Jakie są nowe zasady refundacji kosztów szkoleń pracowników z Funduszu Pracy

Takie możliwości daje nowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 3 grudnia 2009 r. w sprawie refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów szkoleń oraz wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń.

Refundacje kosztów szkoleń u pracodawców tworzących fundusz szkoleniowy

Pracodawca, który utworzył fundusz szkoleniowy, może uzyskać refundację nawet połowy kosztów szkolenia (maksymalnie w kwocie przeciętnego wynagrodzenia) na jedną szkoloną osobę. Większe możliwości występują w stosunku do szkoleń pracowników, którzy ukończyli 45. rok życia - możemy mówić nawet o refundacji 80% kosztów szkolenia, zaś górna granica kwotowa została przesunięta aż do 300% przeciętnego wynagrodzenia (art. 69 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Należy przypomnieć, że fundusz szkoleniowy powinien być utworzony w układzie zbiorowym pracy bądź w regulaminie funduszu szkoleniowego. Fundusz szkoleniowy przeznaczony jest na finansowanie lub współfinansowanie kosztów udziału pracowników i pracodawców w kształceniu ustawicznym. Tworzony jest na zasadzie dobrowolności. Głównym źródłem jego dochodów są wpłaty pracodawców dokonywane zgodnie z postanowieniami układu zbiorowego pracy lub regulaminu funduszu szkoleniowego (w przypadku gdy nie obowiązują ich postanowienia układu zbiorowego pracy).

Refundacje kosztów szkoleń dla pracodawcy, który utworzył fundusz szkoleniowy, jak też dla pracodawcy, który nie tworzy funduszu

Zarówno pracodawca, który utworzył fundusz szkoleniowy, jak i pracodawca nietworzący funduszu (co jest szczególnie istotne dla małych firm), może ubiegać się o refundację, jeżeli spełni 3 poniższe warunki (art. 69 ust. 2 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy):

• skieruje pracownika na trwające co najmniej 22 dni robocze szkolenie,

• udzieli mu na ten okres płatnego urlopu szkoleniowego,

• na jego miejsce zatrudni na ten czas bezrobotnego skierowanego przez powiatowy urząd pracy.

Refundacja obejmuje:

• koszty szkolenia - maksymalnie 80% przeciętnego wynagrodzenia na jednego pracownika (nie ma tutaj obowiązku późniejszego zatrudniania pracownika na innym niż dotychczasowe stanowisku pracy; warunkiem uzyskania refundacji kosztów szkolenia nie jest także zagrożenie zwolnieniem z przyczyn dotyczących pracodawcy),

• wynagrodzenie zatrudnionego czasowo bezrobotnego (na miejsce szkolonego pracownika), łącznie ze składkami na ubezpieczenia społeczne od tego wynagrodzenia, w wysokości maksymalnie 40% przeciętnego wynagrodzenia. Takiego bezrobotnego można zatrudnić na podstawie umowy o pracę na zastępstwo (art. 25 Kodeksu pracy).

Jakie koszty szkolenia kwalifikują się do objęcia pomocą

Przepisy określają szczegółowo, jakie koszty szkoleń podlegają refundacji. Do kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą zalicza się (§ 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 3 grudnia 2009 r. w sprawie refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów szkoleń oraz wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń):

• wynagrodzenia i obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne osób prowadzących szkolenie,

• koszty podróży osób prowadzących szkolenie i uczestników szkolenia, w tym koszty zakwaterowania,

• inne wydatki bieżące, w tym w szczególności wydatki na materiały bezpośrednio związane ze szkoleniem,

• amortyzację narzędzi i wyposażenia w zakresie, w jakim są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby szkolenia,

• koszty usług konsultacyjnych i doradczych związanych ze szkoleniem,

• koszty wynagrodzeń uczestników szkolenia i obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne od wypłacanych wynagrodzeń, (przy czym w odniesieniu do tych kosztów osobowych po stronie uczestników szkolenia uwzględnia się tylko czas faktycznie spędzony na uczestnictwie w szkoleniu, po odjęciu czasu pracy, podczas którego uczestnik wykonywał zadania niebędące częścią szkolenia),

• koszty pośrednie (koszty administracyjne, koszty wynajmu, koszty ogólne).

Refundacja kosztów szkoleń jest ograniczona również zbiorczymi limitami, odnoszącymi się do ogólnych kosztów szkoleń za wszystkich skierowanych pracowników podlegających refundacji, czyli do tzw. kosztów kwalifikowanych. Dofinansowanie może przysługiwać w wysokości:

• do 25% kosztów kwalifikowanych szkolenia specjalistycznego (wcześniej mikro-, mali i średni przedsiębiorcy mogli otrzymać do 45% tych kosztów, pozostali - do 35% kosztów),

• do 60% kosztów kwalifikowanych szkolenia ogólnego (dotychczas koszty tych szkoleń w ogóle nie były dotowane).

Strony mogą wynegocjować w umowie wyższe pułapy tego rodzaju pomocy - maksymalnie jednak 55% kosztów kwalifikowanych szkolenia specjalistycznego i 80% szkolenia ogólnego oraz:

• więcej o 10% na pracownika znajdującego się w szczególnie niekorzystnej sytuacji lub pracownika niepełnosprawnego,

• więcej o 10% dla średniego przedsiębiorstwa i o 20% dla małego przedsiębiorstwa.

W przypadku pomocy przyznawanej w sektorze transportu morskiego, intensywność pomocy może osiągnąć 100% kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, jeżeli:

• uczestnik szkolenia nie jest aktywnym członkiem załogi i jest na pokładzie pracownikiem nieetatowym,

• szkolenie jest prowadzone na statkach pokładowych zarejestrowanych w rejestrach Wspólnoty Europejskiej.

Jak uzyskać refundację kosztów szkolenia

Przed skierowaniem pracowników na szkolenia pracodawca powinien złożyć do powiatowego urzędu pracy wniosek o zawarcie umowy o refundację kosztów szkolenia lub wynagrodzenia ze składkami na ubezpieczenia społeczne. Wniosek nie jest składany na sformalizowanym wzorze, przepisy określają jednak, co powinien zawierać:

• nazwę pracodawcy,

• rodzaj i charakterystykę planowanego szkolenia, w tym tematykę, formę, miejsce i termin,

• liczbę osób uczestniczących w szkoleniu,

• kalkulację planowanych kosztów szkolenia i źródła finansowania,

• wnioskowaną wysokość środków Funduszu Pracy na refundację,

• uzasadnienie celowości szkolenia,

• oświadczenie o spełnieniu warunków, o których mowa w rozporządzeniu, odnoszących się do dopuszczalności udzielenia pomocy publicznej,

• wykaz kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą na szkolenia.

Do wniosku o zawarcie umowy o refundację pracodawca dołącza informację o wcześniej uzyskanej pomocy na szkolenia oraz pomocy de minimis, a pracodawca prowadzący duże przedsiębiorstwo (jest to przedsiębiorca, który zatrudnia przynajmniej 250 pracowników, a jego całkowity bilans roczny przekracza 43 mln euro) dołącza analizę wykonalności planowanych szkoleń z udziałem wnioskowanej pomocy oraz bez jej udziału (§ 10 pkt 4 rozporządzenia z 3 grudnia 2009 r.).

Refundacja kosztów szkolenia

Powiatowy Urząd Pracy od dnia złożenia wniosku ma 30 dni na podjęcie decyzji w sprawie refundacji. W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku starosta uzasadnia odmowę zawarcia umowy o refundację (§ 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 3 grudnia 2009 r. w sprawie refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów szkoleń oraz wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń).

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zawarcie umowy o refundację starosta zawiera umowę z pracodawcą i informuje go pisemnie o numerze referencyjnym programu pomocowego nadanym przez Komisję Europejską.

Refundacja dokonywana jest po przedłożeniu przez pracodawcę dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków oraz szczegółowej dokumentacji kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą.

Marek Rotkiewicz

specjalista ds. zatrudnienia

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 3 grudnia 2009 r. w sprawie refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów szkoleń oraz wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń - Dz.U. Nr 215, poz. 1669

• art. 2, 67 i 69 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - Dz.U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 219, poz. 1706