REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Oryginał czy kopia - jakie dokumenty w aktach pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Cezary Mak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ubiegający się o pracę nie ma obowiązku składania dokumentów w oryginałach. Jednak po przyjęciu takiej osoby do pracy pracodawca może żądać przedstawienia oryginału dokumentu do wglądu.

Niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności na każdym pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Zakres oraz sposób prowadzenia tej dokumentacji określa rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. (zwane dalej rozporządzeniem). Jego przepisy stanowią lex specialis w stosunku do ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

REKLAMA

Dokumenty składane w procesie rekrutacji

Generalna zasada wyrażona w § 1 ust. 1 ww. rozporządzenia zawiera zamknięty katalog dokumentów, jakie wymaga pracodawca od kandydata do pracy.

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać jedynie złożenia wymienionych dokumentów, tj.:

w świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

•  dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

•  świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

•  orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

•  wypełnionego kwestionariusza osobowego.

REKLAMA

Kandydat do pracy może również z własnej inicjatywy przedstawić inne dokumenty niż żądane przez pracodawcę, jeżeli uważa, że w ten sposób zwiększy swoje szanse na zatrudnienie. Z drugiej strony pracodawca może również domagać się od osób ubiegających się o zatrudnienie innych dokumentów, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

W praktyce najczęstszym przykładem tego rodzaju dokumentu jest zaświadczenie o niekaralności. Podstawą do żądania przedstawienia takiego dokumentu jest przepis art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o KRK. Pozwala on na to pracodawcy, ale jedynie w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Przykład

Pracodawca od kandydatów na stanowisko spawacza zażądał przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. W świetle ustawy o KRK brak podstaw do żądania tego rodzaju dokumentu. Odmiennie kwestia ta przedstawiałaby się np. w procesie rekrutacji na stanowisko kasjera w banku, który musi charakteryzować się nieposzlakowaną opinią.

W razie zatarcia skazania należy usunąć z akt osobowych pracownika i wydawanej na ich podstawie opinii o pracy wszelkie dane dotyczące zatartego skazania (wyrok SN z 17 grudnia 1976 r., I PR 185/76).

Jakich informacji i dokumentów może żądać pracodawca od kandydata do pracy

Przykład

W aktach osobowych pracownika znajduje się informacja o skazaniu go na karę grzywny w 2002 r. za przestępstwo prowadzenia samochodu w stanie nietrzeźwości. W 2012 r., tj. po upływie 10 lat od wykonania kary (uiszczenia grzywny), skazanie ulegnie zatarciu. Pracodawca powinien wtedy usunąć dane dotyczące tego skazania, w przeciwnym razie pracownik może wytoczyć mu proces o usunięcie z akt osobowych dokumentów dotyczących zatartego skazania. Jeżeli wskutek nieusunięcia danych pracownik poniósł szkodę, będzie mógł dochodzić również odszkodowania.

 

Odpis czy kopia

REKLAMA

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów składanych w procesie rekrutacji (§ 1 ust. 3 rozporządzenia). Wynika z tego, że ubiegający się o pracę nie mają obowiązku przedkładania dokumentów w oryginałach. Pracodawca może jednak żądać od pracownika przedstawienia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jednak należy pamiętać, że taką samą moc dowodową jak oryginał dokumentu posiada dokument poświadczony notarialnie. Kopie dokumentów poświadczone jedynie przez pracowników za zgodność z oryginałem nie mają takiej mocy. W związku z tym pracodawca w celu ich weryfikacji może zażądać przedłożenia mu oryginałów tych dokumentów.

O ile jednak katalog dokumentów składanych na etapie ubiegania się o zatrudnienie jest w zasadzie zamknięty, o tyle takiego charakteru nie ma zbiór dokumentów zgromadzonych przez pracodawcę, który dotyczy zarówno przebiegu zatrudnienia pracownika, jak i jego ustania.

WaŻne!

Pracodawca ma prawo umieszczać w aktach osobowych pracownika notatki dotyczące jego zachowania w trakcie zatrudnienia w celu ustalenia przyczyn powstałego w grupie pracowniczej konfliktu (wyrok SN z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01).

Odszkodowanie po ustaniu zatrudnienia

Mimo że ubiegający się o pracę nie mają obowiązku składania dokumentów w oryginałach, a jedynie przedstawiają je w takiej formie na wyraźne żądanie pracodawcy, powszechną praktyką jest składanie ich w oryginałach. Następnie dokumenty te są przechowywane w aktach osobowych pracowników. Ci zaś mają prawo domagania się wydania oryginałów lub kopii dokumentów zarówno w okresie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu. Pracodawca, który nie uczyni zadość żądaniu pracownika, powinien liczyć się ze skierowaniem go na drogę sądową. Pracownik może wtedy żądać, aby sąd nakazał pracodawcy wydanie pracownikowi żądanych oryginałów dokumentów. Jeżeli pracownik wskutek niewydania dokumentów poniósł szkodę, może również domagać się od pracodawcy odszkodowania.

Przykład

Pracodawca nie wydał pracownikowi dyplomu ukończenia studiów wyższych. Wskutek takiego postępowania pracownik nie mógł przystąpić do procesu rekrutacji przeprowadzonego w innej firmie. W celu uzyskania odszkodowania pracownik będzie musiał udowodnić, że zostałby zatrudniony, gdyby przedstawił dyplom oraz że poniósł z tego tytułu wykazaną szkodę majątkową.

W przypadku zaś przejścia zakładu na nowego pracodawcę dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu.

Cezary Mak 

Podstawa prawna:

•  rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),

•  art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU z 2008 r. nr 50, poz. 292 ze zm.),

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

REKLAMA

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

REKLAMA

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

REKLAMA