Obowiązki adresowe – nowe regulacje od 15 marca 2018 r.

Nowelizacja dokonana została w celu rozwiązania realnych problemów, które pojawiały się w zakresie prowadzenia postępowań rejestrowych, a które nie były adresowane przez dotychczas obowiązujące prawo. Jednym z istotniejszych problemów pojawiających się w trakcie postępowań, wobec braku aktualnych danych podmiotów, były problemy ze skutecznym doręczeniem przez sądy wezwań lub orzeczeń kierowanych do członków organu uprawnionych do reprezentacji podmiotu w trakcie prowadzenia postępowań z urzędu lub na wniosek.

Prowadziło to do wydłużania czasu trwania postępowań oraz zwiększenia ich kosztów, ponieważ sąd zobowiązany był podejmować dodatkowe czynności zmierzające do ustalenia adresu osób, na które np. nałożono grzywnę w wyniku prowadzonego postępowania przymuszającego. Formalnie pozbawiało to także zainteresowanych prawa do zaskarżenia postanowienia, gdyż do tego konieczne jest jego doręczenie.

Polecamy: Pakiet żółtych książek - Podatki 2018

Nowe obowiązki

W odpowiedzi na powyższy problem, ustawa wprowadziła obowiązek podawania przy zgłoszeniu spółki do rejestru adresów do doręczeń dla osób reprezentujących podmiot oraz członków organu uprawnionego do powoływania zarządu, a także obowiązek złożenia do właściwego sądu informacji uzupełniającej w tym zakresie dla spółek już zarejestrowanych. W najczęstszym przypadku, gdy organem uprawnionym do powoływania zarządu jest zgromadzenie wspólników, zgłoszeniu podlegać będą imiona i nazwiska oraz adresy do doręczeń tych wspólników. W przypadku, gdy wspólnikiem jest osoba prawna, zgłoszeniu podlegać będą imiona i nazwiska oraz adresy do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej. Zgłoszenia adresu może dokonać osoba, której adres podlega zgłoszeniu lub właściwy podmiot wpisany do rejestru. Zgłoszenie adresu lub zmiany adresu dokonywać się będzie na podstawie oświadczenia, a zatem bez potrzeby wypełniania formularzy.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Należy pamiętać, że adresy do doręczeń nie muszą być adresami zamieszkania lub zameldowania poszczególnych osób, może być to adres spółki bądź inny adres. Ważne jest, że zgłoszeniu podlegać będzie każda zmiana w zakresie powyższych danych. Dobrą informacją jest, że zgłoszenie zmiany nie będzie objęte opłatą od złożenia dokumentów do akt rejestrowych. W przypadku gdyby adres do doręczeń znajdował się poza obszarem UE, należało będzie wskazać pełnomocnika do doręczeń w Polsce. Co do jawności adresów do doręczeń, nie będą one wpisywane do rejestru, ale objęte będą zasadą jawności formalnej, co oznacza, że każdy będzie miał prawo zapoznać się z nimi poprzez dokonanie przeglądu akt rejestrowych.

Zobacz: Prawo dla firm

Co do terminu wykonania obowiązku, spółki kapitałowe mają obowiązek złożyć do akt rejestrowych listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę osób reprezentujących podmiot lub osób uprawnionych do powołania zarządu przy pierwszym, dowolnym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż do 15 września 2019 r., chyba że aktualna informacja o adresie do doręczeń znajduje się w aktach rejestrowych spółki. Dla nowo zgłaszanych spółek obowiązek wskazania adresu do doręczeń będzie istniał od 15 marca 2018 r.

I nowe problemy?

Na gruncie tej nowelizacji, z pozoru błahej, pojawić się może wiele niedogodności. Przede wszystkim, mogą pojawić się komplikacje w przypadku spółek o rozbudowanej strukturze udziałowej, podlegającej częstym zmianom, szczególnie w przypadku spółek publicznych. Należy również zauważyć, że wprowadzony obowiązek dotyczy również wspólników mniejszościowych, tj. posiadających mniej niż 10 proc. udziałów w kapitale zakładowym, którzy formalnie nie są wpisywani do rejestru. Inwestorzy strategiczni, mimo wyłącznie inwestycyjnego charakteru swojej obecności w spółce, również zobowiązani zostali do podawania adresów do doręczeń.

Rozważając dalej skutki braku aktualizacji, należy wskazać że zgodnie ze znowelizowanym KPC, adres do doręczeń z akt rejestrowych spółki wykorzystywany będzie do doręczeń pism procesowych lub orzeczeń dotyczących osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. Należy więc odnieść się do tego przez pryzmat przyjętej przez ustawodawcę fikcji prawnej, która pozwala wobec osób, które nie zgłosiły oświadczenia o zamianie adresu do doręczeń na możliwość pozostawienia przesyłki w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że inny adres do doręczeń lub miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane z urzędu. Fikcja ta wygodna dla sądów i uzasadniona funkcją procesu sądowego, w praktyce może okazać się kłopotliwa dla osób podlegających zgodnie z Ustawą obowiązkowi zgłoszenia adresu do doręczeń. Brak aktualnego adresu w aktach może prowadzić do prawomocnego nałożenia grzywny w postępowaniu przymuszającym.

Zobacz: Spółki

Problemy mogą powstać również w przypadku postępowań nakazowych, w których w przypadku przyjęcia przez sąd fikcji uprawomocnić się może nakaz zapłaty. Przyjmując, że odpowiedzialność może powstać nie tylko w postępowaniu przymuszającym do ustanowienia organu, ale również na podstawie art. 299  1 KSH, nie można wykluczyć wydania wyroku zaocznego przeciwko członkowi zarządu spółki. W przypadku braku aktualnego adresu w aktach rejestrowych spółki można nawet wyobrazić sobie ujawnienie wydanych orzeczeń dopiero w fazie postępowania egzekucyjnego, gdy komornik dokona np. zajęcia rachunku bankowego. W szczególności, należy także rozważyć, czy w przypadku zaprzestania swojej funkcji w organie, nie należałoby dokonywać zgłoszeń kolejnych zmian adresów do doręczeń na ewentualność potencjalnego wezwania do stawienia się w sądzie, choćby w charakterze świadka, w toczącym się postępowaniu. Tym bardziej, że nie jest możliwe podjęcie jakichkolwiek działań zmierzających do ponownego doręczenia korespondencji sądowej na właściwy adres do doręczeń.

Autor: Katarzyna Kostoń, adwokat w kancelarii GSW Legal