Jak lepiej zarządzać firmą? O sile obiegu dokumentów

• Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie
• Cyfrowy obieg dokumentów w firmie, czyli czas to pieniądz!
• Koniec z papierologią?
• Pomoc w optymalizacji kosztów pracy
• Ograniczenie powierzchni biurowej
• Jesteśmy na dobrej drodze?

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie

Wielu przedsiębiorców uważa, że nie stać ich na cyfryzację przedsiębiorstwa. Nowoczesne rozwiązania, takie jak np. wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów, uznają za zbędny, wysoki wydatek. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie! To właśnie opór we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań może przyczyniać się np. do pogarszającej się sytuacji finansowej firmy, a nawet spadku jej rentowności. 

Unia Europejska i polskie programy rządowe wychodzą naprzeciw obawom o brak środków na digitalizację przedsiębiorstw. Rozwiązania cyfrowe będą dostępniejsze między innymi  dzięki środkom unijnym przeznaczonym dla przedsiębiorców, którzy planują cyfryzację swojej firmy. 

Cyfrowy obieg dokumentów w firmie, czyli czas to pieniądz!

Cyfrowy obieg dokumentów w firmie, podobnie jak inne rozwiązania z zakresu automatyzacji, generują przede wszystkim oszczędność czasu. Zyskuje się go poprzez np. wykorzystywanie technologii inteligentnego odczytywania dokumentów (OCR), integrację systemów z innymi aplikacjami wykorzystywanymi w firmie (np. programami ERP), szybsze wyszukiwanie i procesowanie dokumentów itp. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na przykład na sprawniejsze procesowanie innych zadań – obsługę klienta czy aktywną sprzedaż. Warto również podkreślić, że każda zaoszczędzona roboczogodzina generuje realną oszczędność finansową dla właściciela firmy. Pozwala mu też lepiej zarządzać swoim czasem i przeznaczać go na rzeczy i aktywności dla niego najistotniejsze.

- Nie ma co ukrywać, przedsiębiorcy zmagają się z ciągłym brakiem czasu. Ja próbuję znaleźć dla nich ten czas i popatrzeć na ich biznes szerzej, nie tylko pod kątem księgowym. Dlatego proponuję różne optymalizacje, także w procesach magazynowych czy obiegu dokumentów w firmie. Zalecam wdrożenie systemu księgowego do wystawiania faktur. To wiele ułatwia – wyjaśnia Kamila Cieszkowska, współwłaściciel biura rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.

Koniec z papierologią?

Zmniejszenie wydatków na materiały biurowe? To oszczędność na pierwszy rzut oka nieznacząca dla firmy – badania jednak pokazują co innego! Z raportu przygotowanego przez KPMG „Wykorzystanie papieru przez pracujących Polaków” wynika, że osoby używające drukarek w miejscu pracy zużywają średnio 545 kartek w ciągu miesiąca. Im większa firma, tym wyższa strata. Do wydatków na wykorzystany papier należy dodać koszty druku: energii elektrycznej, zakupu i wymiany drukarek, kosztów ich serwisowania, a także ceny tonerów… 

- Można zastanawiać się, czy papierowe dokumenty to w polskich firmach rzeczywiście tak duży problem. Powiedziałbym, że jest większy, niż nam wszystkim się wydaje. Widać to także w biurach rachunkowych. W wielu, naprawdę wielu z nich – także tych dużych – wciąż królują papierowe wersje dokumentów. Ostatnio jeden z naszych pracowników był w dużym biurze rachunkowym i z niemałym zaskoczeniem w recepcji zobaczył szafę na dokumenty dostarczane przez klientów. Papierowe, fizyczne archiwa mają się więc wciąż bardzo dobrze – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Wdrożenie e-archiwum może okazać się zdecydowanie tańsze niż utrzymywanie, drukowanie i przechowywanie papierowych dokumentów. Koszt takiej digitalizacji jest zwykle jednorazowy (lub odnawia się cyklicznie w formie licencji). Co więcej, korzystanie z archiwum elektronicznego jest wygodniejsze. Dokumenty w formie papierowej skanuje się tylko raz, a następnie udostępnia w formie elektronicznej, która jest niemal bezkosztowa. 

Pomoc w optymalizacji kosztów pracy

Optymalizacja kosztów w firmie polegająca na oszczędności czasu i usprawnieniu procesów, ale też ograniczeniu wydatków na materiały biurowe, jest jedynie kroplą w morzu oszczędności związanych z cyfryzacją.

Strategiczne wykorzystanie digitalizacji to ograniczenie czasu i kosztów pracy osób, które do tej pory zajmowały się wykonywaniem żmudnych, powtarzalnych czynności. Dzięki wprowadzeniu cyfrowego obiegu dokumentów obowiązki pracowników archiwum można ograniczyć do obsługi aplikacji komputerowej – bez konieczności wyszukiwania, segregowania i fizycznego wysyłania dokumentów do innych działów. Wszystko wykonają z wykorzystaniem dobrego systemu i kilku kliknięć.

Nowoczesne technologie są też rozwiązaniem problemów związanych z utrzymaniem rentowności dlatego – według ekspertów – nie warto bać się zmian, tylko wykorzystywać dostępne na rynku IT rozwiązania.

- W biznesie pewna jest tylko zmiana. Zmian gospodarczych, społecznych i podatkowych doświadczamy co chwilę. Jeśli chcemy przetrwać i  wyjść z kolejnych kryzysów mocniejsi – musimy się umieć dostosować do dynamicznych transformacji i umiejętnie je wykorzystać – dodaje Kamila Cieszkowska.

Ograniczenie powierzchni biurowej

Okres pandemii i związany z nią czas pracy zdalnej udowodniły, że do sprawnego i efektywnego funkcjonowania firmy nie jest konieczne posiadanie stacjonarnego biura i ponoszenie wysokich nakładów finansowych związanych z jego utrzymaniem. Wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów sprzyja również efektywniejszej aranżacji przestrzeni biurowych. Zamiast osobnego pomieszczenia zapełnionego regałami, pudłami z dokumentacją, wystarczy skorzystać z nowoczesnego oprogramowania. Dzięki niemu dokument po zeskanowaniu nie będzie już więcej potrzebny w papierowej wersji – będzie krążył cyfrowo. Oryginał można przekazać do przechowywania zewnętrznej firmie. Koszt jej usług z pewnością będzie niższy od wydatków związanych z utrzymaniem własnej powierzchni biurowej czy archiwum.

- Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów ułatwia też, a często nawet umożliwia pracę zdalną. Dzięki e-dokumentom i e-archiwom pracownicy firm mają dostęp do potrzebnych im plików z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie – dodaje Krzysztof Wojtas.

Jesteśmy na dobrej drodze?

O tym, że nie tylko przedsiębiorcy, ale ogólnie – Polacy coraz chętniej sięgają po takie rozwiązania jak np. podpis cyfrowy, świadczą branżowe doniesienia. Według badania przeprowadzonego na zlecenie KIR i ZBP coraz więcej osób decyduje się na podpisywanie dokumentów na odległość, a od 2018 do 2022 r. liczba osób zainteresowanych skorzystaniem z e-podpisu zwiększyła się o 38 proc. 

Pozytywne informacje napływają również od producentów nowoczesnego oprogramowania. Według nich, wprowadzenie dokumentacji w postaci cyfryzacji wcale nie musi wiązać się ze zmianą całej infrastruktury informatycznej.

- Elektroniczny obieg dokumentów można zintegrować z dowolnym środowiskiem ERP i każdym innym systemem księgowym. Wdrożenie go jest szybkie, i to nie tylko w obszarze faktur i księgowości, ale też większości dokumentów w firmie. Co ważne, nie generuje nakładów finansowych związanych ze zmianą całej infrastruktury IT, a wręcz przeciwnie, pomaga w optymalizacji kosztów – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Czy cyfrowy obieg dokumentów stanie się orężem w walce z wysoką inflacją i ciężką sytuacją gospodarczą? To pokażą najbliższe miesiące. Przedsiębiorców do cyfryzacji przekonać mogą nie tylko oszczędności, ale też wprowadzenie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur, które zapowiadane jest na początek 2024 roku. Może więc okazać się, że to KSeF stanie się bodźcem do długo odkładanej transformacji cyfrowej.