REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja czasu pracy

Monika Wacikowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Czas pracy pracowników musi być rejestrowany przez pracodawcę w ewidencji czasu pracy. Za brak takiego dokumentu odpowiada pracodawca.

Każdy pracodawca ma obowiązek w stosunku do zatrudnianych u siebie pracowników tworzyć i wypełniać ewidencję czasu pracy. Dokument ten jest podstawą rozliczenia czasu pracy pracownika w danym miesiącu czy okresie rozliczeniowym, a co za tym idzie, jest również podstawą do rozliczenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia.

REKLAMA

Zakres podmiotowy ewidencji czasu pracy

Obowiązek tworzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na system czasu pracy oraz organizację czasu pracy, w jakiej są zatrudnieni (art. 149 § 1 k.p.). Obowiązek ten dotyczy również pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy oraz tych, którym przysługuje ryczałtowa forma wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych lub za pracę w porze nocnej. W stosunku jednak do tych grup pracowników pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy, a co za tym idzie, w poszczególnych rubrykach odnoszących się do danych dni pracodawca zapisuje jedynie informację o tym, że pracownik pracował - oznaczając ten fakt określonym symbolem np. P, nie zaś tak jak w przypadku pozostałych pracowników - ile godzin pracował (art. 149 § 2 k.p.). Ewidencja prowadzona jest jedynie w celu rejestracji wykorzystanych dni urlopu, zwolnień od wykonywania pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

WaŻne!

W stosunku do kierowców istnieje obowiązek ewidencjonowania poszczególnych godzin pracy, bez względu na system czasu pracy, w którym są zatrudnieni - również w systemie zadaniowego czasu pracy (art. 25 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 k.p.).

Zakres przedmiotowy ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy obejmuje swoim zakresem wszystkie informacje, które potrzebne są pracodawcy do rozliczenia czasu pracy, a więc i do naliczenia wynagrodzenia pracownika za dany okres.

Pracodawca ma zatem obowiązek zamieścić w niej dane obejmujące:

• pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę:

- w niedziele i święta,

- w porze nocnej,

- w godzinach nadliczbowych,

- w dni wolne od pracy wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

• dyżury,

• urlopy,

• zwolnienia od pracy oraz

REKLAMA

• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy (§ 8 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Trzeba jednak pamiętać, że w niektórych grupach pracowniczych pojawiają się również inne niż ww. kategorie związane z czasem pracy. W takich przypadkach ewidencja czasu pracy musi uwzględniać również i te kategorie. Dotyczy to w szczególności kierowców, w których czasie pracy wyróżniamy dodatkowo przerwę na odpoczynek czy przerwę w prowadzeniu pojazdu, gotowość do pracy czy różne formy dyżuru, oraz pracowników służby zdrowia, u których pojawia się kategoria dyżuru medycznego oraz gotowości do pracy. W przypadku pracowników zatrudnionych w przerywanym systemie czasu pracy konieczne jest zaś zamieszczanie informacji również o tej przerwie.

Wymogi formalne

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona jako karta, a co za tym idzie, powinna występować w formie papierowej. Jak zostało jednak w praktyce przyjęte, ewidencję można tworzyć również w formie elektronicznej, najczęściej przez dokonywanie wpisów w programie komputerowym do tego celu stworzonym. Taką formę prowadzenia czy uzupełniania ewidencji czasu pracy dopuszcza się jednak tylko w przypadku, gdy możliwe jest wykonanie wydruku z tego programu. Jest bowiem to niezbędne ze względu na ewentualną konieczność udostępnienia takiej ewidencji pracownikowi - na jego żądanie oraz np. Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzającej kontrolę czasu pracy w zakładzie pracy.

Brak jest powszechnie obowiązującego wzoru ewidencji czasu pracy. Pracodawca może zatem stworzyć ją według własnych upodobań, z tym jednak zastrzeżeniem, że musi ona obejmować miejsce na wszystkie informacje, które obowiązkowo muszą być w niej zawarte, czyli co do zasady na: pracę w poszczególnych dobach roboczych (w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w nadgodzinach oraz w dniach wolnych od pracy wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy), dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Sam zaś wygląd ewidencji czasu pracy zależy od pracodawcy.

Nie ma również prawnych przeciwwskazań, aby pracodawca korzystał ze wzorów ewidencji pojawiających się na rynku - w Internecie czy w sklepach z formularzami. Trzeba jednak pamiętać, że to do obowiązku pracodawcy należy skonfrontowanie danych na wpisanie, które znajdują się w takiej ewidencji, z danymi, które muszą się w niej znaleźć. Jeśli w formularzu brak będzie miejsca na jakąś informację, np. o pracy w godzinach nadliczbowych, nie oznacza to, że pracodawca jest zwolniony z uwzględniania tej informacji w ewidencji. Wręcz przeciwnie - jeśli jej nie uzupełni, będzie odpowiedzialny za jej brak, w razie np. kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Obowiązujące przepisy nie określają również okresu, na jaki ma być tworzona ewidencja czasu pracy. A zatem to do pracodawcy zależy decyzja, na jaki okres ewidencja taka będzie tworzona - w praktyce występują zatem ewidencje miesięczne, na pełne okresy rozliczeniowe oraz na okresy roczne. Bez względu jednak na okres, jaki obejmuje ewidencja czasu pracy, pracodawca ma obowiązek wypełniać ją nie rzadziej niż raz w miesiącu - jest to niezbędne ze względu na konieczność comiesięcznego rozliczania czasu pracy, w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia.

Dodatkowo do karty ewidencji czasu pracy pracodawca ma obowiązek dołączać wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, jeśli pracownik wnioski takie składa (§ 8a rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Monika Wacikowska 

Podstawa prawna:

• art. 149 § 1 i 2, art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy,

• art. 25 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879),

• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czego najbardziej boją się przedsiębiorcy prowadzący małe biznesy? [BADANIE]

Czego najbardziej boją się małe firmy? Rosnących kosztów prowadzenia działalności i nierzetelnych kontrahentów. A czego najmniej? Najnowsze badanie UCE RESEARCH przynosi odpowiedzi. 

AI nie zabierze ci pracy, zrobi to człowiek, który potrafi z niej korzystać

Jak to jest z tą sztuczną inteligencją? Zabierze pracę czy nie? Analitycy z firmy doradczej IDC twierdzą, że jednym z głównych powodów sięgania po AI przez firmy jest potrzeba zasypania deficytu na rynku pracy.

Niewypłacalność przedsiębiorstw. Od początku roku codziennie upada średnio 18 firm

W pierwszym kwartale 2023 r. niewypłacalność ogłosiło 1635 firm. To o 31% więcej niż w tym okresie w ubiegłym roku i 35% wszystkich niewypłacalności ogłoszonych w 2023 r. Tak wynika z raportu przygotowanego przez ekonomistów z firmy Coface.  

Rosnące płace i spadająca inflacja nic nie zmieniają: klienci patrzą na ceny i kupują więcej gdy widzą okazję

Trudne ostatnie miesiące i zmiany w nawykach konsumentów pozostają trudne do odwrócenia. W okresie wysokiej inflacji Polacy nauczyli się kupować wyszukując promocje i okazje cenowe. Teraz gdy inflacja spadła, a na dodatek rosną wynagrodzenia i klienci mogą sobie pozwolić na więcej, nawyk szukania niskich cen pozostał.

REKLAMA

Ustawa o kryptoaktywach już w 2024 roku. KNF nadzorcą rynku kryptowalut. 4,5 tys. EUR za zezwolenie na obrót walutami wirtualnymi

Od końca 2024 roku Polska wprowadzi w życie przepisy dotyczące rynku kryptowalut, które dadzą Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) szereg nowych praw w zakresie kontroli rynku cyfrowych aktywów. Za sprawą konieczności dostosowania polskiego prawa do przegłosowanych w 2023 europejskich przepisów, firmy kryptowalutowe będą musiały raportować teraz bezpośrednio do regulatora, a ten zyskał możliwość nakładanie na nie kar grzywny. Co więcej, KNF będzie mógł zamrozić Twoje kryptowaluty albo nawet nakazać ich sprzedaż.

KAS: Nowe funkcjonalności konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Spółki, fundacje i stowarzyszenia nie muszą już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji drogą elektroniczną, aby rozliczać się elektronicznie. Krajowa Administracja Skarbowa wprowadziła nowe funkcjonalności konta organizacji w e-US.

Sztuczna inteligencja będzie dyktować ceny?

Sztuczna inteligencja wykorzystywana jest coraz chętniej, sięgają po nią także handlowcy. Jak detaliści mogą zwiększyć zyski dzięki sztucznej inteligencji? Coraz więcej z nich wykorzystuje AI do kalkulacji cen. 

Coraz więcej firm zatrudnia freelancerów. Przedsiębiorcy opowiadają dlaczego

Czy firmy wolą teraz zatrudniać freelancerów niż pracowników na etat? Jakie są zalety takiego modelu współpracy? 

REKLAMA

Lavard - kara UOKiK na ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Firmy wprowadzały w błąd konsumentów kupujących odzież

UOKiK wymierzył kary finansowe na przedsiębiorstwa odzieżowe: Polskie Sklepy Odzieżowe (Lavard) - ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Konsumenci byli wprowadzani w błąd przez nieprawdziwe informacje o składzie ubrań. Zafałszowanie składu ubrań potwierdziły kontrole Inspekcji Handlowej i badania w laboratorium UOKiK.

Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

REKLAMA