REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak lepiej zarządzać firmą? O sile obiegu dokumentów

  • Materiał prasowy
Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie staje się dziś nowoczesną metodą oszczędzania

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie staje się dziś nowoczesną metodą oszczędzania. Czy rekordowa inflacja i konieczność cięcia kosztów sprawią, że papier przestanie być głównym nośnikiem informacji w polskich firmach?
rozwiń >

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie

Wielu przedsiębiorców uważa, że nie stać ich na cyfryzację przedsiębiorstwa. Nowoczesne rozwiązania, takie jak np. wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów, uznają za zbędny, wysoki wydatek. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie! To właśnie opór we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań może przyczyniać się np. do pogarszającej się sytuacji finansowej firmy, a nawet spadku jej rentowności. 

REKLAMA

Unia Europejska i polskie programy rządowe wychodzą naprzeciw obawom o brak środków na digitalizację przedsiębiorstw. Rozwiązania cyfrowe będą dostępniejsze między innymi  dzięki środkom unijnym przeznaczonym dla przedsiębiorców, którzy planują cyfryzację swojej firmy. 

Cyfrowy obieg dokumentów w firmie, czyli czas to pieniądz!

REKLAMA

Cyfrowy obieg dokumentów w firmie, podobnie jak inne rozwiązania z zakresu automatyzacji, generują przede wszystkim oszczędność czasu. Zyskuje się go poprzez np. wykorzystywanie technologii inteligentnego odczytywania dokumentów (OCR), integrację systemów z innymi aplikacjami wykorzystywanymi w firmie (np. programami ERP), szybsze wyszukiwanie i procesowanie dokumentów itp. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na przykład na sprawniejsze procesowanie innych zadań – obsługę klienta czy aktywną sprzedaż. Warto również podkreślić, że każda zaoszczędzona roboczogodzina generuje realną oszczędność finansową dla właściciela firmy. Pozwala mu też lepiej zarządzać swoim czasem i przeznaczać go na rzeczy i aktywności dla niego najistotniejsze.

- Nie ma co ukrywać, przedsiębiorcy zmagają się z ciągłym brakiem czasu. Ja próbuję znaleźć dla nich ten czas i popatrzeć na ich biznes szerzej, nie tylko pod kątem księgowym. Dlatego proponuję różne optymalizacje, także w procesach magazynowych czy obiegu dokumentów w firmie. Zalecam wdrożenie systemu księgowego do wystawiania faktur. To wiele ułatwia – wyjaśnia Kamila Cieszkowska, współwłaściciel biura rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.

Koniec z papierologią?

REKLAMA

Zmniejszenie wydatków na materiały biurowe? To oszczędność na pierwszy rzut oka nieznacząca dla firmy – badania jednak pokazują co innego! Z raportu przygotowanego przez KPMG „Wykorzystanie papieru przez pracujących Polaków” wynika, że osoby używające drukarek w miejscu pracy zużywają średnio 545 kartek w ciągu miesiąca. Im większa firma, tym wyższa strata. Do wydatków na wykorzystany papier należy dodać koszty druku: energii elektrycznej, zakupu i wymiany drukarek, kosztów ich serwisowania, a także ceny tonerów… 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Można zastanawiać się, czy papierowe dokumenty to w polskich firmach rzeczywiście tak duży problem. Powiedziałbym, że jest większy, niż nam wszystkim się wydaje. Widać to także w biurach rachunkowych. W wielu, naprawdę wielu z nich – także tych dużych – wciąż królują papierowe wersje dokumentów. Ostatnio jeden z naszych pracowników był w dużym biurze rachunkowym i z niemałym zaskoczeniem w recepcji zobaczył szafę na dokumenty dostarczane przez klientów. Papierowe, fizyczne archiwa mają się więc wciąż bardzo dobrze – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Wdrożenie e-archiwum może okazać się zdecydowanie tańsze niż utrzymywanie, drukowanie i przechowywanie papierowych dokumentów. Koszt takiej digitalizacji jest zwykle jednorazowy (lub odnawia się cyklicznie w formie licencji). Co więcej, korzystanie z archiwum elektronicznego jest wygodniejsze. Dokumenty w formie papierowej skanuje się tylko raz, a następnie udostępnia w formie elektronicznej, która jest niemal bezkosztowa. 

Pomoc w optymalizacji kosztów pracy

Optymalizacja kosztów w firmie polegająca na oszczędności czasu i usprawnieniu procesów, ale też ograniczeniu wydatków na materiały biurowe, jest jedynie kroplą w morzu oszczędności związanych z cyfryzacją.

Strategiczne wykorzystanie digitalizacji to ograniczenie czasu i kosztów pracy osób, które do tej pory zajmowały się wykonywaniem żmudnych, powtarzalnych czynności. Dzięki wprowadzeniu cyfrowego obiegu dokumentów obowiązki pracowników archiwum można ograniczyć do obsługi aplikacji komputerowej – bez konieczności wyszukiwania, segregowania i fizycznego wysyłania dokumentów do innych działów. Wszystko wykonają z wykorzystaniem dobrego systemu i kilku kliknięć.

Nowoczesne technologie są też rozwiązaniem problemów związanych z utrzymaniem rentowności dlatego – według ekspertów – nie warto bać się zmian, tylko wykorzystywać dostępne na rynku IT rozwiązania.

- W biznesie pewna jest tylko zmiana. Zmian gospodarczych, społecznych i podatkowych doświadczamy co chwilę. Jeśli chcemy przetrwać i  wyjść z kolejnych kryzysów mocniejsi – musimy się umieć dostosować do dynamicznych transformacji i umiejętnie je wykorzystać – dodaje Kamila Cieszkowska.

Ograniczenie powierzchni biurowej

Okres pandemii i związany z nią czas pracy zdalnej udowodniły, że do sprawnego i efektywnego funkcjonowania firmy nie jest konieczne posiadanie stacjonarnego biura i ponoszenie wysokich nakładów finansowych związanych z jego utrzymaniem. Wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów sprzyja również efektywniejszej aranżacji przestrzeni biurowych. Zamiast osobnego pomieszczenia zapełnionego regałami, pudłami z dokumentacją, wystarczy skorzystać z nowoczesnego oprogramowania. Dzięki niemu dokument po zeskanowaniu nie będzie już więcej potrzebny w papierowej wersji – będzie krążył cyfrowo. Oryginał można przekazać do przechowywania zewnętrznej firmie. Koszt jej usług z pewnością będzie niższy od wydatków związanych z utrzymaniem własnej powierzchni biurowej czy archiwum.

- Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów ułatwia też, a często nawet umożliwia pracę zdalną. Dzięki e-dokumentom i e-archiwom pracownicy firm mają dostęp do potrzebnych im plików z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie – dodaje Krzysztof Wojtas.

Jesteśmy na dobrej drodze?

O tym, że nie tylko przedsiębiorcy, ale ogólnie – Polacy coraz chętniej sięgają po takie rozwiązania jak np. podpis cyfrowy, świadczą branżowe doniesienia. Według badania przeprowadzonego na zlecenie KIR i ZBP coraz więcej osób decyduje się na podpisywanie dokumentów na odległość, a od 2018 do 2022 r. liczba osób zainteresowanych skorzystaniem z e-podpisu zwiększyła się o 38 proc. 

Pozytywne informacje napływają również od producentów nowoczesnego oprogramowania. Według nich, wprowadzenie dokumentacji w postaci cyfryzacji wcale nie musi wiązać się ze zmianą całej infrastruktury informatycznej.

- Elektroniczny obieg dokumentów można zintegrować z dowolnym środowiskiem ERP i każdym innym systemem księgowym. Wdrożenie go jest szybkie, i to nie tylko w obszarze faktur i księgowości, ale też większości dokumentów w firmie. Co ważne, nie generuje nakładów finansowych związanych ze zmianą całej infrastruktury IT, a wręcz przeciwnie, pomaga w optymalizacji kosztów – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Czy cyfrowy obieg dokumentów stanie się orężem w walce z wysoką inflacją i ciężką sytuacją gospodarczą? To pokażą najbliższe miesiące. Przedsiębiorców do cyfryzacji przekonać mogą nie tylko oszczędności, ale też wprowadzenie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur, które zapowiadane jest na początek 2024 roku. Może więc okazać się, że to KSeF stanie się bodźcem do długo odkładanej transformacji cyfrowej.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Klient sprawdza opinie w internecie, ale sam ich nie wystawia. Jak to zmienić?

Klienci niechętnie wystawiają pozytywne opinie w internecie, a jeśli już to robią ograniczają się do "wszystko ok, polecam". Tak wynika z najnowszych badań Trustmate. Problemem są także fałszywe opinie, np. wystawiane przez konkurencję. Jak zbierać więcej autentycznych i wiarygodnych opinii oraz zachęcać kupujących do wystawiania rozbudowanych recenzji? 

Będą wyższe podatki w 2025 roku, nie będzie podwyższenia kwoty wolnej w PIT ani obniżenia składki zdrowotnej

Przedsiębiorcy nie mają złudzeń. Trzech na czterech jest przekonanych, że w 2025 roku nie tylko nie dojdzie do obniżenia podatków, ale wręcz zostaną one podniesione. To samo dotyczy oczekiwanej obniżki składki zdrowotnej. Skończy się na planach, a w praktyce pozostaną dotychczasowe rozwiązania.

Niewykorzystany potencjał. Czas na przywództwo kobiet?

Moment, gdy przywódcą wolnego świata może się okazać kobieta to najlepszy czas na dyskusję o kobiecym leadershipie. O tym jak kobiety mogą zajść wyżej i dalej oraz które nawyki stoją im na przeszkodzie opowiada Sally Helgesen, autorka „Nie podcinaj sobie skrzydeł” i pierwszej publikacji z zakresu kobiecego przywództwa „The female advantage”.

Influencer marketing - prawne aspekty współpracy z influencerami

Influencer marketing a prawne aspekty współpracy z influencerami. Jak influencer wpływa na wizerunek marki? Dlaczego tak ważne są prawidłowe klauzule kontraktowe, np. klauzula zobowiązująca o dbanie o wizerunek marki? Jakie są kluczowe elementy umowy z influencerem?

REKLAMA

Jednoosobowe firmy coraz szybciej się zadłużają

Z raportu Krajowego Rejestru Długów wynika, że mikroprzedsiębiorstwa mają coraz większe długi. W ciągu 2 lat zadłużenie jednoosobowych działalności gospodarczych wzrosło z 4,7 mld zł do 5,06 mld zł. W jakich sektorach jest najtrudniej?

Sprzedaż mieszkań wykorzystywanych w działalności gospodarczej - kiedy nie zapłacimy podatku?

Wykorzystanie mieszkania w ramach działalności gospodarczej stało się powszechną praktyką wśród przedsiębiorców. Wątpliwości pojawiają się jednak, gdy przychodzi czas na sprzedaż takiej nieruchomości. Czy można uniknąć podatku dochodowego? Skarbówka rozwiewa te wątpliwości w swoich interpretacjach.

PARP: Trwa nabór wniosków o wsparcie na rozszerzenie lub zmianę profilu dotychczasowej działalności

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości uruchomiła kolejny nabór wniosków o wsparcie na rozszerzenie lub zmianę profilu dotychczasowej działalności prowadzonej w sektorach takich jak hotelarstwo, gastronomia (HoReCa), turystyka lub kultura. Działanie jest realizowane w ramach programu finansowanego z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO).

Dlaczego premiera kontraktów na Ethereum jest ważną chwilą dla kryptowalut

Debiut funduszy ETF na największą z kryptowalut, czyli bitcoin, okazał się absolutnym sukcesem. Premiera tego instrumentu inwestycyjnego opartego o kryptowalutę pozwoliła na dostęp do zakupów BTC inwestorom instytucjonalnym, a to podbiło cenę do kryptowaluty do rekordowych poziomów. Choć regulacyjna saga i batalia banków inwestycyjnych oraz emitentów funduszy trwała kilka lat, zakończyła się sukcesem. W marcu bitcoin osiągnął rekordową cenę ponad $73 000 i choć od tamtej pory jego kurs uległ korekcie, to nadal utrzymuje się powyżej $63 000, a więc znacznie wyżej niż w ubiegłych latach. 

REKLAMA

Zadbaj o siebie i swoje przywództwo, czyli wyzwania współczesnego menedżera

Dzisiejszy świat zarządzania wymaga od menedżerów nieustannej ewolucji. Hasło „menedżer od nowa” może oznaczać zarówno rozpoczęcie czegoś od początku, jak i wprowadzenie zmian poprawiających istniejący stan rzeczy. W obliczu dzisiejszych wyzwań, pełnych zawirowań i rozlicznych ścieżek, nowoczesne zarządzanie staje się sztuką balansowania między tradycją a innowacją.

Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

REKLAMA