Oryginał czy kopia - jakie dokumenty w aktach pracownika

Niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności na każdym pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Zakres oraz sposób prowadzenia tej dokumentacji określa rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. (zwane dalej rozporządzeniem). Jego przepisy stanowią lex specialis w stosunku do ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Dokumenty składane w procesie rekrutacji

Generalna zasada wyrażona w § 1 ust. 1 ww. rozporządzenia zawiera zamknięty katalog dokumentów, jakie wymaga pracodawca od kandydata do pracy.

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać jedynie złożenia wymienionych dokumentów, tj.:

w świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

•  dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

•  świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

•  orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

•  wypełnionego kwestionariusza osobowego.

Kandydat do pracy może również z własnej inicjatywy przedstawić inne dokumenty niż żądane przez pracodawcę, jeżeli uważa, że w ten sposób zwiększy swoje szanse na zatrudnienie. Z drugiej strony pracodawca może również domagać się od osób ubiegających się o zatrudnienie innych dokumentów, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

W praktyce najczęstszym przykładem tego rodzaju dokumentu jest zaświadczenie o niekaralności. Podstawą do żądania przedstawienia takiego dokumentu jest przepis art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o KRK. Pozwala on na to pracodawcy, ale jedynie w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Przykład

Pracodawca od kandydatów na stanowisko spawacza zażądał przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. W świetle ustawy o KRK brak podstaw do żądania tego rodzaju dokumentu. Odmiennie kwestia ta przedstawiałaby się np. w procesie rekrutacji na stanowisko kasjera w banku, który musi charakteryzować się nieposzlakowaną opinią.

W razie zatarcia skazania należy usunąć z akt osobowych pracownika i wydawanej na ich podstawie opinii o pracy wszelkie dane dotyczące zatartego skazania (wyrok SN z 17 grudnia 1976 r., I PR 185/76).

Jakich informacji i dokumentów może żądać pracodawca od kandydata do pracy

Przykład

W aktach osobowych pracownika znajduje się informacja o skazaniu go na karę grzywny w 2002 r. za przestępstwo prowadzenia samochodu w stanie nietrzeźwości. W 2012 r., tj. po upływie 10 lat od wykonania kary (uiszczenia grzywny), skazanie ulegnie zatarciu. Pracodawca powinien wtedy usunąć dane dotyczące tego skazania, w przeciwnym razie pracownik może wytoczyć mu proces o usunięcie z akt osobowych dokumentów dotyczących zatartego skazania. Jeżeli wskutek nieusunięcia danych pracownik poniósł szkodę, będzie mógł dochodzić również odszkodowania.

Odpis czy kopia

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów składanych w procesie rekrutacji (§ 1 ust. 3 rozporządzenia). Wynika z tego, że ubiegający się o pracę nie mają obowiązku przedkładania dokumentów w oryginałach. Pracodawca może jednak żądać od pracownika przedstawienia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jednak należy pamiętać, że taką samą moc dowodową jak oryginał dokumentu posiada dokument poświadczony notarialnie. Kopie dokumentów poświadczone jedynie przez pracowników za zgodność z oryginałem nie mają takiej mocy. W związku z tym pracodawca w celu ich weryfikacji może zażądać przedłożenia mu oryginałów tych dokumentów.

O ile jednak katalog dokumentów składanych na etapie ubiegania się o zatrudnienie jest w zasadzie zamknięty, o tyle takiego charakteru nie ma zbiór dokumentów zgromadzonych przez pracodawcę, który dotyczy zarówno przebiegu zatrudnienia pracownika, jak i jego ustania.

WaŻne!

Pracodawca ma prawo umieszczać w aktach osobowych pracownika notatki dotyczące jego zachowania w trakcie zatrudnienia w celu ustalenia przyczyn powstałego w grupie pracowniczej konfliktu (wyrok SN z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01).

Odszkodowanie po ustaniu zatrudnienia

Mimo że ubiegający się o pracę nie mają obowiązku składania dokumentów w oryginałach, a jedynie przedstawiają je w takiej formie na wyraźne żądanie pracodawcy, powszechną praktyką jest składanie ich w oryginałach. Następnie dokumenty te są przechowywane w aktach osobowych pracowników. Ci zaś mają prawo domagania się wydania oryginałów lub kopii dokumentów zarówno w okresie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu. Pracodawca, który nie uczyni zadość żądaniu pracownika, powinien liczyć się ze skierowaniem go na drogę sądową. Pracownik może wtedy żądać, aby sąd nakazał pracodawcy wydanie pracownikowi żądanych oryginałów dokumentów. Jeżeli pracownik wskutek niewydania dokumentów poniósł szkodę, może również domagać się od pracodawcy odszkodowania.

Przykład

Pracodawca nie wydał pracownikowi dyplomu ukończenia studiów wyższych. Wskutek takiego postępowania pracownik nie mógł przystąpić do procesu rekrutacji przeprowadzonego w innej firmie. W celu uzyskania odszkodowania pracownik będzie musiał udowodnić, że zostałby zatrudniony, gdyby przedstawił dyplom oraz że poniósł z tego tytułu wykazaną szkodę majątkową.

W przypadku zaś przejścia zakładu na nowego pracodawcę dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu.

Cezary Mak 

Podstawa prawna:

•  rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),

•  art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU z 2008 r. nr 50, poz. 292 ze zm.),