Podróże służbowe pracowników i przedsiębiorców

Za podróże służbowe (zwane potocznie delegacjami) zwykło się uważać wyjazd pracownika poza miejsce zwykłego świadczenia pracy trwający dłużej niż „regulaminowe” 8 godzin. Próżno jednak szukać w przepisach dokładnej definicji. Domyślną, ale precyzyjną odpowiedź znajdziemy w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:

„Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm).

Jak rozumieć powyższy artykuł? Istotne jest by w umowie o pracę znalazł się zapis o miejscu świadczenia pracy przez pracownika. W zależności od stanowiska może to być:

• siedziba pracodawcy,

• inne miejsce wskazane przez pracodawcę - np. filia zakładu pracy, zamiejscowe magazyny, sklep firmowy,

• pewien obszar - np. teren powiatu, województwa, kraju.

W zależności od powyższych zapisów może się okazać, że wyjazd 20 km poza biuro może być delegacją, ale 200 km już nie.

Przykłady:

A. Pracownik wyjeżdża na polecenie pracodawcy z Warszawy do Ożarowa. Cel podróży: negocjacje handlowe. W jego umowie zapisano jako miejsce świadczenia pracy siedzibę firmy XYZ, Warszawa, Al. Jerozolimskie 2015.

W tym przypadku jest to podróż służbowa rodząca konieczność wypłacenia pracownikowi należności za podróż służbową.

B. Pracownik wyjeżdża z Warszawy (siedziba firmy) do Radomia. Cel podróży: negocjacje handlowe. W związku ze specyfiką zajmowanego stanowiska, w jego umowie zapisano jako miejsce świadczenia pracy obszar województwa mazowieckiego.

W tym przypadku, w myśl wcześniej przytoczonego przepisu, nie jest to podróż służbowa.

Kolejnym warunkiem uznania podróży za służbową, a co za tym idzie - wypłacenia diet, ryczałtów i innych udokumentowanych wydatków jest polecenie pracodawcy. Polecenie wyjazdu powinno mieć formę pisemną i zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,

• cel podróży,

• skąd / dokąd - dokładne określenie miejsca wyjazdu i miejsca docelowego,

• termin wyjazdu i powrotu,

• określenie środków lokomocji.

Nie istnieje obowiązujący dla wszystkich druk polecenia wyjazdu. Można stworzyć wewnętrzny dokument dla potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa lub skorzystać z druków dostępnych na rynku. Jeśli pokusimy się o samodzielne przygotowanie takiego dokumentu, musimy pamiętać o tym, aby zawierał on wszystkie pozycje konieczne do ustalenia przebiegu wyjazdu służbowego.