Kategorie

Monitorowanie poczty elektronicznej pracownika

Pracownik, który korzysta ze służbowego adresu e-mail do prowadzenia prywatnej korespondencji, może narazić się na przykre konsekwencje. Kiedy i w jaki sposób przełożony może skontrolować zawartość poczty elektronicznej podwładnych? Jakie środki może zastosować w przypadku odkrycia niedozwolonych działań?

Tajemnica korespondencji w świetle prawa


Sumienne wykonywanie poleceń służbowych wynikających z umowy o pracę to obowiązek każdego pracownika. Kontrolę nad działaniami podejmowanymi przez personel sprawuje pracodawca. Musi jednak pamiętać, że podjęte czynności mające na celu sprawdzenie czy pracownik efektywnie wykorzystuje czas pracy, nie mogą naruszać dóbr osobistych kontrolowanego. A tajemnica korespondencji do takich należy!


Kwestię tę w sposób szczegółowy regulują przepisy Kodeksu cywilnego (art. 23 i następne), a do środków przysługujących osobie, której dobro osobiste zostało naruszone, należą miedzy innymi:


•    prawo zadania naprawienia szkody wyrządzonej naruszeniem,

•    prawo do otrzymania zadośćuczynienia.


Zatem jak kontrolować pocztę nie naruszając tajemnicy korespondencji?


Przede wszystkim pracownik musi zostać uprzedzony o tym, że firmowa poczta elektroniczna podlega kontroli. Najlepiej, gdy regulacje związane z nadzorem pracy pracownika zostały jasno sformułowane w umowie o pracę, regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy.


Służbowa korespondencja na prywatnym komputerze

Reklama


Komputer stanowi narzędzie pracy pracownika i powinien być wykorzystywany wyłącznie do wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę. Pamiętajmy, że sprzęt udostępniony pracownikowi nadal stanowi własność pracodawcy, dlatego przełożony może kontrolować zawartość przechowywaną na dysku, zatem także i treść zgromadzonej poczty.


Z bardziej zawiłą sytuacją mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik korzysta z własnego komputera pobierając e-maile z firmowego serwera. W tej sytuacji pracodawca nie może skontrolować zawartości sprzętu. UWAGA! Pracodawca może jednak zakazać pobierania służbowej poczty na prywatny komputer lub ustawić na serwerze poczty przychodzącej opcję, która pozwoli na zachowywanie kopii służbowych e-maili, zapewniając pracodawcy dostęp do ich treści.

Poznaj najnowsze zmiany w Kodeksie pracy >>


Narzędzia techniczne do kontroli poczty


Realizując funkcje kontrolne, pracodawca ma do wyboru kilka metod techniczno-organizacyjnych.


Sposób 1.

Reklama


Pracodawca może posługiwać się tym samym loginem i hasłem do służbowego konta poczty, które przekazał pracownikowi. Jest to oczywiście sposób mało wygodny i niezapewniający pełnej kontroli w sytuacji, gdy poczta jest ściągana na komputer, bez pozostawiania kopii na serwerze - np. popularnym protokołem POP3.


Rozwiązaniem w tym wypadku jest wybór operatora poczty, umożliwiającego połączenie protokołem IMAP - przy jednoczesnym operowaniu na poczcie za pomocą wygodnych programów, jak np. MS Outlook. W tym przypadku poczta przez cały czas znajduje się na serwerze, a na komputer pracownika ściągane są tylko kopie wiadomości. Dodatkowym atutem rozwiązania jest to, że zapewnia ono o wiele wyższy poziom bezpieczeństwa, bowiem cała poczta jest backupowana przez firmę hostingową. Jednym z dostawców proponujących ten sposób obsługi jest Ogicom, gdzie nawet w podstawowej opcji poczta backupowana jest przez 7 dni. Warto zwrócić uwagę na ten parametr wybierając operatora hostingu.


Sposób 2.


Kolejne rozwiązanie opiera się na utworzeniu przekierowania z pozostawieniem kopii wiadomości na serwerze. Taka metoda umożliwia pracodawcy śledzenie przychodzących e-maili bez względu na sposób łączenia z serwerem (POP3 czy SMTP). Z kolei monitoring poczty wychodzącej, jeśli nie stosuje się protokołu SMTP, jest możliwy np. poprzez załączanie adresu pracodawcy, jako nieujawnionego adresata (pole UDW/BCC) w każdym mailu wysyłanym przez pracownika. Jest to oczywiście rozwiązanie zależne od woli pracownika, a przez to - zawodne.


Sposób 3.


Najlepszy sposób z punktu widzenia pracodawcy, to ustawienie tzw. archiwizacji poczty wychodzącej. - Wielu klientów żartobliwie nazywa tę opcję „Funkcją szpiega”. Dzięki niej szef firmy może utrzymywać kopię każdego e-maila wysłanego ze służbowego konta pracownika, obojętnie, czy ten sobie tego życzy, czy też nie. Tylko nieliczni operatorzy udostępniają w panelu odpowiednie narzędzie do tego typu operacji, dlatego - jeżeli kierownictwu zależy na takim monitoringu, warto spytać o to operatora, zanim zawrze się umowę z firmą hostingową w zakresie poczty firmowej - tłumaczy Artur Pajkert, ekspert Ogicom.


2 lata pozbawienia wolności


Pracodawca ma prawo sprawdzić czy treść służbowej korespondencji nie narusza tajemnicy handlowej. Jednocześnie, podczas kontroli poczty elektronicznej, nie może naruszyć tajemnicy korespondencji. Żaden z e-maili, oznaczonych jako prywatne, nie powinien, co do treści, interesować pracodawcy. Jeżeli jednak zdarzy się, że przeczyta prywatny list pracownika, to nie może nikomu przekazać informacji w nim zawartych ani w żaden sposób ich wykorzystać.


Za naruszenie tajemnicy korespondencji pracodawcy grozi kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Jeżeli pracodawca nie poinformuje pracowników o stosowanych metodach kontroli, mogą oni dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia ich dóbr osobistych. Dlatego korzystając z jakichkolwiek form monitorowania poczty elektronicznej w firmie - należy pamiętać o uprzedzeniu o tym fakcie pracowników.

 

Może Cię także zainteresować
Samochód w firmie
Samochód w firmie
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    1 sie 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Firma w mediach. Na czym polegają skuteczne media relations?

    Firma w mediach. Ogromna konkurencja rynkowa oraz wysokie wymagania ze strony samych konsumentów niejako wymuszają na biznesach cykliczną obecność w mediach. Aby regularnie pojawiać się na łamach prasy, tytułów online czy platformach influencerów należy wyjątkowo poważnie potraktować kwestię kontaktu z poszczególnymi redakcjami. W jaki sposób? Odpowiedzią są skuteczne działania media relations.

    Prawo, a zakłady bukmacherskie!

    2017 rok to przełomowa data w historii polskiej branży zakładów bukmacherskich. Właśnie wtedy weszła w życie nowelizacja ustawy o grach hazardowych, którą wprowadziło Prawo i Sprawiedliwość. Co zmieniło się po tej dacie pod kątem prawnym i jak było wcześniej?

    Test: Peugeot 508 SW PSE, czyli francuskie AMG w akcji

    Test: Peugeot 508 PSE, czyli napęd na cztery koła, 360 koni mechanicznych i hybryda plug-in. W skrócie francuskie AMG spisało się na medal.

    Ile lat wstecz sprawdza UFG?

    Ile lat wstecz sprawdza UFG? Czyli za ile lat kierowca może otrzymać karę za brak ubezpieczenia OC? Postanowiliśmy to sprawdzić.

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego?

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego? Jest kilka zasad, o których kierowca powinien pamiętać podczas zdarzenia drogowego. Dziś je przypomnimy.

    30% Club Poland: „Różnorodność we władzach to wymierne korzyści spółki” [PODCAST]

    Dane dowodzą, że zróżnicowane zespoły są bardziej efektywne. Ale czy faktycznie tak jest? Czy firma, która w swojej strategii stawia na różnorodność może liczyć na wymierne korzyści?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego: co oznacza?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego nie zawsze jest łatwy. Szczególnie że sprzedający ukrywają informacje, a kupujący mają ograniczone zaufanie.

    Wyższe grzywny za wykroczenia drogowe

    Podwyższenie maksymalnej wysokości grzywny za wykroczenia drogowe do 30 tys. zł zakłada projekt nowelizacji Prawa o ruchu drogowym, przyjęty przez rząd.

    Ceny mieszkań w Europie rosną szybciej niż w Polsce

    Ceny mieszkań w Europie. Ceny mieszkań oderwały się od fundamentów? Szybciej w Europie niż w Polsce – sugerują dane Eurostatu. W Polsce przez ostatnie lata ceny rosły tylko trochę szybciej niż dochody ludności. W państwach Europy Zachodniej dynamika była nawet kilkukrotnie wyższa.

    Wynajem domów w Polsce

    Wynajem domów. Wynajem domów w Polsce stanowi około 3% - 5% rynku najmu, ale jest ciekawym rozwiązaniem. Osoby zastanawiające się nad wynajmem większego mieszkania, powinny wziąć pod uwagę również dom, bo stawki czynszów za 1 mkw. są konkurencyjne. Na popularność wynajmu domów w innych krajach wpływa m.in. udział budynków jednorodzinnych w zasobie mieszkaniowym i wskaźnik urbanizacji.

    Studencie - nie daj się oszukać. Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie, gdy sezon w pełni

    Wynajem mieszkania - studenci. Okres wakacji aż do września to typowy sezon najmu. Wiele osób stara się zaplanować na ten czas zmianę miejsca zamieszkania. Jest zazwyczaj trochę więcej wolnego, łatwiej o urlop w pracy, jest też korzystniej ze względu na zmianę szkoły dla dzieci. Równocześnie w tym samym czasie na rynku pojawiają się osoby studiujące. Młodzież rozpoczynająca studia w nowym mieście, studenci wyższych lat zmieniają lokum. Kwestie towarzyskie, uczuciowe czy chęć uzyskania większego komfortu - to najczęstsze przyczyny zmiany kwatery przez studentów.

    Kiedy warto prowadzić działalność w formie prostej spółki akcyjnej

    Od 1 lipca 2021 r. przedsiębiorcy mogą zacząć korzystać z nowej formy prowadzenia działalności, jaką jest prosta spółka akcyjna (PSA). W opracowaniu przedstawiamy, dla jakich przedsiębiorców taka forma prowadzenia działalności może być korzystna.

    Najpopularniejsze rodzaje napędów [NOWE DANE]

    Stowarzyszenie ACEA opublikowało najświeższe dane na temat najpopularniejszych rodzajów napędów. Jakie samochody wybierają kierowcy w Polsce?

    Ekspres kapsułkowy czy ciśnieniowy – który i dla kogo sprawdzi się lepiej?

    Ostatnimi czasy picie kawy przeniosło się z kawiarni pod strzechy. Nic dziwnego więc, że wiele osób stoi przed niezwykle trudnym wyborem – jaki ekspres do domu wybrać? Wśród wielu firm i modeli łatwo się zagubić. Jednak nie obawiajcie się! Odpowiadając na kilka prostych pytań, możemy łatwo stwierdzić, jaki ekspres będzie dla nas odpowiedni.

    Firmy szukają nowych pracowników

    Firmy szukają coraz więcej nowych pracowników. Liczba ofert pracy w urzędach pracy rośnie. Jakie są przyczyny?

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych - raport NIK

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych. Z przeprowadzonej przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w Gdańsku kontroli wynika, że miasta Gdynia, Kartuzy i Tczew inwestowały w infrastrukturę miejską, jednak nie w pełni zapewniły dostęp do niej osobom z utrudnionym poruszaniem się. Analizowały potrzeby i konsultowały je z mieszkańcami, jednak nie potrafiły egzekwować właściwych rekomendacji. Każda ze zbadanych przez NIK inwestycji miała jakąś przeszkodę, utrudniającą samodzielne przemieszczanie się po mieście.

    Ilu Polaków mieszka w domach jednorodzinnych a ilu w blokach?

    Dom jednorodzinny a mieszkanie w bloku. Marzenia o wyprowadzce z bloku do domu nie są w Polsce nowością. Już dziś w domach jednorodzinnych mieszka 55% rodaków – wynika z danych Eurostatu. Problem w tym, aby decyzję o wyprowadzce podjąć świadomie.

    Nie tylko negatywne skutki pandemii? [BADANIE]

    Według co czwartego Polaka pandemia przyniosła tyle samo następstw pozytywnych, co negatywnych. Tak wynika z badania zrealizowanego dla Rejestru Dłużników BIG InforMonitor.

    Kooperatywy mieszkaniowe - projekt ustawy w konsultacjach

    Kooperatywy mieszkaniowe. Projekt ustawy regulujący tworzenie kooperatyw mieszkaniowych zamieszczono 22 lipca 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji i skierowano do konsultacji publicznych. Jego celem jest upowszechnienie kooperatyw mieszkaniowych, a przez to zwiększenie dostępności mieszkań. W projekcie zrezygnowano niestety z propozycji ulgi podatkowej dla członków kooperatywy mieszkaniowej.

    Mieszkanie Plus znów w ogniu politycznego sporu. Co to oznacza dla najemców?

    Mieszkanie Plus - Koalicja Obywatelska domaga się zwiększenia ochrony najemców programu. Jednak objęci nią byliby także najemcy mieszkań oferowanych przez prywatne firmy i fundusze. Istnieje ryzyko, że więcej by na tym stracili niż zyskali.

    Jakie są długi spółek giełdowych w 2021 r.?

    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż zmniejszyło się zadłużenie spółek notowanych na giełdzie. Ile wynosi obecnie?

    Branża opakowań rośnie dzięki e-commerce [BADANIE]

    Pomimo wzrostu cen surowców branża opakowań rośnie w rekordowym tempie. Ważnym impulsem rozwoju pozostaje e-commerce.

    Społeczne agencje najmu od 23 lipca. Kto i jak może skorzystać z SAN?

    Społeczne agencje najmu. 23 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Dzięki nowym przepisom mogą już powstawać społeczne agencje najmu (SAN) – podmioty pośredniczące między właścicielami mieszkań na wynajem i osobami, którym dochody lub sytuacja życiowa utrudniają najem mieszkania w warunkach rynkowych. Kto i jak może skorzystać na działalności SAN?

    Ważny termin dla najemców centrów handlowych

    Covidowe prolongaty umów najmu można anulować tylko do 6 sierpnia 2021 r. Co z najemcami, którzy płacili czynsze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze na inwestycję? Z jakich programów korzystają Polacy? Czy fotowoltaika to oszczedności?