Cenny czas przedsiębiorcy. Jak mieć go więcej?

• Automatyzacja i cyfryzacja procesów w firmie – odzyskaj cenny czas
• Elektroniczny obieg dokumentów
• Automatyczna analiza danych
• Mniejsze narzędzia, duża pomoc

Według raportu Doing Business z 2020 roku, przygotowanego przez Bank Światowy, przeciętny przedsiębiorca poświęca 334 godziny w ciągu roku na załatwianie spraw księgowych, co w przeliczeniu daje aż 40 dni roboczych. Z kolei raport przygotowany przez platformę home.pl pokazuje, że każdy użytkownik poczty elektronicznej, także właściciel firmy, poświęca nawet godzinę dziennie na czytanie i wysyłanie e-maili. Istnieją jednak narzędzia pozwalające na odzyskanie czasu, który do tej pory poświęcało się na wiele powtarzalnych zadań.

Automatyzacja i cyfryzacja procesów w firmie – odzyskaj cenny czas

Wielu przedsiębiorców zmaga się z koniecznością dobrej organizacji procesów. Zwłaszcza zarządzania dokumentami – umowami, aneksami, fakturami, rachunkami. Tylko odpowiednia kontrola nad tym, co dzieje się z tymi plikami, gdzie się znajdują, na jakim etapie procesowania są, pozwala dotrzymać terminów – zarówno związanych z finansami, jak i zatrudnianiem pracowników czy zobowiązaniami w stosunku do kontrahentów.

Firmy coraz częściej sięgają po technologie wspierające pracę w tym zakresie. Dzięki nim zyskują nie tylko pełną kontrolę nad sprawami przedsiębiorstwa, ale też cenne godziny, które mogą wykorzystać na rozwój biznesu. 

- Na rynku są dostępne rozwiązania, które pozwalają kompleksowo zarządzać wszelkimi firmowymi dokumentami. Co ważne, u podstaw ich stworzenia leżały właśnie potrzeby przedsiębiorców – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT

Elektroniczny obieg dokumentów

Systemy EOD pozwalają na sprawne zarządzanie różnymi rodzajami dokumentów przetwarzanymi przez firmę – fakturami, umowami, zamówieniami, pismami itd. Stworzenie elektronicznej wersji pliku i skorzystanie z domyślnych ścieżek postępowania z określonym dokumentem stanowczo skraca czas procesowania go. Dokument jest przekazywany automatycznie do odpowiednich osób, które również automatycznie zostają poinformowane o tym, że muszą wykonać jakieś zadanie związane z umową czy fakturą. Dodatkowo dzięki przechowywaniu dokumentów w systemie znika problem zaginionych i zapomnianych plików.

AI 

Automatyzacja procesów za pomocą algorytmów i sztucznej inteligencji umożliwia szybsze i bardziej precyzyjne wykonywanie zadań, takich jak rozliczanie faktur, automatyczną weryfikację danych, klasyfikowanie i rozliczenia kosztów. 

OCR

Ręczne przepisywanie danych zastępuje technologia OCR (ang. Optical Character Recognition), która umożliwia optyczne rozpoznawanie znaków na dokumentach i przenoszenie ich do formatu cyfrowego.

Chmura obliczeniowa

Korzystanie z chmury obliczeniowej umożliwia bezpieczne przechowywanie i udostępnianie danych firmowych online. Możliwość pracy w chmurze ułatwia dostęp do informacji i współpracę z innymi członkami zespołu bez względu na to, w jakim miejscu się znajdują.

Wersje mobilne

Programy komputerowe są coraz częściej dostępne na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu użytkownicy mogą uzyskać dostęp do firmowych danych z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, bez względu na to, czy zabrali ze sobą komputer. 

- Wersje mobilne aplikacji komputerowych umożliwiają użytkownikom szybki dostęp do pełnej funkcjonalności programów np. księgowych z każdego miejsca na świecie. Obecnie możliwość skorzystania z programu na urządzeniu mobilnym – tablecie lub smartfonie – jest już standardem, którego oczekują użytkownicy. Co więcej, oczekują oni także tego, że aplikacje będą wciąż rozwijane i udoskonalane, a każda nowa funkcja systemu będzie dostępna także w wersji mobilnej. Producenci muszą zatem nie tylko udostępnić aplikację mobilną, ale też dbać o jej aktualizację i rozwój – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Automatyczna analiza danych

Coraz więcej narzędzi analitycznych sterowanych przez algorytmy umożliwia automatyczną, błyskawiczną analizę różnych danych, a w tym finansowych, takich jak bilanse, rachunki zysków i strat itp. Dzięki nowym technologiom już nie trzeba poświęcać wielu godzin na samodzielne obliczenia i analizy – robi to za przedsiębiorcę odpowiedni program.

Integracja

Współczesne programy wspierające biznes, np. programy księgowe można łatwo integrować z innymi aplikacjami, takimi jak systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM), systemy sprzedaży lub płatności online. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje czas, który do tej pory poświęcał na samodzielne przenoszenie danych z jednego miejsca do drugiego.

Mniejsze narzędzia, duża pomoc

W oszczędzaniu czasu pomogą też przedsiębiorcom mniej rozbudowane i zaawansowane narzędzia. Zastosowanie ich w codziennej pracy ułatwi wiele zadań. Jakie to narzędzia? Na przykład odpowiednie filtry w skrzynce poczty elektronicznej, które automatycznie przekierują przychodzące e-maile do właściwych folderów czy osób. Dzięki temu pozwolą między innymi bezobsługowo usunąć spam, którym jest według Raportu z XVI Badania Poczty Elektronicznej SARE od 50% do nawet 70% wszystkich wiadomości.

W jeszcze lepszym zarządzaniu czasem pomagają również elektroniczne kalendarze, aplikacje do planowania zadań oraz inne rozwiązania automatyzujące wiele procesów. Wszystkie one sprzyjają generowaniu dodatkowego godzin, który przedsiębiorca może poświęcić na osiąganie celów biznesowych, własny rozwój czy… odpoczynek. Warto z tego skorzystać.