Jak zaliczyć do kosztów podatkowych firmy zakup drukarki?

• Optymalizacja kosztów funkcjonowania firmy
• Drukarka środkiem trwałym
• Amortyzacja środków trwałych lub zaliczenie do kosztów bez amortyzacji

Optymalizacja kosztów funkcjonowania firmy

W celu optymalizacji efektywności funkcjonowania firmy warto, oprócz dokonania prawidłowych rozliczeń podatkowych, zadbać o właściwy wybór profesjonalnej i nowoczesnej drukarki. Doskonały wybór stanowią urządzenia serii HP Neverstop Laser, które gwarantują niezawodność i wysoką jakość druku monochromatycznego.

Są to pierwsze na świecie drukarki laserowe bez kartridżów. Rezygnacja z kartridzów jest możliwa dzięki innowacyjnej technologii, w której toner w drukarce uzupełnia się poprzez wstrzykiwanie za pomocą łatwej w obsłudze strzykawki. To nowoczesne rozwiązanie znacząco wpływa na wzrost efektywności pracy zespołu. Pracownicy nie marnują czasu na  problematyczną wymianę kartridżów, a poza tym nie generują zbędnego bałaganu. Dzięki temu mogą całą swoją uwagę poświęcić zawodowym obowiązkom.

Bezproblemowość, szybkość i prostota formuły strzykawek z tonerem pozwala nie tylko na drukowanie bez przerwy, ale też optymalizuje efektywność kosztów urządzeń biurowych. Drukarki laserowe HP Neverstop Laser oferują najniższy koszt uzupełniania tonerów w porównaniu do wszystkich innych drukarek laserowych obecnych aktualnie na rynku. Strzykawka z tonerem kosztuje tylko 49 zł i wystarcza na druk do 2500 stron. W zależności od modelu urządzenia kosztują ok. 1000 zł. Co więcej zestaw startowy drukarki pozwala na druk do 5000 stron bez konieczności uzupełniania tonera. 

Urządzenia serii HP Neverstop Laser to doskonałe rozwiązanie dla prężnie rozwijających się przedsiębiorstw. Zastosowane rozwiązania zostały dostosowane do nowoczesnego modelu pracy. Dzięki wykorzystaniu intuicyjnej aplikacji HP Smart drukarką można zarządzać z urządzeń mobilnych z dowolnego miejsca. Takie rozwiązanie znacząco usprawnia i ułatwia pracę zespołów, w których część pracowników pracuje zdalnie. HP Smart umożliwia zarządzanie dokumentami firmy z każdego miejsca, wpływając tym samym na wzrost efektywności pracowników.  

Oprócz nowoczesnej technologii druku, HP Neverstop Laser zapewnia zminimalizowanie negatywnego wpływu na środowisko. 75% materiałów wykorzystywanych do produkcji zestawu służącego do uzupełnienia tonera stanowią tworzywa sztuczne pochodzące z recyklingu. 

Zakup HP Neverstop Laser stanowi inwestycję w wysokiej klasy sprzęt biurowy, który optymalizuje czas wykonywania zadań przez pracowników oraz znacząco obniża koszty eksploatacyjne urządzeń biurowych.

Drukarka środkiem trwałym

Drukarki są środkami trwałymi niemal każdej firmy albo same (jeżeli pełnią funkcję drukarki sieciowej dla więcej niż jednego komputera), albo stanowią część peryferyjną środka trwałego jakim jest tzw. zespół komputerowy.

Zgodnie bowiem z definicją prezentowaną w art. 22 ustawy o PIT (w ustawie o CIT przepisy w tym zakresie są analogiczne) środkami trwałymi są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2) maszyny, urządzenia i środki transportu,

3) inne przedmioty

– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.

Drukarki to urządzenia kupowane przez przedsiębiorców do używania w okresie znacznie dłuższym niż rok. Warto zauważyć, że w Klasyfikacji Środków Trwałych drukarki nie zostały wymienione jako odrębny rodzaj środków trwałych. Drukarki wspomniane zostały wyłącznie w definicji zespołu komputerowego (numer rodzajowy 487 Klasyfikacji Środków Trwałych – patrz ramka).

Czy to oznacza, że drukarki nie mogą być samodzielnymi środkami trwałymi? Taka wykładnia wyżej wskazanych przepisów byłaby niesłuszna. Zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 2 lutego 2016 r. (sygn. IBPB-1-3/4510-754/15/TS) drukarki biurowe mogą być uznane za odrębne środki trwałe, jeżeli są użytkowane są przez więcej niż jednego użytkownika i obsługiwane przez więcej niż jeden komputer.

Rodzaj 487 „Zespoły komputerowe” aktualnej Klasyfikacji Środków Trwałych obejmuje maszyny  i  urządzenia  do  wprowadzania,  przetwarzania,  przechowywania i wyprowadzania informacji cyfrowych lub analogowych, w szczególności:
− jednostki centralne, 
− jednostki pamięci, 
− jednostki zasilające,
− urządzenia wejścia, w tym rejestratory, skanery,
− urządzenia wyjścia,
− urządzenia wejścia-wyjścia, konsole operatorskie, monitory ekranowe, 
− urządzenia transmisji i ochrony danych,
− urządzenia wielofunkcyjne mogące pełnić rolę kopiarki, drukarki, a także skanera i faksu 
W tym przypadku obiekt (czyli środek trwały)  stanowi  cały  zespół  służący  do  przetwarzania  informacji  złożony  z  jednostki  centralnej i podłączonych do niej fizycznie jednostek zewnętrznych względnie poszczególna maszyna i urządzenie wydzielone w osobne jednostki. 
Rodzaj ten nie obejmuje:
 − urządzeń służących do badań technicznych, sklasyfikowanych w rodzaju 664,
 − specjalistycznych urządzeń i maszyn służących wyłącznie do programowego nauczania lub samo instruktażu, sklasyfikowanych w grupie 8,
− komputerów sterujących procesem produkcyjnym samodzielnej maszyny, agregatu, linii obróbczej, stanowiących  integralną  część  maszyny  oraz  przemysłowych  rejestratorów  danych  i  aparatury liczącej,  przystosowanej  wyłącznie  do  pracy  w  procesach  technologicznych,  pomiarowych i kontrolnych przemysłowych, sklasyfikowanych w innych rodzajach KŚT.

Amortyzacja środków trwałych lub zaliczenie do kosztów bez amortyzacji

Co do zasady wydatki na nabycie środków trwałych można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów jedynie poprzez tzw. odpisy amortyzacyjne. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 8 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z art. 22a–22o, z uwzględnieniem art. 23 tej ustawy. Comiesięczne odpisy amortyzacyjne pozwalają na stopniowe zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków na nabycie środka trwałego.

Jednak zgodnie z art. 22d ustawy o PIT (analogiczne brzmienie ma art. 16d ustawy o CIT) podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, których wartość początkowa (czyli np. cena nabycia) nie przekracza 10 000 zł. Zatem w przypadku środków trwałych, które kosztowały mniej niż 10 tys. zł, pełne wydatki poniesione na ich nabycie stają się od razu kosztami podatkowymi w miesiącu oddania tych środków trwałych do używania w firmie. Takich środków trwałych nie trzeba też ujmować w ewidencji środków trwałych.

Jest to z pewnością korzystna regulacja dla podatników, którym zależy na wykazaniu w danym roku podatkowym wysokich kosztów uzyskania przychodów. 

Jednak warto wiedzieć, że podatnicy, którzy akurat nie chcą wysokich kosztów podatkowych (bo np. chcą wykazać dużą zyskowność swojej firmy) mogą także w przypadku środka trwałego nabytego za cenę niższą niż 10 tys. zł dokonywać odpisów amortyzacyjnych.