Dodatkowe świadczenia można refakturować

Pomimo że ustawa o VAT obowiązuje od 2004 roku, do tej pory nie został rozwiązany problem refakturowania usług. Praktyka pokazuje, że firmy ciągle mają wątpliwości, czy koszty nabytych usług, których faktycznymi odbiorcami są ich klienci, można refakturować, czy też powinny one stanowić element kalkulacyjny ceny za świadczenie jednej kompleksowej usługi.

Ustawa o VAT nie definiuje refakturowania usług. Jest ono jednak przyjęte w praktyce i orzecznictwie. Jak wyjaśnia Anna Łukaszewicz-Obierska, radca prawny, wspólnik w kancelarii WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr przez pojęcie refakturowanie należy rozumieć przeniesienie poniesionych kosztów na podmiot, który faktycznie z danej usługi korzysta.

- Refakturowanie będzie możliwe, gdy jego przedmiotem będą usługi, do usług nie zostanie doliczona marża, odbiorcą refaktury będzie korzystający z usług, a firma dokonująca refakturowania zastosuje tę samą stawkę VAT co dla usługi pierwotnej - mówi Anna Łukaszewicz-Obierska.

Dodaje, że problem refakturowania usług najczęściej dotyczy mediów, np. gazu, energii elektrycznej lub cieplnej, gdzie formalnym odbiorcą usług jest właściciel budynku, a rzeczywistym ich adresatem najemca. W tym przypadku faktura jest wystawiana na właściciela, który następnie może refakturować usługi.

W niektórych jednak sytuacjach, np. dotyczących usługi prawnej, kancelaria ponosi koszty związane z realizacją zlecenia, np. opłaty sądowe, koszt transportu, zakwaterowania, i koszty takie stanowią część ustalonego wynagrodzenia. Wykonawca usługi nie narzuca na nie żadnej marży, lecz stosuje stawkę VAT obowiązującą dla podstawowej usługi, tj. usługi prawnej, czyli 22 proc.

Marcin Mianowany, radca prawny w Kancelarii Radców Prawnych i Adwokatów Nowakowski i Wspólnicy, podkreśla, że wskazówką do właściwego rozliczenia dodatkowych kosztów jest odpowiedź na pytanie, czy nie powinny one stanowić elementu kalkulacyjnego wynagrodzenia.

- Jeżeli w umowie z kontrahentem zostało ustalone, że przysługujące wynagrodzenie z tytułu dokonania konkretnej transakcji będzie obejmowało oprócz usługi głównej koszty dodatkowe, wówczas mamy do czynienia z elementem kalkulacyjnym wynagrodzenia, a nie z refakturą tych kosztów - wyjaśnia ekspert.

To samo dotyczy przypadku, gdy stwierdzimy, że koszty dodatkowe, tj. podatki, opłaty, prowizje, ubezpieczenie, opakowania, transport, stanowią po prostu uzupełnienie świadczonej usługi głównej, tzn. są tak ściśle związane z usługą główną, że tworzą jedno nierozerwalne świadczenie (usługę kompleksową).