Jak rozliczyć zagraniczną podróż służbową

Przepisy rozporządzenia o podróży służbowej za granicą stosują pracodawcy sfery budżetowej oraz ci, którzy nie uregulowali kwestii podróży służbowych w przepisach wewnętrznych (np. regulaminie). Niemniej jednak dieta nie może być niższa niż wysokość „krajowej” diety dla pracowników sfery budżetowej. Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługują m.in. diety oraz zwroty kosztów.

Dieta z tytułu zagranicznej podróży służbowej służy całkowitemu pokryciu kosztów wyżywienia (75%) oraz zrekompensowaniu innych drobnych wydatków (25%), których pracownik nie musi dokumentować, np. zakup przekąsek, opłata za parking, skorzystanie z płatnej toalety. Wysokość diety jest uzależniona od państwa, do którego pracownik pojechał w ramach podróży służbowej. Kwoty diet dla poszczególnych państw określa załącznik do rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. (zwanego dalej rozporządzeniem). Za podróż trwającą dobę lub ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Gdy podróż trwa krócej niż 12 godzin, wysokość diety należy odpowiednio zmniejszyć:

• do 1/3 kwoty diety - gdy podróż trwa do 8 godzin,

• do 1/2 kwoty diety - gdy podróż trwa od 8 godzin do 12 godzin.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, należy odjąć od dziennej stawki za śniadanie - 15% diety, za obiad - 30% diety, za kolację - 30% diety.

Tym samym pracownik zawsze dostanie 25% diety nawet w przypadku, gdy otrzymuje całodzienne wyżywienie. Dieta w takiej samej wysokości przysługuje również pracownikowi za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym.

Pracownik nie dostanie jednak diety, jeśli otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie; przysługuje mu jednak wyrównanie do wysokości należnej diety.

WAŻNE!

Wysokość diety oblicza się dla docelowego państwa podróży służbowej. Nie ma znaczenia, że pracownik, udając się do danego kraju, przejeżdża po drodze przez inne kraje lub nawet tam nocuje. Jedna podróż służbowa może służyć załatwieniu kilku spraw w różnych krajach i wtedy państw docelowych jednej podróży służbowej może być kilka.

Przykład

Pracownik został wysłany samochodem firmowym do Belgii na konferencję, która odbyła się w dniach 1-3 maja, następnie udał się do Hiszpanii do siedziby głównej firmy, gdzie przybył 4 maja, a stamtąd 8 maja wyruszył w drogę powrotną do Polski. W Belgii pracownik miał zarezerwowany hotel, w którym w cenie doby hotelowej było zapewnione pełne wyżywienie. Natomiast w Hiszpanii udostępniono mu mieszkanie pracownicze bez wyżywienia. Wyjeżdżając w podróż służbową przekroczył granicę polsko-niemiecką 30 kwietnia o godz. 1.00. Następnie 30 kwietnia o godz. 7.00 wjechał do Belgii. W drogę do Hiszpanii wyruszył 3 maja po kolacji o godz. 19.00, nocował we Francji w motelu bez wyżywienia, następnie o godz. 6.00 rano wyjechał do Hiszpanii. W drogę powrotną do Polski wyruszył 8 maja o godz. 6.00 rano, nocował w Niemczech w motelu ze śniadaniem. Następnie o godz. 4.00 rano wyjechał do Polski. Granicę niemiecko-polską przekroczył 9 maja o godz. 5.00.

Firma, w której pracuje pracownik, stosuje przepisy rozporządzenia.

W celu prawidłowego rozliczenia diety trzeba wyróżnić jej dwa etapy. Pierwszy etap to część podróży, w której krajem docelowym jest Belgia. Wyjazd z Belgii rozpoczyna drugi etap podróży zagranicznej, a krajem docelowym jest Hiszpania. Etap ten kończy się wraz z wjazdem pracownika na terytorium Polski. Wyliczenie należności z tytułu diet będzie więc wyglądało następująco:

Etap 1: od 30 kwietnia godz. 1.00 do 3 maja godz. 19.00, czyli łącznie 90 godz. Pracownikowi przysługują więc 4 diety, które muszą być pomniejszone o zapewnione pełne wyżywienie. W tej sytuacji pracownik powinien otrzymać dietę w wysokości 25% przewidzianej dla Belgii, czyli: 4 x (45 euro x 25%) = 45 euro.

Etap 2: od 3 maja godz. 19.00 do 9 maja godz. 5.00 rano, czyli łącznie 130 godzin.

Pracownikowi za ten etap przysługują 5 i 1/2 diety według stawek obowiązujących dla Hiszpanii, 1/2 diety powinna być obniżona o 15% z tytułu śniadania, tj. 5 x 48 euro + 1/2 x 48 x 85% = 260,4 euro. Łącznie pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej przysługują diety w wysokości: 45 euro + 260, 4 euro = 305,4 euro.

Pracownikowi wysłanemu w podróż służbową za granicę przysługuje prawo do zwrotu kosztów przejazdów (np. bilety). Środek transportu wybiera pracodawca, jednak na wniosek pracownika podróż może odbyć się prywatnym samochodem osobowym. Zwrot kosztów takiego przejazdu należy obliczyć mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez przyjętą stawkę zwrotu za 1 km (nie może być ona wyższa niż ta z rozporządzenia Ministra Infrastruktury).

Wysokość zwrotu kosztów za nocleg wynika z rachunku wystawionego przez hotel (w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia) lub stanowi kwotę ryczałtu, co najmniej 25% ww. limitu. W aktach wewnętrznych ryczałt ten może być wyższy niż ten w rozporządzeniu.

WAŻNE!

W przeciwieństwie do diety limity na nocleg nie dotyczą wyłącznie docelowego państwa podróży, lecz państwa, w którym pracownik faktycznie nocuje.

Zwrot kosztów obejmuje również:

• dojazdy do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości 1 diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,

• dojazdy środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej,

• koszty leczenia.

Co do zasady pracodawca przekazuje pracownikowi zaliczkę w walucie obcej, najlepiej państwa docelowego lub w innej walucie powszechnie wymienialnej, np. w euro lub w dolarach. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w złotówkach. Z kolei pracownik może rozliczyć się w dowolnej walucie, byleby była ona wymienialna.

Diety i inne należności związane z podróżą służbową zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych, pod warunkiem że nie przekraczają kwot wynikających z przepisów rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. Należności te wyłączone są również z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Maria Umińska-Żak 

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ Kodeksu pracy,

• rozporządzenie MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.),

• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).