Ewidencja. Prowadzenie ksiąg przedsiębiorców

Prawidłowe dokumentowanie czynności podlegających opodatkowaniu ma istotne znaczenie dla podatnika. Zwłaszcza w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej dokumentacja może mieć wpływ na prawidłowość rozliczeń. Zgodnie z art. 193 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.), tylko księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Ustawodawca uważa je za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów. Niedopełnienie tych obowiązków ma swoje konsekwencje.

Organ podatkowy nie uznaje za dowód ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy. Jeżeli księgi podatkowe zawierają wady, które nie mają istotnego znaczenia dla sprawy, zostaną uznane za dowód. Gdy organ podatkowy stwierdzi, że księgi podatkowe są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy, to w protokóle badania ksiąg określa, za jaki okres i w jakiej części nie uznaje ksiąg za dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Najpoważniejszą konsekwencją wadliwości czy nierzetelności ksiąg podatkowych, jaka może dotknąć podatnika, jest szacowanie. Trudno się więc dziwić, że kwestie dotyczące rzetelności ksiąg podatkowych często stają się przedmiotem sądowych rozstrzygnięć.

Sądy administracyjne wiele razy musiały ocenić, kiedy organ podatkowy może odrzucić dowód z księgi podatkowej. W jednym z orzeczeń sąd wyjaśnił, że organy podatkowe nie mogą uznać fikcyjnego charakteru transakcji bez jednoczesnego stwierdzenia nierzetelności ksiąg podatkowych, w których te transakcje były ewidencjonowane (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 8 marca 2006 r., sygn. akt III SA/Wa 281/05, niepublikowany). Inaczej mówiąc, zdaniem sądu, nie może być tak, że organ podatkowy, nie zarzucając nierzetelności, może uznać daną czynność za fikcyjną.

Zdaniem innego składu orzekającego sam fakt zaewidencjonowania w księgach zdarzenia gospodarczego, niewywołującego w obszarze prawa podatkowego konsekwencji prawnych, nie powinien powodować odrzucenia ksiąg jako dowodu w postępowaniu. I to nawet jeżeli strona, pozostając w błędnym przekonaniu, uznała owo zdarzenie za wywołujące skutki podatkowoprawne. Samo zaś obalenie domniemania prawidłowości ksiąg podatkowych nie pozbawia ich normalnej mocy dowodowej - podkreślił sąd (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2 czerwca 2005 r., sygn. akt FSK 1781/04, niepublikowany). Owa normalna moc dowodowa oznacza w tym przypadku, że takie księgi podatkowe mogą być podstawą ustaleń faktycznych jak każdy inny dowód w rozumieniu Ordynacji podatkowej (np. dowód z dokumentów, świadków itp.).

Sąd oddziela więc sytuację, w której księdze podatkowej przyznaje się szczególną moc dowodową od tej, kiedy z uwagi na błędy staje się ona zwykłym dowodem, który może przyczynić się do rozstrzygnięcia sprawy. Przy czym odmiennej oceny ksiąg podatkowych może dokonać zarówno organ odwoławczy, jak i sąd administracyjny badający legalność decyzji wymiarowej.

W innym wyroku sąd zajął z kolei stanowisko, zgodnie z którym zaksięgowanie wydatku w oparciu o wadliwy dowód księgowy samo w sobie nie daje podstaw do uznania, że poniesienie wydatku nie miało miejsca (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 31 maja 2004 r., sygn. akt FSK 149/04, niepublikowany).

Aleksandra Tarka