Firma to nie tylko zyski, ale również wydatki. Te drugie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, co pozwala na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednak samo poniesienie wydatku nie oznacza jego automatycznego zakwalifikowania do kosztów. Wydatek musi być związany z osiągniętym przychodem.
Zarówno ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; dalej ustawa o PIT), jak i ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.; dalej ustawa o CIT) przewidują, że aby wydatki poniesione w ramach prowadzonej działalności gospodarczej można było uznać za koszty uzyskania przychodu, muszą po pierwsze być związane z przychodami firmy. Po drugie, muszą zostać rzeczywiście poniesione.
Po trzecie, nie mogą być wyłączone z katalogu kosztów przewidzianych w odpowiednich przepisach. Nie można też zapomnieć o tym, że wydatki, jakie mają być zaliczone do kosztów podatkowych, muszą być prawidłowo udokumentowane.
Kosztami uzyskania przychodów (kosztami podatkowymi) z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (analogicznie art. 16 ustawy o CIT).
Analizując obowiązujące przepisy oraz bogate w tym zakresie orzecznictwo sądowe i interpretacje organów podatkowych można stwierdzić, że za koszt uzyskania przychodów uznaje się racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, które łącznie spełniają następujące warunki: pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami (ich celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów); zostały rzeczywiście poniesione i prawidłowo udokumentowane; nie zostały wymienione w katalogu wydatków, które nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.
Warto wspomnieć, że dany wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu nie tylko wtedy, gdy jego poniesienie przyniosło efekt w postaci przychodu, ale również wówczas, gdy mógł przyczynić się do powstania przychodu, lecz z różnych przyczyn przychód ten nie wystąpił.
Kosztem uzyskania będą również takie wydatki, które przyczynią się do zabezpieczenia bądź zachowania źródła przychodu, co w efekcie pozwoli w przyszłości osiągnąć przychód z tego źródła.
Trzeba także pamiętać, że ciężar dowodu – zarówno co do poniesienia danego kosztu, jak i poniesienia go w celu uzyskania przychodu – spoczywa na podatniku. To on powinien wykazać, że faktycznie poniósł dany wydatek, dokumentując ten fakt dowodami niebudzącymi wątpliwości i potwierdzającymi bezsprzecznie, że wydatek został poniesiony.
Ponadto w każdym przypadku należy zwrócić szczególną uwagę na dokumentowanie kosztów. Za dowód może służyć wszystko, co przyczynia się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
W kwestii uznawania wydatków za koszty podatkowe wszystko wydawać by się mogło proste. Jednak w praktyce podatnicy mają problem z prawidłowym zaliczeniem określonych wydatków do kosztów. Aby rozwiać wątpliwości, najlepiej sprawdzić wydane w tym zakresie interpretacje organów podatkowych.
