REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rola sekretarki w firmie

Zdzisława Koźmin
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Kluczowym obowiązkiem sekretarki jest świadczenie pomocy administracyjnej oraz merytoryczne wsparcie przełożonego. Dobra współpraca szefa i sekretarki polega na efektywnej kooperacji, która przynosi firmie wymierne korzyści.

Pełnienie funkcji sekretarskich wiąże się z wykonywaniem wielu czynności, takich jak obsługa biura (załatwianie korespondencji, przechowywanie informacji, akt spraw), obsługa interesantów, gości, urządzeń techniki biurowej, organizowanie i obsługa zebrań, konferencji, przygotowanie podróży służbowej i innych spraw zleconych przez szefa. Sekretarka jest osobą pierwszego kontaktu w firmie, odpowiada na pytania interesantów i reprezentuje firmę. Zadania sekretarki możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne:

REKLAMA

REKLAMA

Zadania asystenckie: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji, sporządzanie i przechowywanie dokumentacji oraz niezbędnej korespondencji. Szef może też powierzyć sekretarce dodatkowe funkcje w ramach delegowania zadań. Samodzielne wykonywanie zadań wymaga nie tylko wysokich kwalifikacji zawodowych i talentów organizacyjnych, ale także szerokiej wiedzy ogólnej i specjalistycznej.

Zadania recepcyjne: przyjmowanie interesantów, gości i klientów. Część interesantów jest załatwiana przez sekretariat, a w innych sprawach interesanci są umawiani z szefem na określony dzień i godzinę. Gdy interesanci kontaktują się z firmą telefonicznie, uprzejmy ton, wyraźny sposób mówienia, życzliwe podejście spowodują, że firma będzie się im dobrze kojarzyć.

Organizowanie pracy

Szef planuje i podejmuje najistotniejsze decyzje w firmie, a sekretarka wspiera go w tej pracy, odciążając od zadań administracyjno-biurowych. Od sekretarki oczekuje się umiejętności dostosowania się do metod organizacji pracy preferowanych przez szefa.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Sekretarka tak powinna zorganizować swoją pracę, aby wykonać swoje zadania na czas i pamiętać o nadchodzących terminach. Sekretarka przekazuje szefowi informacje dotyczące sposobu wykonania przekazanych zadań. W przypadku wystąpienia trudności w rozwiązaniu problemu lub niedotrzymania terminu informuje szefa i zainteresowanych. Ewidencjonuje terminy rozmów z interesantami, konferencji, spotkań, narad szefa, załatwienia pilnych spraw, udzielenia pisemnej odpowiedzi, zrealizowania zobowiązań.

Oprócz własnego terminarza spraw i spotkań sekretarka powinna prowadzić także terminarz szefa. Powinna uzgodnić z nim zasady umawiania go na spotkania: czy na przykład woli mieć kilka spotkań po kolei, dłuższe przerwy między spotkaniami, czy umawiać go rano, czy po południu.

Do zadań sekretariatu należy też organizowanie spotkań, przygotowanie materiałów oraz dopilnowanie terminów tych spotkań.

Organizując pracę szefa i własną sekretarka powinna uwzględnić następujące czynniki:

• ustalenie priorytetu spraw do załatwienia według hierarchii ich ważności lub terminowości,

• opracowanie systemu organizowania czasu,

• ustalenie czynności pracochłonnych - gdzie tkwią rezerwy czasu i jak usprawnić gospodarowanie czasem,

• odróżnić sprawy pilne od ważnych - pilne wymagają załatwienia w krótkim czasie, ważne wymagają dokładnego przeanalizowania i decyzji,

• nadawanie sprawom biegu i załatwianie w terminie.

Współpraca z szefem

System współpracy jest zazwyczaj narzucany przez szefa. Zasady muszą być ustalone na początku i wynikać z zakresu uprawnień i odpowiedzialności. Każda sekretarka powinna poznać priorytety szefa. Efektywna współpraca uzależniona jest od wzajemnych relacji między szefem a sekretarką.

Oczekiwania szefa w stosunku do osób na stanowisku sekretarki dotyczą poziomu kwalifikacji zawodowych, usposobienia, podejścia do pracy i umiejętności radzenia sobie z wieloma zadaniami naraz. Współpraca z szefem zależy nie tylko od fachowości osoby będącej w sekretariacie, ale także od prawidłowego ustalenia zakresu obowiązków, dyspozycyjności osoby zatrudnionej w sekretariacie, cech osobistych szefa i jego „prawej ręki”.

Współpraca z pozostałymi osobami w firmie

Sekretarka pośredniczy w przepływie informacji między szefem a współpracownikami, interesantami oraz ze współpracującymi firmami i instytucjami.

Uprawnienia sekretarki w szczególności wynikają z następujących zasad:

• sekretarka nie stanowi „instancji” między szefem a jego współpracownikiem,

• sekretarka nie może wydawać poleceń współpracownikom szefa - przekazuje współpracownikom polecenia szefa i przyjmuje informację dla szefa od współpracowników,

• wszystkie informacje związane z wykonywaną pracą traktuje jako informacje poufne,

• sekretarkę obowiązuje lojalność wobec szefa i firmy,

• sekretarka chroni czas szefa,

• musi rozróżniać sprawy ważne od pilnych oraz strategiczne od doraźnych.

Kontakty szefa ze współpracownikami

Sekretarka musi wiedzieć, dla kogo szef jest zawsze osiągalny. Bliscy współpracownicy zwykle mogą bez uprzedniego umówienia się mieć kontakt z szefem, a pracownicy niższego szczebla w hierarchii służbowej mogą być przyjęci przez szefa w ustalonym terminie, po zachowaniu drogi służbowej (najpierw obowiązuje kontakt z bezpośrednim przełożonym).

Sekretarkę obowiązuje zasada:

• do szefa są zawsze drzwi otwarte, jeżeli tego problemu nie potrafi rozwiązać inny członek kadry zarządzającej,

• do szefa należy zgłaszać się z propozycją rozwiązania problemu, a nie z zapytaniem jak rozwiązać ten problem.

Partnerstwo szefa z sekretarką powinno polegać na eliminowaniu źródeł konfliktów zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Zdzisława Koźmin

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czego najbardziej boją się przedsiębiorcy prowadzący małe biznesy? [BADANIE]

Czego najbardziej boją się małe firmy? Rosnących kosztów prowadzenia działalności i nierzetelnych kontrahentów. A czego najmniej? Najnowsze badanie UCE RESEARCH przynosi odpowiedzi. 

AI nie zabierze ci pracy, zrobi to człowiek, który potrafi z niej korzystać

Jak to jest z tą sztuczną inteligencją? Zabierze pracę czy nie? Analitycy z firmy doradczej IDC twierdzą, że jednym z głównych powodów sięgania po AI przez firmy jest potrzeba zasypania deficytu na rynku pracy.

Niewypłacalność przedsiębiorstw. Od początku roku codziennie upada średnio 18 firm

W pierwszym kwartale 2023 r. niewypłacalność ogłosiło 1635 firm. To o 31% więcej niż w tym okresie w ubiegłym roku i 35% wszystkich niewypłacalności ogłoszonych w 2023 r. Tak wynika z raportu przygotowanego przez ekonomistów z firmy Coface.  

Rosnące płace i spadająca inflacja nic nie zmieniają: klienci patrzą na ceny i kupują więcej gdy widzą okazję

Trudne ostatnie miesiące i zmiany w nawykach konsumentów pozostają trudne do odwrócenia. W okresie wysokiej inflacji Polacy nauczyli się kupować wyszukując promocje i okazje cenowe. Teraz gdy inflacja spadła, a na dodatek rosną wynagrodzenia i klienci mogą sobie pozwolić na więcej, nawyk szukania niskich cen pozostał.

REKLAMA

Ustawa o kryptoaktywach już w 2024 roku. KNF nadzorcą rynku kryptowalut. 4,5 tys. EUR za zezwolenie na obrót walutami wirtualnymi

Od końca 2024 roku Polska wprowadzi w życie przepisy dotyczące rynku kryptowalut, które dadzą Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) szereg nowych praw w zakresie kontroli rynku cyfrowych aktywów. Za sprawą konieczności dostosowania polskiego prawa do przegłosowanych w 2023 europejskich przepisów, firmy kryptowalutowe będą musiały raportować teraz bezpośrednio do regulatora, a ten zyskał możliwość nakładanie na nie kar grzywny. Co więcej, KNF będzie mógł zamrozić Twoje kryptowaluty albo nawet nakazać ich sprzedaż.

KAS: Nowe funkcjonalności konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Spółki, fundacje i stowarzyszenia nie muszą już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji drogą elektroniczną, aby rozliczać się elektronicznie. Krajowa Administracja Skarbowa wprowadziła nowe funkcjonalności konta organizacji w e-US.

Sztuczna inteligencja będzie dyktować ceny?

Sztuczna inteligencja wykorzystywana jest coraz chętniej, sięgają po nią także handlowcy. Jak detaliści mogą zwiększyć zyski dzięki sztucznej inteligencji? Coraz więcej z nich wykorzystuje AI do kalkulacji cen. 

Coraz więcej firm zatrudnia freelancerów. Przedsiębiorcy opowiadają dlaczego

Czy firmy wolą teraz zatrudniać freelancerów niż pracowników na etat? Jakie są zalety takiego modelu współpracy? 

REKLAMA

Lavard - kara UOKiK na ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Firmy wprowadzały w błąd konsumentów kupujących odzież

UOKiK wymierzył kary finansowe na przedsiębiorstwa odzieżowe: Polskie Sklepy Odzieżowe (Lavard) - ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Konsumenci byli wprowadzani w błąd przez nieprawdziwe informacje o składzie ubrań. Zafałszowanie składu ubrań potwierdziły kontrole Inspekcji Handlowej i badania w laboratorium UOKiK.

Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

REKLAMA