REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przez jaki okres należy przechowywać ewidencję czasu pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Agnieszka Romaniuk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Czy ewidencję czasu pracy pracowników należy przechowywać przez 50 lat, jak akta osobowe, czy przez 3 lata? Jaki okres jest prawidłowy?

RADA

REKLAMA

Ewidencję czasu pracy pracowników należy przechowywać przez 3 lata, licząc od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego, którego ta ewidencja dotyczy.

UZASADNIENIE

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy (art. 149 Kodeksu pracy). Jest to dokument niebędący częścią akt osobowych i imiennej karty (listy) wynagrodzeń. Ewidencja czasu pracy nie stanowi więc dowodu niezbędnego do udokumentowania przebiegu zatrudnienia czy ustalenia prawa do emerytury lub renty. Nie muszą więc Państwo przechowywać ewidencji czasu pracy przez 50 lat od dnia ustania zatrudnienia pracownika, gdyż okres ten dotyczy wyłącznie przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji płacowej (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

WAŻNE!

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wszyscy pracodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Obowiązujące przepisy prawa nie regulują długości okresu przechowywania ewidencji czasu pracy pracowników, z jednym wyjątkiem - ewidencją czasu pracy kierowcy. W stosunku do tej grupy pracowników pracodawcy mają obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy przez 3 lata po zakończeniu okresu nią objętego (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców). Powyższy obowiązek należy stosować również do pozostałych pracowników, biorąc pod uwagę celowość przechowywania ewidencji oraz możliwość ewentualnych sporów sądowych. Ewidencja czasu pracy służy głównie zrekompensowaniu wszystkich przypadków pracy w godzinach nadliczbowych oraz sporządzeniu imiennej listy wypłacanego wynagrodzenia za pracę. Ewidencja jest więc ważnym dowodem w sprawach o roszczenia pracowników o wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, którego pracownik może żądać w okresie 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Okres przechowywania ewidencji czasu pracy pozostaje zatem w ścisłym związku z 3-letnim okresem przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy.

PRZYKŁAD

REKLAMA

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy w formie kart miesięcznych. Wynagrodzenie wypłaca w ostatnim dniu miesiąca. W przypadku ewidencji czasu pracy pracownika za listopad 2009 r. pracodawca jest zobowiązany do przechowywania jej do końca listopada 2012 r. Z tym dniem ulegają bowiem przedawnieniu roszczenia pracownika o wypłatę wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą, np. dodatków za godziny nadliczbowe, które pracodawca powinien wypłacić do 30 listopada 2009 r.

Ewidencja czasu pracy jest dokumentacją o czasowym znaczeniu praktycznym i należy do kategorii dokumentacji niearchiwalnej, która po upływie okresu przydatności powinna zostać zniszczona.

Ewidencja czasu pracy

Przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją oraz zasad jej klasyfikowania, kwalifikowania i przekazywania do archiwum określają, że przez 25 lat należy przechowywać analizy efektywnego czasu pracy. Jednak ewidencja czasu pracy nie jest zaliczana do dokumentów dotyczących analiz efektywnego czasu pracy. Przez pojęcie „analizy efektywnego czasu pracy” należy rozumieć cykliczne lub zbiorcze (kwartalne, półroczne, roczne) opracowania własne pracodawcy w formie tabelarycznej i opisowej. Mogą one uwzględniać np. czas do przepracowania w analizowanym okresie, wykorzystanie nominalnego czasu pracy, efektywny czas pracy, czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, czas opuszczony z podaniem przyczyn niewykonywania pracy przez pracowników. Mogą to być analizy, które nie mieszczą się w opracowaniach kompleksowych lub problemowych, np. w statystycznych opracowaniach końcowych sporządzanych do GUS, gdyż zawierają szerszy zakres informacji niezbędny do realizowania istotnych celów pracodawcy, a zbędny dla sprawozdawczości statystycznej.

PRZYKŁAD

REKLAMA

Pracodawca przeprowadził analizę efektywnego czasu pracy (w okresie dwuletnim) pod kątem absencji chorobowych wszystkich zatrudnionych pracowników. Pozwoli mu ona ustalić powtarzające się okresy nieobecności pracowników z powodu zwolnień lekarskich i w związku z tym pozwoli zaplanować w takim okresie mniejszą liczbę zadań do realizacji. Ponadto pracodawca będzie mógł zwiększyć liczbę zadań w okresach niewielkich absencji chorobowych. W ten sposób pracodawca może zmniejszyć wydatki na godziny nadliczbowe zwiększając jednocześnie wydajność pracy.

Głównym celem, któremu ma służyć ewidencja czasu pracy, jest obliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. W związku z tym w karcie ewidencji czasu pracy muszą być zapisywane:

• praca w poszczególnych dobach, w tym praca w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

• dyżury,

• urlopy,

zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Nawet w przypadku zatrudnienia jednego pracownika prowadzi się dla niego indywidualną, imienną ewidencję czasu pracy. Obowiązek taki dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy wybór).

• art. 149, art. 291 § 1 Kodeksu pracy,

• § 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),

• art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm.),

• art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227),

• załącznik nr 2 do rozporządzenia z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU nr 167, poz. 1375),

• art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.).

Agnieszka Romaniuk

specjalista w zakresie prawa pracy

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tańsze tankowanie od września – ORLEN wprowadza nową promocję dla kierowców

Od 1 września 2025 roku na stacjach ORLEN w całej Polsce rusza nowa akcja promocyjna. Kierowcy mogą liczyć na zniżki nawet do 20 zł przy jednym tankowaniu, a co ważne – promocja obowiązuje codziennie, przez cały miesiąc. To kontynuacja wakacyjnych rabatów, ale w nieco innej, bardziej elastycznej formie.

Czy firmy wolą pozyskiwać nowych klientów czy utrzymywać relacje ze starymi?

Trzy czwarte firm w Europie planuje zwiększyć wydatki na narzędzia lojalnościowe, jak karty podarunkowe. W Polsce tylko 4% firm B2B stawia na budowanie relacji w marketingu, co – zdaniem ekspertów – jest niewykorzystanym potencjałem, zwłaszcza przy rosnących kosztach pozyskania klientów.

Co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu [BADANIE]

Z badań przeprowadzonych przez platformę edukacyjną Centrum Profilaktyki Społecznej wynika, iż co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu. Zjawisko to odbija się na rodzinach. Terapeuci coraz częściej spotykają pacjentów, którzy nie wiedzą, jak żyć razem po latach „małżeństwa na odległość”.

Zasiłek chorobowy 2025 – jakie zmiany planuje rząd

To może być prawdziwa rewolucja w systemie świadczeń chorobowych. Rząd chce, by już od 2026 roku pracodawcy nie musieli płacić za pierwsze dni choroby pracowników. Zasiłek od początku zwolnienia lekarskiego ma przejąć ZUS. Zmiana oznacza ulgę dla firm, ale jednocześnie zwiększy wydatki Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Czy pracownicy zyskają, a system wytrzyma dodatkowe obciążenia?

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur [KOMENTARZ]

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) obejmie wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), nawet najmniejsze firmy i wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur - podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl.

Boom na wynajem aut i rosnące zobowiązania firm

Wakacje pełne przygód? Kamper. Krótka wycieczka? Auto na godziny. Dojazd z dworca? Samochód na minuty. Wynajem pojazdów w Polsce rośnie, także w firmach. Jednak branża ma problemy – długi firm wynajmujących sięgają 251 mln zł i nadal rosną.

System kaucyjny od 1 października wchodzi w życie, co dla firm oznacza prawdziwą zmianę paradygmatu w obsłudze klientów

Większość Polaków uważa, że system kaucyjny to najlepszy sposób na odzyskiwanie opakowań po napojach – społeczna akceptacja jest ogromna, a oczekiwania klientów rosną. Dla sklepów i producentów to nie tylko obowiązek prawny, ale także nowe wyzwania logistyczne, technologiczne i edukacyjne. Firmy będą musiały nauczyć klientów prostych, ale ważnych zasad – jak prawidłowo zwracać butelki i puszki, by otrzymać kaucję, jak zorganizować punkt zwrotów i jak zintegrować systemy sprzedaży, aby proces był szybki i intuicyjny. To moment, w którym codzienne zakupy przestają być tylko rutyną – stają się gestem odpowiedzialności, a dla firm szansą na budowanie wizerunku nowoczesnego, ekologicznego biznesu, który rozumie potrzeby klientów i dba o środowisko.

Fundacja rodzinna bez napięć - co powinien zawierać dobry statut?

Pomimo że fundacja rodzinna jest w polskim prawie stosunkowo nowym rozwiązaniem, to zdążyła już wzbudzić zainteresowanie przedsiębiorców. Nic dziwnego – pozwala bowiem uporządkować proces sukcesji, ochronić majątek przed rozdrobnieniem i stworzyć ramy współpracy między pokoleniami, przekazując jednocześnie wartości i wizję fundatora jego sukcesorom.

REKLAMA

Co trzecia polska firma MŚP boi się upadłości. Winne zatory płatnicze

Choć inflacja wyhamowała, a gospodarka wysyła sygnały poprawy, małe i średnie firmy wciąż zmagają się z poważnymi problemami. Z najnowszego raportu wynika, że niemal 30% z nich obawia się, iż w ciągu dwóch lat może zniknąć z rynku – głównie przez opóźnione płatności od kontrahentów.

System kaucyjny od 1 października zagrożeniem dla MŚP? Rzecznik apeluje do rządu o zmiany

Od 1 października w Polsce ma ruszyć system kaucyjny, jednak przedsiębiorcy alarmują o poważnych problemach organizacyjnych i finansowych. Rzecznik MŚP apeluje do rządu o zmiany, ostrzegając przed chaosem i nierównymi warunkami dla małych sklepów.

REKLAMA