Nowe zasady prowadzenia akt osobowych. Plusy i minusy elektronizacji

• Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej
• Obowiązek informacyjny wobec pracownika

Przyjęte w ustawie o elektronizacji akt osobowych zmiany nakładają na każdego pracodawcę nowe obowiązki i zadania dotyczące zakładania, prowadzenia i przechowywania akt osobowych. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej zmienia układ akt, powstaje w nich nowa część D, natomiast w części A, B, C zmienia się zakres gromadzonej dokumentacji. Część D zawierać będzie wyłącznie dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej i innej odpowiedzialności wynikającej z przepisów szczególnych. Wymaga to dostosowania przez pracodawcę akt osobowych do nowych rozwiązań prawnych w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowych przepisów prawa pracy.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej

Ustawa o elektronizacji akt osobowych umożliwia pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w wybranej przez siebie postaci - papierowej lub elektronicznej. Dotyczy to również poszczególnych rejestrów i ewidencji wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej danego pracownika, np. ewidencji czasu pracy czy urlopów. Co więcej, pracodawca może zmienić dotychczasową formę dokumentacji pracowniczej w każdym momencie trwania stosunku pracy (np. od razu po podpisaniu umowy o pracę, w czasie trwania stosunku pracy czy też po wręczeniu pracownikowi wypowiedzenia) - zmieniony art. 94 pkt 9a oraz nowo dodany art. 94⁸ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.).

Obowiązek informacyjny wobec pracownika

Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek informowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o każdorazowej zmianie postaci dokumentacji pracowniczej, tak aby pracownicy dysponowali wiedzą, w jakiej formie jest ona gromadzona i przechowywana - art. 94⁹ § 1 k.p.

Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Nowe zasady prowadzenia akt osobowych. Plusy i minusy elektronizacji

W artykule omówiono również wątpliwości odnośnie nowego sposobu usuwania kar.