Dokumenty ubezpieczeniowe tylko z e-podpisem

E-podpis zastąpi certyfikaty niekwalifikowane, uzyskiwane bezpłatnie (koszty obsługi certyfikatów ponosił wyłącznie ZUS) podczas wizyty w punktach rejestracji w jednostkach terenowych ZUS. Bezpieczny podpis elektroniczny jest bezpieczniejszym i dużo bardziej zaawansowanym technologicznie sposobem podpisywania elektronicznej dokumentacji. Obowiązek posługiwania się e-podpisem mają wszystkie firmy rozliczające składki za minimum 6 osób ubezpieczonych, które muszą składać dokumentację ubezpieczeniową przez Internet.

Wady bezpiecznego podpisu elektronicznego

Dla przedsiębiorców największym minusem konieczności wdrożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego jest dodatkowy koszt jego zakupu. Koszt brutto jednego zestawu zawierającego certyfikat kwalifikowany z terminem ważności na 1 rok, czytnika kart kryptograficznych i oprogramowania to bowiem prawie 300 zł. Taki sam zestaw z certyfikatem ważnym 2 lata jest o kilkadziesiąt złotych droższy.

Zalety bezpiecznego podpisu elektronicznego

Zalety certyfikatów kwalifikowanych są nie do przecenienia. Do najważniejszych zalet można zaliczyć:

• niezaprzeczalność podpisu - w związku z tym że bezpieczny podpis elektroniczny przypisany jest do jednej osoby, szybko i ze 100% skutecznością identyfikuje składającego podpis;

• bezpieczeństwo - e-podpisu nie można podrobić;

• szerokie zastosowanie - pod względem prawnym e-podpis ma takie samo znaczenie jak podpis złożony na papierze. Dzięki temu znalazł szerokie zastosowanie. ZUS, oprócz umożliwienia składania elektronicznego podpisu i przekazywania przez Internet dokumentów ubezpieczeniowych w programie Płatnik, uruchomił Elektroniczny Urząd Podawczy (www.eup.zus.pl). Nie ruszając się z firmy, można więc składać do ZUS wnioski, m.in. o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, o zwrot nadpłaconych składek itd. Oprócz tego posiadacze bezpiecznego podpisu elektronicznego mogą zastosować go m.in. podczas:

- podpisywania elektronicznych deklaracji podatkowych,

- autoryzacji w aukcjach i przetargach internetowych,

- elektronicznej wymiany informacji z administracją publiczną (m.in. uzyskiwanie wypisów z Krajowego Rejestru Sądowego),

- podpisywania umów cywilnoprawnych,

- wystawiania faktur elektronicznych.

Jeszcze w ubiegłym roku uzyskanie certyfikatu kwalifikowanego było dość czasochłonne. Tłok w Centrach Certyfikacji powodował, że na wydanie certyfikatu kwalifikowanego trzeba było czekać nawet kilka tygodni. Sytuacja znacznie się poprawiła. Centra Certyfikacji rozszerzyły sieć przedstawicielstw. Część formalności można załatwić przez Internet. Dziś e-podpis można uzyskać nawet w ciągu 24 godzin.

Certyfikaty kwalifikowane należy nabyć w jednym z trzech kwalifikowanych Centrów Certyfikacji działających na terenie naszego kraju. Są to:

Uzyskanie bezpiecznego podpisu elektronicznego nie jest skomplikowane. Wystarczy zwrócić się do przedstawiciela wybranego Centrum Certyfikacji i podpisać umowę. Wszystkie trzy firmy mają swoją siatkę przedstawicieli na terenie całego kraju. Procedurę uzyskania e-podpisu można sobie ułatwić, korzystając z wniosków składanych przez Internet.

Trzeba jednak pamiętać, że e-podpisu nie można dostać wyłącznie w oparciu o wniosek online. Ideą bezpiecznego podpisu jest jego niezaprzeczalność i wiarygodność. Dlatego warunkiem koniecznym do otrzymania certyfikatu kwalifikowanego jest potwierdzenie tożsamości właściciela podpisu. Tożsamość właściciela podpisu zawsze musi zostać potwierdzona u przedstawiciela wybranego Centrum Certyfikacji na podstawie dowodu osobistego lub paszportu.

Pomimo że firmy certyfikujące zapewniają, że mogą wydać certyfikat kwalifikowany nawet w 24 godziny, nie należy czekać z decyzją zakupu na ostatnią chwilę. Warto na spokojnie zapoznać się z ofertą KIR, PWPW i Unizeto i wybrać najlepszą. W praktyce przedłużenie certyfikatu w tym samym centrum jest dla kupującego bardziej korzystne finansowo niż zakup nowego zestawu w innym Centrum Certyfikacji.

oprac. Łukasz Kowalczyk