Jakich formalności należy dopełnić w związku ze zmianą siedziby spółki

Przede wszystkim należy wskazać, że polskie przepisy podatkowe odmiennie określają właściwość urzędu skarbowego dla celów podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług. W pierwszym przypadku właściwy jest naczelnik urzędu skarbowego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę firmy, w drugim natomiast - ze względu na miejsce wykonywania działalności. Zakładając dla uproszczenia, że dotychczasowo był to jeden organ podatkowy i w wyniku przeprowadzki również będzie to jeden organ, podatnik zobowiązany jest do dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu, który będzie właściwy po przeprowadzce. Zgłoszenia aktualizacyjnego dokonuje się na formularzu, którego typ uzależniony jest od formy organizacyjnoprawnej, w której prowadzona jest działalność. Jeżeli jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, wówczas właściwym będzie formularz NIP-1, a dla działalności w formie spółki NIP-2.

Termin na złożenie tego formularza uzależniony jest od statusu podatnika. Jeżeli jest on czynnym podatnikiem VAT, wówczas na podstawie ustawy o ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wynosi on 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. W omawianym przypadku będzie to dzień rozpoczęcia działalności pod nowym adresem.

Pamiętać jednak należy, iż podatnicy VAT zobowiązani są składać deklarację rejestracyjną VAT-R oraz aktualizować dane objęte tą deklaracją. Mając na uwadze, że zakresem rejestracji objęta jest m.in. aktualna siedziba podatnika, niezbędne będzie dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego wyłącznie dla potrzeb VAT. W tym wypadku termin wynosi 7 dni od dnia zmiany siedziby, co oznacza, że podatnik powinien złożyć dwie deklaracje aktualizujące w dwóch różnych terminach. W praktyce najprościej złożyć te dokumenty razem, zachowując krótszy siedmiodniowy termin, przy czym obie te deklaracje składa się już do nowego urzędu skarbowego.

Przy zmianie siedziby firmy połączonej ze zmianą urzędu skarbowego należy pamiętać również o miejscu złożenia deklaracji bieżących. W podatku dochodowym, jeżeli na koniec ubiegłego roku podatnik miał miejsce zamieszkania (siedzibę firmy) w granicach właściwości dotychczasowego urzędu skarbowego, deklarację roczną będzie składał do tego urzędu. Natomiast jeżeli zmiany adresu dokonał już po nowym roku, deklarację złoży do nowego urzędu skarbowego.

Przepisy podatkowe wprowadzają również szczególną grupę urzędów skarbowych, które obejmują swoją właściwością tzw. dużych przedsiębiorców. Zmiana właściwości następuje tu z mocy prawa od 1 stycznia roku kalendarzowego następującego po roku, w którym przedsiębiorca uzyskał warunki do objęcia go nową właściwością.

W tym wypadku spoczywa na nim obowiązek poinformowania swojego dotychczas właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego o zmianie jego właściwości w terminie do 15 października ostatniego roku, a jeżeli przesłanki do zmiany pojawiły się po tej dacie, to w terminie siedmiu dni od ich zaistnienia, nie później niż do 31 grudnia. Zgłoszenia dokonuje się na urzędowym formularzu - zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 23 września 2003 r. (Dz.U. nr 175, poz. 1698).

KRZYSZTOF BIERNACKI
doktor, Akademia Ekonomiczna we Wrocławiu

(MGM)