REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak lepiej zarządzać firmą? O sile obiegu dokumentów

  • Materiał prasowy
Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie staje się dziś nowoczesną metodą oszczędzania
Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie staje się dziś nowoczesną metodą oszczędzania

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie staje się dziś nowoczesną metodą oszczędzania. Czy rekordowa inflacja i konieczność cięcia kosztów sprawią, że papier przestanie być głównym nośnikiem informacji w polskich firmach?
rozwiń >

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie

Wielu przedsiębiorców uważa, że nie stać ich na cyfryzację przedsiębiorstwa. Nowoczesne rozwiązania, takie jak np. wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów, uznają za zbędny, wysoki wydatek. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie! To właśnie opór we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań może przyczyniać się np. do pogarszającej się sytuacji finansowej firmy, a nawet spadku jej rentowności. 

REKLAMA

Unia Europejska i polskie programy rządowe wychodzą naprzeciw obawom o brak środków na digitalizację przedsiębiorstw. Rozwiązania cyfrowe będą dostępniejsze między innymi  dzięki środkom unijnym przeznaczonym dla przedsiębiorców, którzy planują cyfryzację swojej firmy. 

Cyfrowy obieg dokumentów w firmie, czyli czas to pieniądz!

REKLAMA

Cyfrowy obieg dokumentów w firmie, podobnie jak inne rozwiązania z zakresu automatyzacji, generują przede wszystkim oszczędność czasu. Zyskuje się go poprzez np. wykorzystywanie technologii inteligentnego odczytywania dokumentów (OCR), integrację systemów z innymi aplikacjami wykorzystywanymi w firmie (np. programami ERP), szybsze wyszukiwanie i procesowanie dokumentów itp. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na przykład na sprawniejsze procesowanie innych zadań – obsługę klienta czy aktywną sprzedaż. Warto również podkreślić, że każda zaoszczędzona roboczogodzina generuje realną oszczędność finansową dla właściciela firmy. Pozwala mu też lepiej zarządzać swoim czasem i przeznaczać go na rzeczy i aktywności dla niego najistotniejsze.

- Nie ma co ukrywać, przedsiębiorcy zmagają się z ciągłym brakiem czasu. Ja próbuję znaleźć dla nich ten czas i popatrzeć na ich biznes szerzej, nie tylko pod kątem księgowym. Dlatego proponuję różne optymalizacje, także w procesach magazynowych czy obiegu dokumentów w firmie. Zalecam wdrożenie systemu księgowego do wystawiania faktur. To wiele ułatwia – wyjaśnia Kamila Cieszkowska, współwłaściciel biura rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.

Koniec z papierologią?

REKLAMA

Zmniejszenie wydatków na materiały biurowe? To oszczędność na pierwszy rzut oka nieznacząca dla firmy – badania jednak pokazują co innego! Z raportu przygotowanego przez KPMG „Wykorzystanie papieru przez pracujących Polaków” wynika, że osoby używające drukarek w miejscu pracy zużywają średnio 545 kartek w ciągu miesiąca. Im większa firma, tym wyższa strata. Do wydatków na wykorzystany papier należy dodać koszty druku: energii elektrycznej, zakupu i wymiany drukarek, kosztów ich serwisowania, a także ceny tonerów… 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Można zastanawiać się, czy papierowe dokumenty to w polskich firmach rzeczywiście tak duży problem. Powiedziałbym, że jest większy, niż nam wszystkim się wydaje. Widać to także w biurach rachunkowych. W wielu, naprawdę wielu z nich – także tych dużych – wciąż królują papierowe wersje dokumentów. Ostatnio jeden z naszych pracowników był w dużym biurze rachunkowym i z niemałym zaskoczeniem w recepcji zobaczył szafę na dokumenty dostarczane przez klientów. Papierowe, fizyczne archiwa mają się więc wciąż bardzo dobrze – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Wdrożenie e-archiwum może okazać się zdecydowanie tańsze niż utrzymywanie, drukowanie i przechowywanie papierowych dokumentów. Koszt takiej digitalizacji jest zwykle jednorazowy (lub odnawia się cyklicznie w formie licencji). Co więcej, korzystanie z archiwum elektronicznego jest wygodniejsze. Dokumenty w formie papierowej skanuje się tylko raz, a następnie udostępnia w formie elektronicznej, która jest niemal bezkosztowa. 

Pomoc w optymalizacji kosztów pracy

Optymalizacja kosztów w firmie polegająca na oszczędności czasu i usprawnieniu procesów, ale też ograniczeniu wydatków na materiały biurowe, jest jedynie kroplą w morzu oszczędności związanych z cyfryzacją.

Strategiczne wykorzystanie digitalizacji to ograniczenie czasu i kosztów pracy osób, które do tej pory zajmowały się wykonywaniem żmudnych, powtarzalnych czynności. Dzięki wprowadzeniu cyfrowego obiegu dokumentów obowiązki pracowników archiwum można ograniczyć do obsługi aplikacji komputerowej – bez konieczności wyszukiwania, segregowania i fizycznego wysyłania dokumentów do innych działów. Wszystko wykonają z wykorzystaniem dobrego systemu i kilku kliknięć.

Nowoczesne technologie są też rozwiązaniem problemów związanych z utrzymaniem rentowności dlatego – według ekspertów – nie warto bać się zmian, tylko wykorzystywać dostępne na rynku IT rozwiązania.

- W biznesie pewna jest tylko zmiana. Zmian gospodarczych, społecznych i podatkowych doświadczamy co chwilę. Jeśli chcemy przetrwać i  wyjść z kolejnych kryzysów mocniejsi – musimy się umieć dostosować do dynamicznych transformacji i umiejętnie je wykorzystać – dodaje Kamila Cieszkowska.

Ograniczenie powierzchni biurowej

Okres pandemii i związany z nią czas pracy zdalnej udowodniły, że do sprawnego i efektywnego funkcjonowania firmy nie jest konieczne posiadanie stacjonarnego biura i ponoszenie wysokich nakładów finansowych związanych z jego utrzymaniem. Wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów sprzyja również efektywniejszej aranżacji przestrzeni biurowych. Zamiast osobnego pomieszczenia zapełnionego regałami, pudłami z dokumentacją, wystarczy skorzystać z nowoczesnego oprogramowania. Dzięki niemu dokument po zeskanowaniu nie będzie już więcej potrzebny w papierowej wersji – będzie krążył cyfrowo. Oryginał można przekazać do przechowywania zewnętrznej firmie. Koszt jej usług z pewnością będzie niższy od wydatków związanych z utrzymaniem własnej powierzchni biurowej czy archiwum.

- Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów ułatwia też, a często nawet umożliwia pracę zdalną. Dzięki e-dokumentom i e-archiwom pracownicy firm mają dostęp do potrzebnych im plików z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie – dodaje Krzysztof Wojtas.

Jesteśmy na dobrej drodze?

O tym, że nie tylko przedsiębiorcy, ale ogólnie – Polacy coraz chętniej sięgają po takie rozwiązania jak np. podpis cyfrowy, świadczą branżowe doniesienia. Według badania przeprowadzonego na zlecenie KIR i ZBP coraz więcej osób decyduje się na podpisywanie dokumentów na odległość, a od 2018 do 2022 r. liczba osób zainteresowanych skorzystaniem z e-podpisu zwiększyła się o 38 proc. 

Pozytywne informacje napływają również od producentów nowoczesnego oprogramowania. Według nich, wprowadzenie dokumentacji w postaci cyfryzacji wcale nie musi wiązać się ze zmianą całej infrastruktury informatycznej.

- Elektroniczny obieg dokumentów można zintegrować z dowolnym środowiskiem ERP i każdym innym systemem księgowym. Wdrożenie go jest szybkie, i to nie tylko w obszarze faktur i księgowości, ale też większości dokumentów w firmie. Co ważne, nie generuje nakładów finansowych związanych ze zmianą całej infrastruktury IT, a wręcz przeciwnie, pomaga w optymalizacji kosztów – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Czy cyfrowy obieg dokumentów stanie się orężem w walce z wysoką inflacją i ciężką sytuacją gospodarczą? To pokażą najbliższe miesiące. Przedsiębiorców do cyfryzacji przekonać mogą nie tylko oszczędności, ale też wprowadzenie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur, które zapowiadane jest na początek 2024 roku. Może więc okazać się, że to KSeF stanie się bodźcem do długo odkładanej transformacji cyfrowej.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Używasz smartfona? Twoje wrażliwe dane są jak na dłoni. Technologia pozbawia nas prywatności

    Użytkownicy różnych urządzeń, aplikacji czy systemów często nie są świadomi, przez kogo i do jakich celów są gromadzone i wykorzystywane dane na ich temat. Rozwój technologii rzadko idzie w parze ze świadomością użytkowników i regulacjami prawnymi. To stanowi zagrożenie dla ochrony danych osobowych.

    Wzrasta ryzyko prowadzenia biznesu. "Liczba wzmianek o geopolityce i ryzyku politycznym w dokumentach spółek wzrosła o 600%"

    Ryzyko prowadzenia biznesu w 2024 roku zwiększa rosnąca polaryzacja na światowej scenie politycznej. Istotna dla przedsiębiorców będzie minimalizacja potencjalnych niebezpieczeństw, m.in. poprzez zwiększenie odporności łańcuchów dostaw, odpowiednią politykę dostępu do zasobów i zaadresowanie kwestii ESG – wynika z raportu EY-Parthenon 2024 Geostrategic Outlook.

    Handel internetowy idzie w górę, stanowi 8,8% ogółu sprzedaży detalicznej

    Sprzedaż internetowa w ujęciu rocznym w styczniu wzrosła ogółem o 11%, co stanowił 8,8% ogółu sprzedaży detalicznej. Największy udział e-sprzedaży w całości sprzedaży detalicznej miały takie kategorie jak tekstylia, odzież, obuwie, prasa i książki. Tak wynika z danych przekazanych przez GUS.

    Nie zalegasz ze składkami ZUS? Weź udział w konkursie prewencji wypadkowej. Można dostać 300.000,00 zł dofinansowania. Rozpoczyna się nabór.

    ZUS realizuje program prewencji wypadkowej, w ramach którego można uzyskać dofinansowanie na poprawę warunków pracy poprzez zakup maszyn i urządzeń. Można liczyć nawet na 300.000,00 zł dofinansowania.

    REKLAMA

    Szkody rolnicze - stawki pomocy i wnioski w 2024 roku. 1000 zł, 500 zł lub 250 zł na 1 ha pomocy dla rolników poszkodowanych suszą, przymrozkami, powodzią i innymi zjawiskami pogodowymi

    Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi poinformowało w komunikacie, że od 29 lutego 2024 r. do 15 marca 2024 r. producenci rolni, w których gospodarstwach rolnych szkody w uprawach rolnych spowodowane wystąpieniem w 2023 r. suszy, gradu, deszczu nawalnego, ujemnych skutków przezimowania, przymrozków wiosennych, powodzi, huraganu, pioruna, obsunięcia się ziemi lub lawiny w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach upraw rolnych i zwierząt gospodarskich wyniosły powyżej 30 % średniej rocznej produkcji roślinnej w gospodarstwie rolnym, mogą składać wnioski o udzielenie pomocy w  formie dotacji do powierzchni upraw rolnych, na których ww. niekorzystne zjawiska spowodowały utratę co najmniej 30% plonu. 

    Bezpieczeństwo w Internecie i rewolucja dla przedsiębiorców działających w sieci. Nowość: akt o usługach cyfrowych (DSA) już w mocy

    Bezpieczeństwo w Internecie to w dzisiejszych czasach podstawa. W Unii Europejskiej obowiązuje nowy akt o usługach cyfrowych (Digital Services Act, DSA). Również w Polsce będą obowiązywały nowe przepisy. To bardzo ważne, ponieważ wiele osób zastanawia się: jak zachowywać się bezpiecznie w Internecie? Jak chronić swoje bezpieczeństwo w sieci? Jakie są zagrożenia w Internecie? Jak chronić się przed zagrożeniami w Internecie? Przepisy będą dotyczyły przedsiębiorców jak i osób fizycznych. Nowe przepisy mają poprawić bezpieczeństwo użytkowników w sieci, wspierać walkę z nielegalnymi treściami w Internecie, uregulować zagadnienia dot. moderowania treści. Nie będzie już tak łatwo manipulować użytkownikami, "śledzić ich" działań w sieci, profilować, wysyłać tzw. ciasteczek (pliki cookie). Będzie większa ochrona przed pedofilią. To będzie prawdziwa rewolucja dla przedsiębiorców działających w Internecie. Akt o usługach cyfrowych stosuje się od dnia 17 lutego 2024 r.

    Podatnicy nie wiedzą, że mogą skorzystać z ulgi B+R, a to duże korzyści finansowe

    Z ulgi badawczo-rozwojowej mogą skorzystać firmy z różnych branż. Ulga B+R może przynieść korzyści finansowe sięgające nawet kilkuset tysięcy złotych w skali roku. Kto może zastosować tę ulgę? 

    Firmy wciąż bardziej obawiają się odejścia kontrahenta niż utraty płynności finansowej. Faktury z odroczoną płatnością to już standard

    Zwłaszcza w branży produkcyjnej i transporcie opcja płatności odroczonej od 7 do 30 dni stała się praktyką powszechnie stosowaną. Choć dla firm czekanie na należność wiąże się z ryzykiem i niedogodnościami – same muszą się w tym czasie kredytować – to w 2024 roku nie mają w planach odchodzenia od tej praktyki.

    REKLAMA

    BGK będzie mógł udzielać gwarancji spłaty kredytów mikrofirmom oraz małym i średnim przedsiębiorstwom. Projektowane rozporządzenie ma wejść w życie 29 marca 2024 r.

    BGK będzie mógł gwarantować kredyty dla MŚP w ramach programu InvestEU. Jaka pomoc dla MŚP?

    Nie masz w tym miesiącu 1600,32 zł na składki dla ZUS? Nim zbankrutujesz czekając na rządowe wakacje od ZUS, zawieś działalność gospodarczą

    Obiecane przez rząd wakacje od ZUS będą nieprędko, a życie toczy się szybko. Od 5 lutego, z oficjalnego komunikatu ZUS wiadomo, ile trzeba będzie odprowadzić na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne za okres od stycznia do grudnia 2024 r. To już więcej niż przed waloryzacją wynosi minimalna emerytura. Co więc robić gdy kolejny miesiąc czeka się na zapłatę faktury, w kasie firmowej pusto, a ZUS upomina się o składki.
    Na pewno nie czekać na obiecane wakacje od ZUS, ale po prostu zawiesić działalność gospodarczą na ten czas.

    REKLAMA