Czy od pracownika wybierającego się na urlop można żądać podania numeru prywatnego telefonu

RADA

Pracownik, który wybiera się na urlop wypoczynkowy, może odmówić podania Państwu prywatnego numeru telefonu komórkowego. Pracodawca może ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych, że pracownicy zajmujący ważne funkcje w firmie są zobowiązani podać numer telefonu, pod którym będą dostępni w czasie urlopu wypoczynkowego.

UZASADNIENIE

 Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego w wyjątkowej sytuacji. Odwołanie z urlopu wypoczynkowego może nastąpić, jeżeli wystąpią łącznie następujące warunki (art. 167 Kodeksu pracy):

• obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna,

• wystąpią okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Mimo że istnieje możliwość odwołania pracownika z urlopu, przepisy nie określają, w jaki sposób takie odwołanie może nastąpić. Brak zasad ustalających sposób, w jaki pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego, ogranicza uprawnienia pracodawcy dotyczące odwołania pracownika z urlopu.

W rzeczywistości odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę jest możliwe tylko wtedy, gdy pracodawca może skontaktować się z pracownikiem. Jeżeli zatem pracownik nie poinformuje pracodawcy o miejscu swojego pobytu podczas wypoczynku oraz gdy pracodawca nie dysponuje numerem telefonu pracownika, skontaktowanie się z takim pracownikiem podczas jego urlopu staje się w zasadzie niemożliwe.

Przepisy nie nakładają na pracowników obowiązku informowania pracodawcy o prywatnym numerze telefonu komórkowego czy o miejscu pobytu podczas urlopu. Jeżeli pracownik dobrowolnie nie poda pracodawcy swojego numeru telefonu, pracodawca nie może żądać tego od pracownika. Taką opinię prezentuje również Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Zdaniem GIODO, żądanie od pracownika podania prywatnego numeru telefonu, który ma posłużyć pracodawcy do ewentualnego odwołania pracownika z urlopu, jest sprzeczne z zasadą adekwatności, która jest zawarta w ustawie o ochronie danych osobowych. Zasada ta polega na tym, że administrator danych osobowych (w tym przypadku pracodawca) może żądać od pracownika tylko danych, które są adekwatne do celu, w jakim są przetwarzane.

WAŻNE!

Obowiązek stosowania się do poleceń pracodawcy nie obejmuje obowiązku podawania pracodawcy prywatnego numeru telefonu komórkowego.

Przekazywanie pracodawcy informacji dotyczącej numeru telefonu jest jednak uzasadnione w stosunku do pracowników pełniących ważne funkcje w zakładzie pracy (np. członków zarządu spółki, dyrektorów, głównych księgowych), jeżeli taki obowiązek został ustalony w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy). Istnieje bowiem duże prawdopodobieństwo, że pracownicy ci zostaną odwołani z urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na stanowisku administratora sieci informatycznych. Oprócz niego w zakładzie pracuje tylko jeden informatyk na stanowisku serwisanta, który nie posiada takiej wiedzy i umiejętności jak administrator. Pracodawca zażądał od administratora sieci, aby przed pójściem na urlop podał mu swój numer telefonu komórkowego, pod którym będzie dostępny w czasie urlopu. Obowiązek udostępnienia takiej informacji przez osobę zajmującą stanowisko administratora sieci jest zapisany w regulaminie pracy firmy. Postępowanie pracodawcy jest w tym przypadku prawidłowe, ponieważ w razie awarii systemu informatycznego administrator sieci będzie w zakładzie niezbędny i odwołanie go z urlopu będzie konieczne. Odwołanie pracownika byłoby natomiast utrudnione, gdyby pracodawca nie znał jego numeru telefonu.

Pracodawca nie może żądać od pracowników odbierania na urlopie wypoczynkowym telefonów służbowych. Podobnie jak w przypadku telefonów prywatnych, może jednak ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązek odbierania połączeń przychodzących na telefon służbowy. Obowiązek ten może dotyczyć tylko pracowników kluczowych dla firmy lub niezbędnych w razie awarii.

• art. 18, art. 100 § 2 pkt 4, art. 167 Kodeksu pracy,

• art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Magdalena Opalińska

specjalista w zakresie prawa pracy