REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitorowanie poczty elektronicznej pracownika

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Pracownik, który korzysta ze służbowego adresu e-mail do prowadzenia prywatnej korespondencji, może narazić się na przykre konsekwencje. Kiedy i w jaki sposób przełożony może skontrolować zawartość poczty elektronicznej podwładnych? Jakie środki może zastosować w przypadku odkrycia niedozwolonych działań?

Tajemnica korespondencji w świetle prawa

REKLAMA

REKLAMA


Sumienne wykonywanie poleceń służbowych wynikających z umowy o pracę to obowiązek każdego pracownika. Kontrolę nad działaniami podejmowanymi przez personel sprawuje pracodawca. Musi jednak pamiętać, że podjęte czynności mające na celu sprawdzenie czy pracownik efektywnie wykorzystuje czas pracy, nie mogą naruszać dóbr osobistych kontrolowanego. A tajemnica korespondencji do takich należy!


Kwestię tę w sposób szczegółowy regulują przepisy Kodeksu cywilnego (art. 23 i następne), a do środków przysługujących osobie, której dobro osobiste zostało naruszone, należą miedzy innymi:


•    prawo zadania naprawienia szkody wyrządzonej naruszeniem,

REKLAMA

•    prawo do otrzymania zadośćuczynienia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Zatem jak kontrolować pocztę nie naruszając tajemnicy korespondencji?


Przede wszystkim pracownik musi zostać uprzedzony o tym, że firmowa poczta elektroniczna podlega kontroli. Najlepiej, gdy regulacje związane z nadzorem pracy pracownika zostały jasno sformułowane w umowie o pracę, regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy.


Służbowa korespondencja na prywatnym komputerze


Komputer stanowi narzędzie pracy pracownika i powinien być wykorzystywany wyłącznie do wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę. Pamiętajmy, że sprzęt udostępniony pracownikowi nadal stanowi własność pracodawcy, dlatego przełożony może kontrolować zawartość przechowywaną na dysku, zatem także i treść zgromadzonej poczty.


Z bardziej zawiłą sytuacją mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik korzysta z własnego komputera pobierając e-maile z firmowego serwera. W tej sytuacji pracodawca nie może skontrolować zawartości sprzętu. UWAGA! Pracodawca może jednak zakazać pobierania służbowej poczty na prywatny komputer lub ustawić na serwerze poczty przychodzącej opcję, która pozwoli na zachowywanie kopii służbowych e-maili, zapewniając pracodawcy dostęp do ich treści.

Poznaj najnowsze zmiany w Kodeksie pracy >>


Narzędzia techniczne do kontroli poczty


Realizując funkcje kontrolne, pracodawca ma do wyboru kilka metod techniczno-organizacyjnych.


Sposób 1.


Pracodawca może posługiwać się tym samym loginem i hasłem do służbowego konta poczty, które przekazał pracownikowi. Jest to oczywiście sposób mało wygodny i niezapewniający pełnej kontroli w sytuacji, gdy poczta jest ściągana na komputer, bez pozostawiania kopii na serwerze - np. popularnym protokołem POP3.


Rozwiązaniem w tym wypadku jest wybór operatora poczty, umożliwiającego połączenie protokołem IMAP - przy jednoczesnym operowaniu na poczcie za pomocą wygodnych programów, jak np. MS Outlook. W tym przypadku poczta przez cały czas znajduje się na serwerze, a na komputer pracownika ściągane są tylko kopie wiadomości. Dodatkowym atutem rozwiązania jest to, że zapewnia ono o wiele wyższy poziom bezpieczeństwa, bowiem cała poczta jest backupowana przez firmę hostingową. Jednym z dostawców proponujących ten sposób obsługi jest Ogicom, gdzie nawet w podstawowej opcji poczta backupowana jest przez 7 dni. Warto zwrócić uwagę na ten parametr wybierając operatora hostingu.


Sposób 2.


Kolejne rozwiązanie opiera się na utworzeniu przekierowania z pozostawieniem kopii wiadomości na serwerze. Taka metoda umożliwia pracodawcy śledzenie przychodzących e-maili bez względu na sposób łączenia z serwerem (POP3 czy SMTP). Z kolei monitoring poczty wychodzącej, jeśli nie stosuje się protokołu SMTP, jest możliwy np. poprzez załączanie adresu pracodawcy, jako nieujawnionego adresata (pole UDW/BCC) w każdym mailu wysyłanym przez pracownika. Jest to oczywiście rozwiązanie zależne od woli pracownika, a przez to - zawodne.


Sposób 3.


Najlepszy sposób z punktu widzenia pracodawcy, to ustawienie tzw. archiwizacji poczty wychodzącej. - Wielu klientów żartobliwie nazywa tę opcję „Funkcją szpiega”. Dzięki niej szef firmy może utrzymywać kopię każdego e-maila wysłanego ze służbowego konta pracownika, obojętnie, czy ten sobie tego życzy, czy też nie. Tylko nieliczni operatorzy udostępniają w panelu odpowiednie narzędzie do tego typu operacji, dlatego - jeżeli kierownictwu zależy na takim monitoringu, warto spytać o to operatora, zanim zawrze się umowę z firmą hostingową w zakresie poczty firmowej - tłumaczy Artur Pajkert, ekspert Ogicom.


2 lata pozbawienia wolności


Pracodawca ma prawo sprawdzić czy treść służbowej korespondencji nie narusza tajemnicy handlowej. Jednocześnie, podczas kontroli poczty elektronicznej, nie może naruszyć tajemnicy korespondencji. Żaden z e-maili, oznaczonych jako prywatne, nie powinien, co do treści, interesować pracodawcy. Jeżeli jednak zdarzy się, że przeczyta prywatny list pracownika, to nie może nikomu przekazać informacji w nim zawartych ani w żaden sposób ich wykorzystać.


Za naruszenie tajemnicy korespondencji pracodawcy grozi kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Jeżeli pracodawca nie poinformuje pracowników o stosowanych metodach kontroli, mogą oni dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia ich dóbr osobistych. Dlatego korzystając z jakichkolwiek form monitorowania poczty elektronicznej w firmie - należy pamiętać o uprzedzeniu o tym fakcie pracowników.

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stażysta w firmie na zupełnie nowych zasadach. 7 najważniejszych założeń planowanych zmian

Stażyści będą otrzymywali określone wynagrodzenie, a pracodawcy będą musieli podpisywać z nimi umowy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło założenia projektu nowej ustawy.

Polska jednym z najbardziej atrakcyjnych kierunków inwestycyjnych w Europie

Globalna relokacja kosztów zmienia mapę biznesu, ale w Europie Środkowej Polska nadal pozostaje jednym z najpewniejszych punktów odniesienia dla firm szukających balansu między ceną a bezpieczeństwem.

Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

REKLAMA

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

REKLAMA

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA