Jak udzielać zaległego urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany przez pracownika w tym roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo.

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy zasada ta nie może zostać zrealizowana, gdyż pracodawca będzie zmuszony odmówić pracownikowi udzielenia urlopu w zaplanowanym terminie lub będzie musiał odwołać pracownika z już rozpoczętego urlopu ze względu na nieprzewidziane okoliczności i związaną z tym konieczność stawienia się pracownika w pracy.

Niewykorzystany w danym roku urlop wypoczynkowy przechodzi na następny rok i tym samym staje się urlopem zaległym.

Zasady wykorzystywania urlopów zaległych

Od pierwszego dnia nowego roku kalendarzowego pracodawca ma obowiązek rozliczenia się z pracownikiem z urlopu niewykorzystanego w poprzednim roku.

WAŻNE!

Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.

Urlop, którego pracownik nie wykorzystał w 2007 r., powinien zostać mu udzielony do 31 marca 2008 r. Taki obowiązek upoważnia pracodawcę do udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego nawet bez zgody pracownika. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05). Należy również zwrócić uwagę, że przepisy (art. 168 Kodeksu pracy) nakazują jedynie udzielenie urlopu wypoczynkowego, a zatem pracownik nie musi wykorzystać tego urlopu do 31 marca danego roku. Wystarczy więc, aby rozpoczął jego wykorzystywanie w tym terminie.

PRZYKŁAD

Pracownik ma 20 dni zaległego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca wysłał pracownika na ten urlop w okresie od 17 marca do 14 kwietnia 2008 r. Jest to postępowanie zgodne z prawem, gdyż udzielenie urlopu przez pracodawcę nastąpiło jeszcze w I kwartale roku.

Urlop zaległy a niewykorzystane dni urlopu na żądanie

W każdym roku kalendarzowym pracownikom przysługuje prawo do 4 dni urlopu „na żądanie”, które są udzielane przez pracodawcę w terminach wskazanych przez pracownika. Urlop „na żądanie” z pierwszym dniem następnego roku kalendarzowego staje się zwykłym urlopem wypoczynkowym. Aby pracownik mógł go wykorzystać jako „urlop na żądanie”, powinien skorzystać z tych dni najpóźniej do końca roku kalendarzowego, za który one przysługują.

Zaległy urlop w okresie wypowiedzenia

Do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego pracownik może zostać zobowiązany również w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Nie ma przy tym znaczenia, która ze stron stosunku pracy, tj. pracodawca czy pracownik, złoży wypowiedzenie.

PRZYKŁAD

Pracodawca nie udzielał pracownikowi urlopu od 2006 r., ponieważ pracownik długo chorował. W listopadzie 2007 r. pracownik złożył 3-miesięczne wypowiedzenie. Umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu 29 lutego 2008 r. W okresie wypowiedzenia pracodawca udzielił pracownikowi urlopu wypoczynkowego za 2006 r., 2007 r. oraz w wymiarze proporcjonalnym za 2 miesiące 2008 r. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Zaległy urlop a ekwiwalent

Pracodawca nie będzie mógł zwolnić się od obowiązku udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego, zamieniając prawo do wypoczynku na odpowiednią sumę pieniężną. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany przez pracownika urlop jest dopuszczalna tylko w przypadku rozwiązania umowy pracę.

WAŻNE!

Prawa pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego nie wolno zamieniać na ekwiwalent pieniężny.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę wypłacenie ekwiwalentu za niewykorzystany, zaległy i bieżący urlop jest obowiązkiem pracodawcy. Ekwiwalent należy wypłacić nie tylko za urlop przysługujący w poprzednim roku, ale i za lata wcześniejsze.

Przedawnienie roszczeń

Roszczenie pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem 3 lat od daty, kiedy urlop ten stał się wymagalny (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Ustalając, od kiedy należy liczyć przedawnienie roszczenia o urlop wypoczynkowy, możemy posiłkować się orzecznictwem Sądu Najwyższego. W wyroku z 11 kwietnia 2004 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że „bieg terminu przedawnienia następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 Kodeksu pracy), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy” (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38).

PRZYKŁAD

Pracodawca w 2007 r. udzielił pracownikowi wszystkich przysługujących mu 20 dni urlopu wypoczynkowego za ten rok. Urlop ten został jednak przerwany z powodu choroby pracownika. Pracownik nie wykorzystał go już w 2007 r. W takiej sytuacji urlop wypoczynkowy za 2007 r. ulegnie przedawnieniu 31 marca 2011 r.

Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego, mimo że uległ on przedawnieniu. Udzielenie przez pracodawcę przedawnionego urlopu, nawet jeżeli nie miał świadomości, że urlop ten się przedawnił, nie powoduje, że pracodawca może żądać od pracowników jakichkolwiek roszczeń z tym związanych (np. zwrotu wynagrodzenia za urlop lub obniżenia wymiaru urlopu nieprzedawnionego).

Urlop zaległy a obniżenie wymiaru urlopu

Przepisy prawa pracy przewidują sytuacje, w których wymiar należnego urlopu wypoczynkowego ulega obniżeniu bądź trzeba go przeliczyć proporcjonalnie do faktycznie przepracowanego okresu. Dzieje się tak w przypadku nieobecności pracownika w pracy trwającej co najmniej jeden miesiąc z powodu: urlopu bezpłatnego, wychowawczego, odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, tymczasowego aresztowania, odbywania kary pozbawienia wolności lub nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

PRZYKŁAD

Pracownica do 10 maja 2007 r. przebywała na urlopie macierzyńskim. Po tym urlopie złożyła wniosek o urlop wychowawczy do 31 grudnia 2007 r. Zatem jej wymiar urlopu wypoczynkowego za 2007 r. ulegnie obniżeniu o 7/12. Pracodawca będzie zobowiązany udzielić pracownicy do końca I kwartału 2008 r. 5/12 z przysługującego jej wymiaru urlopu za 2007 r.

Obniżenie wymiaru urlopu następuje tylko w sytuacji, gdy pracownik powraca do pracy po okresie nieobecności (art. 155² § 1 Kodeksu pracy). Jeżeli pracownik wykorzysta urlop w pełnym lub wyższym wymiarze niż przysługujący przed nieobecnością obejmującą co najmniej 1 miesiąc, nie można mu obniżyć z tego powodu urlopu wypoczynkowego.

Późniejsze udokumentowanie stażu urlopowego

W praktyce możemy spotkać się również z sytuacją, w której pracownik udokumentuje staż pracy uprawniający go do urlopu w wyższym wymiarze już w trakcie zatrudnienia. Pracodawca ma wówczas obowiązek ponownie przeliczyć wymiar urlopu pracownika i ustalić mu uprawnienia urlopowe stosownie do przedłożonych dokumentów.

Należy zwrócić uwagę, że w związku z 3-letnim okresem przedawnienia roszczeń taka sytuacja może powodować powstanie zaległego urlopu wypoczynkowego, którego należy jak najszybciej udzielić pracownikowi.

PRZYKŁAD

Pracownik podejmując pracę 1 stycznia 2006 r. udokumentował 5 lat stażu urlopowego. Nabył więc prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. W styczniu 2008 r. dostarczył pracodawcy świadectwo pracy, zgodnie z którym w chwili zatrudnienia miał już prawo do 26 dni urlopu. Pracodawca powinien zatem udzielić pracownikowi 6 dni urlopu wypoczynkowego za 2006 r. jak najszybciej, natomiast 6 dni za 2007 r. do końca pierwszego kwartału 2008 r. Warto przy tym zaznaczyć datę wpływu na dokumentach przedłożonych przez pracownika. Będzie to zabezpieczenie dla pracodawcy przed ewentualnym zarzutem niezgodnego z przepisami udzielania urlopu wypoczynkowego.

Prawa pracownika i sankcje dla pracodawcy

Pracownik, któremu nie udzielono w ustawowym terminie zaległego urlopu wypoczynkowego, może złożyć w tym zakresie skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Wprawdzie inspektorzy nie mają uprawnień do wyegzekwowania tego urlopu dla pracownika, ale mogą ukarać osoby odpowiedzialne za nieudzielanie zaległego urlopu mandatem lub skierować wniosek o ukaranie do sądu grodzkiego. Nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, a najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego, jest bowiem wykroczeniem.

WAŻNE!

Pracodawca, który nie udziela urlopu w czasie wskazanym przez przepisy prawa pracy, może zostać ukarany karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Odpowiedzialność może ponosić nie tylko osobiście pracodawca, ale i inne osoby (np. kierownicy komórek organizacyjnych), które na mocy przepisów wewnątrzzakładowych są odpowiedzialne za udzielanie pracownikom urlopów.

Pracownikowi przysługuje również prawo złożenia pozwu do sądu pracy przeciwko pracodawcy o udzielenie urlopu wypoczynkowego. Złożenie pozwu przerwie bieg przedawnienia roszczenia o urlop, a zapadły przed sądem wyrok może być egzekwowany przez pracownika w drodze egzekucji lub za pośrednictwem inspekcji pracy.

Należy przy tym zaznaczyć, że roszczenie, które zostało stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu (lub ugodą sądową), ulega przedawnieniu z upływem 10 lat od daty uprawomocnienia się tego orzeczenia (lub zawarcia ugody sądowej).

Pytania i odpowiedzi

(?) Pracownica od 2007 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim, które prawdopodobnie będzie trwało 182 dni (do połowy maja 2008 r.). Nie wykorzystała ona ani jednego dnia urlopu wypoczynkowego za rok 2007. Nie jestem w stanie udzielić jej zaległego urlopu do końca I kwartału. Czy mogę zostać za to ukarany?

Nieudzielenie w takim przypadku urlopu do końca marca nie skutkuje odpowiedzialnością karną. W razie kontroli należy przedłożyć inspektorowi pracy dokumenty potwierdzające wyżej wymienione okoliczności wykazujące brak winy pracodawcy w tym zakresie. Zaległego urlopu należy jednak jak najszybciej udzielić pracownicy po tym, jak tylko stawi się do pracy.

Przyczyną usprawiedliwiającą nieudzielenie urlopu w ustawowym terminie może być usprawiedliwiona nieobecność w pracy spowodowana urlopem macierzyńskim, niezdolnością do pracy, opieką nad dzieckiem itp.

(?) Zatrudniam osoby niepełnosprawne, uprawnione do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w związku z zaliczeniem ich do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Czy ten dodatkowy urlop również powinien zostać udzielony pracownikom do końca marca?

Tak, ponieważ jest to urlop wypoczynkowy i stosuje się do niego takie same zasady jak do urlopu przysługującego na podstawie Kodeksu pracy. Powinien on zatem zostać udzielony najpóźniej do końca I kwartału następnego roku.

(?) Pierwszą umowę o pracę zawarłem z pracownikiem na 2007 r. Uległa ona rozwiązaniu 31 grudnia 2007 r. Pracownik nie wykorzystał 5 dni urlopu. Od 1 stycznia 2008 r. podpisaliśmy kolejną umowę o pracę. Czy mogę wypłacić mu ekwiwalent za urlop?

Jeżeli Państwo nie uzgodnili, że niewykorzystana część urlopu przejdzie na rok następny, wówczas należy wypłacić ekwiwalent. Gdyby jednak takie postanowienie zostało zawarte, zaległego urlopu należy udzielić do końca marca 2008 r.

(?) Pracownik ma 10 dni urlopu zaległego za 2007 r. Chcemy mu go udzielić w terminie do końca marca 2008 r. Pracownik jednak poprosił o udzielenie tego urlopu w okresie letnim, tj. w lipcu br. Czy możemy się na to zgodzić?

Należy uznać, że mogą Państwo wyrazić zgodę na udzielenie urlopu zaległego w takim terminie na wniosek pracownika. Na prośbę pracownika dopuszcza się bowiem udzielenie urlopu zaległego po I kwartale danego roku. Powinni Państwo jednak zachować wniosek pracownika złożony w tej sprawie ze względów dowodowych na wypadek kontroli PIP.

• art. 152, art. 155², art. 161-163, art. 168, art. 171, art. 282 § 1, art. 291 § 1 i § 5 Kodeksu pracy,

• art. 19 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU nr 123, poz. 776 ze zm.).

Beata Naróg

specjalista w zakresie prawa pracy, były wieloletni pracownik Państwowej Inspekcji Pracy