REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zarządzanie grupą firm - efektywność i oszczędności

Zarządzanie grupą firm - efektywność i oszczędności
Zarządzanie grupą firm - efektywność i oszczędności

REKLAMA

REKLAMA

Obecnie często mamy do czynienia z procesem koncentracji wielu podmiotów w ramach jednej grupy, co związane jest z licznymi wyzwaniami, m.in. z koniecznością realizacji dwóch – wydawałoby się nie do pogodzenia – potrzeb. Z jednej strony jest to zapewnienie centralnego, efektywnego zarządzania grupą, a z drugiej zachowanie zdolności indywidualnego zarządzania każdą firmą z osobna.

System informatyczny z funkcjonalnością wielofirmowości

REKLAMA

Trudno temu sprostać bez właściwego systemu informatycznego, zapewniającego obsługę wielofirmową. Funkcjonalność wielofirmowości to przede wszystkim usprawnienie procesu przepływu informacji i dokumentów między podmiotami wchodzącymi w skład grupy. To z kolei stwarza możliwości, które można przełożyć na realne korzyści w zakresie optymalizacji zatrudnienia, poprawy obsługi klienta, standaryzacji procesów i ograniczenia kosztów.
Funkcjonalność wielofirmowości w systemie XPRIMER – opracowana na podstawie wieloletnich doświadczeń związanych z budową i wdrażaniem rozwiązań IT u klientów - z technicznego punktu widzenia to zupełnie nowa architektura systemu. Umożliwia ona obsługę wielu podmiotów działających w ramach grupy, korzystających ze wspólnej infrastruktury IT.

REKLAMA

Jak wygląda to w praktyce? Jakie korzyści przynosi zastosowanie systemu wspierającego wielofirmowość? Poniżej cztery przykłady optymalizacji zatrudnienia, poprawy jakości obsługi klienta, standaryzacji i ujednolicenia procesów oraz ograniczenia kosztów związanych z obsługą administracyjną.

Jak zoptymalizować zatrudnienie poprzez lepszą organizację pracy?

Przypadek 1.

Opis przypadku:

W skład grupy wchodzi kilkanaście podmiotów, zatrudniających kilka tysięcy pracowników w różnych spółkach. Mimo, że najczęściej pracę świadczą najbliżej miejsca zamieszkania, zdarzają się przypadki delegowania do innych miejsc – zależnie np. od zapotrzebowania na obsadę w danej lokalizacji. Część pracowników zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę, część - umów cywilnoprawnych. Zdarza się, że niektórzy pracownicy mają podpisane umowy w niepełnym wymiarze z kilkoma podmiotami w ramach grupy. Kilka spółek z grupy współpracuje z agencjami pracy tymczasowej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wyzwanie:

Wyzwaniem w tym przypadku jest odpowiednie planowanie i ewidencja czasu pracy na poziomie grupy. Grafiki czasu pracy powinny być tak planowe, by przede wszystkim optymalnie wykorzystywać posiadane zasoby kadrowe, a dopiero w dalszej kolejności – planować zatrudnienia.

Rozwiązanie:

REKLAMA

Nowa architektura wielofirmowości w XPRIMER pozwala spojrzeć na pracownika inaczej niż dotychczas. Pracownik staje się bowiem elementem nadrzędnym względem spółek grupy. Jego kompetencjami i dostępnością można zarządzać z poziomu całej grupy, zależnie od tego, jak zmienia się zapotrzebowanie na pracę w poszczególnych spółkach.

W platformie XPRIMER mamy dostęp do warunków zatrudnienia pracownika, limitów czasu pracy, zaplanowanych absencji, ilości przepracowanych godzin – czyli kluczowych informacji, które pozwalają ocenić jego dostępność. W zależności od posiadanych kompetencji i innych ograniczeń, np. możliwości oddelegowania do innych lokalizacji na terenie określonego obszaru, możemy zaplanować jego pracę w ramach różnych spółek grupy w sposób najbardziej efektywny. System uwzględnia również wymogi i ograniczenia wynikające z przepisów prawa pracy, m. in. weryfikuje, czy w planowanym grafiku nie zostanie przekroczony limit godzin i czy zostaną zachowane wszystkie przerwy kodeksowe. Ewidencja i raportowanie przepracowanych godzin oraz nieobecności umożliwia automatyzację procesu rozliczenia wynagrodzeń.

Globalne spojrzenie na strukturę zatrudnienia w grupie firm pozwala zaspokajać zapotrzebowanie na pracę w pierwszej kolejności poprzez zasoby dostępne w ramach grupy. Dopiero wtedy, gdy okazuje się to niewystarczające, wykorzystywane są zasoby agencji pracy tymczasowej lub uruchamiana jest rekrutacja zewnętrzna, co przekłada się na realne oszczędności w zakresie kosztów pracy.

Jak poprawić obsługę klienta poprzez zachowanie ciągłości procesów?

Przypadek 2.

Opis przypadku:

Grupę spółek tworzy kilka przedsiębiorstw o komplementarnym profilu działalności, w tym jedna zajmuje się produkcją elementów konstrukcyjnych, druga – usługami montażowymi tych konstrukcji. W momencie uzyskania zamówienia od klienta, spółka usługowa przekazuje zlecenie do spółki produkcyjnej. Ta realizuje zlecenia produkcji elementów konstrukcyjnych, które po wyprodukowaniu trafiają na plac budowy za pośrednictwem firmy usługowej, odpowiedzialnej za organizację transportu, montaż i realizację zobowiązań gwarancyjnych. Całość projektu nadzorowana jest przez kierownika projektu zatrudnionego w spółce zajmującej się montażem.

Wyzwanie:

Proces, w którym jedna spółka jest głównym wykonawcą inwestycji klienta, zaś kolejne odpowiadają za realizację powierzonego zakresu, pełniąc rolę podwykonawców, wiąże się z koniecznością zorganizowania wymiany wielu informacji i dokumentów pomiędzy tymi podmiotami. Spółki muszą zapewnić sprawny przepływ zamówień, dokumentacji technicznej, wykonawczej, montażowej, protokołów uzgodnień, protokołów odbiorów, dokumentów WZ, PZ, faktur, etc. Dodatkowo pojawia się konieczność wglądu w cały proces przez kierownika projektu, będącego pracownikiem tylko jednej ze spółek. Wszelkie problemy, opóźnienia, niezgodności muszą być na bieżąco rozwiązywane, aby dotrzymać warunków umowy z klientem. Bywa, że jednocześnie spółki realizują kilkanaście i więcej tego typu projektów.

Rozwiązanie:

W tym przypadku, wielofirmowość w XPRIMER pozwala na usprawnienie całego procesu. Obieg dokumentów między spółkami w ramach tego samego systemu daje szerokie spectrum do automatyzacji. Przykładowo: dokument WZ z jednej spółki może powodować automatyczne generowanie dokumentu PZ w drugiej; wraz z przekazaniem wyprodukowanych elementów konstrukcji z firmy produkcyjnej do montażu może być generowana faktura, która automatycznie trafia jako dokument zakupowy w elektronicznym obiegu do spółki usługowej. Centralne repozytorium dokumentacji związane z realizacją projektów, do którego dostęp regulowany jest poziomem posiadanych uprawnień, pozwala na skuteczną realizację wewnętrznych zobowiązań gwarancyjnych przez każdą ze spółek w grupie.

Dzięki zastosowaniu funkcjonalności wielofirmowych w XPRIMER zapewniona jest ciągłość w skali całego procesu obsługi klienta. Zmniejszamy w ten sposób ryzyka związane z terminowością realizacji całego projektu, poprzez umożliwienie szybszej reakcji na zagrożenia. Dysponując kompletną wiedzą na temat przebiegu procesów, ewentualne decyzje o zamianie priorytetów realizacji poszczególnych projektów mają racjonalne podstawy. Wielofirmowość w tym wypadku ma zatem wpływ nie tylko na usprawnienie procesów administracyjnych i ograniczenie związanych z tym kosztów, ale także na lepszy poziom obsługi klienta i lepszy wizerunek grupy przedsiębiorstw na rynku.

Jak usprawnić pracę Centrum Usług Wspólnych poprzez odpowiednie administrowanie uprawnieniami?

Przypadek 3.

Opis przypadku:

W ramach grupy spółek zajmujących się różną działalnością, funkcjonuje Centrum Usług Wspólnych (CUW). Jest to wyodrębniony podmiot, który jest odpowiedzialny za obsługę administracyjną pozostałych firm w zakresie finansowo-księgowym, kadrowo-płacowym, BHP, usług porządkowych, obsługi prawnej i IT. CUW odpowiedzialne jest w szczególności za prowadzenie i rozliczanie procesów HR-owych, w tym rozliczanie czasu pracy i naliczanie wynagrodzeń.

Wyzwanie:

Architektura systemu IT powinna umożliwić takie przetwarzanie przez CUW danych wszystkich spółek grupy, by zachować odrębność i właściwą identyfikowalność każdej z nich, potrzebną chociażby do dokonywania rozliczeń publicznoprawnych, m. in. wysyłania deklaracji do odpowiednich instytucji. Jednocześnie należy zapewnić odpowiednie administrowanie uprawnieniami pracowników zgodnie z powierzonymi im zadaniami.

Rozwiązanie:

Korzystając ze wspólnej infrastruktury informatycznej z systemem o architekturze wielofirmowej, poszczególni pracownicy CUW posiadają uprawnienia oraz dostęp do danych i dokumentów wszystkich spółek grupy, w zależności od powierzonych zadań i obowiązków. Na przykład pracownicy zatrudnieni w CUW zajmujący się obsługą administracyjną HR dla całej grupy pracują w układzie wielofirmowym, aby rozliczać czas pracy i naliczać wynagrodzenia pracowników całej grupy. W tym samym systemie, ale z uprawnieniami ograniczonymi do danych i dokumentów określonego podmiotu, pracują kierownicy zatrudnieni przez ten podmiot i operacyjnie nadzorujący zespoły pracowników, wykonując m. in. czynności związane planowaniem i ewidencją czasu pracy, których efekty (dane o czasie pracy) zasilają proces rozliczenia wynagrodzeń.

Dodatkowo zastosowanie odpowiedniego systemu wielofirmowego daje szansę na ujednolicenie i standaryzację procesów biznesowych w grupie, a dzięki ich integracji i automatyzacji, daje możliwość optymalizacji kosztów obsługi administracyjnej grupy.

Jak ustandaryzować procesy i ograniczyć koszty administracyjne?

Przypadek 4.

Opis przypadku:

Grupa trzech spółek prowadzi działalność w podobnym zakresie, który częściowo się pokrywa. Grupa powstała w wyniku akwizycji podmiotów, mającej na celu konsolidację rynku. Jedna z firm jest spółką dominującą. Każda ze spółek posiada własną grupę klientów, własnych pracowników, własne procedury i wypracowany przez lata sposób działania. W ramach grupy powielane są czynności administracyjne, które w przypadku każdej z firm są zbliżone. Dodatkowo jedna z nich we własnym zakresie prowadzi usługi księgowo-finansowe i kadrowo-płacowe, a pozostałe dwie usługi te zlecają na zasadzie outsourcingu. W każdej firmie funkcjonuje odrębna infrastruktura informatyczna pochodzącą od innego dostawcy, charakteryzująca się innymi wymaganiami i niezależnie aktualizowana, co generuje dodatkowe koszty.

Wyzwanie:

Celem nadrzędnym właścicieli grupy kapitałowej jest ograniczenie kosztów administracyjnych i usprawnienie działania firm w grupie, m.in. w zakresie właściwego przepływu informacji.

Rozwiązanie:

Pierwszym krokiem jest ujednolicenie infrastruktury IT i procedur związanych z jej zarządzaniem. Już sama organizacja wspólnej serwerowni / wspólnego Data Center oraz związana z tym migracja wszystkich systemów, z których korzystają poszczególne spółki grupy, pozwala na istotne ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury i staje się podstawą do sukcesywnego ujednolicania procesów biznesowych w całej grupie.

Kolejnym krokiem optymalizacji biznesowej może być zastosowanie jednolitego systemu gwarantującego obsługę struktur wielofirmowych, a zatem umożliwiającego konsolidację procesów administracyjnych grupy. Realizacja takiego projektu pozwoli na ograniczenie kosztów administracyjnych poprzez organizację wspólnej komórki szeroko rozumianej obsługi administracyjnej grupy, w skład której wejdą odpowiedni pracownicy, którzy do tej pory zajmowali się księgowością, kadrami, obsługą biurową w poszczególnych spółkach. Przykładem może być wprowadzenie w grupie wspólnego obiegu dokumentów w ramach jednego systemu, co umożliwi prowadzenie dziennika podawczego w jednym miejscu, gdzie rejestrowane są dokumenty przychodzące i przypisywane do poszczególnych spółek. Nie jest wobec tego potrzebne prowadzenie trzech odrębnych sekretariatów/kancelarii. Dokumenty, już w wersji elektronicznej, trafiają następnie do konkretnych osób, posiadających kompetencje i uprawnienia wyłącznie w ramach danej firmy. Tego typu standaryzacji dokonuje się nie tylko w zakresie obiegu dokumentów, ale także w ramach innych procesów – zakupowych, handlowych, planowania i rozliczania czasu pracy. Jeden wspólny system pozwala kadrze zarządzającej na wgląd we wszystkie procesy z poziomu całej grupy i podejmowanie dalszych czynności optymalizacyjnych.

Dodatkowo, sam koszt utrzymania systemu wielofirmowego dla kilku podmiotów jest dużo niższy, niż w przypadku odrębnych systemów, chociażby w związku z brakiem konieczności utrzymywania integracji między systemami i wykonywania wielokrotnych instalacji aktualizacji. Przeprowadzenie akwizycji kolejnego podmiotu i efektywne włączenie go w strukturę organizacyjną i procesową grupy staje się prostsze niż kiedykolwiek.

Źródło: XPRIMER

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Newseria.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • Rejestracja spółki z o.o.
    2022-03-31 15:21:35
    Kompleksowa pomoc w rejestracji działalności. Nie przejmuj się formalnościami, skup się na rozwoju firmy! rejestracja-spolki-zoo pl
    0
QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KAS: uwaga na podrobione, nielegalne środki ochrony roślin

Rozpoczęła się właśnie VI. edycja kampanii edukacyjnej Krajowej Administracji Skarbowej, Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa, Policji oraz Polskiego Stowarzyszenia Ochrony Roślin przestrzegającej przed oszustami oferującymi nielegalne, w tym podrobione, środki ochrony roślin. Kampania prowadzona jest pod hasłem „Kupując podróbki, tracisz wiele razy!". 

Rejestracja spółek od A do Z. Sprawdź nasz poradnik!

W dzisiejszych czasach coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej. Niektórzy robią to w pojedynkę, inni proponują współpracę znajomym lub prosperującym przedsiębiorcom. W ten sposób powstają spółki, wymagające odpowiedzialnej opieki prawnej i księgowości. Sprawdź, od czego zacząć!

Protesty rolników w całej Europie. Jakie są powody? O co im chodzi?

Protesty rolników trwają od kilku tygodniu w wielu krajach europejskich, m.in. w Niemczech, Francji, Włoszech, Grecji, Czechach i na Węgrzech. Rolnicy protestują przeciwko niskim cenom produktów rolnych, Europejskiemu Zielonemu Ładowi i taniemu importowi produktów rolniczych spoza Unii Europejskiej.

Pompa ciepła, magazyn energii, fotowoltaika teraz dostępne w leasingu europejskim dla sklepów, punktów usługowych i rolników

Teraz przedsiębiorcy, małe i średnie firmy produkcyjne, sklepy, salony samochodowe czy rolnicy, mogą ubiegać się o leasing pojazdów elektrycznych, instalacji fotowoltaicznych, pomp ciepła, magazynów energii oraz maszyn i urządzeń na atrakcyjnych warunkach. Są nowe środki finansowe pozwalające zwiększyć ofertę – i to na korzystniejszych niż uprzednio warunkach.

REKLAMA

Aplikacje chmurowe ułatwiają pracę firmom, ale i ściągają na nie niebezpieczeństwa, których menadżerowie najczęściej nie są świadomi

Wszechobecne aplikacje chmurowe pozwalają firmie z Warszawy bez wysiłku współpracować z zespołem z Londynie, organizując spotkania wideo, podczas których analizuje się dane, a nawet realizować skomplikowane zadania związane z zarządzaniem projektami. 

Produkcja piwa w Polsce zmalała, ale wciąż jesteśmy w czołówce w UE. Rekordową ilość piwa produkują... Niemcy

Produkcja piwa w Polsce zmalała. Pomiędzy 2022 a 2023 r. spadła o 2 mln hl. Wzrosły koszty produkcji, więc przedsiębiorcy szukają oszczędności. 

Czy wkrótce biznes przeniesie się w kosmos? Już teraz można odbyć turystyczny lot na orbitę

Niezwykły postęp technologiczny, którego świadkami jesteśmy rozbudza wyobraźnię o eksploracji kosmosu. Czy już wkrótce biznes przeniesie się w przestrzeń międzygwiezdną? Czy przemysł kosmiczny stanie się domeną prywatną? 

Kupujesz włoskie produkty? Patrz na certyfikaty! Włoska żywność jest wśród najczęściej podrabianych na świecie

Czym jest "italian sounding"? To produkty, które udają włoskie, ale tak naprawdę nie są z Włoch. Kraj ten jest liderem w certyfikacji żywności, ale jednocześnie włoskie produkty należą do grona najczęściej podrabianych na świecie. 

REKLAMA

KE: W 2024 roku nie będzie obowiązku ugorowania 4 % swoich gruntów ornych

Komisja Europejska oficjalnie przyjęła 13 lutego 2024 r. rozporządzenie, które przyznaje europejskim rolnikom częściowe zwolnienie z zasady warunkowości dotyczącej gruntów ugorowanych. Jest to następstwem wniosku Komisji przedstawionego w dniu 31 stycznia oraz dyskusji z państwami członkowskimi na posiedzeniach komitetów. Rozporządzenie weszło w życie 14 lutego 2024 r. i jest stosowane z mocą wsteczną od 1 stycznia do 31 grudnia 2024 r.

Spełnianie standardów ESG to realne narzędzie budowania przewagi biznesowej [WYWIAD]

Dlaczego sektor MŚP powinien już teraz zająć się wdrażaniem ESG? Dla kogo jest to szansa, a dla kogo kolejny obowiązek? Jakie wyzwania czekają małe i średnie firmy w 2024 roku? Z ekspertami z Reo.pl Grzegorzem Tomasikiem i Tomaszem Morawskim rozmawia Kinga Olszacka. 

REKLAMA