REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie dokumenty płacowe należy udostępnić na żądanie pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jakub Kaniewski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik twierdzi, że otrzymał za niską pensję. Zażądał umożliwienia mu wglądu do dokumentacji związanej z ustaleniem wysokości jego wynagrodzenia. Jakie konkretnie dokumenty musimy mu okazać?

RADA

REKLAMA

Są Państwo zobowiązani okazać pracownikowi kartę ewidencji jego czasu pracy oraz imienną kartę wypłaconego mu wynagrodzenia. Natomiast jeżeli u Państwa w zakładzie karta przychodów stanowi oddzielny dokument od karty wynagrodzenia, to jej okazanie pracownikowi zależy od Państwa uznania. Nieprawidłowe będzie udostępnienie pracownikowi jakichkolwiek dokumentów wskazujących wynagrodzenia innych osób (np. zbiorczej listy płac).

UZASADNIENIE

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencję tę jest zobowiązany udostępnić pracownikowi na każde jego żądanie. Ustawodawca wymaga ewidencjonowania czasu pracy u każdego pracodawcy, bez względu na liczbę zatrudnianych przez niego pracowników, jak również bez względu na formę organizacyjną, w jakiej działa dane przedsiębiorstwo.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika m.in.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i w święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także pracę w czasie dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

• imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Obydwa te dokumenty należy okazać pracownikowi, gdy tego zażąda, są to bowiem dokumenty kluczowe do prawidłowego ustalenia należności pracowniczych.

REKLAMA

Jeżeli zamiast kart wynagrodzeń prowadzą Państwo karty przychodów (co do zasady obejmujące swoim zakresem treść kart wynagrodzeń), to także ten dokument trzeba będzie pokazać pracownikowi. Natomiast w sytuacji, gdy prowadzą Państwo te 2 dokumenty niezależnie od siebie, to nie mają Państwo obowiązku okazania pracownikowi karty przychodów. Jest to bowiem dokument, na podstawie którego nie ustala się wynagrodzenia (w przepisach prawa pracy przez wynagrodzenie rozumiemy wynagrodzenie brutto), lecz powiela się elementy ustalone w karcie wynagrodzeń i wskazuje obowiązkowe odliczenia (podatkowo-składkowe) od wynagrodzenia. Z uwagi na fakt, że pracownikowi „coś się może nie zgadzać” z kwotą wynagrodzenia netto, jaką otrzymał przy wypłacie, to właśnie z uwagi na obowiązkowe odliczenia podatkowo-składkowe, np. „wejście” w drugi próg podatkowy, nie ma przeszkód, aby pracownikowi udostępnić także tę dokumentację. Dodatkowo pracownikowi należy okazać ewentualny tytuł wykonawczy, na podstawie którego dokonuje się potrąceń.

Nie wolno okazywać pracownikowi wszelkich zbiorczych zestawień płacowych. Wysokość wynagrodzenia pracownika stanowi jego dobro osobiste. Dlatego udostępnianie informacji o płacach pozostałych pracowników, bez ich zgody, byłoby naruszeniem tego dobra.

Do karty ewidencji czasu pracy należy dołączać wnioski pracownika o udzielenie mu dni wolnych w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe.

Ponieważ nie istnieje jednolity wzór karty ewidencji czasu pracy, każdy pracodawca może ją sporządzać w dowolnej formie, opracowując kartę na własne potrzeby.

REKLAMA

Pracownikom objętym systemem zadaniowego czasu pracy, pracownikom zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz pracownikom otrzymującym ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie oznacza to jednak, że dla tych pracowników nie trzeba prowadzić kart ewidencji czasu pracy, na których zaznacza się m.in. dni urlopu czy zwolnień od pracy.

Pracodawca jest zobowiązany do archiwizowania dokumentacji płacowej przez okres 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. Dotyczy to takich dokumentów, jak: lista płac, karta wynagrodzenia oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty oraz umowy i rachunki za prace zlecone ze składkami na ubezpieczenia społeczne.

Wszelka dokumentacja płacowa musi być również odpowiednio oznaczona i zabezpieczona w taki sposób i w takim miejscu, które ochroni je przed uszkodzeniem, zniszczeniem, zalaniem, spaleniem, kradzieżą itp.

• art. 85 § 5, art. 149 § 1, art. 291 § 1 Kodeksu pracy,

• § 8-8a rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),

• art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.),

• rozporządzenie z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia kart przychodów (DzU nr 219, poz. 1839),

• art. 23 Kodeksu cywilnego.

Jakub Kaniewski

aplikant adwokacki

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tańsze tankowanie od września – ORLEN wprowadza nową promocję dla kierowców

Od 1 września 2025 roku na stacjach ORLEN w całej Polsce rusza nowa akcja promocyjna. Kierowcy mogą liczyć na zniżki nawet do 20 zł przy jednym tankowaniu, a co ważne – promocja obowiązuje codziennie, przez cały miesiąc. To kontynuacja wakacyjnych rabatów, ale w nieco innej, bardziej elastycznej formie.

Czy firmy wolą pozyskiwać nowych klientów czy utrzymywać relacje ze starymi?

Trzy czwarte firm w Europie planuje zwiększyć wydatki na narzędzia lojalnościowe, jak karty podarunkowe. W Polsce tylko 4% firm B2B stawia na budowanie relacji w marketingu, co – zdaniem ekspertów – jest niewykorzystanym potencjałem, zwłaszcza przy rosnących kosztach pozyskania klientów.

Co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu [BADANIE]

Z badań przeprowadzonych przez platformę edukacyjną Centrum Profilaktyki Społecznej wynika, iż co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu. Zjawisko to odbija się na rodzinach. Terapeuci coraz częściej spotykają pacjentów, którzy nie wiedzą, jak żyć razem po latach „małżeństwa na odległość”.

Zasiłek chorobowy 2025 – jakie zmiany planuje rząd

To może być prawdziwa rewolucja w systemie świadczeń chorobowych. Rząd chce, by już od 2026 roku pracodawcy nie musieli płacić za pierwsze dni choroby pracowników. Zasiłek od początku zwolnienia lekarskiego ma przejąć ZUS. Zmiana oznacza ulgę dla firm, ale jednocześnie zwiększy wydatki Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Czy pracownicy zyskają, a system wytrzyma dodatkowe obciążenia?

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur [KOMENTARZ]

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) obejmie wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), nawet najmniejsze firmy i wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur - podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl.

Boom na wynajem aut i rosnące zobowiązania firm

Wakacje pełne przygód? Kamper. Krótka wycieczka? Auto na godziny. Dojazd z dworca? Samochód na minuty. Wynajem pojazdów w Polsce rośnie, także w firmach. Jednak branża ma problemy – długi firm wynajmujących sięgają 251 mln zł i nadal rosną.

System kaucyjny od 1 października wchodzi w życie, co dla firm oznacza prawdziwą zmianę paradygmatu w obsłudze klientów

Większość Polaków uważa, że system kaucyjny to najlepszy sposób na odzyskiwanie opakowań po napojach – społeczna akceptacja jest ogromna, a oczekiwania klientów rosną. Dla sklepów i producentów to nie tylko obowiązek prawny, ale także nowe wyzwania logistyczne, technologiczne i edukacyjne. Firmy będą musiały nauczyć klientów prostych, ale ważnych zasad – jak prawidłowo zwracać butelki i puszki, by otrzymać kaucję, jak zorganizować punkt zwrotów i jak zintegrować systemy sprzedaży, aby proces był szybki i intuicyjny. To moment, w którym codzienne zakupy przestają być tylko rutyną – stają się gestem odpowiedzialności, a dla firm szansą na budowanie wizerunku nowoczesnego, ekologicznego biznesu, który rozumie potrzeby klientów i dba o środowisko.

Fundacja rodzinna bez napięć - co powinien zawierać dobry statut?

Pomimo że fundacja rodzinna jest w polskim prawie stosunkowo nowym rozwiązaniem, to zdążyła już wzbudzić zainteresowanie przedsiębiorców. Nic dziwnego – pozwala bowiem uporządkować proces sukcesji, ochronić majątek przed rozdrobnieniem i stworzyć ramy współpracy między pokoleniami, przekazując jednocześnie wartości i wizję fundatora jego sukcesorom.

REKLAMA

Co trzecia polska firma MŚP boi się upadłości. Winne zatory płatnicze

Choć inflacja wyhamowała, a gospodarka wysyła sygnały poprawy, małe i średnie firmy wciąż zmagają się z poważnymi problemami. Z najnowszego raportu wynika, że niemal 30% z nich obawia się, iż w ciągu dwóch lat może zniknąć z rynku – głównie przez opóźnione płatności od kontrahentów.

System kaucyjny od 1 października zagrożeniem dla MŚP? Rzecznik apeluje do rządu o zmiany

Od 1 października w Polsce ma ruszyć system kaucyjny, jednak przedsiębiorcy alarmują o poważnych problemach organizacyjnych i finansowych. Rzecznik MŚP apeluje do rządu o zmiany, ostrzegając przed chaosem i nierównymi warunkami dla małych sklepów.

REKLAMA