Intranet jest uniwersalnym systemem wspierającym pracę grupową i podnoszącym efektywność pracy, skraca bowiem czas obiegu informacji i dostępu do nich.
Producenci i integratorzy podkreślają, że bezpowrotnie minął czas, w którym uważano, że intranet to rozwiązanie zarezerwowane dla dużych firm. W ich ocenie portal wewnętrzny sprawdzi się dziś doskonale nawet w kilkuosobowych firmach, gdzie istotną rolę odgrywa efektywny obieg dokumentów i szybki dostęp do informacji. Koszt związany z wdrożeniem portalu od lat sukcesywnie spada. Bariera związana z wielkością inwestycji stale się więc obniża. Nowoczesne narzędzie staje się więc coraz łatwiej dostępne.
Nie tylko dla największych
Intranet to rozwiązanie, które jest dziś standardem w dużych firmach. W małych i średnich moda na wykorzystanie portali występuje od niedawna. Polskie przedsiębiorstwa wdrażają je jednak coraz częściej, widząc szereg korzyści wynikających z ich wykorzystania. Szczególnie że funkcjonalność intranetu jest zdecydowanie szersza niż kilka lat temu.
– Nie jest niczym nowym informacja, że komunikacja jest podstawą sukcesu w biznesie. W szczególności doceniana jest rola stałego kontaktu wewnętrznego. Portal, jako medium komunikacyjne, pozwala na konstruowanie zindywidualizowanego przekazu, a jednocześnie umożliwia precyzyjne sterowanie czasem pojawiania się informacji i ich sekwencją – mówi Paweł Szczerba z firmy Matrix.pl.
Usługi związane z realizacją i wdrożeniami systemów intranetowych posiada w swojej ofercie większość firm produkujących oprogramowania wspomagające zarządzanie oraz firmy integratorskie. Wśród producentów portali są zarówno międzynarodowi potentaci, jak i lokalne firmy informatyczne.
Korzyści są oczywiste
Na naszym rynku wdraża tego rodzaju systemy kilkaset podmiotów ulokowanych niemal w każdej części kraju. Zainteresowanie zakupem systemów portalowych wyrażają firmy różnej wielkości, od wielkich korporacji po kilkunastoosobowe regionalne przedsiębiorstwa. Korzyści są bowiem podobne dla każdego rodzaju firmy.
– Korzyści z wykorzystania portalu intranetowego upatrywać można w obszarze redukcji kosztów administracyjnych i dystrybucji informacji oraz obniżeniu nakładów na obsługę pracowników w zakresie kadrowym oraz szkoleń. Druga grupa korzyści wiąże się ze wzrostem efektywności organizacji, przede wszystkim dzięki szybszemu dostępowi do informacji oraz ułatwionemu procesowi gromadzenia, organizowania i wykorzystywania wiedzy firmowej – mówi Zbigniew Osiński, dyrektor marketingu firmy Contium.
Intranet może jednak spełniać wiele innych funkcji oprócz oferowania samego dostępu do baz wiedzy czy wymiany informacji. Portal zintegrowany z innymi systemami informatycznymi może też wspierać pracę działów kadrowych i administracyjnych. Pracownicy poprzez intranet mogą składać wnioski urlopowe, otrzymywać elektroniczny pasek ze szczegółami wynagrodzenia itp. Oczywiście wszystko zależy od strategii wykorzystania systemów portalowych w przedsiębiorstwie, w części ogranicza się on wyłącznie do funkcji dostarczania informacji. Intranet na pewno musi być platformą otwartą, potrafić komunikować się z innymi systemami i wspierać ich pracę. Rolą portalu jest bowiem również agregacja w jednym miejscu informacji, które pochodzą z różnych źródeł.
Funkcjonalność systemów intranetowych i ich koszty są bardzo zróżnicowane i trudne do uśrednienia. Na rynku dostępne są portale oferujące (w praktyce) wyłącznie usługi związane z dystrybucją informacji. Na drugim horyzoncie znajdują się potężne systemy, które umożliwiają realizację setek dodatkowych zadań. Koszty związane z zakupem i wdrożeniem systemów wahają się w przedziale od kilkunastu do kilkuset tysięcy złotych.
Za co trzeba zapłacić
Producenci i integratorzy zgodnie twierdzą, że zainteresowanie wdrożeniami rozwiązań intranetowych rośnie w firmach każdej wielkości. Co bardzo ważne, firmy decydują się coraz częściej świadomie inwestować w portale wewnętrzne, oczekując jasno wyartykułowanych korzyści z tego wynikających.
– Na koszt intranetu składa się zakup komputerowej sieci wewnętrznej firmy oraz oprogramowania sieciowego. Przy zastosowaniu Intranetowych Aplikacji Pracowniczych koszt stanowi zakup licencji na odpowiednie moduły. Do struktury kosztów implementacji zaliczymy: prace przedwdrożeniowe i wdrożeniowe konsultanta związane z analizą, zainstalowaniem i skonfigurowaniem aplikacji odpowiednio do potrzeb przedsiębiorstwa, koszt związany z wprowadzeniem danych do systemu, przeszkoleniem administratora systemu wewnątrz firmy oraz pracowników z obsługi aplikacji – tłumaczy Anna Iwan, konsultant z firmy Comarch.
Producenci aplikacji i integratorzy wydają się mieć przed sobą złote lata do sprzedaży rozwiązań intranetowych, pod warunkiem że również małe firmy porzucą proste systemy wymiany informacji tworzone wewnętrznie na rzecz profesjonalnych rozwiązań dostarczanych przez uznanych producentów. Na rynku jest miejsce dla wielu dostawców. Portale wewnętrzne mają szansę zagościć w tysiącach polskich firm, pod warunkiem że przedsiębiorcy uświadomią sobie, że ich rola nie ogranicza się tylko do wymiany informacji.
