REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rola sekretariatu w funkcjonowaniu firmy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zdzisława Koźmin
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W wielu firmach sekretariat jest najważniejszym centrum logistycznym – to główny węzeł komunikacyjny, przez który przechodzą informacje. Od jego sprawnego działania zależą warunki, w jakich pracują przełożeni.

Od sprawnej pracy sekretarki zależy prawidłowe funkcjonowanie sekretariatu, co ma bezpośredni wpływ na całą firmę. Zadaniem sekretariatu jest współudział w całym procesie zarządzania firmą.

REKLAMA

Sekretarka pośredniczy w przepływie informacji między szefem a współpracownikami, interesantami oraz z współpracującymi firmami i instytucjami. Sekretariat to miejsce, do którego napływają informacje z różnych źródeł, tj. z innych komórek organizacyjnych firmy lub innych instytucji, przesyłane:

• pocztą tradycyjną,

• pocztą elektroniczną,

• faksem lub przyniesione przez interesantów lub gości,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• przekazywane przez szefa i współpracowników.

Sekretarka wykonuje powierzone jej obowiązki w ramach uprawnień i odpowiedzialności na zajmowanym stanowisku pracy. Kluczowym obowiązkiem każdej sekretarki jest świadczenie pomocy administracyjnej oraz merytoryczne wsparcie przełożonego. Dobra współpraca szefa i sekretarki polega na efektywnej kooperacji, przynoszącej wymierne korzyści firmie.

Uprawnienia sekretariatu

Realizując swoje zadania w ramach zakresu czynności, sekretarka jest uprawniona do:

• otwierania korespondencji i kierowania do szefa lub bezpośrednio do merytorycznych komórek - zgodnie z ustaleniami lub dekretacją,

• zbieranie materiałów z komórek organizacyjnych i przedstawianie szefowi do podjęcia decyzji lub złożenia podpisu,

• kontrolowanie wykonania poleceń dyrektora i ich egzekwowanie,

zarządzanie czasem i ochranianie czasu pracy szefa,

• przygotowywanie planów i materiałów do wystąpień na naradach.

Stosunek sekretarki do współpracowników szefa określają uprawnienia, jakie mieszczą się w zakresie jej obowiązków. Sekretarka:

• nie stanowi „instancji” między szefem a jego współpracownikiem,

• nie może wydawać żadnych poleceń współpracownikom szefa,

• jest pośrednikiem, przekazuje współpracownikom polecenia szefa,

• przyjmuje informacje dla szefa od współpracowników,

• wszystkie informacje związane z wykonywaną pracą traktuje jako informacje poufne.

Zakres zadań sekretarki

REKLAMA

Od sekretarki oczekuje się elastyczności, czyli umiejętności dostosowania się do metod pracy preferowanych przez szefa. Jednym z podstawowych zadań sekretarki jest czuwanie nad terminowym załatwianiem spraw, co ułatwia prowadzenie terminarza zajęć szefa. Sekretarka rejestruje w nim terminy narad, spotkań lub konferencji, w których szef powinien uczestniczyć.

Praca sekretarki wiąże się z podziałem zadań na obszary związane z : planowaniem terminów stałych spotkań, konferencji, wyjazdów służbowych, odpraw pracowników, spotkań z interesantami, organizowaniem posiedzeń zarządu, oficjalnych przyjęć i prezentacji związanych z działalnością firmy, przygotowaniem wyjazdu służbowego szefa, wykonywaniem, tworzeniem i przechowywaniem dokumentacji firmy, obsługą komputera i innych urządzeń technicznych, dbaniem o estetykę miejsca pracy.

Zadania sekretarki możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne:

• Do zadań asystenckich sekretariatu należą czynności biurowe lub administracyjne, których nie powinien wykonywać sam szef. Są to takie czynności jak: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji dla szefa, sporządzanie i przechowywanie dokumentacji oraz niezbędnej korespondencji.

• Do zadań recepcyjnych sekretariatu należy przyjmowanie interesantów, gości i klientów. Część interesantów jest załatwiana przez sekretariat, a w sprawach ważniejszych interesanci są umawiani z szefem.

Więcej w miesięczniku Sekretariat - Zamów prenumeratę >>

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

REKLAMA

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

REKLAMA

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA