Organizowanie dojazdu do pracy

Zagadnienie związane z organizacją dojazdu do pracy zaczyna mieć coraz większe znaczenie praktyczne. Współcześnie obserwujemy przenoszenie większych firm na przedmieścia dużych aglomeracji miejskich czy też lokowanie ich w znacznej odległości od centrów. Ma to na celu głównie zminimalizowanie kosztów najmu czy możliwości zyskania większej powierzchni do prowadzenia swojej działalności, ale przekłada się to na zwiększenie kosztów związanych np. z koniecznością wydania dodatkowych pieniędzy na transport do nowego miejsca zatrudnienia.

Pracodawcy, chcąc wyjść naprzeciw ww. niedogodnościom, niejednokrotnie decydują się na pokrycie w całości lub w części kosztów dojazdu swoich pracowników. Jak się jednak okazuje, w zależności od konkretnego przypadku, wiąże się to dla nich z wieloma dodatkowymi obowiązkami - głównie podatkowymi.

Dofinansowanie to dochód pracownika

Pokrycie kosztów dojazdu pracownika do pracy może przybrać różne formy, np.:

• opłacania biletów miesięcznych dla pracowników,

• przeznaczania pewnej zryczałtowanej kwoty na zakup paliwa,

• diety z tytułu dowozu.

Pracownik w związku z powyższym może otrzymywać dodatkowe świadczenie, stąd przepisy podatkowe wiążą z tym również odpowiednie konsekwencje, bez względu na sposób ich finansowania.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności należą do nich: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty - niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona - a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Pracodawca musi więc ustalić wartość świadczeń zgodnie z przepisami podatkowymi i pobrać od nich zaliczkę na podatek dochodowy.

WAŻNE!

Przyjmuje się, że wszystko, co pracownik otrzyma od pracodawcy w związku z zapewnieniem mu pomocy przy transporcie do miejsca pracy (co nierzadko wiąże się z dodatkowymi funduszami otrzymywanymi również na powrót do domu), stanowi dochód pracownika.

Nie zawsze zapłacimy podatek

Dla zobrazowania istoty problemu konieczne jest przytoczenie orzeczenia, jakie w tym zakresie zostało niedawno wydane przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku. W wyroku z 15 października 2009 r. sąd stwierdził, że koszty ponoszone przez pracodawcę na zakup paliwa w związku z dojazdem pracowników do miejsca pracy - gdy nie są zależne od liczby pracowników mogących z tego świadczenia skorzystać oraz gdy nie jest możliwe ustalenie, którzy pracownicy i w jakim zakresie z tego świadczenia skorzystali - nie powodują powstania z tego tytułu przychodu po stronie pracownika (I SA/Gd 501/09).

Zdaniem Sądu Najwyższego przepisy podatkowe stanowią, że przychodem pracownika są wszelkie otrzymane przez niego świadczenia, do których zalicza się nie tylko wynagrodzenia wynikające z zawartych umów o pracę, ale również wszystkie inne przychody, niezależnie od podstawy, na jakiej zostały wypłacone. W odniesieniu do wartości świadczeń w naturze i innych odpłatnych świadczeń ustawodawca zaznaczył jednak, że muszą one być otrzymane. Tym samym, jeżeli wartości świadczeń pracowniczych nie można przyporządkować do świadczeń uzyskiwanych przez konkretnego pracownika, to nie można ustalić także kwoty jego przychodu. Nie sposób bowiem stwierdzić, czy pracownik w istocie otrzymał określone świadczenie i jaka jest jego wartość.

Przykład

Pracownicy dojeżdżają do pracy na własny koszt, jednak z uwagi na rozległość zakładu pracy pracodawca zapewnił im transport wewnątrzzakładowy. Tego typu bezpłatny przejazd pracowników (zorganizowany przez pracodawcę) po obszarze objętym wykonywaniem przez nich pracy nie skutkuje powstaniem po ich stronie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Powyższe stanowisko potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji podatkowej z 1 października 2009 r. Jego zdaniem należy odróżnić przewóz pracowników z miejsca ich zamieszkania do miejsca pracy od przejazdów odbywających się na terenie objętym realizacją zadań wynikających ze stosunku pracy (nr IPPB2/415-459/09-4/MS).

Teza ta pojawia się również we wcześniejszych orzeczeniach WSA w Warszawie. W uzasadnieniu wyroku z 12 lutego 2004 r. sąd ten stwierdził, że transport zapewniany pracownikom z uwagi na szczególny sposób organizacji ich pracy służy wyłącznie realizacji interesu pracodawcy i w związku z tym nie skutkuje powstaniem przychodu po stronie pracowników (III SA 1150/02).

Zwolnienia szczególne

Wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych jest natomiast zwrot kosztów dojazdu pracownika do zakładu pracy wtedy, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o pdof). Wśród uprzywilejowanych grup występują przede wszystkim pracownicy służb mundurowych, np. straży pożarnej, policji, straży granicznej, ale również pracownicy wymiaru sprawiedliwości, m.in. sędziowie i prokuratorzy.

Wskazana zasada odnosi się również do bezrobotnych. Nie zapłacą oni podatku m.in. od zwrotu kosztów z tytułu przejazdu do miejsca pracy lub do miejsca wykonywania prac społecznie użytecznych, otrzymanych na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Z reguły przepisy wewnątrzzakładowe bądź międzyzakładowe, np. regulamin pracy czy układ zbiorowy pracy, powinny ściśle precyzować, w jakiej formie i wysokości pracownik otrzyma rekompensatę za wydatki poniesione na dojazd do pracy. Pomocniczo przy zwrocie kosztów transportu własnym środkiem lokomocji pracodawca może także stosować przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).

Jakub Kaniewski

aplikant adwokacki

Podstawa prawna:

• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

• wyrok WSA w Gdańsku z 15 października 2009 r. (I SA/Gd 501/09, niepubl.),

• wyrok WSA w Warszawie z 12 lutego 2004 r. (III SA 1150/02, niepubl.).