Jak założyć spółkę z o.o.

Spółka w organizacji

Z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji (art. 161 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych; Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.), która może być podmiotem praw i obowiązków. Zarówno umowa spółki (akt założycielski), jak i statut powinny mieć formę aktu notarialnego, a jej niedochowanie skutkuje nieważnością. Pozostaje to przedmiotem badań sądu rejestrowego w zakresie formy załącznika do wniosku, jakim jest umowa spółki (akt założycielski) czy statut. Nie oznacza to jednak, iż sąd rejestrowy pozostaje obojętny wobec braku elementów formy notarialnej, jaką stanowi przedkładany wypis aktu notarialnego. W przypadku braku któregokolwiek z elementów obligatoryjnych wymienionych w art. 110 § 3 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie; t.j. Dz.U. 2008 r. nr 189, poz. 1158 z późn. zm.) przedkładany dokument nie pozostaje wypisem aktu notarialnego, bowiem nie zawiera elementów, jakimi ów dokument powinien się charakteryzować.

Warto zapamiętać, że w razie zawarcia umowy spółki z o.o. niezależnie od powstania wspomnianego stosunku prawnego spółki, dochodzi również do powstania spółki jako jednostki organizacyjnej mającej zdolność prawną, o podmiotowości odrębnej od podmiotowości swoich członków. Podmiotowość ta ma charakter samodzielny, przysługuje ona jednostce będącej odrębnym od wspólników podmiotem prawa. Z chwilą zatem zawarcia umowy spółki podmiotowość uzyskuje powstała jednostka organizacyjna rozumiana jako związek osób. Od chwili zawiązania spółki, wielopodmiotowa organizacja wspólników występuje więc na zewnątrz. Forma spółki w organizacji jest konieczna dlatego, że potrzeba czasu na dokonanie wszystkich czynności wymaganych dla powstania spółki z o.o. tzn.:

• wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego,

• powołania zarządu oraz rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeśli ustawa bądź umowa spółki tego wymaga, a także

• wpisu spółki do rejestru.

Spółka z o.o. w organizacji jest jedynym podmiotem praw majątkowych wniesionych do spółki lub nabytych przez spółkę w okresie od jej zawiązania (utworzenia) na mocy umowy spółki. Spółka z o.o. w organizacji musi używać firmy z obowiązkowym dodatkowym oznaczeniem - „w organizacji”. Za zobowiązania spółki z o.o. w organizacji dopowiadają solidarnie spółka i osoby, które działały w jej imieniu. Ponadto za zobowiązania te solidarnie ze spółką i osobami, które działały w jej imieniu odpowiada również wspólnik spółki z o.o. w organizacji - do wysokości niewniesionego wkładu na pokrycie objętych udziałów. Nieważne jest jakiekolwiek rozporządzenie udziałem w spółce z o.o. w organizacji. Zmiana umowy spółki może być dokonana jedynie jednomyślnie; nie stosuje się tu zatem przepisów o zmianach umowy spółki określoną większością głosów. Spółka w organizacji jest reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników.

PRZYKŁAD

Czterech wspólników podpisało w dniu 20 kwietnia 2010 r. umowę spółki z o.o., tworząc w ten sposób spółkę w organizacji. W kilku następnych dniach podpisali szereg umów mających zagwarantować spółce podstawy funkcjonowania (m.in. wynajęli lokal i zakupili kilka komputerów). Za powstałe w ten sposób zobowiązania odpowiadają solidarnie i to w dodatku łącznie ze spółką. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że prawo nie mówi o wspólnikach, a o osobach, które działały w imieniu spółki. Oznacza to, że wierzyciel będzie mógł wedle swego wyboru dochodzić zapłaty bądź od wszystkich zobowiązanych łącznie, bądź całej kwoty od jednej lub kilku wybranych osób, których podpisy widnieją na umowach.

Zapamiętaj

Spółka z o.o. w organizacji ustaje bądź z chwilą wpisu spółki do rejestru przedsiębiorców, bądź z chwilą rozwiązania spółki po przeprowadzeniu uproszczonego postępowania likwidacyjnego.

Niezbędne elementy umowy spółki

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wniesienie całego kapitału zakładowego

Wspólnicy zobowiązani są do wniesienia wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego przed rejestracją spółki. Ta sama zasada obowiązuje przy podwyższaniu kapitału zakładowego spółki z o.o. po jej rejestracji. Dlatego do zgłoszenia spółki do rejestracji należy dołączyć oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione. To samo odnosi się do podwyższenia kapitału zakładowego spółki. Członkowie zarządu w oparciu o k.s.h. ponoszą odpowiedzialność cywilnoprawną (oraz karną) za złożenie fałszywych danych w oświadczeniu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego (podwyższenie kapitału zakładowego) zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione.

Przy zawarciu umowy spółki z o.o. wspólnik obejmuje udział, czyli zaciąga wobec spółki zobowiązanie do pokrycia udziału przez wniesienie wkładu. O ile wniesienie wkładów pieniężnych przed zarejestrowaniem (czyli powstaniem spółki) jest możliwe (na konto bankowe utworzone dla spółki lub konto powołanego pełnomocnika bądź do rąk zarządu spółki), o tyle wniesienie wkładów niepieniężnych przed zarejestrowaniem spółki nie zawsze jest możliwe. Dlatego też do zgłoszenia wniosku o wpis spółki do rejestru handlowego należy m.in. dołączyć oświadczenie wszystkich członków zarządu, że udziały pieniężne zostały wpłacone i że przejście wkładów niepieniężnych na spółkę z chwilą jej zarejestrowania jest zapewnione. Zagwarantowanie to rozumieć należy jako brak przeszkód, zarówno prawnych jak i faktycznych do tego, aby z chwilą zarejestrowania spółka mogła rozporządzać prawem do wkładu. Struktura kapitału zakładowego powinna zostać określona w umowie spółki z o.o. Kapitał zakładowy spółki może być podzielony na udziały o równej albo nierównej wartości nominalnej. Jeżeli kapitał zakładowy dzieli się zgodnie z umową na udziały o równej wartości nominalnej, to wspólnicy mogą mieć więcej niż jeden udział. Udziały takie są niepodzielne, chociaż mogą stanowić przedmiot współwłasności. Udziały te mogą być zbyte i obciążone tylko w całości. SN w wyroku z 20 maja 1999 r. (sygn. akt CKN 1146/97 OSNC z 1999 r. nr 12, poz. 209) orzekł, że w przypadku nabycia przez małżonka ze środków pochodzących z majątku wspólnego, w drodze czynności prawnej, udziału w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, wspólnikiem staje się tylko małżonek uczestniczący w tej czynności.

Ustanowienie organów spółki

Kolejnym obowiązkiem wspólników jest ustanowienie organów spółki. Powinno to być zgłaszane przez wspólników na formularzach KRS przed rejestracją. Organy spółki z o.o. to:

• zgromadzenie wspólników - najwyższa władza spółki, podejmuje uchwały większością zwykłą lub (w ważnych dla spółki sprawach - kwalifikowaną) w głosowaniu jawnym, lub niekiedy (np. wybory lub gdy zażąda tego przynajmniej jeden wspólnik) - tajnym,

• zarząd - powoływany przez zgromadzenie wspólników, lub przez radę nadzorczą, jeżeli została ustanowiona; minimalny skład to 1 osoba,

• bądź komisja rewizyjna - rada nadzorcza jest obligatoryjna w dwóch przypadkach: jeśli kapitał zakładowy osiągnął 500 000 zł, a jednocześnie liczba wspólników 25 (chyba że istnieje już komisja rewizyjna), oraz zawsze wtedy gdy spółka z o.o. powstała ze spółki Skarbu Państwa; organy te sprawują nadzór nad działalnością zarządu.

Koszty związane z powstaniem spółki z o.o.

Poza taksą notarialną powiększoną o VAT za spisanie umowy spółki należy także zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych. Stawka podatku od zawarcia umowy spółki wynosi 0,5% kapitału zakładowego spółki z o.o., a płatnikiem podatku jest notariusz. Koszty rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym przy składaniu wniosku wynoszą:

• 1000 zł opłaty sądowej,

• 500 zł opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym¹.

PRZYKŁAD

W kwietniu 2010 r. trzech wspólników planuje zawrzeć spółkę z o.o. o kapitale zakładowym w wysokości 250 000 zł. U notariusza zapłacą oni maksymalnie 1010 zł + 0,4% od nadwyżki powyżej 60 000 zł (760 zł), czyli 1770 zł. Od dokonanych przez notariusza czynności notarialnych należy uiścić VAT. Stawka podatku wynosi 22% i jest naliczana od pobranego przez notariusza wynagrodzenia. Maksymalna taksa notarialna wraz z VAT wyniesie: 1770 zł + 22% = 2159,40 zł. Oprócz tego muszą zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 1250 zł i uiścić opłatę za wypisy aktu - zazwyczaj wystarcza 6 wypisów, a płatność jest w tym przypadku uzależniona od ilości stron danego aktu.

Zapamiętaj

Przepisy notarialne ustanawiają maksymalne stawki taksy. Oznacza to, że jest możliwe obniżenie opłat w drodze negocjacji przy konkretnej czynności.

 

Zgłoszenie do rejestru i wpis

Najważniejszym obowiązkiem wspólników jest zgłoszenie spółki z o.o. w organizacji do rejestru. Dane zawarte w zgłoszeniu spółki do rejestru muszą być zgodne z odpowiednimi postanowieniami umowy spółki. Zgłoszenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego powinno zawierać:

• firmę, siedzibę i adres spółki,

• przedmiot działalności spółki,

• wysokość kapitału zakładowego,

• określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,

• nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki,

• nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej,

• jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne - zaznaczenie tej okoliczności,

• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,

• jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki - oznaczenie tego pisma.

Do zgłoszenia spółki należy dołączyć: umowę spółki, oświadczenie zarządu o wpłacie udziałów pieniężnych bądź o zapewnieniu przejścia na spółkę (po zarejestrowaniu) wkładów niepieniężnych, dowód ustanowienia organów z wyszczególnieniem ich składu (chyba że władze spółki ustanowiono w umowie spółki), podpisaną przez zarząd listę wspólników, skreślone wobec sądu (albo uwierzytelnione notarialnie) wzory podpisów członków zarządu.

Zapamiętaj

• Zgłoszenia dokonuje się na urzędowym formularzu KRS-W3. Można go pobrać w sądzie albo z internetowej strony Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl).

• Wraz z zarejestrowaniem spółki w rejestrze sądowym nabywa ona osobowość prawną.

Z chwilą wpisu spółka staje się podmiotem praw i obowiązków, działa we własnym imieniu i posiada odrębny od innych osób prawnych i fizycznych majątek. Jeżeli niezgłoszona w terminie spółka w organizacji nie jest w stanie dokonać niezwłocznie zwrotu wszystkich wniesionych wkładów lub pokryć w pełni wierzytelności osób trzecich, zarząd dokona likwidacji. Jeżeli spółka w organizacji nie ma zarządu, zgromadzenie wspólników albo sąd rejestrowy ma obowiązek ustanowienia likwidatora albo likwidatorów. Spółka w organizacji ulega rozwiązaniu z dniem zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników sprawozdania likwidacyjnego. Sprawy rejestrowe związane z likwidacją spółki w organizacji należą do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Wpis spółki do rejestru przedsiębiorców w KRS zobowiązuje zarząd spółki do dopełnienia obowiązków wynikających z ustawy:

• złożenia w terminie dwóch tygodni po zarejestrowaniu spółki we właściwym urzędzie skarbowym, poświadczonego przez zarząd odpisu umowy spółki, ze wskazaniem sądu rejestrowego oraz wskazaniem daty i numeru rejestracji,

• usunięcie ewentualnych braków.

Wpis do rejestru ma charakter konstytutywny, tzn. bez jego dokonania spółka nie powstaje. Jest on dokonywany w wykonaniu postanowienia sądu zarządzającego dany wpis, niezwłocznie po jego wydaniu (art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym; t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 z późn. zm.). Postanowienie o wpisie do KRS stanowi podstawę dokonania odpowiedniego wpisu w KRS. Wpis stanowi wprawdzie dopełnienie i wykonanie postanowienia sądu zarządzającego wpis, lecz to właśnie z wpisem przepisy prawne wiążą skutek w postaci powstania podmiotu; niekiedy zaś, jak w przypadku spółek kapitałowych - wpis oznacza uzyskanie przez nie dodatkowej kwalifikacji prawnej, tj. osobowości prawnej. Te dwa zdarzenia prawne - postanowienie sądu o wpisie oraz sam wpis są powiązane i zarazem wzajemnie od siebie zależne. Jednocześnie dokonanie wpisu nie jest możliwe bez postanowienia sądu rejestrowego orzekającego ten wpis². Zasadą jest, iż postanowienie orzekające co do istoty sprawy staje się skuteczne, a jeśli wymaga wykonania - także wykonalne, po uprawomocnieniu się (ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego; Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.). Natomiast w postępowaniu rejestrowym regułą jest, iż postanowienia co do istoty sprawy są skuteczne i wykonalne z chwilą ich wydania, z wyjątkiem postanowień dotyczących wykreślenia podmiotu z rejestru (zob. art. 694⁵ k.p.c.). Ze względu na to, że postanowienia sądu rejestrowego wydawane w postępowaniu rejestrowym wymagają dokonania dodatkowej czynności, tj. wpisu - wraz z wpisem sąd z urzędu zamieści wzmiankę o nieprawomocności postanowienia.

Zapamiętaj

Samo rozpoczęcie działalności gospodarczej wymaga jeszcze kilku innych formalności. Należą do nich uzyskanie numeru REGON, założenie konta bankowego, zgłoszenie faktu rozpoczęcia działalności w jednostce terenowej ZUS i uzyskania numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Ponadto obligatoryjne jest ogłoszenie o zawiązaniu podmiotu gospodarczego w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Należy także zarejestrować spółkę jako podatnika VAT, o ile będzie ona prowadzić działalność opodatkowaną tym podatkiem.

¹ Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 kwietnia 1996 r. w sprawie organizacji, sposobu wydawania i rozpowszechniania oraz podstawy ustalania ceny numerów Monitora Sądowego i Gospodarczego i wysokości opłat za zamieszczenie w nim ogłoszenia lub obwieszczenia (Dz.U. nr 45, poz. 204 z późn. zm.) opłata za ogłoszenie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego jest stała i wynosi:

1) za ogłoszenie pierwszego wpisu - 500 zł,

2) za ogłoszenie kolejnych wpisów - 250 zł.

² Postanowienie sądu rejestrowego o wpisie spółki z o. o. do KRS, wydane po ponownym rozpoznaniu sprawy, ma charakter postanowienia w przedmiocie wpisu podmiotu podlegającego rejestracji, pomimo że wpis dotyczący tego podmiotu już istnieje w rejestrze - postanowienie SN z 11 października 2001 r. (sygn. akt IV CZP 140/00, MoP z 2001 r. nr 19, s. 898). Uchylenie postanowienia sądu rejestrowego zarządzającego wpis do KRS i przekazanie sprawy temu sądowi do ponownego rozpoznania nie stanowi podstawy do wykreślenia spółki przez sąd rejestrowy.

Adam Malinowski - radca prawny