REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rola sekretariatu w funkcjonowaniu firmy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zdzisława Koźmin
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W wielu firmach sekretariat jest najważniejszym centrum logistycznym – to główny węzeł komunikacyjny, przez który przechodzą informacje. Od jego sprawnego działania zależą warunki, w jakich pracują przełożeni.

Od sprawnej pracy sekretarki zależy prawidłowe funkcjonowanie sekretariatu, co ma bezpośredni wpływ na całą firmę. Zadaniem sekretariatu jest współudział w całym procesie zarządzania firmą.

REKLAMA

Sekretarka pośredniczy w przepływie informacji między szefem a współpracownikami, interesantami oraz z współpracującymi firmami i instytucjami. Sekretariat to miejsce, do którego napływają informacje z różnych źródeł, tj. z innych komórek organizacyjnych firmy lub innych instytucji, przesyłane:

• pocztą tradycyjną,

• pocztą elektroniczną,

• faksem lub przyniesione przez interesantów lub gości,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• przekazywane przez szefa i współpracowników.

Sekretarka wykonuje powierzone jej obowiązki w ramach uprawnień i odpowiedzialności na zajmowanym stanowisku pracy. Kluczowym obowiązkiem każdej sekretarki jest świadczenie pomocy administracyjnej oraz merytoryczne wsparcie przełożonego. Dobra współpraca szefa i sekretarki polega na efektywnej kooperacji, przynoszącej wymierne korzyści firmie.

Uprawnienia sekretariatu

Realizując swoje zadania w ramach zakresu czynności, sekretarka jest uprawniona do:

• otwierania korespondencji i kierowania do szefa lub bezpośrednio do merytorycznych komórek - zgodnie z ustaleniami lub dekretacją,

• zbieranie materiałów z komórek organizacyjnych i przedstawianie szefowi do podjęcia decyzji lub złożenia podpisu,

• kontrolowanie wykonania poleceń dyrektora i ich egzekwowanie,

zarządzanie czasem i ochranianie czasu pracy szefa,

• przygotowywanie planów i materiałów do wystąpień na naradach.

Stosunek sekretarki do współpracowników szefa określają uprawnienia, jakie mieszczą się w zakresie jej obowiązków. Sekretarka:

• nie stanowi „instancji” między szefem a jego współpracownikiem,

• nie może wydawać żadnych poleceń współpracownikom szefa,

• jest pośrednikiem, przekazuje współpracownikom polecenia szefa,

• przyjmuje informacje dla szefa od współpracowników,

• wszystkie informacje związane z wykonywaną pracą traktuje jako informacje poufne.

Zakres zadań sekretarki

REKLAMA

Od sekretarki oczekuje się elastyczności, czyli umiejętności dostosowania się do metod pracy preferowanych przez szefa. Jednym z podstawowych zadań sekretarki jest czuwanie nad terminowym załatwianiem spraw, co ułatwia prowadzenie terminarza zajęć szefa. Sekretarka rejestruje w nim terminy narad, spotkań lub konferencji, w których szef powinien uczestniczyć.

Praca sekretarki wiąże się z podziałem zadań na obszary związane z : planowaniem terminów stałych spotkań, konferencji, wyjazdów służbowych, odpraw pracowników, spotkań z interesantami, organizowaniem posiedzeń zarządu, oficjalnych przyjęć i prezentacji związanych z działalnością firmy, przygotowaniem wyjazdu służbowego szefa, wykonywaniem, tworzeniem i przechowywaniem dokumentacji firmy, obsługą komputera i innych urządzeń technicznych, dbaniem o estetykę miejsca pracy.

Zadania sekretarki możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne:

• Do zadań asystenckich sekretariatu należą czynności biurowe lub administracyjne, których nie powinien wykonywać sam szef. Są to takie czynności jak: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji dla szefa, sporządzanie i przechowywanie dokumentacji oraz niezbędnej korespondencji.

• Do zadań recepcyjnych sekretariatu należy przyjmowanie interesantów, gości i klientów. Część interesantów jest załatwiana przez sekretariat, a w sprawach ważniejszych interesanci są umawiani z szefem.

Więcej w miesięczniku Sekretariat - Zamów prenumeratę >>

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Umowa z influencerem krok po kroku

Szybki rozwój marketingu internetowego otworzył przed markami i twórcami zupełnie nowe perspektywy współpracy. W dobie cyfrowej rewolucji, influencerzy stali się kluczowymi partnerami w promocji produktów i usług, oferując unikatowy sposób docierania do odbiorców (potencjalnych klientów marek). Współpraca z twórcami, choć niezwykle efektywna, wiąże się jednak z szeregiem wyzwań prawnych, które wymagają szczególnej uwagi. Odpowiednie uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków jest fundamentem sukcesu i bezpieczeństwa obu stron, minimalizując ryzyko sporów i nieporozumień.

Deregulacja: rząd naprawia prawo, ale przedsiębiorcy nie są zadowoleni z zakresu i tempa zmian w przepisach

Przedsiębiorcy przekonują, że Polska musi być krajem ze sprawną strukturą przepisów. Mimo postępów nadal wiele zagadnień z prawa budowlanego, pozwoleń na zatrudnienie czy przepisów związanych z regulacją handlu i usług zdają się być niepotrzebnym mnożeniem administracji.

Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Przy założeniu firmy musisz dopełnić wielu formalności. O ile wybór nazwy przedsiębiorstwa, wskazanie adresu jego siedziby, czy wskazanie właściwego PKD są obligatoryjne, o tyle otworzenie rachunku firmowego niekoniecznie. Jednak dużo zależy przy tym od tego, jaka forma działalności jest prowadzona, jakie transakcje są wykonywane i wreszcie, czy chce ona korzystać z mechanizmu split payment.

Blisko LUDZI i dla LUDZI. Czym Emtor wyróżnia się jako pracodawca na rynku wózków widłowych?

Na przestrzeni lat firma Emtor udowodniła, że sukces w biznesie nie zależy wyłącznie od produktów czy wyników finansowych, ale przede wszystkim od ludzi, którzy ten biznes tworzą. To dzięki zaangażowaniu, lojalności i codziennej pracy zespołów połączenie tradycji z nowoczesnością jest możliwe. Emtor stawia na człowieka – nie tylko jako pracownika, ale jako partnera w budowaniu wspólnej przyszłości. Bo gdy ludzie czują się docenieni, chcą zostać na dłużej. Jak zatem firma buduje swoją przewagę na konkurencyjnym rynku?

REKLAMA

Poczta Polska nawiązuje partnerstwo z Temu. Wszyscy dołożymy się do chińskiego giganta?

Poczta Polska poinformowała o nawiązaniu współpracy logistycznej z platformą Temu. Państwowe przedsiębiorstwo rozwija obsługę przesyłek e-commerce. Przesyłki zakupione na chińskiej platformie zakupowej będą dostarczane do klientów w ciągu kilku dni.

6 miesięcy vacatio legis i gotowy projekt deregulacyjny to za mało. Deregulacja musi przyspieszyć

Przedsiębiorcy pozytywnie oceniają 6 miesięcy vacatio legis i gotowy projekt deregulacyjny zakładający uproszczenie prowadzenia działalności nierejestrowanej czy milczącą zgodę w wyszczególnionych w ustawie zagadnieniach gospodarczych, ale to za mało. Deregulacja musi przyspieszyć.

Warto udzielić pełnomocnictwa lub prokury w CEIDG

Prowadzenie własnej firmy to nie tylko pasja i satysfakcja, ale także szereg obowiązków, które co do zasady przedsiębiorca powinien wykonywać osobiście sprawując zarząd nad swoim przedsiębiorstwem. Chodzi tu przede wszystkim o zawieranie umów, czy kontakty z urzędami i sądami. Wraz z rozwojem firmy może okazać się, że konieczne będzie delegowanie części zadań związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem na inne osoby. Aktualnie, każdy przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) może ustanowić pełnomocnika lub prokurenta, który będzie reprezentować go w sprawach pozostających w związku z prowadzoną przez tego przedsiębiorcę działalnością gospodarczą.

Biznesowy challenge z dala od zgiełku

Rozmowa z Agnieszką Najberek, dyrektorką sprzedaży MICE w Hotelu Arłamów, o trendach w budowaniu dobrostanu i integracji pracowników.

REKLAMA

Outsourcing obsługi prawnej firmy

Ciągle następujące, dynamiczne i nieprzewidywalne zmiany rynkowe wymuszają na przedsiębiorcach konieczność nieustannego dostosowywania swoich strategii do zmieniających się realiów. W obliczu takich wyzwań, wiele firm zwraca uwagę na konieczność optymalizacji funkcjonowania pozaoperacyjnej części swojej działalności. Niczym nowym nie będzie wskazanie, że takim narzędziem jest właśnie outsourcing, który coraz częściej obejmuje także pracę prawników.

Polubownie czy przez sąd – jak najlepiej dochodzić należności w TSL?

W branży TSL nawet niewielkie opóźnienia w płatnościach mogą prowadzić do utraty płynności, a w skrajnych przypadkach – do upadłości firmy. Skuteczna windykacja to często kwestia przetrwania, a nie tylko egzekwowania prawa. Co zatem wybrać: sąd czy polubowne rozwiązanie?

REKLAMA