Jak należy interpretować termin „niezwłocznie” w Prawie zamówień publicznych?

Zgodnie z art. 38 ust. 1 Pzp wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (w skrócie „SIWZ”). Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż:

1. na 6 dni przed upływem terminu składania ofert,
2. na 4 dni przed upływem terminu składania ofert - w przetargu ograniczonym oraz negocjacjach z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,
3. na 2 dni przed upływem terminu składania ofert - jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8

- pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Na podstawie art. 38 ust. 1 zdanie pierwsze Pzp wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Przepis art. 38 ust. 1 zdanie drugie Pzp wskazuje na obowiązek niezwłocznego udzielenia wyjaśnień, bez wskazania podmiotu, któremu zostaną przekazane wyjaśnienia oraz także terminy, w których muszą być udzielone wyjaśnienia. Należy zauważyć, że celem art. 38 ust. 1 Pzp jest wyjaśnienie treści SIWZ. Wyjaśnianie jest jedną z odmian rozumowania. Wyjaśnianie polega na wskazaniu uzasadnienia dla stwierdzonego przez nas zdania (np. treści SIWZ). Wyjaśnianie treści SIWZ polega zatem na udzieleniu odpowiedzi na pytanie „dlaczego tak jest jak zamawiający postanowił w treści SIWZ ?” Przepis art. 38 ust. 1 Pzp odnosi się zatem wyłącznie do sytuacji, gdy wykonawca nie rozumie treści SIWZ i w celu jej zrozumienia zwraca się do zamawiającego o jej wyjaśnienie. Zamawiający nie ma zatem obowiązku udzielania wyjaśnień, gdy wykonawca zwraca się do zamawiającego w innym celu niż wyjaśnienie treści SIWZ.

Przesłanie zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty za pomocą faksu

Wynikający z art. 38 ust. 1 Pzp obowiązek niezwłocznego udzielenia wyjaśnień treści SIWZ nie oznacza jednak natychmiastowego udzielenia wyjaśnienia. Użyte w art. 38 ust. 1 Pzp sformułowanie „Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż: (…)” oznacza, że zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień w terminie realnym. W przypadku art. 38 ust. 1 Pzp udzielenie wyjaśnień niezwłocznie oznacza pierwszy możliwy termin, w którym zamawiający mając wiedzę o treści SIWZ, która umożliwia mu udzielenie wyjaśnień, powinien udzielić takich wyjaśnień, tj. najpóźniej w dniu następnym, po dniu w którym zamawiający otrzymał od wykonawcy pytanie o wyjaśnienie treści SIWZ, chyba że udzielenie wyjaśnień w tym dniu jest niemożliwe z przyczyn nieleżących po stronie zamawiającego. Przyczyny nieleżące po stronie zamawiającego to przyczyny obiektywne, na wystąpienie których zamawiający nie miał wpływu. Jedną z takich przyczyn będzie niemożność uzyskania wyjaśnienia treści SIWZ od osoby trzeciej, której zamawiający powierzył sporządzenie dokumentacji projektowej i specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych (opisu przedmiotu zamówienia w zamówieniu na wykonanie robót budowlanych), jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze zamawiający nie jest w stanie uzyskać wyjaśnienia treści SIWZ od osoby trzeciej.

Inną przyczyną może być podjęcie decyzji przez zamawiającego o dokonaniu zmian w treści SIWZ po zwróceniu się wykonawcy o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający może bowiem uznać, że treść SIWZ uniemożliwia udzielenie wyjaśnień, gdyż przedmiot zamówienia został opisany w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący, za pomocą niedokładnych i niezrozumiałych określeń, a także nie uwzględnia wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty i konieczne jest dokonanie zmian w opisie przedmiotu zamówienia, co wymaga czasu. Przepisy Pzp nie odnoszą się wprost do takiej sytuacji. Mając na względzie obowiązek niezwłocznego udzielenia wyjaśnień, z zachowaniem terminów, o których mowa w art. 38 ust. 1 Pzp, zamawiający powinien poinformować wykonawcę o niemożności udzielenia wyjaśnień treści SIWZ, ze względu na konieczność wcześniejszego dokonania zmiany treści SIWZ, a następnie dokonać zmiany treści SIWZ, a dokonaną zmianę SIWZ przekazać niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym przekazano SIWZ, a jeżeli SIWZ jest udostępniana na stronie internetowej, zamieścić także na tej stronie.

Wysokość kary umownej a rażąco wygórowana kara umowna w zamówieniach publicznych

Należy zauważyć, że jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zmiana treści SIWZ będzie prowadzić do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający zgodnie z art. 38 ust. 4a Pzp:

1. zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych - jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp;
2. przekazuje Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie dodatkowych informacji, informacji o niekompletnej procedurze lub sprostowania, drogą elektroniczną, zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie - jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp.

Jeżeli natomiast w wyniku zmiany treści SIWZ nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający, zgodnie z art. 38 ust. 6 Pzp, przedłuża termin składania ofert i informuje o tym wykonawców, którym przekazano SIWZ, oraz zamieszcza informację na stronie internetowej, jeżeli SIWZ jest udostępniana na tej stronie. W przypadku art. 38 ust. 6 Pzp decyzja o dodatkowym czasie na wprowadzenie zmian w ofertach należy do zamawiającego i wynika z konkretnej sytuacji. Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu nie jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający nie będzie obowiązany przedłużać terminu składania ofert. W uchwale z dnia 13 kwietnia 2010 r., KIO/KU 26/10, Krajowa  Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że ustawodawca z punktu widzenia wpływu na treść ogłoszenia o zamówieniu rozróżnia dwie kategorie zmian treści SIWZ: zmianę treści SIWZ prowadzącą do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, regulując obowiązki zamawiającego w tym przypadku w przepisie art. 38 ust. 4a Pzp oraz zmianę treści SIWZ nieprowadzącą do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, regulując obowiązki zamawiającego w tym przypadku w przepisie art. 38 ust. 6 Pzp, co oznacza istnienie dychotomicznego podziału zmian, jakich dokonać może zamawiający w toku postępowania, a w konsekwencji wykluczenie możliwości jednoczesnego zaliczenia jednej zmiany do dwóch kategorii. W wyroku z dnia 24 lutego 2006 r., UZP/ZO/0-499/06 Zespół Arbitrów stwierdził, że „(…) dokonując oceny, czy w sprawie doszło do naruszenia art. 38 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych nie można abstrahować od okoliczności konkretnego przypadku oraz wpływu modyfikacji SIWZ na możność przygotowania ofert przez zainteresowanego wykonawcę. Zespół Arbitrów uważa, że obowiązek Zamawiającego wynikający z art. 38 ust. 6 jest skorelowany z obiektywną - w warunkach dokonywanych uzupełnień i wyjaśnień - koniecznością zapewnienia wykonawcom możliwości przygotowania oferty. Takiej oceny dokonuje Zamawiający, a kontroluje Zespół Arbitrów i właściwy Sąd Okręgowy. Modyfikacja SIWZ w sprawie niniejszej nie miała wpływu na treść przygotowywanej oferty, a dotyczyła okoliczności, które mają nastąpić po realizacji zamówienia. Nie wpływała na możność zachowania pierwotnego terminu przy zachowaniu należytej staranności przez Wykonawcę, zatem Zamawiający, w świetle okoliczności niniejszego postępowania, miał podstawę do odmowy przedłużenia terminu składania ofert.”.

Kryteria oceny ofert według nowych przepisów PzP