dysponując kompletną wiedzą na temat przebiegu procesów, ewentualne decyzje o zamianie priorytetów realizacji poszczególnych projektów mają racjonalne podstawy. Wielofirmowość w tym wypadku ma zatem wpływ nie tylko na usprawnienie procesów administracyjnych i ograniczenie związanych z tym kosztów, ale także na lepszy poziom obsługi klienta i lepszy wizerunek grupy przedsiębiorstw na rynku.

Jak usprawnić pracę Centrum Usług Wspólnych poprzez odpowiednie administrowanie uprawnieniami?

Przypadek 3.

Opis przypadku:

W ramach grupy spółek zajmujących się różną działalnością, funkcjonuje Centrum Usług Wspólnych (CUW). Jest to wyodrębniony podmiot, który jest odpowiedzialny za obsługę administracyjną pozostałych firm w zakresie finansowo-księgowym, kadrowo-płacowym, BHP, usług porządkowych, obsługi prawnej i IT. CUW odpowiedzialne jest w szczególności za prowadzenie i rozliczanie procesów HR-owych, w tym rozliczanie czasu pracy i naliczanie wynagrodzeń.

Wyzwanie:

Architektura systemu IT powinna umożliwić takie przetwarzanie przez CUW danych wszystkich spółek grupy, by zachować odrębność i właściwą identyfikowalność każdej z nich, potrzebną chociażby do dokonywania rozliczeń publicznoprawnych, m. in. wysyłania deklaracji do odpowiednich instytucji. Jednocześnie należy zapewnić odpowiednie administrowanie uprawnieniami pracowników zgodnie z powierzonymi im zadaniami.

Rozwiązanie:

Korzystając ze wspólnej infrastruktury informatycznej z systemem o architekturze wielofirmowej, poszczególni pracownicy CUW posiadają uprawnienia oraz dostęp do danych i dokumentów wszystkich spółek grupy, w zależności od powierzonych zadań i obowiązków. Na przykład pracownicy zatrudnieni w CUW zajmujący się obsługą administracyjną HR dla całej grupy pracują w układzie wielofirmowym, aby rozliczać czas pracy i naliczać wynagrodzenia pracowników całej grupy. W tym samym systemie, ale z uprawnieniami ograniczonymi do danych i dokumentów określonego podmiotu, pracują kierownicy zatrudnieni przez ten podmiot i operacyjnie nadzorujący zespoły pracowników, wykonując m. in. czynności związane planowaniem i ewidencją czasu pracy, których efekty (dane o czasie pracy) zasilają proces rozliczenia wynagrodzeń.

Dodatkowo zastosowanie odpowiedniego systemu wielofirmowego daje szansę na ujednolicenie i standaryzację procesów biznesowych w grupie, a dzięki ich integracji i automatyzacji, daje możliwość optymalizacji kosztów obsługi administracyjnej grupy.

Jak ustandaryzować procesy i ograniczyć koszty administracyjne?

Przypadek 4.

Opis przypadku:

Grupa trzech spółek prowadzi działalność w podobnym zakresie, który częściowo się pokrywa. Grupa powstała w wyniku akwizycji podmiotów, mającej na celu konsolidację rynku. Jedna z firm jest spółką dominującą. Każda ze spółek posiada własną grupę klientów, własnych pracowników, własne procedury i wypracowany przez lata sposób działania. W ramach grupy powielane są czynności administracyjne, które w przypadku każdej z firm są zbliżone. Dodatkowo jedna z nich we własnym zakresie prowadzi usługi księgowo-finansowe i kadrowo-płacowe, a pozostałe dwie usługi te zlecają na zasadzie outsourcingu. W każdej firmie funkcjonuje odrębna infrastruktura informatyczna pochodzącą od innego dostawcy, charakteryzująca się innymi wymaganiami i niezależnie aktualizowana, co generuje dodatkowe koszty.

Wyzwanie:

Celem nadrzędnym właścicieli grupy kapitałowej jest ograniczenie kosztów administracyjnych i usprawnienie działania firm w grupie, m.in. w zakresie właściwego przepływu informacji.

Rozwiązanie:

Pierwszym krokiem jest ujednolicenie infrastruktury IT i procedur związanych z jej zarządzaniem. Już sama organizacja wspólnej serwerowni / wspólnego Data Center oraz związana z tym migracja wszystkich systemów, z których korzystają poszczególne spółki grupy, pozwala na istotne ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury i staje się podstawą do sukcesywnego ujednolicania procesów biznesowych w całej grupie.

Kolejnym krokiem optymalizacji biznesowej może być zastosowanie jednolitego systemu gwarantującego obsługę struktur wielofirmowych, a zatem umożliwiającego konsolidację procesów administracyjnych grupy. Realizacja takiego projektu pozwoli na ograniczenie kosztów administracyjnych poprzez organizację wspólnej komórki szeroko rozumianej obsługi administracyjnej grupy, w skład której wejdą odpowiedni pracownicy, którzy do tej pory zajmowali się księgowością, kadrami, obsługą biurową w poszczególnych spółkach. Przykładem może być wprowadzenie w grupie wspólnego obiegu dokumentów w ramach jednego systemu, co umożliwi prowadzenie dziennika podawczego w jednym miejscu, gdzie rejestrowane są dokumenty przychodzące i przypisywane do poszczególnych spółek. Nie jest wobec tego potrzebne prowadzenie trzech odrębnych sekretariatów/kancelarii. Dokumenty, już w wersji elektronicznej, trafiają następnie do konkretnych osób, posiadających kompetencje i uprawnienia wyłącznie w ramach danej firmy. Tego typu standaryzacji dokonuje się nie tylko w zakresie obiegu dokumentów, ale także w ramach innych procesów – zakupowych, handlowych, planowania i rozliczania czasu pracy. Jeden wspólny system pozwala kadrze zarządzającej na wgląd we wszystkie procesy z poziomu całej grupy i podejmowanie dalszych czynności optymalizacyjnych.

Dodatkowo, sam koszt utrzymania systemu wielofirmowego dla kilku podmiotów jest dużo niższy, niż w przypadku odrębnych systemów, chociażby w związku z brakiem konieczności utrzymywania integracji między systemami i wykonywania wielokrotnych instalacji aktualizacji. Przeprowadzenie akwizycji kolejnego podmiotu i efektywne włączenie go w strukturę organizacyjną i procesową grupy staje się prostsze niż kiedykolwiek.

Źródło: XPRIMER

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Newseria.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Relaks nie jest dla słabych. Dlaczego liderom tak trudno jest odpoczywać?

Wyobraź sobie, że siedzisz z kubkiem ulubionej herbaty, czujesz bryzę morską, przymykasz oczy, czując promienie słońca na twarzy i… nie masz wyrzutów sumienia. W twojej głowie nie pędzi pendolino tematów, kamieni milowych i zadań, które czekają w kolejce do pilnej realizacji, telefon służbowy milczy. Brzmi jak science fiction? W świecie liderów odpoczynek to często temat tabu, a relaks – luksus, na który prawdziwy przywódca nie może sobie pozwolić. Uważam, że to już najwyższy czas, abyśmy przestali się oszukiwać i zaczęli zadawać niewygodne pytania dotyczące relaksu – przede wszystkim sobie - powiedziała Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR Dorota Dublanka.

Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

REKLAMA

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

REKLAMA

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

REKLAMA