REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podróże służbowe pracowników i przedsiębiorców

Sadowska Agnieszka
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Co jest podróżą służbową, a co nią nie jest? Jakie warunki muszą być spełnione, aby można było wypłacić pracownikowi należności za taki wyjazd? Jakie są różnice w podróży pracownika i przedsiębiorcy?

Za podróże służbowe (zwane potocznie delegacjami) zwykło się uważać wyjazd pracownika poza miejsce zwykłego świadczenia pracy trwający dłużej niż „regulaminowe” 8 godzin. Próżno jednak szukać w przepisach dokładnej definicji. Domyślną, ale precyzyjną odpowiedź znajdziemy w art. 775 § 1 Kodeksu pracy:

REKLAMA

„Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm).

Jak rozumieć powyższy artykuł? Istotne jest by w umowie o pracę znalazł się zapis o miejscu świadczenia pracy przez pracownika. W zależności od stanowiska może to być:

• siedziba pracodawcy,

• inne miejsce wskazane przez pracodawcę - np. filia zakładu pracy, zamiejscowe magazyny, sklep firmowy,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• pewien obszar - np. teren powiatu, województwa, kraju.

W zależności od powyższych zapisów może się okazać, że wyjazd 20 km poza biuro może być delegacją, ale 200 km już nie.

Przykłady:

A. Pracownik wyjeżdża na polecenie pracodawcy z Warszawy do Ożarowa. Cel podróży: negocjacje handlowe. W jego umowie zapisano jako miejsce świadczenia pracy siedzibę firmy XYZ, Warszawa, Al. Jerozolimskie 2015.

W tym przypadku jest to podróż służbowa rodząca konieczność wypłacenia pracownikowi należności za podróż służbową.

B. Pracownik wyjeżdża z Warszawy (siedziba firmy) do Radomia. Cel podróży: negocjacje handlowe. W związku ze specyfiką zajmowanego stanowiska, w jego umowie zapisano jako miejsce świadczenia pracy obszar województwa mazowieckiego.

W tym przypadku, w myśl wcześniej przytoczonego przepisu, nie jest to podróż służbowa.

Kolejnym warunkiem uznania podróży za służbową, a co za tym idzie - wypłacenia diet, ryczałtów i innych udokumentowanych wydatków jest polecenie pracodawcy. Polecenie wyjazdu powinno mieć formę pisemną i zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,

• cel podróży,

• skąd / dokąd - dokładne określenie miejsca wyjazdu i miejsca docelowego,

• termin wyjazdu i powrotu,

• określenie środków lokomocji.

REKLAMA

Nie istnieje obowiązujący dla wszystkich druk polecenia wyjazdu. Można stworzyć wewnętrzny dokument dla potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa lub skorzystać z druków dostępnych na rynku. Jeśli pokusimy się o samodzielne przygotowanie takiego dokumentu, musimy pamiętać o tym, aby zawierał on wszystkie pozycje konieczne do ustalenia przebiegu wyjazdu służbowego.

Konieczność otrzymania polecenia wyjazdu od pracodawcy nie ogranicza pracownika do oczekiwania na „propozycje szefa”. Wskutek podjętych działań może on zaproponować na przykład osobiste ustalenie z klientem warunków dostawy. Jednak do pracodawcy należy decyzja, kto i kiedy pojedzie „dopiąć kontrakt”. Samowolne podejmowanie działań może być potraktowane jako świadczenie pracy w miejscu wskazanym w umowie, a co za tym idzie - nie zostaną wypłacone diety ani inne należności z tytułu odbytej podróży.

Zasady ustalania wysokości należnych pracownikowi kwot z tytułu odbytej podróży regulują:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

REKLAMA

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm).

Powyższe rozporządzenia dotyczą pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Oznacza to dla prywatnych przedsiębiorców prawo do ustalenia innych stawek diet, ryczałtów i innych wydatków poniesionych w podróży służbowej. Ustalenia takie mogą być zawarte w regulaminie wynagradzania przyjętym w zakładzie pracy. Wypłacone kwoty nie mogą być jednak niższe niż określone w rozporządzeniach.

Podatek dochodowy i składki ZUS od należności za podróż służbową

Kwoty określone w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej są wolne od tych obciążeń, na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych i ubezpieczeniu społecznym. Oznacza to, że wszystkie nadwyżki są traktowane jak wynagrodzenie ze stosunku pracy i należy naliczyć od nich podatek dochodowy i składki ZUS.

Obecnie kwotami wolnymi (w przypadku podróży krajowych) są:

• dieta do wysokości 23,00 zł za 1 dobę,

• w przypadku podróży pojazdem nienależącym do pracodawcy, iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km ustalonej dla pojazdu, którym odbyto podróż (samochód, motocykl, motorower),

• ryczałt za nocleg 34,50 zł,

• zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 4,60 zł za każdą dobę.

Powyższe kwoty należy traktować orientacyjnie i zawsze sprawdzać przed rozliczeniem czy stawki te nie uległy zmianie.

W przypadku delegacji zagranicznych korzystamy z załącznika do powołanego już rozporządzenia uwzględniającego diety i limity hotelowe ponad 100 państw całego świata.

Podróż przedsiębiorcy

W przypadku pracownika definicję podróży służbowej znajdziemy w kodeksie pracy. Niestety, nie ma takiego aktu prawnego, który definiuje podróże pracodawcy. Dodatkowym problemem może być zapis w ewidencji działalności gospodarczej o obszarze prowadzenia działalności. Najczęściej spotykany, o obszarze obejmującym teren Rzeczpospolitej Polskiej, stawia dodatkowe ograniczenia.

Ponieważ jednak, powołując się na art. 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu:

• osiągnięcia przychodów

lub

• zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

poniesione w trakcie takiej podróży, dla potrzeb tego opracowania zwanej podróżą służbową przedsiębiorcy, udokumentowane wydatki dotyczące noclegu, przejazdów są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Inną sytuacją są koszty wyżywienia. Tutaj można zaliczyć tylko ich wartość do wysokości diety należnej pracownikowi. Ponieważ w tym przypadku nie jest to dodatkowy przychód przedsiębiorcy (wyjaśnienie różnic jest już zagadnieniem z zakresu podatków, więc nie będę go rozwijać) kwoty tej (w myśl odrębnych przepisów) nie opodatkowuje się i nie obciąża składkami ZUS. Ponieważ jednak praktyka wykazuje dużą rozbieżność interpretacyjną powyższego limitu (różne orzeczenia urzędów skarbowych i NSA) przedsiębiorca chcący zaliczyć diety w koszty uzyskania przychodów powinien udowodnić, że wydatek ten był bezpośrednio związany z uzyskaniem przychodu lub utrzymaniem jego źródła. Oznacza to konieczność zachowania wszelkich notatek z rozmów z kontrahentem, umów, protokołów, zamówień. Wszystkie ograniczenia dotyczące podróży służbowej przedsiębiorcy dotyczą także osób współpracujących.

O ile podróże służbowe pracowników są w przepisach jasno sprecyzowane i ewentualna trudność z rozliczeniem polega jedynie na bardzo dokładnym ich rozpisaniu na poszczególne etapy, o tyle podróże przedsiębiorców, w świetle przepisów, należałoby traktować jako zwykłą działalność. Dlaczego? Otóż, czy przedsiębiorca wykonuje swoje obowiązki w siedzibie czy poza nią to w każdym z tych przypadków udokumentowane wydatki są zaliczane w koszty uzyskania przychodu (o ile go dotyczą). Brak zapisów prawnych (odwrotnie niż u pracowników) dodatkowo skłania do wysnucia wniosku, że bez względu na miejsce wykonywania zadań, przedsiębiorca wszędzie prowadzi zwykłą działalność gospodarczą.

Agnieszka Sadowska

trener Akademii Asystentek i Sekretarek (szkoleniadlasekretarek.pl)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA