Jak się przygotować do zmian stawek VAT w kasach fiskalnych

Zgodnie z rządowym planem na podstawowe produkty żywnościowe, książki i czasopisma specjalistyczne będzie obowiązywała stawka 5%. Na 8% został ustalony podatek m.in. na budownictwo mieszkaniowe, leki oraz niektóre media. Podstawowa stawka VAT będzie wynosiła 23%. Warto dodać, że wprowadzenie stawek 3%, 8% i 23% może wydawać się niewielką zmianą, jednak przy braku odpowiednich działań na pewno będzie odczuwalne przez wszystkich podatników, w tym szczególnie przez tych, którzy posiadają kasy fiskalne.

Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, odnosząc się do problemu związanego z wprowadzaniem nowych stawek podatkowych VAT w kasach rejestrujących, kasy te są technicznie przygotowane do takiej operacji. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz.U. Nr 212, poz. 1338) kasy rejestrujące powinny umożliwiać ewidencjonowanie obrotów i kwot podatku należnego nawet w warunkach wprowadzenia 7 stawek podatkowych oraz dawać możliwość dokonania 30 zmian stawek. W praktyce wielu podatników posiadających kasy fiskalne napotka duże kłopoty w związku z wprowadzeniem nowych stawek VAT w swoich urządzeniach rejestracyjnych.

Od 1 stycznia 2011 r. żaden podatnik nie będzie mógł sprzedać ani świadczyć usługi ze starą stawką VAT. Na paragonie i w pamięci kasy fiskalnej będzie musiała być wybita nowa stawka VAT. Jeśli byłoby inaczej, to podatnik będzie się musiał liczyć z karami finansowymi, gdyż dopuści się przestępstwa karnoskarbowego (art. 62 k.k.s.). Warto dodać, że nie będzie tu żadnego okresu przejściowego, tzw. dostosowawczego, na wprowadzenie nowych stawek VAT w kasach fiskalnych. I tutaj pojawia się problem. Otóż zmian w oprogramowaniu kas fiskalnych nie można wprowadzić z wyprzedzeniem. Zmiany do oprogramowania w kasach rejestrujących można wprowadzić dopiero po 31 grudnia 2010 r., gdy zamknie się dany rok podatkowy i gdy przestaną obowiązywać dotychczasowe stawki podatku od towarów i usług. W związku z tym w przypadku 1,5 mln kas fiskalnych¹ trzeba będzie dokonać tych zmian w nocy z 31 grudnia 2010 r. na 1 stycznia 2011 r. To może spowodować kłopoty, bo nie wszyscy specjaliści kas rejestrujących będą chcieli wtedy pracować.

W takich przypadkach podatnikom pozostanie uważna lektura instrukcji obsługi kasy rejestrującej i samodzielne wprowadzenie zmian lub ściągnięcie ze strony internetowej producenta update do oprogramowania kasy rejestrującej zawierające już ustawienia nowych stawek VAT. W tym momencie pojawia się inny problem. Wielu podatnikom może się nie udać samodzielne wprowadzenie zmian stawek VAT lub prawidłowe wgranie nowego oprogramowania do kasy rejestrującej. Kasa to tylko urządzenie, a w trakcie wprowadzania nowych danych może się coś w niej zawiesić. Wtedy cała operacja zakończy się fiaskiem. Dlatego najlepszym rozwiązaniem dla podatników jest wezwanie specjalisty do tego typu prac, aby mieć gwarancję, że wszystko odbędzie się bez komplikacji. Skorzystanie z pomocy specjalisty może być utrudnione ze względu na termin (Nowy Rok), a także na liczbę użytkowników zainteresowanych wprowadzaniem nowych stawek VAT do kas rejestrujących.

Pojawia się jeszcze jeden problem dla podatników posiadających kasy fiskalne starego typu, których producenci już dawno zniknęli z rynku. Nie będą oni mogli skorzystać z produktu update do oprogramowania kasy rejestrującej. W tej sytuacji podatnik będzie miał dwa wyjścia: albo zatrudnić specjalistę, który sam dokona potrzebnych zmian w kasie rejestrującej, albo kupić nowe urządzenie rejestrujące zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz.U. Nr 212, poz. 1338).

Trzeba jeszcze podkreślić, że zgodnie z zaakceptowanym przez Radę Ministrów „Wieloletnim planem finansów państwa na lata 2010-2013” tymczasowe podwyższenie stawek VAT o 1 punkt procentowy będzie obowiązywać do 31 grudnia 2013 r. A zatem w nocy z 31 grudnia 2013 r. na 1 stycznia 2014 r. podatników będzie znów czekał powrót do stawek VAT w wysokości 3%, 7% i 22%, czyli z modyfikacją stawek podatkowych w ich urządzeniach rejestrujących.

Podsumowując, nie ma wątpliwości, że 1 stycznia 2011 r. wielu podatników czeka wiele kłopotów. Na pewno część podatników mająca podpisane umowy o stałej obsłudze serwisowej będzie mogła dokonać tych operacji na warunkach przewidzianych w umowie. Reszta podatników będzie musiała zlecić przeprogramowanie kas rejestrujących specjalistom albo zmienić je samodzielnie. Samodzielna zmiana stawek w urządzeniu kasy dla większości podatników nie powinna stanowić problemu, po zapoznaniu się z instrukcją obsługi kasy lub odbyciu zawczasu przeszkolenia uzupełniającego umiejętności.

• rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania - Dz.U. Nr 212, poz. 1338

• art. 62 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 151, poz. 1013

Marta Wysocka-Fronczek

konsultant podatkowy

¹ Dane Ministerstwa Finansów - czerwiec 2010 r. (www.mf.gov.pl).