REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rola sekretarki w firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zdzisława Koźmin
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Kluczowym obowiązkiem sekretarki jest świadczenie pomocy administracyjnej oraz merytoryczne wsparcie przełożonego. Dobra współpraca szefa i sekretarki polega na efektywnej kooperacji, która przynosi firmie wymierne korzyści.

Pełnienie funkcji sekretarskich wiąże się z wykonywaniem wielu czynności, takich jak obsługa biura (załatwianie korespondencji, przechowywanie informacji, akt spraw), obsługa interesantów, gości, urządzeń techniki biurowej, organizowanie i obsługa zebrań, konferencji, przygotowanie podróży służbowej i innych spraw zleconych przez szefa. Sekretarka jest osobą pierwszego kontaktu w firmie, odpowiada na pytania interesantów i reprezentuje firmę. Zadania sekretarki możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne:

REKLAMA

REKLAMA

Zadania asystenckie: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji, sporządzanie i przechowywanie dokumentacji oraz niezbędnej korespondencji. Szef może też powierzyć sekretarce dodatkowe funkcje w ramach delegowania zadań. Samodzielne wykonywanie zadań wymaga nie tylko wysokich kwalifikacji zawodowych i talentów organizacyjnych, ale także szerokiej wiedzy ogólnej i specjalistycznej.

Zadania recepcyjne: przyjmowanie interesantów, gości i klientów. Część interesantów jest załatwiana przez sekretariat, a w innych sprawach interesanci są umawiani z szefem na określony dzień i godzinę. Gdy interesanci kontaktują się z firmą telefonicznie, uprzejmy ton, wyraźny sposób mówienia, życzliwe podejście spowodują, że firma będzie się im dobrze kojarzyć.

Organizowanie pracy

Szef planuje i podejmuje najistotniejsze decyzje w firmie, a sekretarka wspiera go w tej pracy, odciążając od zadań administracyjno-biurowych. Od sekretarki oczekuje się umiejętności dostosowania się do metod organizacji pracy preferowanych przez szefa.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Sekretarka tak powinna zorganizować swoją pracę, aby wykonać swoje zadania na czas i pamiętać o nadchodzących terminach. Sekretarka przekazuje szefowi informacje dotyczące sposobu wykonania przekazanych zadań. W przypadku wystąpienia trudności w rozwiązaniu problemu lub niedotrzymania terminu informuje szefa i zainteresowanych. Ewidencjonuje terminy rozmów z interesantami, konferencji, spotkań, narad szefa, załatwienia pilnych spraw, udzielenia pisemnej odpowiedzi, zrealizowania zobowiązań.

Oprócz własnego terminarza spraw i spotkań sekretarka powinna prowadzić także terminarz szefa. Powinna uzgodnić z nim zasady umawiania go na spotkania: czy na przykład woli mieć kilka spotkań po kolei, dłuższe przerwy między spotkaniami, czy umawiać go rano, czy po południu.

Do zadań sekretariatu należy też organizowanie spotkań, przygotowanie materiałów oraz dopilnowanie terminów tych spotkań.

Organizując pracę szefa i własną sekretarka powinna uwzględnić następujące czynniki:

• ustalenie priorytetu spraw do załatwienia według hierarchii ich ważności lub terminowości,

• opracowanie systemu organizowania czasu,

• ustalenie czynności pracochłonnych - gdzie tkwią rezerwy czasu i jak usprawnić gospodarowanie czasem,

• odróżnić sprawy pilne od ważnych - pilne wymagają załatwienia w krótkim czasie, ważne wymagają dokładnego przeanalizowania i decyzji,

• nadawanie sprawom biegu i załatwianie w terminie.

Współpraca z szefem

System współpracy jest zazwyczaj narzucany przez szefa. Zasady muszą być ustalone na początku i wynikać z zakresu uprawnień i odpowiedzialności. Każda sekretarka powinna poznać priorytety szefa. Efektywna współpraca uzależniona jest od wzajemnych relacji między szefem a sekretarką.

Oczekiwania szefa w stosunku do osób na stanowisku sekretarki dotyczą poziomu kwalifikacji zawodowych, usposobienia, podejścia do pracy i umiejętności radzenia sobie z wieloma zadaniami naraz. Współpraca z szefem zależy nie tylko od fachowości osoby będącej w sekretariacie, ale także od prawidłowego ustalenia zakresu obowiązków, dyspozycyjności osoby zatrudnionej w sekretariacie, cech osobistych szefa i jego „prawej ręki”.

Współpraca z pozostałymi osobami w firmie

Sekretarka pośredniczy w przepływie informacji między szefem a współpracownikami, interesantami oraz ze współpracującymi firmami i instytucjami.

Uprawnienia sekretarki w szczególności wynikają z następujących zasad:

• sekretarka nie stanowi „instancji” między szefem a jego współpracownikiem,

• sekretarka nie może wydawać poleceń współpracownikom szefa - przekazuje współpracownikom polecenia szefa i przyjmuje informację dla szefa od współpracowników,

• wszystkie informacje związane z wykonywaną pracą traktuje jako informacje poufne,

• sekretarkę obowiązuje lojalność wobec szefa i firmy,

• sekretarka chroni czas szefa,

• musi rozróżniać sprawy ważne od pilnych oraz strategiczne od doraźnych.

Kontakty szefa ze współpracownikami

Sekretarka musi wiedzieć, dla kogo szef jest zawsze osiągalny. Bliscy współpracownicy zwykle mogą bez uprzedniego umówienia się mieć kontakt z szefem, a pracownicy niższego szczebla w hierarchii służbowej mogą być przyjęci przez szefa w ustalonym terminie, po zachowaniu drogi służbowej (najpierw obowiązuje kontakt z bezpośrednim przełożonym).

Sekretarkę obowiązuje zasada:

• do szefa są zawsze drzwi otwarte, jeżeli tego problemu nie potrafi rozwiązać inny członek kadry zarządzającej,

• do szefa należy zgłaszać się z propozycją rozwiązania problemu, a nie z zapytaniem jak rozwiązać ten problem.

Partnerstwo szefa z sekretarką powinno polegać na eliminowaniu źródeł konfliktów zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Zdzisława Koźmin

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy firmy wolą pozyskiwać nowych klientów czy utrzymywać relacje ze starymi?

Trzy czwarte firm w Europie planuje zwiększyć wydatki na narzędzia lojalnościowe, jak karty podarunkowe. W Polsce tylko 4% firm B2B stawia na budowanie relacji w marketingu, co – zdaniem ekspertów – jest niewykorzystanym potencjałem, zwłaszcza przy rosnących kosztach pozyskania klientów.

Co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu [BADANIE]

Z badań przeprowadzonych przez platformę edukacyjną Centrum Profilaktyki Społecznej wynika, iż co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu. Zjawisko to odbija się na rodzinach. Terapeuci coraz częściej spotykają pacjentów, którzy nie wiedzą, jak żyć razem po latach „małżeństwa na odległość”.

Zasiłek chorobowy 2025 – jakie zmiany planuje rząd

To może być prawdziwa rewolucja w systemie świadczeń chorobowych. Rząd chce, by już od 2026 roku pracodawcy nie musieli płacić za pierwsze dni choroby pracowników. Zasiłek od początku zwolnienia lekarskiego ma przejąć ZUS. Zmiana oznacza ulgę dla firm, ale jednocześnie zwiększy wydatki Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Czy pracownicy zyskają, a system wytrzyma dodatkowe obciążenia?

Obowiązkowy KSeF wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur [KOMENTARZ]

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) obejmie wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), nawet najmniejsze firmy i wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur - podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl.

REKLAMA

Boom na wynajem aut i rosnące zobowiązania firm

Wakacje pełne przygód? Kamper. Krótka wycieczka? Auto na godziny. Dojazd z dworca? Samochód na minuty. Wynajem pojazdów w Polsce rośnie, także w firmach. Jednak branża ma problemy – długi firm wynajmujących sięgają 251 mln zł i nadal rosną.

System kaucyjny od 1 października wchodzi w życie, co dla firm oznacza prawdziwą zmianę paradygmatu w obsłudze klientów

Większość Polaków uważa, że system kaucyjny to najlepszy sposób na odzyskiwanie opakowań po napojach – społeczna akceptacja jest ogromna, a oczekiwania klientów rosną. Dla sklepów i producentów to nie tylko obowiązek prawny, ale także nowe wyzwania logistyczne, technologiczne i edukacyjne. Firmy będą musiały nauczyć klientów prostych, ale ważnych zasad – jak prawidłowo zwracać butelki i puszki, by otrzymać kaucję, jak zorganizować punkt zwrotów i jak zintegrować systemy sprzedaży, aby proces był szybki i intuicyjny. To moment, w którym codzienne zakupy przestają być tylko rutyną – stają się gestem odpowiedzialności, a dla firm szansą na budowanie wizerunku nowoczesnego, ekologicznego biznesu, który rozumie potrzeby klientów i dba o środowisko.

Fundacja rodzinna bez napięć - co powinien zawierać dobry statut?

Pomimo że fundacja rodzinna jest w polskim prawie stosunkowo nowym rozwiązaniem, to zdążyła już wzbudzić zainteresowanie przedsiębiorców. Nic dziwnego – pozwala bowiem uporządkować proces sukcesji, ochronić majątek przed rozdrobnieniem i stworzyć ramy współpracy między pokoleniami, przekazując jednocześnie wartości i wizję fundatora jego sukcesorom.

Co trzecia polska firma MŚP boi się upadłości. Winne zatory płatnicze

Choć inflacja wyhamowała, a gospodarka wysyła sygnały poprawy, małe i średnie firmy wciąż zmagają się z poważnymi problemami. Z najnowszego raportu wynika, że niemal 30% z nich obawia się, iż w ciągu dwóch lat może zniknąć z rynku – głównie przez opóźnione płatności od kontrahentów.

REKLAMA

System kaucyjny od 1 października zagrożeniem dla MŚP? Rzecznik apeluje do rządu o zmiany

Od 1 października w Polsce ma ruszyć system kaucyjny, jednak przedsiębiorcy alarmują o poważnych problemach organizacyjnych i finansowych. Rzecznik MŚP apeluje do rządu o zmiany, ostrzegając przed chaosem i nierównymi warunkami dla małych sklepów.

W 2026 r. w radach nadzorczych i zarządach musi być 33-40% kobiet [Dyrektywa Women on Board]

W 2026 r. w radach nadzorczych i zarządach musi być odpowiednia reprezentacja płci. W związku z tym, że przeważają mężczyźni, nowe przepisy wprowadzają de facto obowiązek zapewnienia 33-40% kobiet ogólnej liczby osób zasiadających w radach nadzorczych i zarządach przedsiębiorstw. Czy Polskie firmy są na to gotowe? Jak wdrożyć dyrektywę Women on Boards?

REKLAMA