Obowiązkowy KSeF wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur [KOMENTARZ]

• Prezydent przypieczętował wprowadzenie KSeF – zmiany będą poważne
• KSeF w firmach w 2026 r. [TERMINY]
• Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Prezydent przypieczętował wprowadzenie KSeF – zmiany będą poważne

Prezydent 27 sierpnia 2025 r. podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). To rewolucja, która obejmie wszystkich podatników – od największych firm po jednoosobowe działalności. Zmieni nie tylko sposób wystawiania faktur, ale też obieg dokumentów i współpracę z księgowością.

– Proces zmiany obejmie każdą firmę w Polsce, bez względu na jej wielkość czy formę prawną. Różnić się może jedynie moment wprowadzenia KSeF dla poszczególnych firm, który jest uzależniony od ich obrotu. Jednak każdy przedsiębiorca w Polsce musi zdawać sobie sprawę z tego, że i jego dotknie zmiania. KSeF nie tylko zmieni sam sposób wystawiania faktury. Przykładowo, w każdej, nawet najmniejszej, firmie na nowo trzeba będzie ułożyć procesy związane z obiegiem i weryfikacją fakrur kosztowych, które będą od przyszłego roku dostarczane kontrahentom za pośrednictwem KSeF. Zmienią się też relacje między klientami a biurami księgowymi, a w dużych firmach między poszczególnymi działami a księgowością – wyjaśnia Monika Piątkowska.

KSeF w firmach w 2026 r. [TERMINY]

Zgodnie z założeniami ustawy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (osiągających w 2024 r. ponad 200 mln zł wartości sprzedaży z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Ten sam termin dotyczyć będzie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT.

– Ustawa przewiduje również m.in. skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, co ma się przyczynić do poprawy ich płynności finansowej – dodaje Monika Piątkowska.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który może łączyć się z programami do wystawiania faktur, z których korzystają podatnicy. Podatnik nie będzie musiał wysyłać wystawionej faktury do nabywcy – wprowadza ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej danych identyfikujących, daje nabywcy wgląd do tej faktury, możliwość jej pobrania i korzystania z niej. Trzeba również pamiętać, że wiążącą datą jest data wystawienia faktury w systemie KSeF. Obecnie podatnicy korzystać mogą z KSeF w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).

Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku