Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak lepiej zarządzać firmą? O sile obiegu dokumentów

  • Materiał prasowy
Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie staje się dziś nowoczesną metodą oszczędzania
Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie staje się dziś nowoczesną metodą oszczędzania

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie staje się dziś nowoczesną metodą oszczędzania. Czy rekordowa inflacja i konieczność cięcia kosztów sprawią, że papier przestanie być głównym nośnikiem informacji w polskich firmach?

rozwiń >

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie

Wielu przedsiębiorców uważa, że nie stać ich na cyfryzację przedsiębiorstwa. Nowoczesne rozwiązania, takie jak np. wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów, uznają za zbędny, wysoki wydatek. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie! To właśnie opór we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań może przyczyniać się np. do pogarszającej się sytuacji finansowej firmy, a nawet spadku jej rentowności. 

Unia Europejska i polskie programy rządowe wychodzą naprzeciw obawom o brak środków na digitalizację przedsiębiorstw. Rozwiązania cyfrowe będą dostępniejsze między innymi  dzięki środkom unijnym przeznaczonym dla przedsiębiorców, którzy planują cyfryzację swojej firmy. 

Cyfrowy obieg dokumentów w firmie, czyli czas to pieniądz!

Cyfrowy obieg dokumentów w firmie, podobnie jak inne rozwiązania z zakresu automatyzacji, generują przede wszystkim oszczędność czasu. Zyskuje się go poprzez np. wykorzystywanie technologii inteligentnego odczytywania dokumentów (OCR), integrację systemów z innymi aplikacjami wykorzystywanymi w firmie (np. programami ERP), szybsze wyszukiwanie i procesowanie dokumentów itp. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na przykład na sprawniejsze procesowanie innych zadań – obsługę klienta czy aktywną sprzedaż. Warto również podkreślić, że każda zaoszczędzona roboczogodzina generuje realną oszczędność finansową dla właściciela firmy. Pozwala mu też lepiej zarządzać swoim czasem i przeznaczać go na rzeczy i aktywności dla niego najistotniejsze.

- Nie ma co ukrywać, przedsiębiorcy zmagają się z ciągłym brakiem czasu. Ja próbuję znaleźć dla nich ten czas i popatrzeć na ich biznes szerzej, nie tylko pod kątem księgowym. Dlatego proponuję różne optymalizacje, także w procesach magazynowych czy obiegu dokumentów w firmie. Zalecam wdrożenie systemu księgowego do wystawiania faktur. To wiele ułatwia – wyjaśnia Kamila Cieszkowska, współwłaściciel biura rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.

Koniec z papierologią?

Zmniejszenie wydatków na materiały biurowe? To oszczędność na pierwszy rzut oka nieznacząca dla firmy – badania jednak pokazują co innego! Z raportu przygotowanego przez KPMG „Wykorzystanie papieru przez pracujących Polaków” wynika, że osoby używające drukarek w miejscu pracy zużywają średnio 545 kartek w ciągu miesiąca. Im większa firma, tym wyższa strata. Do wydatków na wykorzystany papier należy dodać koszty druku: energii elektrycznej, zakupu i wymiany drukarek, kosztów ich serwisowania, a także ceny tonerów… 

- Można zastanawiać się, czy papierowe dokumenty to w polskich firmach rzeczywiście tak duży problem. Powiedziałbym, że jest większy, niż nam wszystkim się wydaje. Widać to także w biurach rachunkowych. W wielu, naprawdę wielu z nich – także tych dużych – wciąż królują papierowe wersje dokumentów. Ostatnio jeden z naszych pracowników był w dużym biurze rachunkowym i z niemałym zaskoczeniem w recepcji zobaczył szafę na dokumenty dostarczane przez klientów. Papierowe, fizyczne archiwa mają się więc wciąż bardzo dobrze – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Wdrożenie e-archiwum może okazać się zdecydowanie tańsze niż utrzymywanie, drukowanie i przechowywanie papierowych dokumentów. Koszt takiej digitalizacji jest zwykle jednorazowy (lub odnawia się cyklicznie w formie licencji). Co więcej, korzystanie z archiwum elektronicznego jest wygodniejsze. Dokumenty w formie papierowej skanuje się tylko raz, a następnie udostępnia w formie elektronicznej, która jest niemal bezkosztowa. 

Pomoc w optymalizacji kosztów pracy

Optymalizacja kosztów w firmie polegająca na oszczędności czasu i usprawnieniu procesów, ale też ograniczeniu wydatków na materiały biurowe, jest jedynie kroplą w morzu oszczędności związanych z cyfryzacją.

Strategiczne wykorzystanie digitalizacji to ograniczenie czasu i kosztów pracy osób, które do tej pory zajmowały się wykonywaniem żmudnych, powtarzalnych czynności. Dzięki wprowadzeniu cyfrowego obiegu dokumentów obowiązki pracowników archiwum można ograniczyć do obsługi aplikacji komputerowej – bez konieczności wyszukiwania, segregowania i fizycznego wysyłania dokumentów do innych działów. Wszystko wykonają z wykorzystaniem dobrego systemu i kilku kliknięć.

Nowoczesne technologie są też rozwiązaniem problemów związanych z utrzymaniem rentowności dlatego – według ekspertów – nie warto bać się zmian, tylko wykorzystywać dostępne na rynku IT rozwiązania.

- W biznesie pewna jest tylko zmiana. Zmian gospodarczych, społecznych i podatkowych doświadczamy co chwilę. Jeśli chcemy przetrwać i  wyjść z kolejnych kryzysów mocniejsi – musimy się umieć dostosować do dynamicznych transformacji i umiejętnie je wykorzystać – dodaje Kamila Cieszkowska.

Ograniczenie powierzchni biurowej

Okres pandemii i związany z nią czas pracy zdalnej udowodniły, że do sprawnego i efektywnego funkcjonowania firmy nie jest konieczne posiadanie stacjonarnego biura i ponoszenie wysokich nakładów finansowych związanych z jego utrzymaniem. Wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów sprzyja również efektywniejszej aranżacji przestrzeni biurowych. Zamiast osobnego pomieszczenia zapełnionego regałami, pudłami z dokumentacją, wystarczy skorzystać z nowoczesnego oprogramowania. Dzięki niemu dokument po zeskanowaniu nie będzie już więcej potrzebny w papierowej wersji – będzie krążył cyfrowo. Oryginał można przekazać do przechowywania zewnętrznej firmie. Koszt jej usług z pewnością będzie niższy od wydatków związanych z utrzymaniem własnej powierzchni biurowej czy archiwum.

- Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów ułatwia też, a często nawet umożliwia pracę zdalną. Dzięki e-dokumentom i e-archiwom pracownicy firm mają dostęp do potrzebnych im plików z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie – dodaje Krzysztof Wojtas.

Jesteśmy na dobrej drodze?

O tym, że nie tylko przedsiębiorcy, ale ogólnie – Polacy coraz chętniej sięgają po takie rozwiązania jak np. podpis cyfrowy, świadczą branżowe doniesienia. Według badania przeprowadzonego na zlecenie KIR i ZBP coraz więcej osób decyduje się na podpisywanie dokumentów na odległość, a od 2018 do 2022 r. liczba osób zainteresowanych skorzystaniem z e-podpisu zwiększyła się o 38 proc. 

Pozytywne informacje napływają również od producentów nowoczesnego oprogramowania. Według nich, wprowadzenie dokumentacji w postaci cyfryzacji wcale nie musi wiązać się ze zmianą całej infrastruktury informatycznej.

- Elektroniczny obieg dokumentów można zintegrować z dowolnym środowiskiem ERP i każdym innym systemem księgowym. Wdrożenie go jest szybkie, i to nie tylko w obszarze faktur i księgowości, ale też większości dokumentów w firmie. Co ważne, nie generuje nakładów finansowych związanych ze zmianą całej infrastruktury IT, a wręcz przeciwnie, pomaga w optymalizacji kosztów – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Czy cyfrowy obieg dokumentów stanie się orężem w walce z wysoką inflacją i ciężką sytuacją gospodarczą? To pokażą najbliższe miesiące. Przedsiębiorców do cyfryzacji przekonać mogą nie tylko oszczędności, ale też wprowadzenie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur, które zapowiadane jest na początek 2024 roku. Może więc okazać się, że to KSeF stanie się bodźcem do długo odkładanej transformacji cyfrowej.

Reklama
Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Jak przygotować się do zmian 2023
Jak przygotować się do zmian 2023
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Ceny mieszkań w styczniu 2023 - stabilizacja

    Początek 2023 r. przyniósł stabilizację średniej ceny metra kwadratowego mieszkań w największych miastach, i to zarówno na rynku pierwotnym, jak wtórnym. Eksperci portali RynekPierwotny.pl i GetHome.pl zaobserwowali też pierwsze symptomy spadku średniej ceny, na razie w ofercie firm deweloperskich. 

    Cyfryzacja w budownictwie - etapy

    Od 2020 r. budownictwo przechodzi krok po kroku transformację cyfrową. Proces ten wspierają przepisy prawne, które przyspieszają kolejne usprawnienia w tym obszarze. Wśród najnowszych narzędzi cyfrowych GUNB są c-KOB i EDB.

    Zwrot akcyzy za paliwo rolnicze - wnioski do 28 lutego 2023

    Rolnicy mogą składać w urzędach gmin lub miast wnioski o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie paliwa zużytego do produkcji rolnej. Limity dofinansowania wzrosły względem roku poprzedniego.

    Premia zalesieniowa w 2023 - wysokość

    Ministerstwo rolnictwa opublikowało projekt rozporządzenia, przewidujący m.in. podniesienie wysokości premii za zalesianie dla beneficjentów Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013

    Czy da się przewidzieć trzęsienie ziemi?

    Bardzo trudno jest przewidzieć, gdzie i kiedy nastąpi trzęsienie ziemi - powiedziała w poniedziałek profesor Joanna Faurer Walker, dyrektor Instytutu Ryzyk i Katastrof w Univercity College London (UCL), cytowana przez Sky News.

    Złoty stracił wobec głównych walut

    W poniedziałek  6 lutego ok. 17.45 polska waluta straciła na wartości wobec głównych walut. Euro kosztowało 4,74 zł, czyli 0,76 proc. więcej, dolar zdrożał o 1,39 proc., do 4,42 zł, a frank szwajcarski wyceniano na 4,77 zł, to o 1,21 proc. więcej.

    Gaz na europejskim rynku bez większych zmian

    Ceny gazu w holenderskim hubie TTF w poniedziałek 6 lutego  nie notują większych zmian. Wyceny kontraktów na najbliższe miesiące utrzymują się poniżej 60 euro za MWh.

    Ropa na rynku tanieje w granicach 1 proc.

    Ropa Brent tanieje w poniedziałek 6 lutego na rynku o 0,4 proc., do niecałych 80 dolarów za baryłkę. Cena amerykańskiej ropy WTI spada o 0,8 proc., do niecałych 73 dol. za baryłkę.

    Jak zbudować lojalność konsumenta i zgrany zespół jednocześnie

    Customer Experience to doświadczenie jakie konsumenci mają z marką oraz trwałe wrażenie, jakie wywiera się na nich w trakcie całej podróży kupującego - od poznania marki do dokonania zakupu. To zapewnienie pozytywnych wrażeń klientom w każdym punkcie styczności z brandem. 

    Jakie konto dla działalności gospodarczej?

    Wybór konta dla działalności internetowej warto rozpocząć od analizy potrzeb firmy oraz propozycji różnych banków. W tym drugim zadaniu pomogą internetowe porównywarki lub fachowe rankingi ofert.

    Nissan Juke Hybrid N-Design

    Nissan Juke Hybrid N-Design to nowa hybryda w gamie marki. Układ łączy 1.6-litrowego benzyniaka i silnik elektryczny. Moc systemowa to 143 KM.

    Jakich błędów unikać przy inwestowaniu w mieszkania? WIDEO

    Inwestowanie w mieszkania stało się o wiele trudniejsze. W styczniu 2023 r. o kredyt mieszkaniowy wnioskowało 13,26 tys. kredytobiorców. W porównaniu do 28,02 tys. rok wcześniej oznacza to spadek o 52,7%. Maleje podaż i popyt.

    Kredyt 2% na zakup mieszkania, czyli rządowe dopłaty do kredytu hipotecznego – warunki, założenia, czas wprowadzenia

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii przedstawiło projekt ustawy o pomocy państwa w oszczędzaniu na cele mieszkaniowe, w którym został zawarty m.in. projekt dopłat do kredytu hipotecznego, czyli Bezpieczny Kredyt 2%. Jakie są jego założenia? Kto będzie mógł skorzystać? I kiedy wejdzie w życie?

    Sztuczna inteligencja nauczona danymi z Polski, miałaby trochę naszych cech narodowych PODCAST

    Sztuczna inteligencja nauczona danymi z Polski, miałaby trochę naszych cech narodowych - wskazuje Bartosz Baziński, współtwórca SentiOne. PODCAST

    Kto musi wymienić prawo jazdy jeszcze w tym roku?

    Kto musi wymienić prawo jazdy jeszcze w tym roku? Lista przypadków być może nie jest długa, ale warto o niej pamiętać.

    Sprzedaż Lexusa NX? No to mamy nowego lidera w Polsce

    Sprzedaż Lexusa NX? Tylko w styczniu roku 2023 w Polsce salony opuściły 544 egzemplarze. To lider rejestracji samochodów klasy premium.

    Inflacja w Polsce spadnie poniżej 10 proc. w perspektywie 6 miesięcy?

    Inflacja w Polsce może spaść poniżej 10 proc. w perspektywie najbliższych 6 miesięcy, trend dezinflacyjny będzie potężny

    Nissan Ariya od biegu do bieguna. Tak, ma 39-calowe koła!

    Nissan Ariya od biegu do bieguna to nie szalony render. To samochód, który powstał i którym Japończycy mają zamiar pokonać 27 tys. km.

    Elektroniczny System Centralnej Oceny Ryzyka. Co to jest eSCOR?

    Elektroniczny System Centralnej Oceny Ryzyka, czyli eSCOR rozwiązanie stworzone przez Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny (UFG).

    Stop agresji drogowej. Ponad 28 tys. zgłoszeń w roku 2022

    Stop agresji drogowej to policyjne skrzynki mailowe, na które kierowcy mogą zgłaszać wykroczenia. W roku 2022 zgłoszeń takich było ponad 28 tys.

    Bezpieczny kredyt 2% na zakup mieszkania - zabezpieczenia przed nadużyciami

    W projekcie ustawy ws. kredytu 2 proc. przewidzieliśmy rozwiązania, które mają przeciwdziałać nadużyciom - powiedział w piątek minister rozwoju i technologii Waldemar Buda. Zaznaczył, że jeśli kredytobiorca nie będzie mieszkać w nieruchomości zakupionej dzięki temu kredytowi, utraci prawo do dopłaty.

    Kosztowna zima nie tylko dla kierowców. Wysokie mandaty

    Zima – kojarzy się z białym szaleństwem na stoku i bywa, że jej piękno zapiera nam dech w piersiach. Ale stanowi również wyzwanie dla kierowców. Nie chodzi jednak tylko o utrudnione warunki jazdy, za które odpowiadają np. zalegający śnieg lub oblodzone drogi. Zimą kierujący pojazdami narażeni są na „dodatkowe” kary i mandaty. 

    Ryanair: Nie zrezygnowaliśmy z lotniska Modlin, wciąż dostępna oferta na lato 2023. PODCAST

    Ryanair, Alicja Wójcik-Gołębiowska: Nie zrezygnowaliśmy z lotniska Modlin, cały czas latamy, cały czas jest dostępna oferta na lato 2023 [PODCAST].

    Usprawnienie procesu zakupowego. Technologia w e-handlu

    Handel w sieci nadal jest rynkiem przyszłości, który skutecznie wpisuje się w potrzeby e-konsumentów. Już teraz stanowi uzupełnienie tradycyjnej sprzedaży, a w wielu aspektach nawet ją wyprzedza. Jak wynika z badania „Narzędzia i wtyczki w e-commerce 2022”, ponad 80% sklepów internetowych w Polsce sięga po rozwiązania technologiczne, wspierające handel online. 14% planuje natomiast digitalizację procesów sprzedażowych.

    Systemy zarządzania finansowego. Gotówka przed terminem na fakturze

    To nie zysk, a przede wszystkim płynność finansowa decyduje o sukcesie biznesowym przedsiębiorstwa. Dostęp do gotówki staje się coraz ważniejszy. Nowoczesne systemy zarządzania płynnością pozwalają znacząco poprawić kondycję finansową przedsiębiorstw.