REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rola sekretarki w firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zdzisława Koźmin
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Kluczowym obowiązkiem sekretarki jest świadczenie pomocy administracyjnej oraz merytoryczne wsparcie przełożonego. Dobra współpraca szefa i sekretarki polega na efektywnej kooperacji, która przynosi firmie wymierne korzyści.

Pełnienie funkcji sekretarskich wiąże się z wykonywaniem wielu czynności, takich jak obsługa biura (załatwianie korespondencji, przechowywanie informacji, akt spraw), obsługa interesantów, gości, urządzeń techniki biurowej, organizowanie i obsługa zebrań, konferencji, przygotowanie podróży służbowej i innych spraw zleconych przez szefa. Sekretarka jest osobą pierwszego kontaktu w firmie, odpowiada na pytania interesantów i reprezentuje firmę. Zadania sekretarki możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne:

REKLAMA

REKLAMA

Zadania asystenckie: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji, sporządzanie i przechowywanie dokumentacji oraz niezbędnej korespondencji. Szef może też powierzyć sekretarce dodatkowe funkcje w ramach delegowania zadań. Samodzielne wykonywanie zadań wymaga nie tylko wysokich kwalifikacji zawodowych i talentów organizacyjnych, ale także szerokiej wiedzy ogólnej i specjalistycznej.

Zadania recepcyjne: przyjmowanie interesantów, gości i klientów. Część interesantów jest załatwiana przez sekretariat, a w innych sprawach interesanci są umawiani z szefem na określony dzień i godzinę. Gdy interesanci kontaktują się z firmą telefonicznie, uprzejmy ton, wyraźny sposób mówienia, życzliwe podejście spowodują, że firma będzie się im dobrze kojarzyć.

Organizowanie pracy

Szef planuje i podejmuje najistotniejsze decyzje w firmie, a sekretarka wspiera go w tej pracy, odciążając od zadań administracyjno-biurowych. Od sekretarki oczekuje się umiejętności dostosowania się do metod organizacji pracy preferowanych przez szefa.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Sekretarka tak powinna zorganizować swoją pracę, aby wykonać swoje zadania na czas i pamiętać o nadchodzących terminach. Sekretarka przekazuje szefowi informacje dotyczące sposobu wykonania przekazanych zadań. W przypadku wystąpienia trudności w rozwiązaniu problemu lub niedotrzymania terminu informuje szefa i zainteresowanych. Ewidencjonuje terminy rozmów z interesantami, konferencji, spotkań, narad szefa, załatwienia pilnych spraw, udzielenia pisemnej odpowiedzi, zrealizowania zobowiązań.

Oprócz własnego terminarza spraw i spotkań sekretarka powinna prowadzić także terminarz szefa. Powinna uzgodnić z nim zasady umawiania go na spotkania: czy na przykład woli mieć kilka spotkań po kolei, dłuższe przerwy między spotkaniami, czy umawiać go rano, czy po południu.

Do zadań sekretariatu należy też organizowanie spotkań, przygotowanie materiałów oraz dopilnowanie terminów tych spotkań.

Organizując pracę szefa i własną sekretarka powinna uwzględnić następujące czynniki:

• ustalenie priorytetu spraw do załatwienia według hierarchii ich ważności lub terminowości,

• opracowanie systemu organizowania czasu,

• ustalenie czynności pracochłonnych - gdzie tkwią rezerwy czasu i jak usprawnić gospodarowanie czasem,

• odróżnić sprawy pilne od ważnych - pilne wymagają załatwienia w krótkim czasie, ważne wymagają dokładnego przeanalizowania i decyzji,

• nadawanie sprawom biegu i załatwianie w terminie.

Współpraca z szefem

System współpracy jest zazwyczaj narzucany przez szefa. Zasady muszą być ustalone na początku i wynikać z zakresu uprawnień i odpowiedzialności. Każda sekretarka powinna poznać priorytety szefa. Efektywna współpraca uzależniona jest od wzajemnych relacji między szefem a sekretarką.

Oczekiwania szefa w stosunku do osób na stanowisku sekretarki dotyczą poziomu kwalifikacji zawodowych, usposobienia, podejścia do pracy i umiejętności radzenia sobie z wieloma zadaniami naraz. Współpraca z szefem zależy nie tylko od fachowości osoby będącej w sekretariacie, ale także od prawidłowego ustalenia zakresu obowiązków, dyspozycyjności osoby zatrudnionej w sekretariacie, cech osobistych szefa i jego „prawej ręki”.

Współpraca z pozostałymi osobami w firmie

Sekretarka pośredniczy w przepływie informacji między szefem a współpracownikami, interesantami oraz ze współpracującymi firmami i instytucjami.

Uprawnienia sekretarki w szczególności wynikają z następujących zasad:

• sekretarka nie stanowi „instancji” między szefem a jego współpracownikiem,

• sekretarka nie może wydawać poleceń współpracownikom szefa - przekazuje współpracownikom polecenia szefa i przyjmuje informację dla szefa od współpracowników,

• wszystkie informacje związane z wykonywaną pracą traktuje jako informacje poufne,

• sekretarkę obowiązuje lojalność wobec szefa i firmy,

• sekretarka chroni czas szefa,

• musi rozróżniać sprawy ważne od pilnych oraz strategiczne od doraźnych.

Kontakty szefa ze współpracownikami

Sekretarka musi wiedzieć, dla kogo szef jest zawsze osiągalny. Bliscy współpracownicy zwykle mogą bez uprzedniego umówienia się mieć kontakt z szefem, a pracownicy niższego szczebla w hierarchii służbowej mogą być przyjęci przez szefa w ustalonym terminie, po zachowaniu drogi służbowej (najpierw obowiązuje kontakt z bezpośrednim przełożonym).

Sekretarkę obowiązuje zasada:

• do szefa są zawsze drzwi otwarte, jeżeli tego problemu nie potrafi rozwiązać inny członek kadry zarządzającej,

• do szefa należy zgłaszać się z propozycją rozwiązania problemu, a nie z zapytaniem jak rozwiązać ten problem.

Partnerstwo szefa z sekretarką powinno polegać na eliminowaniu źródeł konfliktów zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Zdzisława Koźmin

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Reputacja przedsiębiorcy to jedno z kluczowych aktywów firmy. Tak uważa coraz więcej właścicieli firm w Polsce

Firmy w Polsce coraz częściej traktują reputację jako kapitał, który warto chronić, nawet kosztem wyników finansowych. To po części efekt walki stereotypu przedsiębiorcy, który chce osiągać zyski za wszelką cenę. Jest on wciąż głęboko zakorzeniony w świadomości społecznej.

Sztuczna inteligencja. McKinsey: Tylko 1 proc. menedżerów określa wdrożenia AI w swoich organizacjach jako dojrzałe

Choć zastosowanie gen-AI w 2024 r. znacząco wzrosło, a 78 proc. respondentów deklarowało w ub.r. użycie co najmniej jednej funkcji biznesowej tego rozwiązania w porównaniu do 55 proc. rok wcześniej, to jedynie 1 proc. menedżerów określa wdrożenie AI w ich w organizacjach jako dojrzałe.

Obligacje korporacyjne: wciąż wysoki popyt u inwestorów

W pierwszym kwartale tego roku emitenci przeprowadzili cztery publiczne emisje obligacji korporacyjnych o wartości 286,5 mln zł. Popyt inwestorów ponownie przekroczył wartość emisji i wyniósł 747 mln zł, a średni poziom redukcji dla emisji sięgnął 44 proc.

Przedsiębiorcy na całym świecie już nie patrzą w przyszłość optymistycznie

Spada poziom optymizmu przedsiębiorców na świecie. Powodem niepewność i nieprzewidywalność w globalnym handlu i wysokie stopy procentowe, tak wynika z przeprowadzonego przez Dun & Bradstreet badania na próbie ponad 10 tys. przedsiębiorców.

REKLAMA

Wystawianie faktur przez freelancerów w 2025 r. Zasady, narzędzia, terminy, opłaty, najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur

Praca freelancera daje dużą swobodę – pozwala samodzielnie zarządzać czasem, projektami i klientami. Z tą niezależnością wiąże się jednak także odpowiedzialność za kwestie formalne, takie jak wystawianie faktur. Kto może wystawiać faktury jako freelancer? Co powinno znaleźć się na fakturze? Jakie są najczęstsze błędy?

Susza rolnicza może w tym roku być wcześniej

Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej prognozuje, że susza rolnicza może w tym roku rozwinąć się wcześniej. W raporcie podał także, ze prognozy dotyczące opadów są optymistyczne.

Jak założyć spółkę z o.o. z aktem notarialnym?

Umowa spółki z o.o. w formie aktu notarialnego jest konieczna, gdy wspólnicy zamierzają wprowadzić do umowy postanowienia, których dodanie nie jest możliwe w przypadku spółki z o.o. zakładanej przez S24. Dotyczy to m.in. sytuacji, w których wspólnicy zamierzają wnieść wkłady niepieniężne, wprowadzić obowiązek powtarzających się świadczeń niepieniężnych, zmienić zasady głosowania w spółce, uprzywilejować udziały co do głosu, czy do dywidendy.

W jaki sposób hakerzy wykorzystują e-maile do ataków? Mają swoje sposoby

Najpopularniejszą formą cyberataku jest obecnie phishing. Fałszywe wiadomości są coraz trudniejsze do wykrycia, bo cyberprzestępcy doskonale się wyspecjalizowali. Jak rozpoznać niebzepieczną wiadomość? Jak chronić swoją firmę przed cyberatakami?

REKLAMA

Co nowego dla firm biotechnologicznych w Polsce? [WYWIAD]

Na co powinny przygotować się firmy z branży biotechnologicznej? O aktualnych problemach i wyzwaniach związanych z finansowaniem tego sektora mówi Łukasz Kościjańczuk, partner w zespole Biznes i innowacje w CRIDO, prelegent CEBioForum 2025.

Coraz trudniej rozpoznać fałszywe opinie w internecie

40 proc. Polaków napotyka w internecie na fałszywe opinie, wynika z najnowszego badania Trustmate.io. Pomimo, że UOKiK nakłada kary na firmy kupujące fałszywe opinie to proceder kwietnie. W dodatku 25 proc. badanych ma trudności z rozróżnieniem prawdziwych recenzji.

REKLAMA