Jakie koszty podatkowe można rozliczyć przy zgromadzeniu wspólników

Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. oraz zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółce akcyjnej powinny odbyć się najpóźniej w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego danej spółki (art. 231 § 1, art. 395 § 1 Kodeksu spółek handlowych; dalej: k.s.h.). Spółki z o.o. oraz spółki akcyjne, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, zgromadzenia swoich właścicieli powinny przeprowadzić do 30 czerwca następnego roku. Z tego powodu czerwiec to bardzo „gorący” okres, w związku ze zwoływaniem tych zgromadzeń.

Zwyczajne zgromadzenie właścicieli podejmuje w drodze uchwał wiele ważkich decyzji dotyczących spółki, m.in. rozpatruje i zatwierdza sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowe za zeszły rok obrotowy. W spółce z o.o. możliwe jest podjęcie uchwał wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne (art. 227 § 2 k.s.h.).

Skala i rodzaj kosztów związanych z organizacją zgromadzenia wspólników czy akcjonariuszy zależą od wielu, często indywidualnych, czynników dla danej spółki. Podstawowe różnice wynikają już z samej formy prawnej spółek. Na rodzaj i wysokość poniesionych wydatków wpływ ma również liczba udziałowców lub akcjonariuszy oraz ich status prawny (np. czy są to obywatele polscy czy cudzoziemcy, osoby prawne czy fizyczne). O kosztach organizacji zgromadzenia decyduje też w dużej mierze zarząd spółki, który zasadniczo zwołuje zgromadzenie.

Organy podatkowe nie kwestionują zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków wynikających z obowiązków ustawowych, które są związane z organizacją zgromadzenia wspólników bądź akcjonariuszy. Do kosztów można również zaliczyć inne racjonalne i uzasadnione wydatki związane z organizacją zgromadzeń, które nie będą świadczeniami na rzecz właścicieli spółek. Opinie takie potwierdzają m.in. postanowienia: Naczelnika Urzędu Skarbowego w Dzierżoniowie z 3 listopada 2004 r., nr PDI/432/08/03, lub Naczelnika Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 1 czerwca 2005 r., nr ZD/406-45/CIT/05. Są to pośrednie koszty podatkowe, które są niezbędne do funkcjonowania spółki kapitałowej. Bez ich poniesienia spółka nie miałaby możliwości funkcjonowania, a przez to uzyskiwania przychodów.

WAŻNE!

Organy podatkowe nie kwestionują zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków wynikających z obowiązków ustawowych, które są związane z organizacją zgromadzenia wspólników bądź akcjonariuszy. Do kosztów można również zaliczyć inne racjonalne i uzasadnione wydatki związane z organizacją zgromadzeń, które nie będą świadczeniami na rzecz właścicieli spółek.