REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przedsiębiorcy: dokumentacja tylko w wersji elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bożena Wiktorowska
Bożena Wiktorowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy domagają się zniesienia obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. ZUS twierdzi, że mogą pojawić się problemy z dokumentowaniem zarobków i ustalaniem wysokości świadczeń. Dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, jeśli będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.
NOWOŚĆ

Przedsiębiorcy proponują, aby skrócić okres przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej oraz umożliwić ich przechowanie w formie elektronicznej. Chcą też, aby dokumenty te były przechowywane tylko do czasu przejścia ubezpieczonego na rentę lub emeryturę. Ich zdaniem przechowywanie przez 50 lat dokumentów na przykład 65-letniego mężczyzny jest bezpodstawne. Takie rozwiązanie powoduje duże koszty związane z opłacaniem archiwum lub zatrudnieniem osoby, która zajmuje się porządkowaniem dokumentów.

REKLAMA

ZUS twierdzi, że skrócenie okresu przechowywania dokumentów może spowodować problemy z uzyskaniem w przyszłości świadczeń. Archiwiści twierdzą natomiast, że rozwiązanie proponowane przez pracodawców będzie możliwe do wprowadzenia dopiero, gdy dokumenty będą potwierdzane bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Dokumenty do emerytury

REKLAMA

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej określa art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004, nr 39, poz. 353 z późn. zm.). Wcześniejsze problemy z dokumentowaniem wysokości zarobków przez osoby ubiegające się o renty i emerytury spowodowały, że ustawodawca od 1 stycznia 2003 r. wprowadził obowiązek przechowania przez pół wieku list płac i kart wynagrodzeń. Było to podyktowane tym, że zgodnie z obowiązującymi przepisami ubiegający się o renty lub emerytury mogą przedstawić w ZUS zaświadczenia o wysokości zarobków z dowolnie wybranych 20 lat z całego okresu pracy lub z 10 kolejnych lat. Według Teresy Guzelf, dyrektora Departamentu Świadczeń Pieniężnych ZUS, istnieje więc potrzeba zapewnienia ubiegającym się o świadczenia możliwości otrzymania od płatników składek zaświadczeń potwierdzających wysokość wynagrodzeń nawet z odległych lat.

Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku dodaje, że 50-letni okres przechowywania dokumentacji jest różnie ustalany. W przypadku dokumentacji osobowej jest liczony od daty zwolnienia pracownika z pracy, a płacowej od roku następnego po tym, w którym nastąpiła wypłata.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kosztowne archiwa

- Firmy, przechowując dokumenty przez 50 lat, ponoszą ogromne koszty. Dlatego trzeba nie tylko skrócić ten okres, ale też wprowadzić możliwość ich archiwizowania w formie elektronicznej - mówi Jeremi Mordasewicz, przedstawiciel PKPP Lewiatan w Radzie Nadzorczej ZUS.

Pracodawcy zwrócili się w tej sprawie do sejmowej Komisji Nadzwyczajnej Przyjazne Państwo. Według zapewnień Janusza Palikota, przewodniczącego tej komisji, posłowie wkrótce zajmą się tą propozycją.

- To rozwiązanie jest dobre dla pracodawców, ale niekoniecznie dla pracowników. W naszym archiwum przechowujemy dokumentację 0,5 mln osób i z tego powodu trudno sobie wyobrazić, aby te dokumenty zeskanować - mówi Zbigniew Madej, rzecznik prasowy Kompanii Węglowej.

Podobnie uważa Radosław Kazimierski, rzecznik prasowy Poczty Polskiej. Jego zdaniem koszty związane z utrzymaniem archiwów pracowniczych są wprawdzie wysokie, ale firmy ponoszą je dla dobra pracowników.

- Nie możemy pozbawić prawa do emerytury osób, które u nas pracowały, a z różnych powodów utraciły świadectwa pracy lub zaświadczenia o wysokości zarobków - mówi Radosław Kazimierski.

Natomiast mali i średni przedsiębiorcy proponują oddać pracownikom ich dokumentację. Według Jana Barana, prowadzącego firmę usługową na Śląsku, nie ma czasu i pieniędzy na zajmowanie się dokumentacją swoich byłych pracowników i to oni powinni samodzielnie archiwizować dokumenty płacowe.

- Inaczej dochodzi do takiej sytuacji, że pracownik pracuje u mnie trzy miesiące, a ja później muszę przechować jego dokumenty przez pół wieku - denerwuje się.

Jak ustaliliśmy, minimalna cena za przechowanie jednego metra bieżącego dokumentacji w wyspecjalizowanym archiwum wynosi 15 zł za cały 50-letnim okres. A za jednego zatrudnionego w ciągu dziesięciu lat pracodawca gromadzi około 1 metra dokumentów. Mało która firma stosuje jednak tak niskie stawki, a pracodawcy muszą dodatkowo płacić za każdą dodatkową czynność archiwisty, na przykład gdy chcą uzyskać akta konkretnego pracownika albo zlecą uporządkowanie przechowywanych dokumentów.

Potrzebne dokumenty

- ZUS stoi na stanowisku, że istnieje bezwzględna konieczność zachowania 50-letniego terminu przechowywania dokumentacji - mówi Teresa Guzelf.

Tłumaczy, że skrócenie tego okresu spowodowałoby, że ZUS nie miałby możliwości kontrolowania prawdziwości zaświadczeń o wysokości zarobków. Zakład negatywnie ocenia też propozycję ograniczenia obowiązku przechowywania przez płatników składek dokumentacji płacowej jedynie do formy elektronicznej.

- Obecnie dokumentem potwierdzającym wysokość płac jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na formularzu ZUS Rp-7 - tłumaczy Teresa Guzelf.

REKLAMA

Natomiast Jarosław Porazinski, prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich podkreśla, że dokumenty pracownicze można będzie przechowywać w formie elektronicznej, gdy będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wtedy będą stanowić pełnoprawny dowód dla ZUS.

- Jeśli dokumentacja ta jest potrzebna ubezpieczonemu i ubezpieczycielowi, a konieczność jej przechowywania wymusza państwo, to kosztami nie powinni być obciążani wyłącznie pracodawcy - mówi Jarosław Porazinski.

1 metr bieżący dokumentacji przypada na jednego pracownika za 10-letni okres jego pracy

15 zł wynosi najniższa opłata za przechowanie 1 metra dokumentacji przez 50 lat

 Dokumentacja pracownicza

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


BOŻENA WIKTOROWSKA

bozena.wiktorowska@infor.pl

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rewolucyjne zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), co oznacza, że już od 1 stycznia 2026 r. zmieni się sposób ich prowadzenia.

Kryzys się skończył, inflacja wyhamowała, a mimo to kradzieży sklepowych jest coraz więcej

Kradzieże w sklepach wciąż są dla branży handlowej wielkim problemem. Choć kryzys się skończył, inflacja wygasa, złodzieje nie rezygnują. Kradną nie tylko kosmetyki czy alkohole - na handel, ale nadal na dużą skalę przedmiotem kradzieży są artykuły spożywcze.

Branża budowlana: mimo działań prewencyjnych liczba wypadków przy pracy nie chce spadać

Brokerzy ubezpieczeniowi alarmują> Firmy budowlane nieraz bagatelizują skalę oraz prawdopodobieństwo wypadków i zawierają ubezpieczenia OC działalności z niskimi sumami gwarancyjnymi i limitami. Tymczasem rośnie liczba wypadków ze skutkiem śmiertelnym.

Rząd opóźnia obowiązek raportowania ESG. Raportowanie dopiero od 2028 i 2029 r. [projekt ustawy przyjęty przez Radę Ministrów]

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy odraczający o dwa lata obowiązek raportowania ESG dla firm. Nowe przepisy mają ograniczyć biurokratyczne obciążenia i dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do unijnych regulacji.

REKLAMA

Jak założyć klub fitness lub siłownię? [Poradnik eksperta]

Obecnie w Polsce działa ponad trzy tysiące siłowni i klubów fitness, z czego przeważająca większość funkcjonuje w ramach większych sieci. Dbanie o zdrowie i kondycję fizyczną stało się globalnym i nieprzemijającym trendem, co można zawdzięczać m.in. influencerom z branży fitness (trenerom i instruktorom).

Dlaczego Polacy nie ufają zagranicznym sklepom online? [Raport]

Zagraniczne firmy napotykają na poważną barierę na polskim rynku e-commerce – brak zaufania. Aż 2/3 Polaków unika zakupów w zagranicznych e-sklepach z obawy o zwroty, reklamacje i autentyczność produktów. Kluczową rolę w decyzjach zakupowych odgrywają opinie innych klientów. Pokonanie tej nieufności to klucz do sukcesu w polskim e-handlu.

Rząd podwyższy w 2026 r. płacę minimalną tylko o wskaźnik inflacji - przedsiębiorcy chwalą takie rozwiązanie, dlaczego

Płaca minimalna w 2026 roku wzrośnie o 140 złotych brutto do kwoty 4806 złotych. To mniejszy wzrost niż w minionych latach, ale przedsiębiorcy przyznają, że jest to kompromis pomiędzy możliwościami przedsiębiorców, a oczekiwaniami pracowników.

Szczęście i spełnienie może iść w parze

Rozmowa z dr Mary E. Anderson, autorką książki „Radość osiągania” – o tym, jak być szczęśliwym wysoko efektywnym człowiekiem.

REKLAMA

Ludzie wciąż listy piszą, ale polecone wysyłają głównie urzędy. Rynek pocztowy w Polsce ma się dobrze

Jednak główną siłą napędową pozostają wciąż usługi kurierskie, które odpowiadają za 73,3 proc. wartości rynku i 56,5 proc. jego wolumenu. Mimo dominacji tego segmentu, istotną rolę wciąż odgrywają przesyłki listowe.

Miód podrożeje, bo prawo wymaga zmiany etykiet na słoikach a to kosztuje

Równo za rok na sklepowych półkach pojawią się nowe etykiety miodu, wynikające z przyjętej unijnej dyrektywy. Wprowadzają one niepozorną, ale mogącą narobić sporo zamieszania zmianę. Jednocześnie nielegalny handel miodem rozwija się niemal bez nadzoru.

REKLAMA