Jak rozliczać czas pracy pracowników w podróży służbowej

Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy).

Do prawidłowego ustalenia czasu pracy w podróży służbowej podstawowe znaczenie ma określenie miejsca wykonywania pracy przez pracownika. W przedstawionej definicji podróży służbowej znaczenie ma siedziba pracodawcy, jeżeli pracownik wykonuje pracę w tej siedzibie. Podróżą służbową będzie bowiem podróż z miejsca wykonywania pracy pracownika do siedziby pracodawcy.

PRZYKŁAD

Pracownik ma określone w umowie o pracę stałe miejsce pracy jako Zakopane. Siedziba przedsiębiorcy będącego jego pracodawcą znajduje się w Warszawie. Jeżeli zatem pracownik będzie wykonywał określone obowiązki służbowe w siedzibie pracodawcy w Warszawie, to będzie to robił w ramach podróży służbowej poza stałym miejscem wykonywania pracy, którym jest dla niego Zakopane. Koszty wyjazdów pracownika do Warszawy powinny być rozliczane zgodnie z przepisami o podróżach służbowych.

Miejscem wykonywania pracy w przypadku pracownika wykonującego stale pracę w jednym i tym samym miejscu będzie to stałe miejsce pracy. Jeżeli pracownik nie wykonuje pracy w stałym miejscu, najczęściej w literaturze prawa pracy wskazuje się jako słuszne w takim przypadku maksymalne rozszerzenie miejsca pracy w umowie o pracę. Może ono obejmować obszar podziału terytorialnego kraju, np. określonego miasta, powiatu czy województwa. W takiej sytuacji dopiero wyjazd pracownika poza to miasto, powiat czy województwo będzie delegacją służbową.

Okresy podróży służbowej

Problem związany z zaliczeniem podróży służbowej pracownika do czasu pracy wynika z tego, że podróż służbowa składa się z różnych okresów. Należą do nich:

• czas przejazdu do miejsca wykonywania zleconych zadań,

• czas wykonywania zleconych obowiązków poza stałym miejscem pracy,

• czas pozostawania w miejscu delegowania bez wykonywania pracy,

• czas powrotu z miejsca oddelegowania.

Wszystkie wymienione okresy mogą się zawierać w ustalonym, zgodnie z rozkładem, czasie pracy obowiązującym pracownika bądź poza nim.

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 Kodeksu pracy). W związku z tą definicją powstało wiele kontrowersji, jak również rozbieżności co do zakresu, w jakim podróż służbowa powinna być zaliczona do pracowniczego czasu pracy.

Zgodnie z ustalonym poglądem czas świadczenia pracy na rzecz pracodawcy podczas podróży służbowej wlicza się do czasu pracy zarówno w sytuacji, gdy praca ta była wykonywana w normalnych, obowiązujących pracownika godzinach pracy, jak i poza nimi. Wątpliwości pojawiają się jednak w stosunku do tej części podróży służbowej pracownika, która nie jest związana bezpośrednio z wykonywaniem czynności na rzecz pracodawcy, a jedynie jest niezbędnym elementem poprzedzającym i następującym po wykonywaniu pracy. Dotyczy to czasu dojazdu do miejsca, w którym praca ma być wykonywana, oraz pozostawania w miejscu oddelegowania bez wykonywania pracy i powrotu do stałego miejsca pracy. Zarówno w orzecznictwie, jak i w doktrynie prawa pracy utarł się pogląd, że do czasu pracy pracownika należy zaliczyć tylko ten okres dojazdu, pozostawania w miejscu oddelegowania lub powrotu z podróży służbowej, który przypada w normalnych (harmonogramowych) godzinach pracy tego pracownika.

WAŻNE!

Do czasu pracy wliczamy czas podróży służbowej pokrywający się z godzinami pracy pracownika.

PRZYKŁAD 1

Pracownik ma ustalony stały rozkład czasu pracy i pracuje codziennie od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00. Pracodawca skierował go w podróż służbową. Pracownik wyjechał z dworca o godz. 8.00 i przyjechał do miejscowości docelowej o godz. 9.00, gdzie wykonywał obowiązki służbowe do godz. 14.45. Następnie odbywał podróż powrotną w godz. od 15.00 do 16.00. W takim przypadku pracownikowi należy zaliczyć do czasu pracy w tym dniu pracę przez 8 godzin od 8.00 do 16.00 bez względu na to, że jadąc pociągiem w obie strony nie wykonywał on żadnej efektywnej pracy na rzecz pracodawcy.

PRZYKŁAD 2

Ten sam pracownik wykonując podróż służbową wyjechał o godz. 6.00 i przyjechał do miejscowości docelowej o godz. 10.00. Następnie po wykonaniu pracy wracał z podróży jadąc pociągiem od godz. 14.00 do 18.00. W tym przypadku pracownikowi należy zaliczyć do czasu pracy w tym dniu pracę przez 8 godzin od 8.00 do 16.00 bez względu na to, że rozpoczął on podróż służbową o godz. 6.00 i zakończył o godz. 18.00. Łącznie z 8 godzin spędzonych w pociągu na dojazd i powrót z miejsca oddelegowania, do pracowniczego czasu pracy należy wliczyć tylko 4 godziny pozostające w obrębie harmonogramowych godzin pracy pracownika, tj. od 8.00 do 10.00 i od 14.00 do 16.00. Pozostałe godziny spędzone w pociągu nie zaliczają się do czasu pracy pracownika.

PRZYKŁAD 3

Ten sam pracownik wykonując podróż służbową w poniedziałek wyjechał z dworca o godz. 6.00 i przyjechał do miejscowości docelowej o godz. 10.00. Pracownik skończył wykonywanie obowiązków służbowych, do których został oddelegowany, o godz. 12.00. Następnie w oczekiwaniu na pociąg powrotny, który miał dopiero o godz. 16.00, zwiedził miejscowość, do której go delegowano. Od godz. 16.00 do 20.00 pracownik wracał z podróży służbowej. W takiej sytuacji pracownikowi należy zaliczyć w tym dniu pracę przez 8 godzin od 8.00 do 16.00 bez względu na to, że nie wykonywał obowiązków służbowych w godz. od 12.00 do 16.00. To bowiem na pracodawcy ciąży obowiązek zorganizowania pracownikowi pracy w sposób umożliwiający pełne wykorzystanie przez pracownika wymiaru czasu pracy, w jakim jest on zatrudniony.

PRZYKŁAD 4

Pracownik wykonujący pracę od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00 został oddelegowany do Warszawy na 1 dzień (poniedziałek), gdzie był zobowiązany wziąć udział w naradzie, która rozpoczynała się o godz. 8.00 w tym dniu. Podróż na naradę pracownik odbył zatem w dniu poprzedzającym (niedziela), kiedy przez 7 godzin (od 7.00 do 14.00) podróżował pociągiem. W poniedziałek pracownik wziął udział w naradzie, która trwała w godz. od 8.00 do 21.00. Następnie pracownik w kolejnym dniu (wtorek) w godzinach od 7.00 do 14.00 wracał pociągiem z podróży służbowej. W takim przypadku pracodawca powinien zaliczyć pracownikowi 13 godzin pracy w poniedziałek (8 godzin harmonogramowych oraz 5 godzin nadliczbowych). Również we wtorek pracownik powinien mieć zaznaczoną w ewidencji pracę przez 8 godzin (przy założeniu, że po powrocie z podróży w godz. od 14.00 do 16.00 wykonywał swoje normalne obowiązki służbowe). Niedziela, mimo odbywania podróży służbowej przez pracownika w związku z dojazdem do miejsca delegowania, jest dla niego dniem wolnym i tak powinna być odnotowana w ewidencji czasu pracy. Fakt odbywania podróży służbowej w niedzielę nie będzie w takim przypadku stanowił naruszenia przepisów dotyczących odpoczynków tygodniowych.

Pracodawca nie musi rekompensować odbywania podróży służbowej, jeśli polecił pracownikowi odbycie tej podróży w dniu dla niego wolnym od pracy, w tym w niedzielę lub święto, pod warunkiem że w czasie tej podróży służbowej pracownik nie będzie wykonywał pracy. W sytuacji jednak, gdyby w tym dniu pracownik musiał świadczyć pracę, np. wioząc samochodem innych pracowników na naradę, to wówczas byłaby to praca w niedzielę rekompensowana dniem wolnym od pracy w najbliższym tygodniu. Dla pracownika prowadzącego pojazd będzie to zatem czas pracy, natomiast dla pozostałych pracowników (pasażerów) już nie.

PRZYKŁAD

Trzej pracownicy zakładu pracy zlokalizowanego w Rzeszowie zostali oddelegowani na jeden dzień (poniedziałek) do siedziby pracodawcy w Sopocie w celu wzięcia udziału w naradzie. Pracodawca wypisał pracownikom polecenie wyjazdu służbowego samochodem firmowym i jako kierowcę tego samochodu wyznaczył wyłącznie jednego z pracowników. Pracownicy wyjechali w podróż służbową w niedzielę o godz. 8.00 i dotarli na miejsce o godz. 18.00. W poniedziałek pracownicy uczestniczyli w naradzie w godz. od 8.00 do 16.00. W kolejnym dniu, tj. we wtorek, odbywali podróż powrotną w godzinach od 8.00 do 17.45. W takiej sytuacji pracodawca będzie zobowiązany do zaliczenia pracownikom, którzy nie prowadzili samochodu służbowego, czasu pracy w poniedziałek i wtorek w godz. od 8.00 do 16.00. Natomiast pracownikowi - kierowcy należy zaznaczyć w prowadzonej ewidencji czas pracy w dniu wolnym (niedziela) przez 10 godz. (od 8.00 do 18.00), co będzie związane z koniecznością udzielenia pracownikowi w zamian innego dnia wolnego. Ponadto czas pracy pracownika w poniedziałek będzie identyczny z pozostałymi uczestnikami narady i wynosi 8 godzin. Jednak we wtorek pracownikowi kierowcy należy zaewidencjonować już 9 godz. i 45 min. czasu pracy, a zatem cały okres prowadzenia pojazdu służbowego.

Czas pracy a czas odpoczynku w podróży służbowej

Mimo wielu głosów sprzeciwu prezentowanych w literaturze prawa pracy należy przyjąć, że okresy, które nie są w trakcie podróży służbowej traktowane jak czas pracy pracownika, mogą w obecnym stanie prawnym zostać zaliczone do jego czasu odpoczynku. Skoro bowiem godziny np. powrotu pracownika z podróży służbowej nie wliczają się do jego czasu pracy (a nawet dyżuru), to logiczną konsekwencją tego musi być uznanie, że czas ten może być wliczany do 11-godzinnego odpoczynku dobowego.

Decydujące znaczenie w tej sytuacji będzie miała również regulacja określająca, że pracownik po odbyciu podróży służbowej musi mieć jedynie zapewnione 8 godzin odpoczynku. Otóż nieobecność w pracy pracownika jest usprawiedliwiona, jeżeli złoży on pracodawcy oświadczenie potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych w takim czasie, że od zakończenia podróży do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, a podróż odbywała się w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny (§ 3 pkt 5 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).

Regulacja ta wyraźnie określa, że do rozpoczęcia pracy po zakończeniu podróży służbowej musi upłynąć co najmniej 8 godzin. Ustawodawca zakładał zatem i godził się na to, by do okresu 11-godzinnego odpoczynku dobowego wliczać czas powrotu pracownika z podróży. Jednak zakładając możliwość niepełnej regeneracji sił przez pracownika w związku z prowadzeniem pojazdu lub dyskomfortem związanym z podróżowaniem, zapewnił pracownikowi dodatkową gwarancję wypoczynku w postaci 8 godzin po zakończeniu podróży. Należy zatem przyjąć, że 11-godzinny odpoczynek dobowy powinien być liczony od zakończenia czasu wliczanego do czasu pracy pracownika w podróży służbowej, a nie od zakończenia samej podróży. Pracodawca nie jest bowiem zwolniony z zapewnienia pracownikowi 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego również w przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowej.

Pytania i odpowiedzi

(?) Pracownik odbywając podróż służbową pociągiem opracował na firmowym laptopie prezentację, którą ma przedstawić niezwłocznie po powrocie z tej podróży. Czy w takim przypadku jest to jego czas pracy?

Tak. Jeżeli pracownik w czasie dojazdu do miejsca oddelegowania lub powrotu wykonuje obowiązki służbowe, to jest to jego normalny czas pracy. Całość tego czasu poświęconego obowiązkom służbowym, również poza normalnymi godzinami jego pracy, powinna być zaewidencjonowana i rozliczona jako czas pracy i ewentualnie godziny nadliczbowe.

(?) Pracownikowi wracającemu we wtorek z podróży służbowej z Krakowa do Przemyśla popsuł się samochód służbowy. Przez całą środę samochód ten był naprawiany w warsztacie w Tarnowie, co spowodowało, że pracownik wrócił z podróży dopiero w kolejnym dniu, tj. w czwartek. Jak rozliczyć czas pracy w środę, kiedy pracownik oczekiwał w Tarnowie na naprawę samochodu?

Czas oczekiwania na naprawę samochodu służbowego w środę należy pracownikowi rozliczyć tak samo jak czas powrotu z podróży służbowej. Pracownik w tym dniu był bowiem cały czas w drodze powrotnej z podróży służbowej. Dlatego w ewidencji czasu pracy należy mu oznaczyć normalną, wynikającą z harmonogramu liczbę godzin pracy w tym dniu.

(?) Jak rozliczać czas pracy w podróży służbowej pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy? Czy jego czasem pracy są wyłącznie jego harmonogramowe godziny pracy, czy całość czasu prowadzenia pojazdu? Czy jest jakaś różnica w zakresie jego czasu pracy w sytuacji, gdy kierowca wiezie szefa np. na naradę albo sam odbywa podróż, bo ma np. coś dostarczyć do innej miejscowości?

Dla pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy czasem pracy są wszystkie okresy prowadzenia przez niego pojazdu, jak również wykonywania innych obowiązków służbowych związanych z tym stanowiskiem. Nie ma znaczenia, czy kierowca odbywa podróż służbową sam, czy wiezie kogoś w samochodzie. W obu przypadkach całość okresu pracy należy mu zaewidencjonować jako czas pracy. Prowadzenie lub obsługa pojazdu poza jego harmonogramowymi godzinami pracy powinna być w każdym przypadku traktowana jak czas pracy tego pracownika.

• art. 77⁵ § 1, art. 128 § 1, art. 132 § 1 Kodeksu pracy,

• § 3 pkt 5 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281).

Aleksander P. Kuźniar

specjalista w zakresie prawa pracy

Orzecznictwo uzupełniające:

• Odbywanie podróży służbowej poza „czasem pracy” nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia, jeżeli przepis szczególny tego nie przewiduje. (Wyrok Sądu Najwyższego z 27 października 1981 r., I PR 85/81, OSNC 1982/5-6/76)

• W czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika do miejsca delegowania i z powrotem nie jest z reguły czasem pracy i dlatego za taki czas nie przysługuje pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie. Jeżeli jednak jedynym celem podróży jest przewóz pracowników i pracownikowi umysłowemu zlecono - poza godzinami normalnej pracy - dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji oznacza jednocześnie czas pracy. (Wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 1979 r., I PRN 30/79, OSNCP 1979/10/202)