REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja czasu pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monika Wacikowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Czas pracy pracowników musi być rejestrowany przez pracodawcę w ewidencji czasu pracy. Za brak takiego dokumentu odpowiada pracodawca.

Każdy pracodawca ma obowiązek w stosunku do zatrudnianych u siebie pracowników tworzyć i wypełniać ewidencję czasu pracy. Dokument ten jest podstawą rozliczenia czasu pracy pracownika w danym miesiącu czy okresie rozliczeniowym, a co za tym idzie, jest również podstawą do rozliczenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia.

REKLAMA

REKLAMA

Zakres podmiotowy ewidencji czasu pracy

Obowiązek tworzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na system czasu pracy oraz organizację czasu pracy, w jakiej są zatrudnieni (art. 149 § 1 k.p.). Obowiązek ten dotyczy również pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy oraz tych, którym przysługuje ryczałtowa forma wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych lub za pracę w porze nocnej. W stosunku jednak do tych grup pracowników pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy, a co za tym idzie, w poszczególnych rubrykach odnoszących się do danych dni pracodawca zapisuje jedynie informację o tym, że pracownik pracował - oznaczając ten fakt określonym symbolem np. P, nie zaś tak jak w przypadku pozostałych pracowników - ile godzin pracował (art. 149 § 2 k.p.). Ewidencja prowadzona jest jedynie w celu rejestracji wykorzystanych dni urlopu, zwolnień od wykonywania pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

WaŻne!

REKLAMA

W stosunku do kierowców istnieje obowiązek ewidencjonowania poszczególnych godzin pracy, bez względu na system czasu pracy, w którym są zatrudnieni - również w systemie zadaniowego czasu pracy (art. 25 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 k.p.).

Zakres przedmiotowy ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy obejmuje swoim zakresem wszystkie informacje, które potrzebne są pracodawcy do rozliczenia czasu pracy, a więc i do naliczenia wynagrodzenia pracownika za dany okres.

Pracodawca ma zatem obowiązek zamieścić w niej dane obejmujące:

• pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę:

- w niedziele i święta,

- w porze nocnej,

- w godzinach nadliczbowych,

- w dni wolne od pracy wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

• dyżury,

• urlopy,

• zwolnienia od pracy oraz

• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy (§ 8 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Trzeba jednak pamiętać, że w niektórych grupach pracowniczych pojawiają się również inne niż ww. kategorie związane z czasem pracy. W takich przypadkach ewidencja czasu pracy musi uwzględniać również i te kategorie. Dotyczy to w szczególności kierowców, w których czasie pracy wyróżniamy dodatkowo przerwę na odpoczynek czy przerwę w prowadzeniu pojazdu, gotowość do pracy czy różne formy dyżuru, oraz pracowników służby zdrowia, u których pojawia się kategoria dyżuru medycznego oraz gotowości do pracy. W przypadku pracowników zatrudnionych w przerywanym systemie czasu pracy konieczne jest zaś zamieszczanie informacji również o tej przerwie.

Wymogi formalne

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona jako karta, a co za tym idzie, powinna występować w formie papierowej. Jak zostało jednak w praktyce przyjęte, ewidencję można tworzyć również w formie elektronicznej, najczęściej przez dokonywanie wpisów w programie komputerowym do tego celu stworzonym. Taką formę prowadzenia czy uzupełniania ewidencji czasu pracy dopuszcza się jednak tylko w przypadku, gdy możliwe jest wykonanie wydruku z tego programu. Jest bowiem to niezbędne ze względu na ewentualną konieczność udostępnienia takiej ewidencji pracownikowi - na jego żądanie oraz np. Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzającej kontrolę czasu pracy w zakładzie pracy.

Brak jest powszechnie obowiązującego wzoru ewidencji czasu pracy. Pracodawca może zatem stworzyć ją według własnych upodobań, z tym jednak zastrzeżeniem, że musi ona obejmować miejsce na wszystkie informacje, które obowiązkowo muszą być w niej zawarte, czyli co do zasady na: pracę w poszczególnych dobach roboczych (w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w nadgodzinach oraz w dniach wolnych od pracy wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy), dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Sam zaś wygląd ewidencji czasu pracy zależy od pracodawcy.

Nie ma również prawnych przeciwwskazań, aby pracodawca korzystał ze wzorów ewidencji pojawiających się na rynku - w Internecie czy w sklepach z formularzami. Trzeba jednak pamiętać, że to do obowiązku pracodawcy należy skonfrontowanie danych na wpisanie, które znajdują się w takiej ewidencji, z danymi, które muszą się w niej znaleźć. Jeśli w formularzu brak będzie miejsca na jakąś informację, np. o pracy w godzinach nadliczbowych, nie oznacza to, że pracodawca jest zwolniony z uwzględniania tej informacji w ewidencji. Wręcz przeciwnie - jeśli jej nie uzupełni, będzie odpowiedzialny za jej brak, w razie np. kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Obowiązujące przepisy nie określają również okresu, na jaki ma być tworzona ewidencja czasu pracy. A zatem to do pracodawcy zależy decyzja, na jaki okres ewidencja taka będzie tworzona - w praktyce występują zatem ewidencje miesięczne, na pełne okresy rozliczeniowe oraz na okresy roczne. Bez względu jednak na okres, jaki obejmuje ewidencja czasu pracy, pracodawca ma obowiązek wypełniać ją nie rzadziej niż raz w miesiącu - jest to niezbędne ze względu na konieczność comiesięcznego rozliczania czasu pracy, w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia.

Dodatkowo do karty ewidencji czasu pracy pracodawca ma obowiązek dołączać wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, jeśli pracownik wnioski takie składa (§ 8a rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Monika Wacikowska 

Podstawa prawna:

• art. 149 § 1 i 2, art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy,

• art. 25 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879),

• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stażysta w firmie na zupełnie nowych zasadach. 7 najważniejszych założeń planowanych zmian

Stażyści będą otrzymywali określone wynagrodzenie, a pracodawcy będą musieli podpisywać z nimi umowy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło założenia projektu nowej ustawy.

Polska jednym z najbardziej atrakcyjnych kierunków inwestycyjnych w Europie

Globalna relokacja kosztów zmienia mapę biznesu, ale w Europie Środkowej Polska nadal pozostaje jednym z najpewniejszych punktów odniesienia dla firm szukających balansu między ceną a bezpieczeństwem.

Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

REKLAMA

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

REKLAMA

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA