REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Oryginał czy kopia - jakie dokumenty w aktach pracownika

Cezary Mak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ubiegający się o pracę nie ma obowiązku składania dokumentów w oryginałach. Jednak po przyjęciu takiej osoby do pracy pracodawca może żądać przedstawienia oryginału dokumentu do wglądu.

Niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności na każdym pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Zakres oraz sposób prowadzenia tej dokumentacji określa rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. (zwane dalej rozporządzeniem). Jego przepisy stanowią lex specialis w stosunku do ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

REKLAMA

Dokumenty składane w procesie rekrutacji

Generalna zasada wyrażona w § 1 ust. 1 ww. rozporządzenia zawiera zamknięty katalog dokumentów, jakie wymaga pracodawca od kandydata do pracy.

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać jedynie złożenia wymienionych dokumentów, tj.:

w świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

•  dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

•  świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

•  orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

•  wypełnionego kwestionariusza osobowego.

REKLAMA

Kandydat do pracy może również z własnej inicjatywy przedstawić inne dokumenty niż żądane przez pracodawcę, jeżeli uważa, że w ten sposób zwiększy swoje szanse na zatrudnienie. Z drugiej strony pracodawca może również domagać się od osób ubiegających się o zatrudnienie innych dokumentów, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

W praktyce najczęstszym przykładem tego rodzaju dokumentu jest zaświadczenie o niekaralności. Podstawą do żądania przedstawienia takiego dokumentu jest przepis art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o KRK. Pozwala on na to pracodawcy, ale jedynie w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Przykład

Pracodawca od kandydatów na stanowisko spawacza zażądał przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. W świetle ustawy o KRK brak podstaw do żądania tego rodzaju dokumentu. Odmiennie kwestia ta przedstawiałaby się np. w procesie rekrutacji na stanowisko kasjera w banku, który musi charakteryzować się nieposzlakowaną opinią.

W razie zatarcia skazania należy usunąć z akt osobowych pracownika i wydawanej na ich podstawie opinii o pracy wszelkie dane dotyczące zatartego skazania (wyrok SN z 17 grudnia 1976 r., I PR 185/76).

Jakich informacji i dokumentów może żądać pracodawca od kandydata do pracy

Przykład

W aktach osobowych pracownika znajduje się informacja o skazaniu go na karę grzywny w 2002 r. za przestępstwo prowadzenia samochodu w stanie nietrzeźwości. W 2012 r., tj. po upływie 10 lat od wykonania kary (uiszczenia grzywny), skazanie ulegnie zatarciu. Pracodawca powinien wtedy usunąć dane dotyczące tego skazania, w przeciwnym razie pracownik może wytoczyć mu proces o usunięcie z akt osobowych dokumentów dotyczących zatartego skazania. Jeżeli wskutek nieusunięcia danych pracownik poniósł szkodę, będzie mógł dochodzić również odszkodowania.

 

Odpis czy kopia

REKLAMA

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów składanych w procesie rekrutacji (§ 1 ust. 3 rozporządzenia). Wynika z tego, że ubiegający się o pracę nie mają obowiązku przedkładania dokumentów w oryginałach. Pracodawca może jednak żądać od pracownika przedstawienia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jednak należy pamiętać, że taką samą moc dowodową jak oryginał dokumentu posiada dokument poświadczony notarialnie. Kopie dokumentów poświadczone jedynie przez pracowników za zgodność z oryginałem nie mają takiej mocy. W związku z tym pracodawca w celu ich weryfikacji może zażądać przedłożenia mu oryginałów tych dokumentów.

O ile jednak katalog dokumentów składanych na etapie ubiegania się o zatrudnienie jest w zasadzie zamknięty, o tyle takiego charakteru nie ma zbiór dokumentów zgromadzonych przez pracodawcę, który dotyczy zarówno przebiegu zatrudnienia pracownika, jak i jego ustania.

WaŻne!

Pracodawca ma prawo umieszczać w aktach osobowych pracownika notatki dotyczące jego zachowania w trakcie zatrudnienia w celu ustalenia przyczyn powstałego w grupie pracowniczej konfliktu (wyrok SN z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01).

Odszkodowanie po ustaniu zatrudnienia

Mimo że ubiegający się o pracę nie mają obowiązku składania dokumentów w oryginałach, a jedynie przedstawiają je w takiej formie na wyraźne żądanie pracodawcy, powszechną praktyką jest składanie ich w oryginałach. Następnie dokumenty te są przechowywane w aktach osobowych pracowników. Ci zaś mają prawo domagania się wydania oryginałów lub kopii dokumentów zarówno w okresie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu. Pracodawca, który nie uczyni zadość żądaniu pracownika, powinien liczyć się ze skierowaniem go na drogę sądową. Pracownik może wtedy żądać, aby sąd nakazał pracodawcy wydanie pracownikowi żądanych oryginałów dokumentów. Jeżeli pracownik wskutek niewydania dokumentów poniósł szkodę, może również domagać się od pracodawcy odszkodowania.

Przykład

Pracodawca nie wydał pracownikowi dyplomu ukończenia studiów wyższych. Wskutek takiego postępowania pracownik nie mógł przystąpić do procesu rekrutacji przeprowadzonego w innej firmie. W celu uzyskania odszkodowania pracownik będzie musiał udowodnić, że zostałby zatrudniony, gdyby przedstawił dyplom oraz że poniósł z tego tytułu wykazaną szkodę majątkową.

W przypadku zaś przejścia zakładu na nowego pracodawcę dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu.

Cezary Mak 

Podstawa prawna:

•  rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),

•  art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU z 2008 r. nr 50, poz. 292 ze zm.),

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

REKLAMA

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

REKLAMA

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

Restauracje ustępują miejsca barom szybkiej obsługi i sklepowej gastronomii, bo takie są wybory „zetek”

Na naszych oczach dzieje się prawdziwa rewolucja w gastronomii. Restauracje, ledwie się odbudowały po pandemii, przegrywają z barami szybciej obsługi i cateringiem, a teraz jeszcze poważnym graczem na rynku staje się gastronomia sklepowa. Wszystko to za sprawą najmłodszych klientów, którzy chcą żyć po amerykańsku.

REKLAMA