Jakich informacji i dokumentów może żądać pracodawca od kandydata do pracy

Udostępnienie pracodawcy informacji o kandydacie do pracy (w tym danych osobowych) następuje w formie oświadczenia kandydata. Pracodawca może jednak zawsze żądać przedstawienia stosownych dokumentów potwierdzających przekazane mu dane (art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy). Pracodawca może domagać się potwierdzenia określonych faktów wyłącznie wówczas, gdy przepisy prawa przewidują możliwość urzędowego poświadczenia takich okoliczności.

PRZYKŁAD

Pracodawca zażądał od kandydata do pracy urzędowego poświadczenia adresu do korespondencji. Działanie pracodawcy jest nieprawidłowe, gdyż przepisy prawa nie przewidują dokumentu poświadczającego adres do korespondencji.

Informacje, których może żądać każdy pracodawca

Pracodawca może żądać od kandydata na pracownika następujących informacji i to bez konieczności uzasadniania potrzeby posiadania takich danych:

• imię (imiona) i nazwisko,

• imiona rodziców,

• data urodzenia,

• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

• wykształcenie,

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 22¹ Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Pracodawca nie musi uzasadniać, dlaczego żąda informacji o wykształceniu czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia kandydata do pracy.

Ponadto przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej doprecyzowują, że dane te mogą zostać ujawnione w dokumentach, do których zaliczamy:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

• świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Kandydat do pracy może również przedstawić pracodawcy inne dokumenty potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe, a także świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Dotyczy to świadectw pracy obejmujących okresy pracy inne niż przypadające w roku, w którym kandydat stara się o zatrudnienie. Osoba ubiegająca się o pracę może również dostarczyć dokumenty uprawniające ją do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. orzeczenie o niepełnosprawności, które uprawnia ją do dodatkowego urlopu wypoczynkowego.

Informacje, których mogą żądać tylko niektórzy pracodawcy

Pewnych danych osobowych pracodawca ma prawo żądać od kandydata wyłącznie wtedy, gdy obowiązek podania takich danych wynika z odrębnych przepisów niż przepisy Kodeksu pracy. Przepisami odrębnymi nakładającymi obowiązek podania danych osobowych są przede wszystkim przepisy ustaw. Pracodawca nie może żądać od pracownika podania danych osobowych, jeżeli obowiązek podania takich danych wynika z rozporządzenia, a nie z ustawy. Nikt nie może być bowiem zobowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawnienia informacji dotyczących jego osoby (art. 51 ust. 1 Konstytucji RP).

WAŻNE!

Jeżeli obowiązek podania danych osobowych wynika wyłącznie z rozporządzenia, a nie z ustawy, to kandydat na pracownika może zgodnie z prawem odmówić podania takich informacji.

Istnieje również możliwość dobrowolnego ujawnienia informacji, przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, innych niż wymienione w Kodeksie pracy i postanowieniach innych ustaw. Korzystający z takiej możliwości pracodawca nie może jednak zmuszać kandydata do pracy do podawania informacji, których nie ma prawa od niego żądać.

Niektóre informacje tylko od pracownika

Odrębną grupę informacji stanowią dane, których pracodawca może żądać wyłącznie od osób już zatrudnionych. Wśród tych informacji można wyodrębnić dane, które są niezbędne do ustalenia możliwości korzystania przez pracownika z określonych uprawnień pracowniczych, np.: dodatkowe 2 dni opieki nad dzieckiem (art. 188 Kodeksu pracy), prawo do urlopu wychowawczego, urlopu okolicznościowego, prawo odmowy pracy w godzinach nadliczbowych, prawo do dni wolnych w święto religijne innych wyznań niż katolickie. Podanie tych danych jest o tyle obowiązkowe, o ile pracownik zamierza skorzystać ze związanych z nimi uprawnień. Pracownik może więc odmówić udzielenia informacji w tym zakresie. Jeżeli jednak odmówi, to nie będzie mógł skorzystać ze wszystkich uprawnień pracowniczych przewidzianych przez przepisy prawa pracy.

Do tej grupy należą również informacje, które pracownik jest zobowiązany udzielić pracodawcy w związku ze stosunkiem pracy, mimo że ujawnienie tych danych nie daje pracownikowi jakichkolwiek dodatkowych praw pracowniczych, tj. w szczególności numer PESEL, numer NIP.

Podatnik musi podać płatnikowi na jego żądanie Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Pracodawca jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych swoich pracowników, a nie kandydatów na pracowników. Pracodawca nie może więc żądać numeru NIP od kandydata na pracownika, lecz wyłącznie od pracownika.

WAŻNE!

Pracodawca nie może żądać ujawnienia numeru PESEL i NIP od kandydata do pracy.

Informacja o niekaralności

Informacja o niekaralności nie znajduje się w katalogu informacji, których ujawnienia mogą żądać wszyscy pracodawcy. Pracodawcy mogą więc żądać informacji o niekaralności od kandydatów wyłącznie wówczas, gdy odrębne przepisy rangi ustawowej stawiają osobom zatrudnionym na określonych stanowiskach wymóg niekaralności.

Takim odrębnym przepisem jest np. ustawa o służbie cywilnej czy przepisy Kodeksu spółek handlowych w zakresie niekaralności np. członków zarządu spółek z o.o. (art. 18 ust. 2 Kodeksu spółek handlowych).

PRZYKŁAD

Pracodawca zażądał od kandydata na pracownika w charakterze prokurenta spółki z o.o. informacji o niekaralności. Działanie pracodawcy jest niezgodne z prawem, gdyż wymóg niekaralności za przestępstwa związane z obrotem gospodarczym dotyczy członka zarządu, a nie prokurenta.

Pracodawca w przypadkach, w których ma prawo do informacji o niekaralności kandydata do pracy, może według swojego uznania żądać oświadczenia od kandydata do pracy co do jego niekaralności bądź zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.

Pracodawcy mogą samodzielne uzyskiwać z KRK informacje o osobach wpisanych do rejestru, jeżeli odrębne przepisy stawiają wymóg niekaralności dla osób zatrudnianych na określonych stanowiskach (np. w odniesieniu do członków zarządu sp. z o.o.). Pracodawca może zwrócić się o takie dane wyłącznie wtedy, gdy dane z KRK dotyczą kandydata na pracownika. Żądanie nie może dotyczyć pracownika już zatrudnionego u danego pracodawcy (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym).

Zdjęcie

Pracodawca nie może żądać od kandydata na pracownika fotografii. Jeżeli zatem nie ma szczególnych odrębnych przepisów nakazujących kandydatom złożenie fotografii w związku z procesem rekrutacji, to pracodawca nie może żądać od kandydata przesłania fotografii. Kandydat może oczywiście złożyć zdjęcie z własnej inicjatywy.

WAŻNE

Pracodawca nie może żądać od kandydatów przedstawienia ich fotografii.

Pracodawca może żądać dostarczenia przez pracownika fotografii po nawiązaniu stosunku pracy, jeżeli będzie to podyktowane np. koniecznością sporządzenia dla pracownika legitymacji ze zdjęciem.

Stan zdrowia kandydata do pracy

Pracodawca nie może żądać szczegółowych informacji o stanie zdrowia osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Jednak osoby przyjmowane do pracy podlegają wstępnym badaniom lekarskim. Oznacza to, że pracodawca może żądać informacji o stanie zdrowia kandydata do pracy, ale w zakresie ograniczonym do zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca nie może żądać od kandydata przekazania szczegółowych wyników badań lekarskich kandydata, również tych, na podstawie których zostało sporządzone zaświadczenie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do pracy.

WAŻNE!

Pracodawca nie może żądać przedstawienia szczegółowych wyników badań lekarskich.

Wiele wątpliwości pojawia się w związku z zatrudnianiem kobiet ciężarnych. Pracodawca nie może bowiem zatrudniać kobiet ciężarnych przy pracach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia. Mimo to należy przyjąć, że pracodawca, który chce zatrudnić kobietę przy takich pracach, nie może żądać od niej informacji o tym, czy jest w ciąży. Tak samo wypowiedział się Europejski Trybunał Sprawiedliwości. Zdaniem Trybunału, nie można odmówić zatrudnienia kobiecie w ciąży tylko z tego powodu, że w okresie ciąży nie może zostać od początku zatrudniona na stanowisku, którego dotyczy umowa o pracę na czas nieokreślony, lub ze względu na ustawowy zakaz zatrudniania kobiet w ciąży przy pracach szkodliwych czy uciążliwych (wyrok ETS z 3 lutego 2000 r. - sprawa Mahlburg C-207/98). Taka praktyka postępowania jest dość kłopotliwa. Pracodawca powinien zatrudnić kobietę w ciąży na stanowisku, na którym nie może pracować będąc w ciąży po to, by niezwłocznie po zawarciu umowy o pracę przenieść tę osobę na inne stanowisko.

W tym zakresie istnieją jednak również odmienne poglądy ekspertów prawa pracy.

WAŻNE!

Pracodawca nie może pytać kandydatki do pracy, czy jest w ciąży.

Co zrobić, gdy kandydat odmawia udzielenia informacji

Jeżeli kandydat do pracy odmawia udzielenia informacji, które jest zobowiązany udzielić, pracodawca może nie rozpatrywać zgłoszenia takiej osoby do pracy lub przerwać rozpoczętą już rekrutację. W takim przypadku kandydat nie będzie miał wobec potencjalnego pracodawcy jakichkolwiek roszczeń, w szczególności roszczeń odszkodowawczych.

Jeżeli jednak pracodawca żądał od kandydata informacji, których zgodnie z prawem nie może żądać, to pracodawca nie może gorzej traktować takiego kandydata tylko z tego powodu, że nie podał on ww. danych.

Jeśli natomiast kandydat odmówił dostarczenia danych, których pracodawca nie mógł od niego żądać i w konsekwencji tego pracodawca odrzucił aplikację tej osoby, wówczas to kandydat może zgłaszać wobec pracodawcy roszczenia związane z dyskryminującymi praktykami pracodawcy.

Co zrobić, gdy kandydat skłamie

Jeżeli pracodawca zażądał informacji mieszczących się w granicach prawa, a okaże się, że kandydat na pracownika skłamał, pracodawca może odstąpić od umowy o pracę zawartej pod wpływem błędu wywołanego przez kandydata.

W przypadku gdy pracodawca niezgodnie z prawem żąda ujawnienia danych osobowych, uznaje się, że kandydatowi na pracownika przysługuje tzw. prawo do kłamstwa, a więc możliwość podawania informacji niezgodnej z prawdą, jednak korzystnej dla kandydata w danej sytuacji. Nielegalne działanie pracodawcy powoduje, że nie może on w takiej sytuacji skorzystać ze swojego podstawowego uprawnienia, tj. nie może odstąpić od umowy powołując się na błąd. Późniejsze ujawnienie kłamstwa pracownika nie uprawnia pracodawcy do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem/bez wypowiedzenia. Takie działanie pracodawcy mogłoby być uznane za nadużycie prawa.

WAŻNE

Jeżeli pracodawca żąda od kandydata informacji, których nie powinien żądać, a kandydat w odpowiedzi na żądanie pracodawcy kłamie, to pracodawca nie może rozwiązać umowy o pracę ani od niej odstąpić z tego powodu.

Co zrobić z CV po zakończonej rekrutacji

CV pracownika, który został zatrudniony, powinno zostać wpięte do części A akt osobowych pracownika. CV może być bowiem traktowane jako kwestionariusz osobowy, a taki dokument po pozytywnie zakończonej rekrutacji podlega wpięciu do akt osobowych pracownika.

Dane osobowe ujawnione przez kandydata na pracownika podlegają ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych. Jeżeli więc kandydat nie wyraził pisemnej zgody na dalsze przechowywanie jego danych osobowych po zakończonej rekrutacji, pracodawca powinien złożone przez kandydata dokumenty zniszczyć/zwrócić.

WAŻNE!

Tworzenie przez pracodawców własnych baz danych CV kandydatów jest możliwe wówczas, gdy kandydaci wyrażą zgodę na przetwarzanie przez pracodawcę ich danych osobowych również po zakończeniu rekrutacji.

Należy pamiętać, że pracodawcy w zakresie, w jakim przetwarzają (gromadzą, przechowują) dane osobowe kandydatów/pracowników, muszą spełnić wszystkie wymagania stawiane administratorom baz danych z jednym wyjątkiem. Pracodawca nie musi bowiem zgłaszać takiego zbioru danych osobowych do rejestracji Głównemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych).

Odpowiedzialność pracodawcy

Żądanie przez pracodawcę podania przez kandydata do pracy informacji, których ujawnienia pracodawca nie może zgodnie z prawem żądać, jest naruszeniem dóbr osobistych kandydata. Naruszenie dóbr osobistych pozwala kandydatowi do pracy na zgłoszenie wobec pracodawcy wielu roszczeń, w tym m.in. roszczenie o zapłatę zadośćuczynienia, odszkodowania (art. 24 § 1 Kodeksu cywilnego). Roszczenia te przysługują kandydatowi do pracy niezależnie od tego, czy będzie można wykazać stosowanie przez pracodawcę praktyk dyskryminacyjnych.

Jeżeli kandydat do pracy nie zostaje zatrudniony wskutek:

• odmowy podania przez kandydata do pracy danych,

• podania przez pracownika danych,

których pracodawca żąda niezgodnie z prawem, to może być to uznane za naruszenie przez pracodawcę zasady równego traktowania w zatrudnianiu. Naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu daje z kolei kandydatowi możliwość dochodzenia od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 18^3d Kodeksu pracy). Działanie pracodawcy nie będzie jednak mogło być uznane za mobbing, gdyż jednym z podstawowych warunków uznania jakiegoś działania za mobbing jest długotrwałość i uporczywość. Trudno będzie w jakimkolwiek procesie rekrutacyjnym znaleźć obie te przesłanki jednocześnie.

WAŻNE!

Niezależnie od wagi naruszeń, których dopuścił się pracodawca, kandydatowi do pracy nie będą przysługiwały roszczenia wynikające z przepisów dotyczących mobbingu.

W przypadku żądania ujawnienia, jak i późniejszego przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy wbrew przepisom ustawy o ochronie danych osobowych, kandydatowi do pracy przysługują również roszczenia przewidziane w ustawie o ochronie danych osobowych. Spośród kilku roszczeń za najbardziej odpowiadające typowym naruszeniom związanym z procesem rekrutacji pracowników należałoby uznać: żądanie czasowego lub stałego wstrzymania przetwarzania danych, żądanie usunięcia danych.

Jeżeli pracodawca odmawia spełnienia któregokolwiek z tych żądań kandydata, kandydat może poprosić Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych o nakazanie pracodawcy wykonania tego żądania. Po otrzymaniu takiego zgłoszenia od kandydata do pracy Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych przeprowadzi postępowanie kontrolne i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości nakaże pracodawcy w drodze decyzji administracyjnej podjęcie określonych działań (w tym również np. zastosowanie dodatkowych środków zabezpieczających zgromadzone dane osobowe, usunięcie danych osobowych).

Pracodawca ponosi także odpowiedzialność karną za naruszenie obowiązków w zakresie przetwarzania danych osobowych. Naruszenie tych zasad (np. przechowywanie CV po zakończonym procesie rekrutacji bez wyraźnej zgody kandydatów) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

• art. 51 ust. 1 Konstytucji RP,

• art. 18^3a-18^3e, art. 22¹, art. 229 Kodeksu pracy,

• art. 23, art. 27, art. 32 ust. 1 pkt 6, art. 35 ust. 2, art. 40, art. 43 ust. 1 pkt 4, art. 49-54 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),

• art. 23, art. 24 Kodeksu cywilnego,

• art. 18 ust. 2 Kodeksu spółek handlowych,

• art. 4 pkt 3 ustawy z 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (DzU nr 170, poz. 1218 ze zm.),

• art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU z 2008 r. nr 50, poz. 292),

• art. 11 ust. 2 pkt 6 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (DzU z 2004 r. nr 269, poz. 2681 ze zm.),

• art. 1, art. 6 § 2 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Maurycy Organa

radca prawny