Umowę z biegłym musi potwierdzić uchwała

Dość często zdarza się, że zarządy spółek przy wyborze biegłe- go rewidenta zapominają o konieczności podjęcia w tej sprawie uchwały przez zgromadzenie wspólników. Potwierdza to Tomasz Darowski, radca prawny z kancelarii Domański Zakrzewski Palinka. Tymczasem, zgodnie z art. 66 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 nr 76, poz. 694 z późn. zm.), wyboru biegłego rewidenta powinien dokonać organ uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego. Aby więc umowa i przyszłe badanie było skuteczne, istotne jest podjęcie w tej kwestii uchwały, zanim zarząd podpisze umowę z audytorem.

Błędne jest też przekonanie licznych spółek – co potwierdza nasz rozmówca – że jeśli z usług firmy audytorskiej korzystają po raz kolejny, nie muszą ponownie podejmować uchwały w tym zakresie.

– W każdym okresie sprawozdawczym konieczna jest oddzielna uchwała zgromadzenia wspólników – podkreśla Tomasz Darowski.

Jego zdaniem takich kroków nie trzeba podejmować tylko wtedy, gdy w uchwale znalazł się zapis, że audytor został wybrany na określony czas, np. trzy lata.

Konsekwencją braku właściwej uchwały jest nieważność badania sprawozdania z mocy prawa. Zdaniem prawnika Anny Woźniak art. 53 ust. 3 ustawy o rachunkowości wyraźnie mówi, że jest to przeszkoda do skutecznego zatwierdzenia sprawozdania finansowego i podjęcia decyzji co do podziału wyniku finansowego (lub pokrycia straty). W praktyce będzie to oznaczało brak możliwości wypłaty dywidendy.

Przed konsekwencjami braku uchwały przestrzega również Małgorzata Wężyk-Topolska, radca prawny z kancelarii Domański Zakrzewski Palinka. Jej zdaniem w przypadku złamania zakazu podziału zysku członkowie zarządu mogą być pociągnięci do odpowiedzialności karnej. Wypłacona natomiast wspólnikom dywidenda będzie musiała być zwrócona wraz z odsetkami.

Wybierając audytora trzeba, poza uchwałą, skupić się również na samej umowie. Najważniejsza rzecz to negocjacja jej postanowień i wyeliminowanie klauzul wyłączających odpowiedzialność audytora. Tylko w ten sposób spółka może zabezpieczyć swoje interesy.

Małgorzata Wężyk-Topolska twierdzi, że firmy audytorskie często starają się jak najbardziej ograniczyć w umowie swoją odpowiedzialność. Pojawiają się zatem klauzule, które na przykład ograniczają odpowiedzialność audytora do trzykrotności wynagrodzenia za badanie. Jeżeli więc wyrządzona szkoda będzie większa, nie zostanie pokryta w całości. Firma otrzyma rekompensatę tylko do wysokości określonej w umowie.

– Warto więc wyłączyć z umowy zapis ograniczający odpowiedzialność firmy audytorskiej – dodaje nasza rozmówczyni.

Jej zdaniem ogólne zasady odpowiedzialności wystarczająco zabezpieczają interesy zleceniodawcy, nakazując podmiotom wyrządzającym szkodę naprawić ją w pełnej wysokości.

W umowach warto też poszukać klauzul wyłączających możliwość ubiegania się o odszkodowanie w razie utraconych korzyści. Wyłączenie takiego zapisu trzeba – co podkreślają eksperci – negocjować. Dzięki temu spółka będzie mogła starać się o wypłatę, często olbrzymich kwot, gdy z winy biegłego nie zostanie osiągnięty określony rezultat.

Radca prawny z kancelarii Domański Zakrzewski Palinka jako przykład takiej sytuacji podaje firmę przystępującą do przetargu. Jeśli jednym z warunków wzięcia w nim udziału jest przedstawienie raportu z badania sprawozdania, a audytor spóźni się z jego wydaniem i uniemożliwi to przedsiębiorcy złożenie oferty w przetargu, będzie mógł dochodzić od audytora odszkodowania. Przedsiębiorca musi jednak udowodnić, że ze względu na parametry swojej oferty mógłby ten przetarg wygrać.

Negocjując treść umowy warto pomyśleć o postanowieniach, które nałożą na biegłego rewidenta obowiązek dołożenia należytej staranności.

– Oczywiście wynika to bezpośrednio z norm etyki wykonywania zawodu – wyjaśnia Tomasz Darowski. Dodaje jednak, że mimo to klauzula taka jest potrzebna. Dobrze jest też określić standardy pilności i obwarować je karami umownymi.

Niestety, w praktyce trudno jest wprowadzić do umów takie postanowienia. Co do tego zgodni są też nasi eksperci. Rzadko można się spotkać z przypadkami, w których firmy audytorskie zgadzają się na zawarcie postanowień dotyczących zapłaty ewentualnych kar.

– W razie sporów i niejasności zabezpieczeniem dla obu stron umowy może być precyzyjne określenie jej przedmiotu i terminu wykonania badania – twierdzi radca prawny Małgorzata Wężyk-Topolska. Dodaje, że jeżeli szczegółowo zostaną określone obowiązki audytora i badanego przedsiębiorcy, łatwo można określić, czy któraś ze stron nie dopełniła swoich obowiązków. Jeśli postanowienia umowy w tym zakresie będą nieprecyzyjnie, firma badająca sprawozdanie będzie mogła z łatwością obronić się wykazując, że opóźnienia wynikają z winy badanego.

21 tys. liczba spółek, których sprawozdania są badane