Dodatkowe świadczenia można refakturować

Pomimo że ustawa o VAT obowiązuje od 2004 roku, do tej pory nie został rozwiązany problem refakturowania usług. Praktyka pokazuje, że firmy ciągle mają wątpliwości, czy koszty nabytych usług, których faktycznymi odbiorcami są ich klienci, można refakturować, czy też powinny one stanowić element kalkulacyjny ceny za świadczenie jednej kompleksowej usługi.

Ustawa o VAT nie definiuje refakturowania usług. Jest ono jednak przyjęte w praktyce i orzecznictwie. Jak wyjaśnia Anna Łukaszewicz-Obierska, radca prawny, wspólnik w kancelarii WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr przez pojęcie refakturowanie należy rozumieć przeniesienie poniesionych kosztów na podmiot, który faktycznie z danej usługi korzysta.

- Refakturowanie będzie możliwe, gdy jego przedmiotem będą usługi, do usług nie zostanie doliczona marża, odbiorcą refaktury będzie korzystający z usług, a firma dokonująca refakturowania zastosuje tę samą stawkę VAT co dla usługi pierwotnej - mówi Anna Łukaszewicz-Obierska.

Dodaje, że problem refakturowania usług najczęściej dotyczy mediów, np. gazu, energii elektrycznej lub cieplnej, gdzie formalnym odbiorcą usług jest właściciel budynku, a rzeczywistym ich adresatem najemca. W tym przypadku faktura jest wystawiana na właściciela, który następnie może refakturować usługi.

W niektórych jednak sytuacjach, np. dotyczących usługi prawnej, kancelaria ponosi koszty związane z realizacją zlecenia, np. opłaty sądowe, koszt transportu, zakwaterowania, i koszty takie stanowią część ustalonego wynagrodzenia. Wykonawca usługi nie narzuca na nie żadnej marży, lecz stosuje stawkę VAT obowiązującą dla podstawowej usługi, tj. usługi prawnej, czyli 22 proc.

Element wynagrodzenia

Marcin Mianowany, radca prawny w Kancelarii Radców Prawnych i Adwokatów Nowakowski i Wspólnicy, podkreśla, że wskazówką do właściwego rozliczenia dodatkowych kosztów jest odpowiedź na pytanie, czy nie powinny one stanowić elementu kalkulacyjnego wynagrodzenia.

- Jeżeli w umowie z kontrahentem zostało ustalone, że przysługujące wynagrodzenie z tytułu dokonania konkretnej transakcji będzie obejmowało oprócz usługi głównej koszty dodatkowe, wówczas mamy do czynienia z elementem kalkulacyjnym wynagrodzenia, a nie z refakturą tych kosztów - wyjaśnia ekspert.

To samo dotyczy przypadku, gdy stwierdzimy, że koszty dodatkowe, tj. podatki, opłaty, prowizje, ubezpieczenie, opakowania, transport, stanowią po prostu uzupełnienie świadczonej usługi głównej, tzn. są tak ściśle związane z usługą główną, że tworzą jedno nierozerwalne świadczenie (usługę kompleksową).

- W takiej sytuacji koszty te muszą dzielić los prawnopodatkowy (stawka podatku, sposób dokumentowania, moment powstania obowiązku podatkowego) usługi głównej - twierdzi Marcin Mianowany.

Dodaje, że uzupełnieniem tej wskazówki jest przyjęty przez Europejski Trybunał Sprawiedliwości (ETS) model tzw. usług pomocniczych do usługi głównej.

- Usługę należy uznać za pomocniczą, jeżeli nie stanowi ona dla klienta celu samego w sobie, lecz uzupełnienie i środek do lepszego wykorzystania usługi głównej. Do usług pomocniczych stosuje się, z pełnymi konsekwencjami, takie same zasady opodatkowania jak dla usług głównych - wyjaśnia ekspert.

Jako przykład podaje usługę remontowo-budowlaną wykonywaną przez pracowników usługobiorcy, gdzie koszty ich diet, noclegów w hotelu, przejazdów będą stanowić koszty pomocnicze w stosunku do głównej usługi remontowo-budowlanej.

Dopuszczalność refaktury

Jeżeli koszty dodatkowe nie stanowią elementu kalkulacyjnego wynagrodzenia, a umowa z kontrahentem wyraźnie umożliwia przeniesienie kosztów na rzeczywistego nabywcę, to w ocenie Marcina Mianowanego można zastosować refakturę. Musi ona odzwierciedlać taką samą stawkę podatku, jaką zawiera faktura pierwotna, oraz nie można doliczać żadnej marży.

Takie rozumienie problemu wydaje się potwierdzać Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską z 20 października tego roku (nr 5214) oraz indywidualne interpretacje podatkowe ministra finansów.

- Jako przykład refakturowania można podać przewidziany umową, obok wynagrodzenia z tytułu najmu, zwrot przez najemcę zmiennych opłat za media, według wskazań liczników, oraz refakturowanie usługi transportowej zamawianej przez dostawcę towarów w firmie transportowej na rzecz nabywcy towaru - mówi Marcin Mianowany.

Ekspert podkreśla, że podatek naliczony zawarty w fakturach dokumentujących zarówno sprzedaż usług kompleksowych (w skład których wchodzą usługi pomocnicze), jak i usług refakturowanych może być odliczany przez nabywcę tych usług na zasadach ogólnych.

Regulacje unijne

Tomasz Bełdyga, dyrektor w firmie Doradztwo Podatkowe KPMG, przywołuje wyrok ETS w sprawie C-349/96, z którego wynika, że świadczenie obejmujące jedną usługę z ekonomicznego punktu widzenia nie powinno być sztucznie dzielone. Dlatego odrębne refakturowanie nabytych usług może mieć miejsce tylko wtedy, gdy usługa refakturowana nie jest jedynie usługą pomocniczą w stosunku do usługi zasadniczej, lecz równorzędnym świadczeniem.

Przestrzeganie warunków formułowanych w doktrynie odnośnie do dopuszczalności refakturowania nie gwarantuje jednak uniknięcia sporu z organami podatkowymi.

- Ustawodawca powinien uregulować tę materię w ustawie, korzystając z wzorów przewidzianych w Dyrektywie 2006/112/WE - uważa Tomasz Bełdyga.

Roman Namysłowski, starszy menedżer w Zespole Podatków Pośrednich Ernst & Young, podkreśla natomiast, że Dyrektywa 2006/112/WE wyraźnie wskazuje, że w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

- Zatem polska refaktura to nic innego jak świadczenie usług, do którego stosuje się identyczne zasady jak te dotyczące tradycyjnego świadczenia usług - uważa Roman Namysłowski.

Jak wskazuje ekspert - oznacza to, że zasadniczo mamy prawo zastosować tę samą stawkę, jak przy nabyciu refakturowanej usługi czy też te same reguły dotyczące miejsca opodatkowania.

Zasady refakturowania

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

MAGDALENA MAJKOWSKA

magdalena.majkowska@infor.pl