REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja czasu pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monika Wacikowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Czas pracy pracowników musi być rejestrowany przez pracodawcę w ewidencji czasu pracy. Za brak takiego dokumentu odpowiada pracodawca.

Każdy pracodawca ma obowiązek w stosunku do zatrudnianych u siebie pracowników tworzyć i wypełniać ewidencję czasu pracy. Dokument ten jest podstawą rozliczenia czasu pracy pracownika w danym miesiącu czy okresie rozliczeniowym, a co za tym idzie, jest również podstawą do rozliczenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia.

REKLAMA

Zakres podmiotowy ewidencji czasu pracy

Obowiązek tworzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na system czasu pracy oraz organizację czasu pracy, w jakiej są zatrudnieni (art. 149 § 1 k.p.). Obowiązek ten dotyczy również pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy oraz tych, którym przysługuje ryczałtowa forma wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych lub za pracę w porze nocnej. W stosunku jednak do tych grup pracowników pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy, a co za tym idzie, w poszczególnych rubrykach odnoszących się do danych dni pracodawca zapisuje jedynie informację o tym, że pracownik pracował - oznaczając ten fakt określonym symbolem np. P, nie zaś tak jak w przypadku pozostałych pracowników - ile godzin pracował (art. 149 § 2 k.p.). Ewidencja prowadzona jest jedynie w celu rejestracji wykorzystanych dni urlopu, zwolnień od wykonywania pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

WaŻne!

W stosunku do kierowców istnieje obowiązek ewidencjonowania poszczególnych godzin pracy, bez względu na system czasu pracy, w którym są zatrudnieni - również w systemie zadaniowego czasu pracy (art. 25 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 k.p.).

Zakres przedmiotowy ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy obejmuje swoim zakresem wszystkie informacje, które potrzebne są pracodawcy do rozliczenia czasu pracy, a więc i do naliczenia wynagrodzenia pracownika za dany okres.

Pracodawca ma zatem obowiązek zamieścić w niej dane obejmujące:

• pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę:

- w niedziele i święta,

- w porze nocnej,

- w godzinach nadliczbowych,

- w dni wolne od pracy wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

• dyżury,

• urlopy,

• zwolnienia od pracy oraz

REKLAMA

• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy (§ 8 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Trzeba jednak pamiętać, że w niektórych grupach pracowniczych pojawiają się również inne niż ww. kategorie związane z czasem pracy. W takich przypadkach ewidencja czasu pracy musi uwzględniać również i te kategorie. Dotyczy to w szczególności kierowców, w których czasie pracy wyróżniamy dodatkowo przerwę na odpoczynek czy przerwę w prowadzeniu pojazdu, gotowość do pracy czy różne formy dyżuru, oraz pracowników służby zdrowia, u których pojawia się kategoria dyżuru medycznego oraz gotowości do pracy. W przypadku pracowników zatrudnionych w przerywanym systemie czasu pracy konieczne jest zaś zamieszczanie informacji również o tej przerwie.

Wymogi formalne

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona jako karta, a co za tym idzie, powinna występować w formie papierowej. Jak zostało jednak w praktyce przyjęte, ewidencję można tworzyć również w formie elektronicznej, najczęściej przez dokonywanie wpisów w programie komputerowym do tego celu stworzonym. Taką formę prowadzenia czy uzupełniania ewidencji czasu pracy dopuszcza się jednak tylko w przypadku, gdy możliwe jest wykonanie wydruku z tego programu. Jest bowiem to niezbędne ze względu na ewentualną konieczność udostępnienia takiej ewidencji pracownikowi - na jego żądanie oraz np. Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzającej kontrolę czasu pracy w zakładzie pracy.

Brak jest powszechnie obowiązującego wzoru ewidencji czasu pracy. Pracodawca może zatem stworzyć ją według własnych upodobań, z tym jednak zastrzeżeniem, że musi ona obejmować miejsce na wszystkie informacje, które obowiązkowo muszą być w niej zawarte, czyli co do zasady na: pracę w poszczególnych dobach roboczych (w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w nadgodzinach oraz w dniach wolnych od pracy wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy), dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Sam zaś wygląd ewidencji czasu pracy zależy od pracodawcy.

Nie ma również prawnych przeciwwskazań, aby pracodawca korzystał ze wzorów ewidencji pojawiających się na rynku - w Internecie czy w sklepach z formularzami. Trzeba jednak pamiętać, że to do obowiązku pracodawcy należy skonfrontowanie danych na wpisanie, które znajdują się w takiej ewidencji, z danymi, które muszą się w niej znaleźć. Jeśli w formularzu brak będzie miejsca na jakąś informację, np. o pracy w godzinach nadliczbowych, nie oznacza to, że pracodawca jest zwolniony z uwzględniania tej informacji w ewidencji. Wręcz przeciwnie - jeśli jej nie uzupełni, będzie odpowiedzialny za jej brak, w razie np. kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Obowiązujące przepisy nie określają również okresu, na jaki ma być tworzona ewidencja czasu pracy. A zatem to do pracodawcy zależy decyzja, na jaki okres ewidencja taka będzie tworzona - w praktyce występują zatem ewidencje miesięczne, na pełne okresy rozliczeniowe oraz na okresy roczne. Bez względu jednak na okres, jaki obejmuje ewidencja czasu pracy, pracodawca ma obowiązek wypełniać ją nie rzadziej niż raz w miesiącu - jest to niezbędne ze względu na konieczność comiesięcznego rozliczania czasu pracy, w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia.

Dodatkowo do karty ewidencji czasu pracy pracodawca ma obowiązek dołączać wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, jeśli pracownik wnioski takie składa (§ 8a rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Monika Wacikowska 

Podstawa prawna:

• art. 149 § 1 i 2, art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy,

• art. 25 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879),

• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

REKLAMA

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA

Rewolucyjne zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), co oznacza, że już od 1 stycznia 2026 r. zmieni się sposób ich prowadzenia.

Apteki odzyskają prawo reklamowania swojej działalności. bo obecne zakazy są sprzeczne z prawem unijnym

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał wyrok w sprawie C-200/24, w którym jednoznacznie uznał, że obowiązujący w Polsce całkowity zakaz reklamy aptek narusza prawo Unii Europejskiej. To ważny moment dla rynku aptecznego i swobody działalności gospodarczej w Polsce.

REKLAMA