Przedsiębiorcy: dokumentacja tylko w wersji elektronicznej

NOWOŚĆ

Przedsiębiorcy proponują, aby skrócić okres przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej oraz umożliwić ich przechowanie w formie elektronicznej. Chcą też, aby dokumenty te były przechowywane tylko do czasu przejścia ubezpieczonego na rentę lub emeryturę. Ich zdaniem przechowywanie przez 50 lat dokumentów na przykład 65-letniego mężczyzny jest bezpodstawne. Takie rozwiązanie powoduje duże koszty związane z opłacaniem archiwum lub zatrudnieniem osoby, która zajmuje się porządkowaniem dokumentów.

ZUS twierdzi, że skrócenie okresu przechowywania dokumentów może spowodować problemy z uzyskaniem w przyszłości świadczeń. Archiwiści twierdzą natomiast, że rozwiązanie proponowane przez pracodawców będzie możliwe do wprowadzenia dopiero, gdy dokumenty będą potwierdzane bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej określa art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004, nr 39, poz. 353 z późn. zm.). Wcześniejsze problemy z dokumentowaniem wysokości zarobków przez osoby ubiegające się o renty i emerytury spowodowały, że ustawodawca od 1 stycznia 2003 r. wprowadził obowiązek przechowania przez pół wieku list płac i kart wynagrodzeń. Było to podyktowane tym, że zgodnie z obowiązującymi przepisami ubiegający się o renty lub emerytury mogą przedstawić w ZUS zaświadczenia o wysokości zarobków z dowolnie wybranych 20 lat z całego okresu pracy lub z 10 kolejnych lat. Według Teresy Guzelf, dyrektora Departamentu Świadczeń Pieniężnych ZUS, istnieje więc potrzeba zapewnienia ubiegającym się o świadczenia możliwości otrzymania od płatników składek zaświadczeń potwierdzających wysokość wynagrodzeń nawet z odległych lat.

Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku dodaje, że 50-letni okres przechowywania dokumentacji jest różnie ustalany. W przypadku dokumentacji osobowej jest liczony od daty zwolnienia pracownika z pracy, a płacowej od roku następnego po tym, w którym nastąpiła wypłata.

- Firmy, przechowując dokumenty przez 50 lat, ponoszą ogromne koszty. Dlatego trzeba nie tylko skrócić ten okres, ale też wprowadzić możliwość ich archiwizowania w formie elektronicznej - mówi Jeremi Mordasewicz, przedstawiciel PKPP Lewiatan w Radzie Nadzorczej ZUS.

Pracodawcy zwrócili się w tej sprawie do sejmowej Komisji Nadzwyczajnej Przyjazne Państwo. Według zapewnień Janusza Palikota, przewodniczącego tej komisji, posłowie wkrótce zajmą się tą propozycją.