Jak rozliczyć wydatki na wigilię w firmie

Pracodawca, który zorganizuje wigilię tylko dla swoich pracowników, wydatki na ten cel będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Inaczej sytuacja będzie wyglądać, gdy na wigilię firmową zostaną zaproszone rodziny pracowników.

Wydatek związany z przychodem

Aby dany wydatek, również związany z organizacją imprezy wigilijnej, mógł być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodów firmy, musi istnieć związek między poniesionym wydatkiem a przychodem. Zgodnie z przepisami ustaw podatkowych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (analogicznie z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ustawy o CIT).

Zatem ustawodawca nie podaje enumeratywnie, jakie konkretne wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Wskazuje jedynie, że aby określony koszt mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu:

• musi pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą;

• nie może być wymieniony w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów;

• musi być udokumentowany prawidłowo oraz w sposób niebudzący wątpliwości.

W przypadku prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej można przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodu, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Ale tu uwaga. O tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje przedsiębiorca, a nie organ podatkowy. To na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Kosztami uzyskania przychodu są także tzw. koszty pracownicze. Należą do nich m.in. wydatki związane z organizowaniem spotkań integracyjnych dla pracowników, które wiążą się z całokształtem funkcjonowania firmy i jako pozostające w pośrednim związku z uzyskanymi przychodami, mogą zostać uznane za koszty podatkowe. Tym bardziej że nie zostały wymienione w ustawie o PIT i w ustawie o CIT, jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Jednak do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie te wydatki związane z organizacją spotkań integracyjnych, w tym wigilijnych, których rzeczywistym celem jest integracja pracowników. Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko wydatki na organizację spotkań, których uczestnikami są jedynie pracownicy firmy, a osoby trzecie nie biorą w niej udziału.

Rozliczenie wydatków

Wydatki na imprezę okolicznościową, taką jaką jest wigilia, pracodawca powinien sfinansować ze środków obrotowych swojej firmy. Nie powinny one pochodzić ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Rozliczając je w kosztach uzyskania przychodów pracodawca powinien zadbać o to, aby była to impreza tylko dla pracowników. Konieczne będzie również właściwe udokumentowanie poniesionych na ten cel wydatków. Gdy tylko część środków poniesionych na organizację imprezy stanowić będzie koszt podatkowy, najbezpieczniej jest wyodrębnić ich wartość z całości poniesionych wydatków (np. poprzez ryczałtowe określenie kwoty poniesionej na uczestnika). W przeciwnym wypadku organ podatkowy może starać się wydatki poniesione na organizację imprezy w całości wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów.

Ważne!

Zdaniem organów podatkowych wydatki na spotkanie wigilijne dla pracowników i ich rodzin nie będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych. Również wydatki na imprezę, która miałaby służyć jedynie rozrywce i rekreacji pracowników, nie będą kosztami pracodawcy

EWA MATYSZEWSKA

ewa.matyszewska@infor.pl

Podstawa prawna

• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

• Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).