REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podróże służbowe pracowników i przedsiębiorców

Sadowska Agnieszka
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Co jest podróżą służbową, a co nią nie jest? Jakie warunki muszą być spełnione, aby można było wypłacić pracownikowi należności za taki wyjazd? Jakie są różnice w podróży pracownika i przedsiębiorcy?

Za podróże służbowe (zwane potocznie delegacjami) zwykło się uważać wyjazd pracownika poza miejsce zwykłego świadczenia pracy trwający dłużej niż „regulaminowe” 8 godzin. Próżno jednak szukać w przepisach dokładnej definicji. Domyślną, ale precyzyjną odpowiedź znajdziemy w art. 775 § 1 Kodeksu pracy:

REKLAMA

„Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm).

Jak rozumieć powyższy artykuł? Istotne jest by w umowie o pracę znalazł się zapis o miejscu świadczenia pracy przez pracownika. W zależności od stanowiska może to być:

• siedziba pracodawcy,

• inne miejsce wskazane przez pracodawcę - np. filia zakładu pracy, zamiejscowe magazyny, sklep firmowy,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• pewien obszar - np. teren powiatu, województwa, kraju.

W zależności od powyższych zapisów może się okazać, że wyjazd 20 km poza biuro może być delegacją, ale 200 km już nie.

Przykłady:

A. Pracownik wyjeżdża na polecenie pracodawcy z Warszawy do Ożarowa. Cel podróży: negocjacje handlowe. W jego umowie zapisano jako miejsce świadczenia pracy siedzibę firmy XYZ, Warszawa, Al. Jerozolimskie 2015.

W tym przypadku jest to podróż służbowa rodząca konieczność wypłacenia pracownikowi należności za podróż służbową.

B. Pracownik wyjeżdża z Warszawy (siedziba firmy) do Radomia. Cel podróży: negocjacje handlowe. W związku ze specyfiką zajmowanego stanowiska, w jego umowie zapisano jako miejsce świadczenia pracy obszar województwa mazowieckiego.

W tym przypadku, w myśl wcześniej przytoczonego przepisu, nie jest to podróż służbowa.

Kolejnym warunkiem uznania podróży za służbową, a co za tym idzie - wypłacenia diet, ryczałtów i innych udokumentowanych wydatków jest polecenie pracodawcy. Polecenie wyjazdu powinno mieć formę pisemną i zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,

• cel podróży,

• skąd / dokąd - dokładne określenie miejsca wyjazdu i miejsca docelowego,

• termin wyjazdu i powrotu,

• określenie środków lokomocji.

REKLAMA

Nie istnieje obowiązujący dla wszystkich druk polecenia wyjazdu. Można stworzyć wewnętrzny dokument dla potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa lub skorzystać z druków dostępnych na rynku. Jeśli pokusimy się o samodzielne przygotowanie takiego dokumentu, musimy pamiętać o tym, aby zawierał on wszystkie pozycje konieczne do ustalenia przebiegu wyjazdu służbowego.

Konieczność otrzymania polecenia wyjazdu od pracodawcy nie ogranicza pracownika do oczekiwania na „propozycje szefa”. Wskutek podjętych działań może on zaproponować na przykład osobiste ustalenie z klientem warunków dostawy. Jednak do pracodawcy należy decyzja, kto i kiedy pojedzie „dopiąć kontrakt”. Samowolne podejmowanie działań może być potraktowane jako świadczenie pracy w miejscu wskazanym w umowie, a co za tym idzie - nie zostaną wypłacone diety ani inne należności z tytułu odbytej podróży.

Zasady ustalania wysokości należnych pracownikowi kwot z tytułu odbytej podróży regulują:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

REKLAMA

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm).

Powyższe rozporządzenia dotyczą pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Oznacza to dla prywatnych przedsiębiorców prawo do ustalenia innych stawek diet, ryczałtów i innych wydatków poniesionych w podróży służbowej. Ustalenia takie mogą być zawarte w regulaminie wynagradzania przyjętym w zakładzie pracy. Wypłacone kwoty nie mogą być jednak niższe niż określone w rozporządzeniach.

Podatek dochodowy i składki ZUS od należności za podróż służbową

Kwoty określone w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej są wolne od tych obciążeń, na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych i ubezpieczeniu społecznym. Oznacza to, że wszystkie nadwyżki są traktowane jak wynagrodzenie ze stosunku pracy i należy naliczyć od nich podatek dochodowy i składki ZUS.

Obecnie kwotami wolnymi (w przypadku podróży krajowych) są:

• dieta do wysokości 23,00 zł za 1 dobę,

• w przypadku podróży pojazdem nienależącym do pracodawcy, iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km ustalonej dla pojazdu, którym odbyto podróż (samochód, motocykl, motorower),

• ryczałt za nocleg 34,50 zł,

• zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 4,60 zł za każdą dobę.

Powyższe kwoty należy traktować orientacyjnie i zawsze sprawdzać przed rozliczeniem czy stawki te nie uległy zmianie.

W przypadku delegacji zagranicznych korzystamy z załącznika do powołanego już rozporządzenia uwzględniającego diety i limity hotelowe ponad 100 państw całego świata.

Podróż przedsiębiorcy

W przypadku pracownika definicję podróży służbowej znajdziemy w kodeksie pracy. Niestety, nie ma takiego aktu prawnego, który definiuje podróże pracodawcy. Dodatkowym problemem może być zapis w ewidencji działalności gospodarczej o obszarze prowadzenia działalności. Najczęściej spotykany, o obszarze obejmującym teren Rzeczpospolitej Polskiej, stawia dodatkowe ograniczenia.

Ponieważ jednak, powołując się na art. 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu:

• osiągnięcia przychodów

lub

• zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

poniesione w trakcie takiej podróży, dla potrzeb tego opracowania zwanej podróżą służbową przedsiębiorcy, udokumentowane wydatki dotyczące noclegu, przejazdów są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Inną sytuacją są koszty wyżywienia. Tutaj można zaliczyć tylko ich wartość do wysokości diety należnej pracownikowi. Ponieważ w tym przypadku nie jest to dodatkowy przychód przedsiębiorcy (wyjaśnienie różnic jest już zagadnieniem z zakresu podatków, więc nie będę go rozwijać) kwoty tej (w myśl odrębnych przepisów) nie opodatkowuje się i nie obciąża składkami ZUS. Ponieważ jednak praktyka wykazuje dużą rozbieżność interpretacyjną powyższego limitu (różne orzeczenia urzędów skarbowych i NSA) przedsiębiorca chcący zaliczyć diety w koszty uzyskania przychodów powinien udowodnić, że wydatek ten był bezpośrednio związany z uzyskaniem przychodu lub utrzymaniem jego źródła. Oznacza to konieczność zachowania wszelkich notatek z rozmów z kontrahentem, umów, protokołów, zamówień. Wszystkie ograniczenia dotyczące podróży służbowej przedsiębiorcy dotyczą także osób współpracujących.

O ile podróże służbowe pracowników są w przepisach jasno sprecyzowane i ewentualna trudność z rozliczeniem polega jedynie na bardzo dokładnym ich rozpisaniu na poszczególne etapy, o tyle podróże przedsiębiorców, w świetle przepisów, należałoby traktować jako zwykłą działalność. Dlaczego? Otóż, czy przedsiębiorca wykonuje swoje obowiązki w siedzibie czy poza nią to w każdym z tych przypadków udokumentowane wydatki są zaliczane w koszty uzyskania przychodu (o ile go dotyczą). Brak zapisów prawnych (odwrotnie niż u pracowników) dodatkowo skłania do wysnucia wniosku, że bez względu na miejsce wykonywania zadań, przedsiębiorca wszędzie prowadzi zwykłą działalność gospodarczą.

Agnieszka Sadowska

trener Akademii Asystentek i Sekretarek (szkoleniadlasekretarek.pl)

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Wnioski można składać do 10 marca 2025 r. Gdzie złożyć wniosek? Kto może ubiegać się o dofinansowanie? Co podlega dofinansowaniu?

Podatek dochodowy 2025: skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt. Trzeba szybko decydować się na wybór formy opodatkowania, jaki termin - do kiedy

Przedsiębiorcy mogą co roku korzystać z innej – jednej z trzech możliwych – form podatku dochodowego od przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Poza wysokością samego podatku, jaki trzeba będzie zapłacić, teraz forma opodatkowania wpływa również na wysokość obciążeń z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Raportowanie ESG: jak się przygotować, wdrażanie, wady i zalety. Czy czekają nas zmiany? [WYWIAD]

Raportowanie ESG: jak firma powinna się przygotować? Czym jest ESG? Jak wdrożyć system ESG w firmie. Czy ESG jest potrzebne? Jak ESG wpływa na rynek pracy? Jakie są wady i zalety ESG? Co należałoby zmienić w przepisach stanowiących o ESG?

Zarządzanie kryzysowe czyli jak przetrwać biznesowy sztorm - wskazówki, przykłady, inspiracje

Załóżmy, że jako kapitan statku (CEO) niespodziewanie napotykasz gwałtowny sztorm (sytuację kryzysową lub problemową). Bez odpowiednich narzędzi nawigacyjnych, takich jak mapa, kompas czy plan awaryjny, Twoje szanse na bezpieczne dotarcie do portu znacząco maleją. Ryzykujesz nawet sam fakt przetrwania. W świecie biznesu takim zestawem narzędzi jest Księga Komunikacji Kryzysowej – kluczowy element, który każda firma, niezależnie od jej wielkości czy branży, powinna mieć zawsze pod ręką.

REKLAMA

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Sprzedaż majątku przedsiębiorstwa w ramach postępowania restrukturyzacyjnego ma sens tylko wtedy, gdy z ekonomicznego punktu widzenia nie ma większych szans na uzdrowienie jego sytuacji, bądź gdy spieniężenie części przedsiębiorstwa może znacznie usprawnić restrukturyzację.

Ile jednoosobowych firm zamknięto w 2024 r.? A ile zawieszono? [Dane z CEIDG]

W 2024 r. o 4,8 proc. spadła liczba wniosków dotyczących zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy to oznacza lepsze warunki do prowadzenia biznesu? Niekoniecznie. Jak widzą to eksperci?

Rozdzielność majątkowa a upadłość i restrukturyzacja

Ogłoszenie upadłości prowadzi do powstania między małżonkami ustroju rozdzielności majątkowej, a majątek wspólny wchodzi w skład masy upadłości. Drugi z małżonków, który nie został objęty postanowieniem o ogłoszeniu upadłości, ma prawo domagać się spłaty równowartości swojej części tego majątku. Otwarcie restrukturyzacji nie powoduje tak daleko idących skutków.

Wygrywamy dzięki pracownikom [WYWIAD]

Rozmowa z Beatą Rosłan, dyrektorką HR w Jacobs Douwe Egberts, o tym, jak skuteczna polityka personalna wspiera budowanie pozycji lidera w branży.

REKLAMA

Zespół marketingu w organizacji czy outsourcing usług – które rozwiązanie jest lepsze?

Lepiej inwestować w wewnętrzny zespół marketingowy czy może bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest outsourcing usług marketingowych? Marketing odgrywa kluczową rolę w sukcesie każdej organizacji. W dobie cyfryzacji i rosnącej konkurencji firmy muszą stale dbać o swoją obecność na rynku, budować markę oraz skutecznie docierać do klientów.

Rekompensata dla rolnika za brak zapłaty za sprzedane produkty rolne. Wnioski tylko do 31 marca 2025 r.

Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi przypomina, że od 1 lutego do 31 marca 2025 r. producent rolny lub grupa może złożyć do oddziału terenowego Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa (KOWR) wniosek o przyznanie rekompensaty z tytułu nieotrzymania zapłaty za sprzedane produkty rolne od podmiotu prowadzącego skup, przechowywanie, obróbkę lub przetwórstwo produktów rolnych, który stał się niewypłacalny w 2023 lub 2024 r. - w rozumieniu ustawy o Funduszu Ochrony Rolnictwa (FOR).

REKLAMA