Od 1 marca 2010 r. pracownicy ZUS wyręczają małych przedsiębiorców przy sporządzaniu dokumentów ubezpieczeniowych

RADA

ZUS przygotuje dokumenty zgłoszenia Pani jako płatnika składek na podstawie wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, który złoży Pani w gminie. Jeśli zgłosi się Pani do jednostki ZUS z odpowiednimi dokumentami, pracownicy ZUS mogą przygotować dokumenty zgłoszenia Pani do odpowiednich ubezpieczeń oraz członków Pani rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Ponieważ nie zatrudnia Pani pracownika, ZUS może w Pani imieniu sporządzać również deklaracje rozliczeniowe.

UZASADNIENIE

Zgłoszenie płatnika składek. Wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, złożony w gminie na formularzu EDG-1, jest jednocześnie zgłoszeniem płatnika składek albo jego zmiany w myśl przepisów o systemie ubezpieczeń (art. 5 pkt 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Na podstawie danych przekazanych przez organ ewidencyjny ZUS sporządza z urzędu dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek (ZUS ZFA, ZUS ZBA, ZUS ZAA). Nie musi Pani więc oddzielnie składać w ZUS tego zgłoszenia.

Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych/zdrowotnych. ZUS nie może natomiast sporządzić z urzędu dokumentów zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i/lub do ubezpieczenia zdrowotnego osoby, która zaczyna prowadzić działalność. Nie zna bowiem wszystkich okoliczności, które wpływają na obowiązek ubezpieczeń, np. nabytych uprawnień do emerytury, równoczesnego wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia lub umowy o pracę. Obowiązek sporządzenia tych dokumentów (ZUS ZUA lub ZUS ZZA) ciąży zatem na rozpoczynającym prowadzenie działalności, który powinien zgłosić się do ubezpieczeń w terminie 7 dni od rozpoczęcia działalności (art. 36 ust. 3 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Od 1 marca 2010 r. nie trzeba już zgłaszać się w ZUS z wypełnionymi drukami ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Wystarczy zgłosić się do jednostki ZUS w dowodem osobistym lub paszportem, a pracownik ZUS przygotuje zarówno zgłoszenie do ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność, jak i zgłoszenie członków jej rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Płatnik musi jedynie udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące jego sytuacji ubezpieczeniowej, podać swój adres zameldowania (ewentualnie adres zamieszkania lub adres do korespondencji) oraz podać nadany mu numer NIP.

Do ZUS należy się zgłosić z dowodem osobistym lub paszportem. Pracownik ZUS musi bowiem potwierdzić tożsamość na podstawie wiarygodnego dokumentu.

WAŻNE!

Osoba, która chce, by pracownik ZUS przygotował jej zgłoszenie do ubezpieczeń w związku z podjęciem prowadzenia działalności, musi zgłosić się do ZUS z dowodem osobistym lub paszportem oraz z NIP w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności.

Osoba, za którą pracownik ZUS przygotuje dokument zgłoszenia do ubezpieczeń na podstawie podanych informacji i przedłożonych dokumentów, musi podpisać się na wydrukowanym zgłoszeniu ZUS ZUA/ZUS ZZA. W ten sposób uwierzytelnia zawarte w nim dane. Dopiero po podpisaniu dokument jest wprowadzany do systemu komputerowego ZUS.

Zgłoszenie do ubezpieczenia członka rodziny. Na podobnych zasadach pracownicy ZUS mogą również sporządzać dokumenty zgłoszeniowe do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny osoby prowadzącej działalność.

Deklaracja ZUS DRA. Pracownicy ZUS mogą wyręczyć płatnika składek również w sporządzaniu deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA - ale obecnie taką możliwość mają tylko ci płatnicy, którzy rozliczają składki wyłącznie za siebie. Taki płatnik musi okazać dokument tożsamości oraz podać numer NIP i podstawy wymiaru składek (może zadeklarować wyższe kwoty niż minimalne wymagane przepisami). Na tej podstawie pracownik ZUS sporządzi deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Jeśli płatnik zaczął prowadzić działalność od pierwszego dnia miesiąca, to po sporządzeniu deklaracji za ten pierwszy pełny miesiąc nie będzie już musiał zgłaszać się do jednostki ZUS (chyba że zajdą jakieś zmiany, np. zachoruje, zawiesi działalność). Dalsze dokumenty będą sporządzane przez ZUS z urzędu.

Wypełnianie dokumentów ubezpieczeniowych „małych płatników”. Obecnie ZUS deklaruje gotowość do sporządzania dokumentów ubezpieczeniowych za płatników zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie za siebie. Pozostali „mali” płatnicy nadal powinni przekazywać wypełnione dokumenty w formie papierowej. Sporządzanie dokumentów rozliczeniowych za płatników zobowiązanych do rozliczania składek za więcej osób ma być możliwe w przyszłości.

Jeśli zatrudni Pani pracownika, będzie Pani musiała samodzielnie sporządzić papierowy dokument jego zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA i przekazać go do jednostki ZUS. Wynika to z konieczności podpisywania dokumentów zgłoszeniowych przez osobę zgłaszaną do ubezpieczeń.

• art. 5 pkt 3 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 201, poz. 1540

• art. 36 ust. 3 i 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 161, poz. 1278

Joanna Goliniewska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych