REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przedsiębiorcy: dokumentacja tylko w wersji elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bożena Wiktorowska
Bożena Wiktorowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy domagają się zniesienia obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. ZUS twierdzi, że mogą pojawić się problemy z dokumentowaniem zarobków i ustalaniem wysokości świadczeń. Dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, jeśli będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.
NOWOŚĆ

Przedsiębiorcy proponują, aby skrócić okres przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej oraz umożliwić ich przechowanie w formie elektronicznej. Chcą też, aby dokumenty te były przechowywane tylko do czasu przejścia ubezpieczonego na rentę lub emeryturę. Ich zdaniem przechowywanie przez 50 lat dokumentów na przykład 65-letniego mężczyzny jest bezpodstawne. Takie rozwiązanie powoduje duże koszty związane z opłacaniem archiwum lub zatrudnieniem osoby, która zajmuje się porządkowaniem dokumentów.

REKLAMA

ZUS twierdzi, że skrócenie okresu przechowywania dokumentów może spowodować problemy z uzyskaniem w przyszłości świadczeń. Archiwiści twierdzą natomiast, że rozwiązanie proponowane przez pracodawców będzie możliwe do wprowadzenia dopiero, gdy dokumenty będą potwierdzane bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Dokumenty do emerytury

REKLAMA

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej określa art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004, nr 39, poz. 353 z późn. zm.). Wcześniejsze problemy z dokumentowaniem wysokości zarobków przez osoby ubiegające się o renty i emerytury spowodowały, że ustawodawca od 1 stycznia 2003 r. wprowadził obowiązek przechowania przez pół wieku list płac i kart wynagrodzeń. Było to podyktowane tym, że zgodnie z obowiązującymi przepisami ubiegający się o renty lub emerytury mogą przedstawić w ZUS zaświadczenia o wysokości zarobków z dowolnie wybranych 20 lat z całego okresu pracy lub z 10 kolejnych lat. Według Teresy Guzelf, dyrektora Departamentu Świadczeń Pieniężnych ZUS, istnieje więc potrzeba zapewnienia ubiegającym się o świadczenia możliwości otrzymania od płatników składek zaświadczeń potwierdzających wysokość wynagrodzeń nawet z odległych lat.

Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku dodaje, że 50-letni okres przechowywania dokumentacji jest różnie ustalany. W przypadku dokumentacji osobowej jest liczony od daty zwolnienia pracownika z pracy, a płacowej od roku następnego po tym, w którym nastąpiła wypłata.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kosztowne archiwa

- Firmy, przechowując dokumenty przez 50 lat, ponoszą ogromne koszty. Dlatego trzeba nie tylko skrócić ten okres, ale też wprowadzić możliwość ich archiwizowania w formie elektronicznej - mówi Jeremi Mordasewicz, przedstawiciel PKPP Lewiatan w Radzie Nadzorczej ZUS.

Pracodawcy zwrócili się w tej sprawie do sejmowej Komisji Nadzwyczajnej Przyjazne Państwo. Według zapewnień Janusza Palikota, przewodniczącego tej komisji, posłowie wkrótce zajmą się tą propozycją.

- To rozwiązanie jest dobre dla pracodawców, ale niekoniecznie dla pracowników. W naszym archiwum przechowujemy dokumentację 0,5 mln osób i z tego powodu trudno sobie wyobrazić, aby te dokumenty zeskanować - mówi Zbigniew Madej, rzecznik prasowy Kompanii Węglowej.

Podobnie uważa Radosław Kazimierski, rzecznik prasowy Poczty Polskiej. Jego zdaniem koszty związane z utrzymaniem archiwów pracowniczych są wprawdzie wysokie, ale firmy ponoszą je dla dobra pracowników.

- Nie możemy pozbawić prawa do emerytury osób, które u nas pracowały, a z różnych powodów utraciły świadectwa pracy lub zaświadczenia o wysokości zarobków - mówi Radosław Kazimierski.

Natomiast mali i średni przedsiębiorcy proponują oddać pracownikom ich dokumentację. Według Jana Barana, prowadzącego firmę usługową na Śląsku, nie ma czasu i pieniędzy na zajmowanie się dokumentacją swoich byłych pracowników i to oni powinni samodzielnie archiwizować dokumenty płacowe.

- Inaczej dochodzi do takiej sytuacji, że pracownik pracuje u mnie trzy miesiące, a ja później muszę przechować jego dokumenty przez pół wieku - denerwuje się.

Jak ustaliliśmy, minimalna cena za przechowanie jednego metra bieżącego dokumentacji w wyspecjalizowanym archiwum wynosi 15 zł za cały 50-letnim okres. A za jednego zatrudnionego w ciągu dziesięciu lat pracodawca gromadzi około 1 metra dokumentów. Mało która firma stosuje jednak tak niskie stawki, a pracodawcy muszą dodatkowo płacić za każdą dodatkową czynność archiwisty, na przykład gdy chcą uzyskać akta konkretnego pracownika albo zlecą uporządkowanie przechowywanych dokumentów.

Potrzebne dokumenty

- ZUS stoi na stanowisku, że istnieje bezwzględna konieczność zachowania 50-letniego terminu przechowywania dokumentacji - mówi Teresa Guzelf.

Tłumaczy, że skrócenie tego okresu spowodowałoby, że ZUS nie miałby możliwości kontrolowania prawdziwości zaświadczeń o wysokości zarobków. Zakład negatywnie ocenia też propozycję ograniczenia obowiązku przechowywania przez płatników składek dokumentacji płacowej jedynie do formy elektronicznej.

- Obecnie dokumentem potwierdzającym wysokość płac jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na formularzu ZUS Rp-7 - tłumaczy Teresa Guzelf.

REKLAMA

Natomiast Jarosław Porazinski, prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich podkreśla, że dokumenty pracownicze można będzie przechowywać w formie elektronicznej, gdy będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wtedy będą stanowić pełnoprawny dowód dla ZUS.

- Jeśli dokumentacja ta jest potrzebna ubezpieczonemu i ubezpieczycielowi, a konieczność jej przechowywania wymusza państwo, to kosztami nie powinni być obciążani wyłącznie pracodawcy - mówi Jarosław Porazinski.

1 metr bieżący dokumentacji przypada na jednego pracownika za 10-letni okres jego pracy

15 zł wynosi najniższa opłata za przechowanie 1 metra dokumentacji przez 50 lat

 Dokumentacja pracownicza

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


BOŻENA WIKTOROWSKA

bozena.wiktorowska@infor.pl

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

REKLAMA

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

REKLAMA

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

Rewolucyjne zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), co oznacza, że już od 1 stycznia 2026 r. zmieni się sposób ich prowadzenia.

REKLAMA