Kategorie

Oryginał czy kopia - jakie dokumenty w aktach pracownika

Cezary Mak
inforCMS
Ubiegający się o pracę nie ma obowiązku składania dokumentów w oryginałach. Jednak po przyjęciu takiej osoby do pracy pracodawca może żądać przedstawienia oryginału dokumentu do wglądu.

Niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności na każdym pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Zakres oraz sposób prowadzenia tej dokumentacji określa rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. (zwane dalej rozporządzeniem). Jego przepisy stanowią lex specialis w stosunku do ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Dokumenty składane w procesie rekrutacji

Generalna zasada wyrażona w § 1 ust. 1 ww. rozporządzenia zawiera zamknięty katalog dokumentów, jakie wymaga pracodawca od kandydata do pracy.

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać jedynie złożenia wymienionych dokumentów, tj.:

w świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

•  dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

•  świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

•  orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

•  wypełnionego kwestionariusza osobowego.

Kandydat do pracy może również z własnej inicjatywy przedstawić inne dokumenty niż żądane przez pracodawcę, jeżeli uważa, że w ten sposób zwiększy swoje szanse na zatrudnienie. Z drugiej strony pracodawca może również domagać się od osób ubiegających się o zatrudnienie innych dokumentów, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

W praktyce najczęstszym przykładem tego rodzaju dokumentu jest zaświadczenie o niekaralności. Podstawą do żądania przedstawienia takiego dokumentu jest przepis art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o KRK. Pozwala on na to pracodawcy, ale jedynie w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Przykład

Pracodawca od kandydatów na stanowisko spawacza zażądał przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. W świetle ustawy o KRK brak podstaw do żądania tego rodzaju dokumentu. Odmiennie kwestia ta przedstawiałaby się np. w procesie rekrutacji na stanowisko kasjera w banku, który musi charakteryzować się nieposzlakowaną opinią.

W razie zatarcia skazania należy usunąć z akt osobowych pracownika i wydawanej na ich podstawie opinii o pracy wszelkie dane dotyczące zatartego skazania (wyrok SN z 17 grudnia 1976 r., I PR 185/76).

Jakich informacji i dokumentów może żądać pracodawca od kandydata do pracy

Przykład

W aktach osobowych pracownika znajduje się informacja o skazaniu go na karę grzywny w 2002 r. za przestępstwo prowadzenia samochodu w stanie nietrzeźwości. W 2012 r., tj. po upływie 10 lat od wykonania kary (uiszczenia grzywny), skazanie ulegnie zatarciu. Pracodawca powinien wtedy usunąć dane dotyczące tego skazania, w przeciwnym razie pracownik może wytoczyć mu proces o usunięcie z akt osobowych dokumentów dotyczących zatartego skazania. Jeżeli wskutek nieusunięcia danych pracownik poniósł szkodę, będzie mógł dochodzić również odszkodowania.

 

Odpis czy kopia

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów składanych w procesie rekrutacji (§ 1 ust. 3 rozporządzenia). Wynika z tego, że ubiegający się o pracę nie mają obowiązku przedkładania dokumentów w oryginałach. Pracodawca może jednak żądać od pracownika przedstawienia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jednak należy pamiętać, że taką samą moc dowodową jak oryginał dokumentu posiada dokument poświadczony notarialnie. Kopie dokumentów poświadczone jedynie przez pracowników za zgodność z oryginałem nie mają takiej mocy. W związku z tym pracodawca w celu ich weryfikacji może zażądać przedłożenia mu oryginałów tych dokumentów.

O ile jednak katalog dokumentów składanych na etapie ubiegania się o zatrudnienie jest w zasadzie zamknięty, o tyle takiego charakteru nie ma zbiór dokumentów zgromadzonych przez pracodawcę, który dotyczy zarówno przebiegu zatrudnienia pracownika, jak i jego ustania.

WaŻne!

Pracodawca ma prawo umieszczać w aktach osobowych pracownika notatki dotyczące jego zachowania w trakcie zatrudnienia w celu ustalenia przyczyn powstałego w grupie pracowniczej konfliktu (wyrok SN z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01).

Odszkodowanie po ustaniu zatrudnienia

Mimo że ubiegający się o pracę nie mają obowiązku składania dokumentów w oryginałach, a jedynie przedstawiają je w takiej formie na wyraźne żądanie pracodawcy, powszechną praktyką jest składanie ich w oryginałach. Następnie dokumenty te są przechowywane w aktach osobowych pracowników. Ci zaś mają prawo domagania się wydania oryginałów lub kopii dokumentów zarówno w okresie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu. Pracodawca, który nie uczyni zadość żądaniu pracownika, powinien liczyć się ze skierowaniem go na drogę sądową. Pracownik może wtedy żądać, aby sąd nakazał pracodawcy wydanie pracownikowi żądanych oryginałów dokumentów. Jeżeli pracownik wskutek niewydania dokumentów poniósł szkodę, może również domagać się od pracodawcy odszkodowania.

Przykład

Pracodawca nie wydał pracownikowi dyplomu ukończenia studiów wyższych. Wskutek takiego postępowania pracownik nie mógł przystąpić do procesu rekrutacji przeprowadzonego w innej firmie. W celu uzyskania odszkodowania pracownik będzie musiał udowodnić, że zostałby zatrudniony, gdyby przedstawił dyplom oraz że poniósł z tego tytułu wykazaną szkodę majątkową.

W przypadku zaś przejścia zakładu na nowego pracodawcę dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu.

Cezary Mak 

Podstawa prawna:

•  rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),

•  art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU z 2008 r. nr 50, poz. 292 ze zm.),

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Faktury VAT 2021
Faktury VAT 2021
Tylko teraz
Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    17 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Opel Vectra B: gdzie się podziały tamte pryw… auta?

    Opel Vactra B: w zeszłym roku minęło 25 lat od premiery tego modelu, w przyszłym minie 20 lat od zakończenia jego produkcji. Co warto wiedzieć o nim?

    Pozytywne tendencje w eksporcie artykułów rolno-spożywczych

    Eksport artykułów rolno-spożywczych. Od stycznia do lipca 2021 r. wartość eksportu ogółem polskich towarów rolno-spożywczych wzrosła o 5,2%, do 20,5 mld EUR, w porównaniu z tym samym okresem roku 2020 - poinformowało Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

    Dotacje na wymianę pieców w budynkach wielorodzinnych i Mój Prąd 4.0. - w 2022 roku

    Dotacje na wymianę pieców i Mój Prąd 4.0. Trzecia edycja programu Mój Prąd, z budżetem przekraczającym 530 mln zł, wciąż cieszy się rekordową popularnością. Do tej pory do NFOŚiGW wpłynęło już ok. 150 tys. wniosków o dofinansowanie przydomowej fotowoltaiki. Fundusz szacuje, że budżet programu wystarczy w sumie na sfinansowanie ok. 178 tys. wniosków i przy obecnym tempie za chwilę się wyczerpie. NFOŚiGW pracuje już jednak nad uruchomieniem kolejnej, czwartej edycji, która ma zachęcić prosumentów do autokonsumpcji energii wytwarzanej w gospodarstwach domowych. Trwają też prace nad poszerzeniem kolejnego, popularnego programu Czyste Powietrze o dotacje na wymianę kopciuchów w budynkach wielolokalowych.

    Duży popyt na mieszkania. Problemem deficyt gruntów

    Popyt na rynku mieszkaniowym nie słabnie, gdyż Polacy chcą kupować nowe mieszkania, a rynek jest chłonny. Powodem jest wysoki deficyt mieszkań, jeden z najniższych, na tle krajów UE, wskaźników liczby mieszkań na tysiąc mieszkańców, a także sprzyjająca sytuacja makro – ocenia członek zarządu Grupy Murapol Iwona Sroka.

    Gaz dla gospodarstw domowych droższy o 7,4% od 1 października

    Cena gazu dla gospodarstw domowych. Od 1 października 2021 r. gospodarstwa domowe korzystające z taryfy PGNiG Obrót Detaliczny zapłacą za gaz więcej o 7,4 proc. PGNiG poinformowało w czwartek 16 września 2021 r., że Prezes URE zaakceptował wniosek o podwyżkę cen w taryfie. Zmiana będzie obowiązywać od października do końca 2021 roku. Stawki opłat abonamentowych oraz stawki za dystrybucję paliw gazowych pozostały bez zmian.

    Continental SportContact 7: sportowa nowość na rynku

    Continental SportContact 7 to opona przeznaczona do sportowych kompaktów, aut sportowych, supersportowych i tuningowanych.

    Branża transportowa... przeżywa renesans

    Branża transportowa jak i mechanicy przeżywają renesans. Usługi w tych dwóch sektorach są obecnie trudniej dostępne i przede wszystkim poszukiwane.

    Roczny koszt utrzymania samochodu? Policz go z... Yanosikiem

    Roczny koszt utrzymania samochodu – ile może wynosić? Yanosik postanowił odpowiedzieć na to pytanie i udostępnił właśnie nową funkcję w aplikacji.

    Ford Mondeo Mk4: Budżetowe auto Bonda

    Ford Mondeo MK4: jeździł nim James Bond, a Top Gear okrzyknął go samochodem roku 2007. W skrócie jest lepszy niż... Ferrari.

    Nieważność decyzji administracyjnych - co się zmienia od 16 września 2021 r.

    Nieważność decyzji administracyjnych. Jeśli od decyzji administracyjnej minęło 30 lat nie wszczyna się postępowania w sprawie jej zakwestionowania - stanowią przepisy, które weszły w życie w czwartek 16 września 2021 r. Niezakończone postępowania ws. nieważności decyzji, wszczęte po 30 latach od ich ogłoszenia, zostają umorzone.

    Katowice. Kolejna edycja programu „Mieszkanie za remont”

    Program „Mieszkanie za remont”. 50 lokali w różnych częściach Katowic znalazło się w tegorocznej edycji miejskiego programu "Mieszkanie za remont", umożliwiającego wynajęcie od miasta mieszkania na preferencyjnych warunkach w zamian za jego odnowienie.

    Zakup uszkodzonego samochodu: 1/3 używek po szkodzie

    Zakup uszkodzonego samochodu? W 2019 roku 1/3 aut na rynku wtórnym miała odnotowaną szkodę. Obecnie odsetek ten zbliża się do połowy.

    Ford Kuga I 2.0 TDCI: Super Użytkowy Vóz

    Dobry SUV musi ładnie wyglądać, być przestronny i oferować poprawne osiągi połączone z niskim spalaniem. To wszystko oferuje Ford Kuga I.

    Toyota RAV4 Adventure: czarne akcenty i napęd 4x4 w standardzie

    Toyota RAV4 Adventure - japoński SUV doczekał się nowej wersji specjalnej. Auto wyróżniają czarne akcenty, srebrny dach i napęd AWD-i w standardzie.

    Większość studentów mieszka u rodziny lub znajomych

    Studenci na rynku nieruchomości. Rynek wynajmu nieruchomości zmienił się istotnie w czasie pandemii. Wzrosła liczba studentów mieszkających u rodziny lub znajomych i nieponoszących opłaty za najem – z poziomu 27% w 2020 r. do 52% w 2021 r. Jednocześnie, spadł odsetek wynajmujących nieruchomości (z 51% do 33%). Centrum AMRON, we współpracy z Warszawskim Instytutem Bankowości i koordynatorami Programu Edukacyjnego „Nowoczesne Zarządzanie Biznesem”, opublikowało raport „Studenci na rynku nieruchomości 2021”. Jednocześnie zapowiedziano, że już w drugiej połowie września 2021 r. zostanie opublikowana kolejna edycja raportu „Portfel studenta” nt. sytuacji finansowej polskich studentów.

    UOKiK zaleca rozwagę przy kupnie nieruchomości na kredyt

    Kupno mieszkania na kredyt. Przy braniu długoletniego kredytu na kupno nieruchomości trzeba liczyć się z ryzykiem, że w tym czasie istotnie wyrosną raty, spadnie cena i wartość nieruchomości, a także nastąpią zmiany na rynku pracy powodujące obniżkę dochodów - przestrzega UOKiK.

    Nabywanie gruntu przez wspólnotę mieszkaniową - zmiany od 9 września

    Nabywanie gruntu przez wspólnotę mieszkaniową. W dniu 9 września 2021 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o gospodarce nieruchomościami, dzięki której wspólnoty mieszkaniowe będą mogły łatwiej nabywać grunty na poprawę warunków zagospodarowania nieruchomości budynkowych.

    W sektorze hotelowym nadal duża niepewność

    Działalność obiektów hotelowych. Mimo, iż sytuację branży nieco poprawiły wakacje, w sektorze hotelowym nadal widoczna jest duża niepewność. Branża, która jest jednym z segmentów najbardziej dotkniętych skutkami lockdownów, obawia się ponownego zamknięcia.

    Niedobór gruntów i drogie materiały budowlane zwiększają ceny mieszkań

    Wzrost cen materiałów budowlanych i kurcząca się podaż gruntów inwestycyjnych to obecnie dwie największe bolączki deweloperów mieszkaniowych. – Dziś widzimy na rynku takie sytuacje, że na niektórych inwestycjach generalny wykonawca schodzi z budowy, bo wie, że nie jest w stanie jej udźwignąć w cenie, na którą podpisał kontrakt. To oczywiście przekłada się później na inwestorów i na kupujących nieruchomości – mówi Przemysław Andrzejak, prezes Royal Sail Investment Group. Jak szacuje, średnia cena 1 mkw. mieszkania w Polsce jest dziś o około 1–1,5 tys. zł netto wyższa w stosunku do ubiegłego roku, a w przyszłym trzeba się spodziewać kolejnej, około 15-proc. podwyżki.

    GUS: w Polsce na koniec 2020 r. było ponad 15 mln mieszkań

    Zasoby mieszkaniowe. W Polsce według stanu na koniec 2020 r. odnotowano ponad 15 mln mieszkań (wzrost o 1,4 proc. w porównaniu do stanu na koniec 2019 r.), o łącznej powierzchni użytkowej 1 118,8 mln mkw., w których znajdowało się 57,4 mln izb – poinformował GUS.

    Wywołany pandemią boom mieszkaniowy trwa

    Ceny nieruchomości mieszkaniowych biją rekordy na całym świecie. W czerwcu 2021 roku został zanotowany wzrost cen nieruchomości średnio o 9,2 proc. w 55 krajach i regionach w ujęciu rok do roku – wynika z raportu kwartalnego Global House Price Index Q2 2021.

    Ubezpieczenie kredytu hipotecznego - co warto wiedzieć?

    Ubezpieczenie kredytu hipotecznego. Właśnie postanowiłeś, że złożysz wniosek o kredyt hipoteczny i zrealizujesz swoje marzenie o posiadaniu „czterech kątów” na własność. Jednak zanim bank przyzna Ci środki, powinieneś uzbroić się w wiedzę, która jest potrzebna przyszłemu kredytobiorcy. Wiesz już wszystko na temat parametrów oferty, która Cię zainteresowała, wiesz jakie czynnik wpływają na całkowity koszt kredytu, itp.? A co z ubezpieczeniem? Na jego temat istnieje wiele mitów.

    Zakaz wyprzedzania się dla ciężarówek. Czy to dobry pomysł?

    Zakaz wyprzedzania się dla ciężarówek - to nowy postulat kierowców. Tylko czy odebranie tej możliwości kierowcom TIR-ów to dobry pomysł?

    Toyota Avensis II: japoński dziadkowóz

    Stereotypowy emeryt wybiera Mercedesa. Właśnie. Stereotypowy. Starsi ludzie wbrew stereotypom równie chętnie sięgają po Toyotę.

    Strategia marketingowa przedsiębiorstwa rodzinnego - jak to zrobić?

    Strategia marketingowa przedsiębiorstwa rodzinnego. Jak wskazuje GUS - w Polsce mamy ponad 2 miliony firm rodzinnych. Generują ok. 8 milionów miejsc pracy, a ok. 60% z nich wysyła swoje produkty za granicę. Na rynku postrzegane mogą być przez pryzmat tradycji, stabilności, czy rzetelności. Czy na te aspekty warto jednak kłaść nacisk? W jaki sposób powinna być zbudowana strategia marketingowa przedsiębiorstwa rodzinnego?