REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie dokumenty płacowe należy udostępnić na żądanie pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jakub Kaniewski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik twierdzi, że otrzymał za niską pensję. Zażądał umożliwienia mu wglądu do dokumentacji związanej z ustaleniem wysokości jego wynagrodzenia. Jakie konkretnie dokumenty musimy mu okazać?

RADA

REKLAMA

Są Państwo zobowiązani okazać pracownikowi kartę ewidencji jego czasu pracy oraz imienną kartę wypłaconego mu wynagrodzenia. Natomiast jeżeli u Państwa w zakładzie karta przychodów stanowi oddzielny dokument od karty wynagrodzenia, to jej okazanie pracownikowi zależy od Państwa uznania. Nieprawidłowe będzie udostępnienie pracownikowi jakichkolwiek dokumentów wskazujących wynagrodzenia innych osób (np. zbiorczej listy płac).

UZASADNIENIE

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencję tę jest zobowiązany udostępnić pracownikowi na każde jego żądanie. Ustawodawca wymaga ewidencjonowania czasu pracy u każdego pracodawcy, bez względu na liczbę zatrudnianych przez niego pracowników, jak również bez względu na formę organizacyjną, w jakiej działa dane przedsiębiorstwo.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika m.in.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i w święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także pracę w czasie dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

• imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Obydwa te dokumenty należy okazać pracownikowi, gdy tego zażąda, są to bowiem dokumenty kluczowe do prawidłowego ustalenia należności pracowniczych.

REKLAMA

Jeżeli zamiast kart wynagrodzeń prowadzą Państwo karty przychodów (co do zasady obejmujące swoim zakresem treść kart wynagrodzeń), to także ten dokument trzeba będzie pokazać pracownikowi. Natomiast w sytuacji, gdy prowadzą Państwo te 2 dokumenty niezależnie od siebie, to nie mają Państwo obowiązku okazania pracownikowi karty przychodów. Jest to bowiem dokument, na podstawie którego nie ustala się wynagrodzenia (w przepisach prawa pracy przez wynagrodzenie rozumiemy wynagrodzenie brutto), lecz powiela się elementy ustalone w karcie wynagrodzeń i wskazuje obowiązkowe odliczenia (podatkowo-składkowe) od wynagrodzenia. Z uwagi na fakt, że pracownikowi „coś się może nie zgadzać” z kwotą wynagrodzenia netto, jaką otrzymał przy wypłacie, to właśnie z uwagi na obowiązkowe odliczenia podatkowo-składkowe, np. „wejście” w drugi próg podatkowy, nie ma przeszkód, aby pracownikowi udostępnić także tę dokumentację. Dodatkowo pracownikowi należy okazać ewentualny tytuł wykonawczy, na podstawie którego dokonuje się potrąceń.

Nie wolno okazywać pracownikowi wszelkich zbiorczych zestawień płacowych. Wysokość wynagrodzenia pracownika stanowi jego dobro osobiste. Dlatego udostępnianie informacji o płacach pozostałych pracowników, bez ich zgody, byłoby naruszeniem tego dobra.

Do karty ewidencji czasu pracy należy dołączać wnioski pracownika o udzielenie mu dni wolnych w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe.

Ponieważ nie istnieje jednolity wzór karty ewidencji czasu pracy, każdy pracodawca może ją sporządzać w dowolnej formie, opracowując kartę na własne potrzeby.

REKLAMA

Pracownikom objętym systemem zadaniowego czasu pracy, pracownikom zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz pracownikom otrzymującym ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie oznacza to jednak, że dla tych pracowników nie trzeba prowadzić kart ewidencji czasu pracy, na których zaznacza się m.in. dni urlopu czy zwolnień od pracy.

Pracodawca jest zobowiązany do archiwizowania dokumentacji płacowej przez okres 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. Dotyczy to takich dokumentów, jak: lista płac, karta wynagrodzenia oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty oraz umowy i rachunki za prace zlecone ze składkami na ubezpieczenia społeczne.

Wszelka dokumentacja płacowa musi być również odpowiednio oznaczona i zabezpieczona w taki sposób i w takim miejscu, które ochroni je przed uszkodzeniem, zniszczeniem, zalaniem, spaleniem, kradzieżą itp.

• art. 85 § 5, art. 149 § 1, art. 291 § 1 Kodeksu pracy,

• § 8-8a rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),

• art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.),

• rozporządzenie z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia kart przychodów (DzU nr 219, poz. 1839),

• art. 23 Kodeksu cywilnego.

Jakub Kaniewski

aplikant adwokacki

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści staną się zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

REKLAMA

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

REKLAMA

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

REKLAMA