Strona główna » Moja firma » Praca i ubezpieczenia » PITy dla pracowników – o czym powinni pamiętać pracodawcy?

PITy dla pracowników – o czym powinni pamiętać pracodawcy?

01 marca 2021, 16:50

ODO 24 – to firma, która od 2012 roku oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Stawia na merytorykę, praktyczne rozwiązania oraz trwałe relacje z klientami budowane w oparciu o partnerstwo, uczciwość i zaufanie. Swoim klientom pomaga chronić dane, minimalizując ryzyko związane z kontrolą, wyciekiem lub ich utratą.

PIT-11 można przekazać pracownikowi e-mailem – rozliczenie jest dodawane jako załącznik do wiadomości skierowanej do konkretnej osoby

PIT -11, czyli informacja o uzyskanych dochodach, przychodach, a także zaliczkach na podatek dochodowy za poprzedni rok powinna trafić do pracowników do końca lutego. W jaki sposób przekazać PIT-11? Jak zadbać o ochronę danych?

Jak pracodawca może przekazać PIT-11?

PIT-11 można przekazać pracownikom na kilka sposobów np.:

bezpośrednio – osoba zatrudniona otrzymuje dokument w formie papierowej w siedzibie firmy;
wysyłając go w wersji papierowej pocztą lub sprawdzonym kurierem;
wykorzystując drogę mailową – rozliczenie jest dodawane jako załącznik do wiadomości skierowanej do konkretnej osoby;
udostępniając plik do pobrania na firmowym dysku.

Jeżeli firma chce przekazać swoim pracownikom rozliczenia w formie elektronicznej – za pomocą służbowej poczty lub wewnętrznego dysku – powinna zadbać o dodatkowe zabezpieczenia. W przypadku wysyłki mailowej konieczne jest ustawienie hasła (np. numeru PESEL lub ID zatrudnionego) albo wysłanie go innym kanałem, np. w SMS-ie. Jeżeli chodzi o PIT-11 umieszczany na firmowym dysku, to dostęp do niego również powinien być chroniony – dobrą praktyką jest stosowanie podwójnego uwierzytelniania – wskazuje R.pr. Katarzyna Szczypińska, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Ten rok jest wyjątkowy – ustawodawca przesunął ostateczny termin przekazywania rozliczeń w związku z tym, że ostatni dzień miesiąca, 28 lutego, przypada w niedzielę. Pracodawcy mają czas na udostępnienie pracownikom ich PITów do 1 marca br. (poniedziałek).

Jak zadbać o ochronę danych?

Przy przekazywaniu PITów może dojść do różnego rodzaju naruszeń, przede wszystkim tych związanych z wyciekiem informacji. Przygotowując do wysyłki kilkadziesiąt, a nawet kilkaset rozliczeń bardzo łatwo się pomylić. Dlatego bardzo istotną rolę odgrywa podwójne weryfikowanie dokumentów. Optymalnym rozwiązaniem jest sprawdzenie plików przez inną osobę niż ta, która je przygotowywała.

Wybierając najbardziej powszechną formę przekazywania PIT-11 – wysyłkę listowną – należy upewnić się, czy poszczególne dokumenty trafiły do właściwych kopert. Odpowiednia deklaracja powinna trafić do odpowiedniego pracownika. W innym przypadku jego dane trafią w ręce niepowołanych osób, co już stanowi naruszenie ochrony danych osobowych – wyjaśnia R.pr. Katarzyna Szczypińska, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Potwierdzenie odbioru

Aby mieć pewność, że dokumenty dotarły do osoby uprawnionej warto zadbać o uzyskanie potwierdzenia odbioru dokumentów. W przypadku listu lub przesyłki kurierskiej będzie to odpowiednie pokwitowanie. Jeżeli chodzi o formy elektroniczne to sytuacja jest znacznie prostsza – dowodem jest odczytanie maila (warto ustawić konieczność potwierdzenia przez odbiorcę otrzymania wiadomości przed jej otwarciem) lub pobranie pliku z dysku.

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA

Więcej na ten temat przeczytasz w naszej publikacji