REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć zagraniczną podróż służbową

Maria Umińska-Żak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jeśli należności z tytułu podróży służbowych są wypłacane w kwotach wyższych niż wynikające z rozporządzenia, to nadwyżka podlega opodatkowaniu oraz wchodzi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i traktowana jest jak wynagrodzenie.

Przepisy rozporządzenia o podróży służbowej za granicą stosują pracodawcy sfery budżetowej oraz ci, którzy nie uregulowali kwestii podróży służbowych w przepisach wewnętrznych (np. regulaminie). Niemniej jednak dieta nie może być niższa niż wysokość „krajowej” diety dla pracowników sfery budżetowej. Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługują m.in. diety oraz zwroty kosztów.

REKLAMA

Dieta zagraniczna

Dieta z tytułu zagranicznej podróży służbowej służy całkowitemu pokryciu kosztów wyżywienia (75%) oraz zrekompensowaniu innych drobnych wydatków (25%), których pracownik nie musi dokumentować, np. zakup przekąsek, opłata za parking, skorzystanie z płatnej toalety. Wysokość diety jest uzależniona od państwa, do którego pracownik pojechał w ramach podróży służbowej. Kwoty diet dla poszczególnych państw określa załącznik do rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. (zwanego dalej rozporządzeniem). Za podróż trwającą dobę lub ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Gdy podróż trwa krócej niż 12 godzin, wysokość diety należy odpowiednio zmniejszyć:

• do 1/3 kwoty diety - gdy podróż trwa do 8 godzin,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• do 1/2 kwoty diety - gdy podróż trwa od 8 godzin do 12 godzin.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, należy odjąć od dziennej stawki za śniadanie - 15% diety, za obiad - 30% diety, za kolację - 30% diety.

Tym samym pracownik zawsze dostanie 25% diety nawet w przypadku, gdy otrzymuje całodzienne wyżywienie. Dieta w takiej samej wysokości przysługuje również pracownikowi za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym.

Pracownik nie dostanie jednak diety, jeśli otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie; przysługuje mu jednak wyrównanie do wysokości należnej diety.

WAŻNE!

Wysokość diety oblicza się dla docelowego państwa podróży służbowej. Nie ma znaczenia, że pracownik, udając się do danego kraju, przejeżdża po drodze przez inne kraje lub nawet tam nocuje. Jedna podróż służbowa może służyć załatwieniu kilku spraw w różnych krajach i wtedy państw docelowych jednej podróży służbowej może być kilka.

Przykład

Pracownik został wysłany samochodem firmowym do Belgii na konferencję, która odbyła się w dniach 1-3 maja, następnie udał się do Hiszpanii do siedziby głównej firmy, gdzie przybył 4 maja, a stamtąd 8 maja wyruszył w drogę powrotną do Polski. W Belgii pracownik miał zarezerwowany hotel, w którym w cenie doby hotelowej było zapewnione pełne wyżywienie. Natomiast w Hiszpanii udostępniono mu mieszkanie pracownicze bez wyżywienia. Wyjeżdżając w podróż służbową przekroczył granicę polsko-niemiecką 30 kwietnia o godz. 1.00. Następnie 30 kwietnia o godz. 7.00 wjechał do Belgii. W drogę do Hiszpanii wyruszył 3 maja po kolacji o godz. 19.00, nocował we Francji w motelu bez wyżywienia, następnie o godz. 6.00 rano wyjechał do Hiszpanii. W drogę powrotną do Polski wyruszył 8 maja o godz. 6.00 rano, nocował w Niemczech w motelu ze śniadaniem. Następnie o godz. 4.00 rano wyjechał do Polski. Granicę niemiecko-polską przekroczył 9 maja o godz. 5.00.

Firma, w której pracuje pracownik, stosuje przepisy rozporządzenia.

REKLAMA

W celu prawidłowego rozliczenia diety trzeba wyróżnić jej dwa etapy. Pierwszy etap to część podróży, w której krajem docelowym jest Belgia. Wyjazd z Belgii rozpoczyna drugi etap podróży zagranicznej, a krajem docelowym jest Hiszpania. Etap ten kończy się wraz z wjazdem pracownika na terytorium Polski. Wyliczenie należności z tytułu diet będzie więc wyglądało następująco:

Etap 1: od 30 kwietnia godz. 1.00 do 3 maja godz. 19.00, czyli łącznie 90 godz. Pracownikowi przysługują więc 4 diety, które muszą być pomniejszone o zapewnione pełne wyżywienie. W tej sytuacji pracownik powinien otrzymać dietę w wysokości 25% przewidzianej dla Belgii, czyli: 4 x (45 euro x 25%) = 45 euro.

Etap 2: od 3 maja godz. 19.00 do 9 maja godz. 5.00 rano, czyli łącznie 130 godzin.

Pracownikowi za ten etap przysługują 5 i 1/2 diety według stawek obowiązujących dla Hiszpanii, 1/2 diety powinna być obniżona o 15% z tytułu śniadania, tj. 5 x 48 euro + 1/2 x 48 x 85% = 260,4 euro. Łącznie pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej przysługują diety w wysokości: 45 euro + 260, 4 euro = 305,4 euro.

Zwrot kosztów

REKLAMA

Pracownikowi wysłanemu w podróż służbową za granicę przysługuje prawo do zwrotu kosztów przejazdów (np. bilety). Środek transportu wybiera pracodawca, jednak na wniosek pracownika podróż może odbyć się prywatnym samochodem osobowym. Zwrot kosztów takiego przejazdu należy obliczyć mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez przyjętą stawkę zwrotu za 1 km (nie może być ona wyższa niż ta z rozporządzenia Ministra Infrastruktury).

Wysokość zwrotu kosztów za nocleg wynika z rachunku wystawionego przez hotel (w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia) lub stanowi kwotę ryczałtu, co najmniej 25% ww. limitu. W aktach wewnętrznych ryczałt ten może być wyższy niż ten w rozporządzeniu.

WAŻNE!

W przeciwieństwie do diety limity na nocleg nie dotyczą wyłącznie docelowego państwa podróży, lecz państwa, w którym pracownik faktycznie nocuje.

Zwrot kosztów obejmuje również:

• dojazdy do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości 1 diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,

• dojazdy środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej,

• koszty leczenia.

Waluta, składki i podatki

Co do zasady pracodawca przekazuje pracownikowi zaliczkę w walucie obcej, najlepiej państwa docelowego lub w innej walucie powszechnie wymienialnej, np. w euro lub w dolarach. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w złotówkach. Z kolei pracownik może rozliczyć się w dowolnej walucie, byleby była ona wymienialna.

Diety i inne należności związane z podróżą służbową zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych, pod warunkiem że nie przekraczają kwot wynikających z przepisów rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. Należności te wyłączone są również z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Maria Umińska-Żak 

Podstawa prawna:

• art. 775 Kodeksu pracy,

• rozporządzenie MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.),

• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska prezydencja w UE 2025: priorytety przedsiębiorców to m.in. wzmocnienie i ochrona jednolitego rynku UE w związku z rosnącą rolą Chin i wyborami prezydenckimi w USA

Już z początkiem 2025 roku Polska obejmie prezydencję w Radzie UE. Przedsiębiorcy widzą w tym szanse na kształtowanie unijnej polityki, wspieranie jednolitego rynku oraz odpowiedź na wyzwania związane z globalną konkurencją, rosnącą rolą Chin i zmianami politycznymi w USA. Wśród priorytetów są zwiększenie konkurencyjności UE, bezpieczeństwo energetyczne i poszerzenie Unii o Ukrainę i Mołdawię.

Regulacje ESG w transporcie. Z czym to się wiąże?

Branża TSL nie ma łatwo. Firmy z tego sektora muszą zmierzyć się z nowymi wymogami regulacyjnymi i raportowymi – ESG (Environmental, Social, Governance). Chodzi o poprawę standardów środowiskowych, społecznych i zarządzania korporacyjnego. Któe regulacje już są w Europie obowiązkowe, a na które jeszcze czekamy? I najważniejsze - ile trzeba na to wydać i co grozi za ignorowanie tych zmian? 

Na jakie reformy czeka rynek pracy?

Przedsiębiorcy oczekują większego wsparcia od rządu, zwłaszcza w kwestii aktywizacji grup niedoreprezentowanych na rynku pracy. Chcieliby również zmniejszenia kosztów zatrudnienia i zapewnienia dostępu do kandydatów z państw trzecich. Nawołują także do stworzenia warunków sprzyjających rozwojowi kompetencji i kwalifikacji zawodowych. 

Maksymalizacja bezpieczeństwa: Dlaczego oprogramowanie on-premise ma kluczowe znaczenie w świecie zdominowanym przez SaaS?

Jak wynika z szacunków Gartnera, już za 3 lata aż 75 proc. przedsiębiorstw będzie traktować tworzenie kopii zapasowych aplikacji typu SaaS (Oprogramowanie jako Usługa) jako wymóg krytyczny. Jeszcze w tym roku było to 15 proc . Ta istotna różnica wynika z oceny ryzyka. O ile oprogramowanie dostępne w modelu SaaS jest coraz częstszym wyborem organizacji na całym świecie, kluczowe staje się zapewnienie, że przechowywane tam dane są zarówno dobrze chronione, jak i możliwe do odzyskania. W tym kontekście zasadne może być pytanie o dostępne alternatywy, a zwłaszcza możliwość korzystania z tradycyjnego oprogramowania on-premise, które jest instalowane i zarządzane lokalnie.

REKLAMA

3 cechy innowacyjnego przedsiębiorstwa. Jak ważna jest ochrona środowiska? [WYWIAD]

Co dziś często przesądza o wyborze kontrahenta? Jak ważna jest ochrona środowiska w świecie biznesu? Jakie proste rozwiązania mogą wprowadzić wszystkie przedsiębiorstwa branży ogrodniczej? O 3 głównych cechach innowacyjności opowiada członek zarządu przedsiębiorstwa W.Legutko, Adam Legutko.

Jak chronić firmowe pieniądze przez utratą wartości

Wielu przedsiębiorców zastanawia się jak uchronić swój kapitał w czasach wysokiej inflacji. Podobnie jak oni, ich pieniądze powinny pracować. Bank Pekao ma propozycję dla prowadzących działalność gospodarczą, spółkę cywilną lub osobową z uproszczoną księgowością, pozwalającą łączyć wysokie oprocentowanie z elastycznością

Nowe zasady naliczania składki zdrowotnej od 1 stycznia 2025 r. Rząd jest za wprowadzeniem zmian. Co się zmieni?

Nowe zasady naliczania składki zdrowotnej od 1 stycznia 2025 r. Rząd jest za wprowadzeniem zmian. Co się zmieni? Szacuje się, że z tego rozwiązania skorzysta ok. 2,4 mln przedsiębiorców. Rada ministrów przyjęła projekt nowelizacji.

Prognozy na 2025 rok: jakie trendy będą kształtować przyszłość biznesu e-commerce?

Jakie trendy ukształtują branżę e-commerce w nadchodzącym 2025 roku? Jakie narzędzia powinny wykorzystać firmy, żeby się rozwijać?

REKLAMA

InPost Pay – rewolucyjna usługa dla Twojego e-sklepu

W dobie ogromnej konkurencji na rynku e-commerce kluczem do sukcesu jest wyróżnienie się i zwiększenie wygody zakupów dla klientów. InPost Pay to rozwiązanie, które może odmienić oblicze Twojego sklepu internetowego, pomagając zwiększyć konwersję dzięki nowoczesnym udogodnieniom. Dowiedz się, dlaczego warto wdrożyć tę usługę i co możesz dzięki niej zyskać!

Wakacje składkowe 2024 tylko za grudzień. Wniosek trzeba złożyć już w listopadzie

Z wakacji składkowych w 2024 roku można skorzystać już tylko za grudzień. Natomiast wniosek trzeba złożyć już w listopadzie. Państwo opłaci składki za jeden miesiąc za mikroprzedsiębiorców i komorników sądowych. Jakie warunki trzeba spełnić?

REKLAMA