Efektywne zarządzanie PM

Z definicji project management to dyscyplina zajmująca się planowaniem, organizacją i zarządzaniem zasobami, mająca na celu jak najbardziej efektywne wypełnienie celów krótko- i długofalowych związanych z danym projektem. To również, a może przede wszystkim, zarządzanie przez cele.

Projekt to skończona całość, mieszcząca się w konkretnych ramach czasowych, posiadająca ściśle określone etapy i terminy realizacji. Tylko przeprowadzenie wymienionych czynników zgodnie z planem gwarantuje sukces przedsięwzięcia, które niejednokrotnie ma przynieść korzystne zmiany i wartości dla firmy.

Na project management nałożone są konkretne ograniczenia: czas, pole działania czy budżet. Dlatego trzeba wiedzieć, że PM to nie tylko doprowadzenie projektu do końca, ale również jego dogłębna analiza, która może doprowadzić do zmniejszenia kosztów, skrócenia czasu realizacji procesu - krótko mówiąc - podniesienia jego efektywności.

Największym wyzwaniem PM jest osiągnięcie założonych celów w wyznaczonych terminach, bez narażania płynności działań biznesowych firmy. Drugim nie mniej ambitnym zadaniem jest alokacja środków oraz zintegrowanie wszystkich ważnych długofalowych celów.

Żeby PM zagrał

Główną przyczyną niepowodzenia w realizacji projektu bywa brak jego wcześniejszej analizy i wykluczenia możliwych obszarów ryzyka. Te błędy nie tylko skutkują zwiększeniem kosztów przedsięwzięcia, ale przede wszystkim rzutują na wizerunek przedsiębiorstwa.

Przykładem może tu być choćby opóźnienie w otwarciu nowych placówek, kiedy kampania reklamowa jest już w toku. - Przy niewłaściwym project managemencie najczęściej dochodzi do sytuacji, w której klientowi brakuje zasobów, tzn. otrzymuje je z opóźnieniem, co skutkuje utratą potencjalnych, nowych kontrahentów - mówi Dariusz Sobczak, Project Group Director z Galposter. - Dlatego ważne jest, aby na każdym etapie projektu klient był informowany, jaki jest postęp prac, czy terminy są realizowane zgodnie z planem.

W firmie Galposter, która specjalizuje się w kompleksowym zarządzaniu projektami, funkcjonują specjalne systemy raportowania i kontroli postępów prac. Głównym obszarem podczas realizacji zleceń jest zarządzanie ryzykiem, a sprawne i świadome eliminowanie zagrożeń daje oczekiwane efekty w całości przedsięwzięcia. Dzięki systematycznie napływającym sprawozdaniom klient jest na bieżąco informowany o postępie prac, dysponuje więc wiedzą na temat ich przebiegu.

Najważniejsza komunikacja

Zarówno przy dużych projektach sieciowych, jak i przy realizacjach jednostkowych podstawę stanowi dobra komunikacja. Nic zresztą dziwnego, bo bez niej cały biznes kuleje.

- Przy project managemencie przepływ informacji to sprawa kluczowa - wyjaśnia Dariusz Sobczak. - Zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne procedury PM powinny mieć na uwadze maksymalnie sprawny przepływ informacji. Dodatkowo, wykwalifikowana kadra składająca się ze specjalistów w swoich dziedzinach pozwala na optymalizację wszystkich działań - dodaje.

Dzięki systematycznie napływającym sprawozdaniom wszystkie strony projektu są na bieżąco informowane o postępie prac, dysponują wiedzą na temat ich przebiegu. Przekazywane w sposób kompleksowy w ustalonym wcześniej trybie informacje pozwalają na egzekucję projektu i ewentualną korektę na każdym etapie. Na tej podstawie możliwa jest szczegółowa prognoza dalszego tempa realizacji projektu i określenie zakończenia całości prac. Efektywny proces komunikacji zmniejsza koszty i ryzyko projektu.

PM i outsourcing

Outsourcing procesów biznesowych (Business Process Outsourcing - BPO) staje się obecnie głównym motorem napędowym efektywności w biznesie i może również stać się bodźcem do zmian strategicznych. Firmy na całym świecie odnoszą profity, korzystając z możliwości powierzania realizacji działalności niepodstawowej firmom specjalistycznym. W efekcie mogą skupić się na core biznesie, a odpowiedzialność za proces przenieść na firmę zewnętrzną.

Coraz większa popularność tej formy funkcjonowania związana jest przede wszystkim z obniżeniem kosztów wykonania poszczególnych zadań, a także lepszym wykonaniem przez firmę specjalizującą się w danej dziedzinie. Z drugiej strony firmy, które przyjmują zlecenia, zdobywają w ten sposób większe zaufanie partnerów, którzy chętniej zlecają zadania do wykonania. Przewiduje się, że obecnie na polskim rynku może działać do 200 firm outsourcingowych.

Zalety powierzenia PM firmie zewnętrznej:

● optymalizacja kosztów obsługi,

● podniesienie bezpieczeństwa organizacji,

● przyjmowanie bez ograniczeń dodatkowych zleceń,

● nieponoszenie ryzyka kosztów pozyskania pracowników oraz ich szkolenia,

● niskie koszty zarządzania kontraktem,

● dostęp do specjalistów z wielu dziedzin,

● większa elastyczność.

Aleksandra Iżycka

Kolterman Media Communications

Konsultacja: Dariusz Sobczak, Kinga McAllister, Galposter