Kontrole pracodawców związane z epidemią COVID-19 - o czym trzeba pamiętać

Co inspektorzy PIP weryfikują w trakcie kontroli, sprawdzając ochronę pracowników przed zakażeniem COVID-19

Czy pracownicy mają zapewnione indywidualne środki ochrony w postaci np. maseczek, przyłbic, rękawiczek, kombinezonów

Czy pracownicy mają dostęp do środków odkażających, płynów do dezynfekcji rąk, a także innych środków higienicznych

Czy pracodawca zapewnił właściwy dystans między pracownikami oraz między pracownikami a klientami lub interesantami

Czy praca zdalna została wprowadzona przez pracodawców i funkcjonuje zgodnie z obowiązującymi przepisami

Czy pracodawcy dokonali oceny ryzyka zawodowego związanego z możliwością zakażenia koronawirusem przy wykonywanych pracach

Czy pracodawcy zastosowali odpowiednie środki profilaktyczne zapewniające zwiększenie poziomu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników

Inspektorzy

● przed rozpoczęciem czynności kontrolnych (w sytuacji gdy nie wyklucza tego charakter kontroli) inspektor powinien podjąć próbę kontaktu telefonicznego z pracodawcą w celu ustalenia obowiązujących w zakładzie procedur dotyczących utrzymania reżimu sanitarnego;

● w czasie kontroli inspektor powinien respektować obowiązujące u pracodawcy ograniczenia i obowiązki związane z zapobieganiem rozprzestrzenianiu się koronawirusa, w tym także:

- stosować wymaganą osłonę ust i nosa,

- przestrzegać higieny rąk,

- nie podawać dłoni na powitanie,

- poddać się wymaganej dezynfekcji rąk czy obuwia,

- zachowywać wymagany dystans w stosunku do osób przebywających w kontrolowanym podmiocie - minimum 2 m,

- w miarę możliwości ograniczyć kontakt z osobami, z którymi spotyka się w czasie prowadzenia czynności kontrolnych

Dokumenty

● dokumenty udostępnione inspektorowi pracy przez pracodawcę do kontroli poza terenem zakładu powinny być poddane 24-godzinnej kwarantannie w szczelnie zamykanych pojemnikach

Środki ochrony

● PIP wyposaży swoich inspektorów w odpowiednio dobrane środki ochrony indywidualnej, które powinni stosować w trakcie kontroli

Miejsce kontroli

● w trakcie kontroli w miarę możliwości inspektor powinien przeprowadzać czynności kontrolne w formie zdalnej (poza siedzibą pracodawcy),

● podczas prowadzenia czynności kontrolnych na terenie zakładu pracy inspektor powinien korzystać z wydzielonego pomieszczenia oraz ograniczyć do minimum czas tych czynności, a pracodawca powinien zapewnić takie pomieszczenie,

● inspektor nie przeprowadza czynności kontrolnych w domach osób wykonujących swoje obowiązki zawodowe zdalnie

Wybrane podmioty objęte kontrolą

Zakres kontroli

Sankcje z tytułu niepoddania się kontroli

● przedsiębiorca w rozumieniu art. 4 ust. 1 lub 2 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców,

● organizacja pozarządowa w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, tj. m.in. instytuty badawcze, banki i spółki prawa handlowego będące państwowymi lub samorządowymi osobami prawnymi,

● jednostka, o której mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, tj. m.in. spółdzielnie socjalne, kluby sportowe

- u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych (spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym w wysokości co najmniej 15 lub 25) w następstwie wystąpienia COVID-19, lub

● państwowa albo prowadzona wspólnie z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego instytucja kultury, w rozumieniu ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, u której wystąpił spadek przychodów w następstwie wystąpienia COVID-19, a także

● spółka wodna, o której mowa w ustawie z 20 lipca 2017 r. - Prawo wodne

Kontrola WUP dotyczy wydatkowania środków FGŚP na wypłatę świadczeń zgodnie z przeznaczeniem. W tym celu urząd pracy może żądać okazania wszelkiej dokumentacji z tym związanej oraz złożenia stosownych wyjaśnień. Do dokumentacji, której urząd może wymagać, należą w szczególności dane zawarte w oświadczeniach składanych z wnioskiem o dofinansowanie, tj. m.in. dokumenty potwierdzające sprzedaż, listy płac, wyciągi bankowe, listy obecności, zwolnienia lekarskie dotyczące pracowników i zleceniobiorców, w związku z którymi podmiot zatrudniający otrzymał pomoc.

Podmiot, który nie poddał się kontroli wskutek przeszkód leżących po jego stronie, ma obowiązek zwrotu na rachunek bankowy wojewódzkiego urzędu pracy, z którego otrzymał środki, całości otrzymanej pomocy wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. Odsetki liczone będą od dnia przekazania środków wykorzystanych niezgodnie z warunkami określonymi w ustawie o COVID-19.

Zgodnie z wyjaśnieniami MRPiPS podmiot, który otrzymał wsparcie, nie będzie ponosił negatywnych skutków niemożności poddania się kontroli, jeżeli wpływ na to miały:

● okoliczności prawne (stany wyjątkowe, szczególne przepisy uniemożliwiające poddanie się kontroli - nie są to okoliczności faktyczne) oraz

● okoliczności faktyczne całkowicie niezależne od podmiotu (siła wyższa, inne wyjątkowe okoliczności związane z niemożliwym do przewidzenia rozwojem epidemii).

Jak przebiega kontrola udzielonych pożyczek przez urząd pracy

1. Do celów umorzenia pożyczki - weryfikacja bazy CEIDG lub KRS w celu potwierdzenia, czy podmiot w okresie 3 miesięcy od udzielenia pożyczki prowadził działalność. Jeżeli okres prowadzenia działalności był krótszy niż wymagany, urząd będzie dochodził zwrotu pożyczki wraz z odsetkami.

2. Do celów ustalenia, czy pożyczka została wypłacona w prawidłowej wysokości - weryfikacja oświadczenia o wysokości łącznych przychodów osiągniętych w poprzednim roku bilansowym w przypadku organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Te podmioty mogą otrzymać pożyczkę w wysokości nieprzekraczającej 10 przychodów w poprzednim roku bilansowym.

Kryterium udzielenia ulgi

Sposób weryfikacji przez ZUS

Działania podmiotu, który skorzystał z ulgi

1

2

3

Data zarejestrowania w ZUS płatnika składek

Dane zapisane w Kompleksowym Systemie Informatycznym (KSI) ZUS

● Jeżeli dane przekazane do ZUS są zgodne ze stanem faktycznym - ulga jest należna (postępowanie zostaje zakończone).

● Jeżeli płatnik przekazał dane nieprawdziwe - składki za okres objęty zwolnieniem podlegają zwrotowi na podstawie decyzji wydanej przez ZUS (wraz z odsetkami za zwłokę).

● Jeżeli ZUS uzna ulgę za nienależną i zobowiąże płatnika do opłacenia składek, a płatnik nie zgadza się z tą decyzją - należy zawnioskować o ponowne rozpatrzenie sprawy do prezesa ZUS, natomiast w razie utrzymania niekorzystnej decyzji - odwołać się do sądu administracyjnego (niezbędne pouczenia znajdą się w decyzji).

Liczba osób zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych na dzień wskazany w ustawie o COVID-19

Wysokość przychodu lub dochodu z działalności w pierwszym miesiącu wskazanym we wniosku o zwolnienie - dotyczy osób prowadzących działalność pozarolniczą, opłacających składki wyłącznie za siebie

Dane o przychodzie i dochodzie z działalności są w posiadaniu KAS.

Na mocy ustawy o COVID-19 dane te są przekazywane do ZUS.

● Jeżeli płatnik przekazał prawdziwe dane o przychodzie/dochodzie (i spełnia pozostałe kryteria - zob. powyżej) - ulga jest należna (postępowanie zostaje zakończone).

● Jeżeli płatnik przekazał nieprawdziwe dane o przychodzie/dochodzie - składki za okres objęty zwolnieniem podlegają zwrotowi na podstawie decyzji wydanej przez ZUS (wraz z odsetkami za zwłokę).

● Jeżeli ZUS uzna ulgę za nienależną i zobowiąże płatnika do opłacenia składek, a płatnik nie zgadza się z tą decyzją - należy zawnioskować o ponowne rozpatrzenie sprawy do prezesa ZUS, natomiast w razie utrzymania niekorzystnej decyzji - odwołać się do sądu administracyjnego (niezbędne pouczenia znajdą się w decyzji).

Kryterium udzielenia ulgi

Sposób weryfikacji przez ZUS

Działania podmiotu, który skorzystał z ulgi

Data rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej (przedsiębiorcy) lub data zawarcia umowy cywilnoprawnej (zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła)

Dane zapisane w Kompleksowym Systemie Informatycznym (KSI) ZUS - na podstawie informacji z CEIDG oraz na podstawie zgłoszeń płatników składek.

W przypadku wykonawcy dzieła konieczna może okazać się weryfikacja daty zawarcia umowy (obecnie ZUS nie posiada danych o zawieranych umowach o dzieło).

● Jeżeli dane przekazane do ZUS są prawdziwe - świadczenie postojowe jest należne (postępowanie zostaje zakończone).

● Jeżeli przedsiębiorca/wykonawca umowy cywilnoprawnej przekazał dane nieprawdziwe - świadczenie postojowe zostaje uznane za nienależne i podlega zwrotowi na podstawie decyzji wydanej przez ZUS (wraz z odsetkami za opóźnienie).

● Jeżeli ZUS uzna świadczenie postojowe za pobrane nienależnie i zobowiąże do jego zwrotu, a podmiot, który je pobrał, nie zgadza się z tą decyzją - należy odwołać się do sądu (niezbędne pouczenia znajdą się w decyzji).

Ograniczenie prowadzenia działalności gospodarczej (przestój w działalności) lub ograniczenia wykonywania umowy (przestój w wykonywaniu umowy cywilnoprawnej) - w następstwie epidemii COVID-19

Dane ZUS w tym zakresie pochodzą wyłącznie z wniosku o ulgę - przez "przestój" należy rozumieć wszelkie okoliczności związane z COVID-19, które ograniczyły działalność przedsiębiorcy/wykonawcy umowy cywilnoprawnej (uwzględniając np. spadek przychodów, dochodów, obrotów, liczby klientów).

Wysokość przychodu z miesiąca poprzedzającego miesiąc złożenia wnios­ku o świadczenie postojowe

Dane o przychodzie i dochodzie z działalności są w posiadaniu KAS.

Na mocy ustawy o COVID-19 dane te są przekazywane do ZUS.

Brak innego tytułu do ubezpieczeń społecznych

Dane zapisane w Kompleksowym Systemie Informatycznym (KSI) ZUS