REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podróże służbowe pracowników i przedsiębiorców

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sadowska Agnieszka
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Co jest podróżą służbową, a co nią nie jest? Jakie warunki muszą być spełnione, aby można było wypłacić pracownikowi należności za taki wyjazd? Jakie są różnice w podróży pracownika i przedsiębiorcy?

Za podróże służbowe (zwane potocznie delegacjami) zwykło się uważać wyjazd pracownika poza miejsce zwykłego świadczenia pracy trwający dłużej niż „regulaminowe” 8 godzin. Próżno jednak szukać w przepisach dokładnej definicji. Domyślną, ale precyzyjną odpowiedź znajdziemy w art. 775 § 1 Kodeksu pracy:

REKLAMA

„Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm).

Jak rozumieć powyższy artykuł? Istotne jest by w umowie o pracę znalazł się zapis o miejscu świadczenia pracy przez pracownika. W zależności od stanowiska może to być:

• siedziba pracodawcy,

• inne miejsce wskazane przez pracodawcę - np. filia zakładu pracy, zamiejscowe magazyny, sklep firmowy,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• pewien obszar - np. teren powiatu, województwa, kraju.

W zależności od powyższych zapisów może się okazać, że wyjazd 20 km poza biuro może być delegacją, ale 200 km już nie.

Przykłady:

A. Pracownik wyjeżdża na polecenie pracodawcy z Warszawy do Ożarowa. Cel podróży: negocjacje handlowe. W jego umowie zapisano jako miejsce świadczenia pracy siedzibę firmy XYZ, Warszawa, Al. Jerozolimskie 2015.

W tym przypadku jest to podróż służbowa rodząca konieczność wypłacenia pracownikowi należności za podróż służbową.

B. Pracownik wyjeżdża z Warszawy (siedziba firmy) do Radomia. Cel podróży: negocjacje handlowe. W związku ze specyfiką zajmowanego stanowiska, w jego umowie zapisano jako miejsce świadczenia pracy obszar województwa mazowieckiego.

W tym przypadku, w myśl wcześniej przytoczonego przepisu, nie jest to podróż służbowa.

Kolejnym warunkiem uznania podróży za służbową, a co za tym idzie - wypłacenia diet, ryczałtów i innych udokumentowanych wydatków jest polecenie pracodawcy. Polecenie wyjazdu powinno mieć formę pisemną i zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,

• cel podróży,

• skąd / dokąd - dokładne określenie miejsca wyjazdu i miejsca docelowego,

• termin wyjazdu i powrotu,

• określenie środków lokomocji.

REKLAMA

Nie istnieje obowiązujący dla wszystkich druk polecenia wyjazdu. Można stworzyć wewnętrzny dokument dla potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa lub skorzystać z druków dostępnych na rynku. Jeśli pokusimy się o samodzielne przygotowanie takiego dokumentu, musimy pamiętać o tym, aby zawierał on wszystkie pozycje konieczne do ustalenia przebiegu wyjazdu służbowego.

Konieczność otrzymania polecenia wyjazdu od pracodawcy nie ogranicza pracownika do oczekiwania na „propozycje szefa”. Wskutek podjętych działań może on zaproponować na przykład osobiste ustalenie z klientem warunków dostawy. Jednak do pracodawcy należy decyzja, kto i kiedy pojedzie „dopiąć kontrakt”. Samowolne podejmowanie działań może być potraktowane jako świadczenie pracy w miejscu wskazanym w umowie, a co za tym idzie - nie zostaną wypłacone diety ani inne należności z tytułu odbytej podróży.

Zasady ustalania wysokości należnych pracownikowi kwot z tytułu odbytej podróży regulują:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

REKLAMA

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm).

Powyższe rozporządzenia dotyczą pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Oznacza to dla prywatnych przedsiębiorców prawo do ustalenia innych stawek diet, ryczałtów i innych wydatków poniesionych w podróży służbowej. Ustalenia takie mogą być zawarte w regulaminie wynagradzania przyjętym w zakładzie pracy. Wypłacone kwoty nie mogą być jednak niższe niż określone w rozporządzeniach.

Podatek dochodowy i składki ZUS od należności za podróż służbową

Kwoty określone w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej są wolne od tych obciążeń, na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych i ubezpieczeniu społecznym. Oznacza to, że wszystkie nadwyżki są traktowane jak wynagrodzenie ze stosunku pracy i należy naliczyć od nich podatek dochodowy i składki ZUS.

Obecnie kwotami wolnymi (w przypadku podróży krajowych) są:

• dieta do wysokości 23,00 zł za 1 dobę,

• w przypadku podróży pojazdem nienależącym do pracodawcy, iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km ustalonej dla pojazdu, którym odbyto podróż (samochód, motocykl, motorower),

• ryczałt za nocleg 34,50 zł,

• zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 4,60 zł za każdą dobę.

Powyższe kwoty należy traktować orientacyjnie i zawsze sprawdzać przed rozliczeniem czy stawki te nie uległy zmianie.

W przypadku delegacji zagranicznych korzystamy z załącznika do powołanego już rozporządzenia uwzględniającego diety i limity hotelowe ponad 100 państw całego świata.

Podróż przedsiębiorcy

W przypadku pracownika definicję podróży służbowej znajdziemy w kodeksie pracy. Niestety, nie ma takiego aktu prawnego, który definiuje podróże pracodawcy. Dodatkowym problemem może być zapis w ewidencji działalności gospodarczej o obszarze prowadzenia działalności. Najczęściej spotykany, o obszarze obejmującym teren Rzeczpospolitej Polskiej, stawia dodatkowe ograniczenia.

Ponieważ jednak, powołując się na art. 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu:

• osiągnięcia przychodów

lub

• zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

poniesione w trakcie takiej podróży, dla potrzeb tego opracowania zwanej podróżą służbową przedsiębiorcy, udokumentowane wydatki dotyczące noclegu, przejazdów są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Inną sytuacją są koszty wyżywienia. Tutaj można zaliczyć tylko ich wartość do wysokości diety należnej pracownikowi. Ponieważ w tym przypadku nie jest to dodatkowy przychód przedsiębiorcy (wyjaśnienie różnic jest już zagadnieniem z zakresu podatków, więc nie będę go rozwijać) kwoty tej (w myśl odrębnych przepisów) nie opodatkowuje się i nie obciąża składkami ZUS. Ponieważ jednak praktyka wykazuje dużą rozbieżność interpretacyjną powyższego limitu (różne orzeczenia urzędów skarbowych i NSA) przedsiębiorca chcący zaliczyć diety w koszty uzyskania przychodów powinien udowodnić, że wydatek ten był bezpośrednio związany z uzyskaniem przychodu lub utrzymaniem jego źródła. Oznacza to konieczność zachowania wszelkich notatek z rozmów z kontrahentem, umów, protokołów, zamówień. Wszystkie ograniczenia dotyczące podróży służbowej przedsiębiorcy dotyczą także osób współpracujących.

O ile podróże służbowe pracowników są w przepisach jasno sprecyzowane i ewentualna trudność z rozliczeniem polega jedynie na bardzo dokładnym ich rozpisaniu na poszczególne etapy, o tyle podróże przedsiębiorców, w świetle przepisów, należałoby traktować jako zwykłą działalność. Dlaczego? Otóż, czy przedsiębiorca wykonuje swoje obowiązki w siedzibie czy poza nią to w każdym z tych przypadków udokumentowane wydatki są zaliczane w koszty uzyskania przychodu (o ile go dotyczą). Brak zapisów prawnych (odwrotnie niż u pracowników) dodatkowo skłania do wysnucia wniosku, że bez względu na miejsce wykonywania zadań, przedsiębiorca wszędzie prowadzi zwykłą działalność gospodarczą.

Agnieszka Sadowska

trener Akademii Asystentek i Sekretarek (szkoleniadlasekretarek.pl)

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

REKLAMA

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

REKLAMA

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA