Kategorie

Dokumentacja wynagrodzeń

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
inforCMS
Jednym z obowiązków każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem.

Najważniejszymi dokumentami niezbędnymi do prawidłowego rozliczenia pracownika są: karta ewidencji czasu pracy, karta pracy, imienna karta przychodów oraz lista płac.

Karta ewidencji czasu pracy

Zasadniczym dokumentem, który powinien stanowić podstawę wyliczenia należnego pracownikowi wynagrodzenia, jest karta ewidencji czasu pracy. Kartę tę zakłada się i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika. Obowiązek jej prowadzenia wynika z art. 149 Kodeksu pracy i co do zasady dotyczy wszystkich pracowników.

Przepisy prawa pracy dopuszczają odstępstwo od konieczności prowadzenia ewidencji godzin pracy tylko w stosunku do pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,

• zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy,

• otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej,

• otrzymujących ryczałt na godziny nadliczbowe.

Reklama

W karcie ewidencji czasu pracy, zgodnie z § 8 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.), muszą znaleźć się zapisy dotyczące:

• godzin przepracowanych w poszczególnych dobach, tj. wypracowanych w ramach normalnego czasu pracy, przypadających na niedzielę lub święto, pracy w porze nocnej, pracy w godzinach nadliczbowych, pracy w dni wolne, które zostały udzielone pracownikowi w celu zachowania przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

• dyżurów, do których pełnienia pracownik został zobowiązany,

• urlopów: wypoczynkowych, bezpłatnych, macierzyńskich,

• wszelkich zwolnień od pracy,

• innych nieobecności zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych.

Ponadto, jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników młodocianych, w karcie ewidencji czasu pracy należy ująć czas, który przepracowali, wykonując prace wzbronione młodocianym (młodociani mogą wykonywać tylko takie prace wzbronione, które dozwolone są na podstawie przepisów prawa do odbycia przygotowania zawodowego).

Z karty ewidencji czasu pracy powinno zatem wynikać, ile godzin pracownik przepracował w przyjętym okresie rozliczeniowym w ramach nominalnego czasu pracy, a także, ile w godzinach nadliczbowych.

Karty pracy

Wyżej wymienione przepisy w sposób ogólny wskazują na rodzaj i sposoby prowadzenia dokumentacji stanowiącej podstawę naliczenia wynagrodzenia.

Reklama

Stosunkowo mały problem stanowi ustalenie wynagrodzenia na podstawie wyżej wymienionych dokumentów dla pracowników wynagradzanych stawką miesięczną lub godzinową. Problem dla służb kadrowo-księgowych może pojawić się przy ustalaniu należności osobom zatrudnionym w systemie prowizyjnym, czasowo-prowizyjnym, akordowym itp. W takich przypadkach w celu udokumentowania należnego wynagrodzenia należałoby pomocniczo wprowadzić karty pracy. Karty te powinny być tak skonstruowane, aby można było ewidencjonować w nich charakterystyczne elementy wynagrodzenia dla danej grupy zawodowej. Przykładowo w karcie pracowników wynagradzanych akordowo można umieścić zapisy dotyczące liczby jednostek, którą dany pracownik wyprodukował, czasu, w jakim je stworzył, kwoty wynagrodzenia jednostkowego przysługującego pracownikowi za wyprodukowaną jednostkę czy partię produktu.

W przypadku natomiast pracowników zatrudnionych w systemie prowizyjnym (czasowo-prowizyjnym) Karta powinna odzwierciedlać te elementy, które mają zasadniczy wpływ na osiąganą prowizję.

Przykład

Pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięczną, a ponadto przysługuje mu prowizja w wysokości 10% liczonych od marży sprzedanego towaru. Pracodawca, aby umożliwić rozliczenie wynagrodzenia w kartach pracy, zamieścił rubryki, w których wpisywane są wielkości dotyczące sprzedanych przez pracownika towarów oraz kwota marży.

Należy pamiętać, że karta pracy nie zastępuje karty ewidencji czasu pracy, a stanowi wewnętrzny dokument umożliwiający naliczenie wynagrodzenia.

Imienna karta wynagrodzeń/karta przychodów

Zgodnie z § 8 pkt 2 wyżej przywołanego rozporządzenia z 28 maja 1996 r. dla każdego pracownika należy założyć imienną kartę/listę wynagrodzeń. Karta ta powinna obejmować wypłacane pracownikowi wynagrodzenia za pracę oraz inne świadczenia, które wiążą się z wykonywaną pracą.

W karcie zatem powinno być wpisywane wynagrodzenie (w zależności od konkretnego przypadku):

• zasadnicze określone stawką godzinową lub miesięczną lub osiągnięte w wyniku pracy akordowej,

• premie, prowizje, nagrody,

• obowiązujące w danym zakładzie pracy dodatki do wynagrodzeń, np. stażowe, za znajomość języków obcych,

• urlopowe,

• za czas niezdolności do pracy.

Rolę tej karty może pełnić karta przychodów. Jej treść reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia kart przychodów (DzU nr 219, poz. 1839).

Karty przychodu powinny zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko pracownika,

• Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) pracownika,

• numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) pracownika,

• kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i w naturze,

• koszty uzyskania przychodu,

• potrącone przez płatnika w danym miesiącu kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych,

• dochód osiągnięty w danym miesiącu,

• dochód narastająco od początku roku,

• kwotę zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne określonej w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym,

• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,

• datę przekazania zaliczki.

Karty te należy wypełnić najpóźniej do dnia 20. następnego miesiąca. Mogą być one prowadzone przy zastosowaniu technik informatycznych, jednak należy pamiętać, że nie później niż do dnia 20. następnego miesiąca powinny być wydrukowane.

Lista płac

Wyżej wymienione dokumenty stanowią podstawę do sporządzenia listy płac.

W liście płac powinny być wyszczególnione takie elementy, jak:

• przychody pracownika osiągnięte ze stosunku pracy (wynagrodzenie za pracę), od których odprowadzana jest składka na ubezpieczenia społeczne,

• wynagrodzenie niepodlegające składkom ubezpieczeniowym na rzecz ZUS (np. chorobowe),

• przychody stanowiące podstawę wymiaru składek za ubezpieczenia społeczne,

• wyszczególnienie wysokości składek z tytułu ubezpieczeń społecznych (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),

• koszty uzyskania przychodu,

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwota tej składki,

• ulga podatkowa,

• kwota zaliczki na podatek dochodowy,

• potrącenia z wynagrodzeń (na podstawie tytułów egzekucyjnych, zaliczek, inne potrącenia dobrowolne),

zasiłek chorobowy.

Beata Naróg

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    22 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    ARiMR: ostatnie dni na złożenie wniosków m.in. ws. premii dla młodych rolników

    Jeszcze do 28 czerwca można składać wnioski na inwestycje w ekosystemy leśne, z kolei do końca czerwca jest czas, aby starać się o premie dla młodych rolników i dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej - przypomina ARiMR.

    Jak branża handlowa może wykorzystać analitykę danych?

    Ponad połowa wiodących producentów oraz dystrybutorów już wykorzystuje analitykę danych i sztuczną inteligencję, a trzy czwarte z nich osiąga dzięki tym działaniom wymierne korzyści. Po co analizować dane w handlu?

    Peugeot 2008 [TEST]: mały, miejski lew dorósł!

    Peugeot 2008 jest miejskim crossoverem. Niech jednak ten tytuł Was nie zmyli. Bo auto jest bardziej dojrzałe, niż mogłoby się wydawać!

    Co może zrobić pracodawca, kiedy pracownik jest dłużnikiem?

    Biorąc pod uwagę statystyki, co dziesiąty Polak ma długi, a większość z nich to osoby w wieku produkcyjnym, które na co dzień pracują. Pracownik dłużnik może być dla firmy dużym problemem. Jak sobie z nim poradzić?

    Niezapłacone faktury wpływają na kondycję firmy

    60 proc. firm w pandemii skarży się, że ich kontrahenci nie płacą w terminie faktur. Dodatkowo 44 proc. wskazuje, że odbiorcy w ostatnich trzech miesiącach w ogóle nie uregulowali należności za otrzymane towary czy wykonane usługi.

    Brak tabliczki znamionowej w przyczepie. No i jest problem...

    Brak tabliczki znamionowej w przyczepie? Kierowcę czeka wizyta w wydziale komunikacji, stacji kontroli pojazdów i znowu wydziale komunikacji.

    Zastaw rejestrowy na samochodzie. Jak sprawdzić auto?

    Zastaw rejestrowy na samochodzie. Jak sprawdzić czy używane auto nie jest obciążone prawami osób trzecich? Są na to tak naprawdę trzy sposoby.

    Jak zgłosić informację o porzuconych odpadach?

    Informację o porzuconych odpadach, niebezpiecznych czy komunalnych może zgłosić przez stronę Głównego Inspektoratu Ochrony Środowiska - poinformował wiceminister klimatu i środowiska Jacek Ozdoba. Zgłoszenia można dokonać anonimowo.

    Jakich pracowników poszukuje branża logistyczna?

    Polski sektor e-commerce należy obecnie do najbardziej dynamicznie rosnących rynków europejskich. Wraz z rozwojem branży widać rosnące zapotrzebowanie na konkretne zawody. Kto jest potrzebny najbardziej?

    Pandemia oszczędziła rynek fundacji

    Fundacje w Polsce wciąż nieźle się trzymają. Rocznie sądy rejestrują ponad 2 tys. nowych organizacji. Eksperci zwracają też uwagę na to, że rynek ten jest u nas dobrze wyważony i nawet pandemia nie zmieniła tego stanu rzeczy.

    280 tys. zł dotacji dla firm na przygotowanie dokumentacji

    Od początku czerwca przyjmowane są wnioski o wsparcie w II rundzie konkursu Granty na Eurogranty. Firmy, które planują realizację projektu z dofinansowaniem mogą otrzymać nawet 280 tys. zł na przygotowanie niezbędnej dokumentacji. Kiedy upływa termin składania wniosków?

    Nawet 100 tys. zł dla rolników poszkodowanych w pożarze

    Minister Grzegorz Puda podjął decyzję o udzieleniu pomocy rolnikom poszkodowanym w pożarze we wsi Nowa Biała w Małopolsce. Jaka pomoc zostanie przyznana? Kto otrzyma wsparcie?

    Zgubiłem numer PKK. Co zrobić w takiej sytuacji?

    Zgubiłem numer PKK. Jak go odzyskać? No i tu pojawia się spory problem, bo kandydata na kierowcę czeka... No właśnie co?

    Deweloperski Fundusz Gwarancyjny - jak wpłynie na ceny mieszkań?

    Deweloperski Fundusz Gwarancyjny (DFG). Czy ceny mieszkań będą nadal rosły? Czy wprowadzenie Deweloperskiego Funduszu Gwarancyjnego, postępująca inflacja, rosnące koszty budowy i zakupu gruntów, czy opóźnienia w wydawaniu decyzji administracyjnych przełożą się na dalszy wzrost cen na rynku mieszkaniowym? O ile w tym roku mogą zdrożeć mieszkania?

    Szkody spowodowane przez najemcę - za co odpowiada właściciel mieszkania?

    Szkody spowodowane przez najemcę. Najemcy dość często powodują szkody wykraczające poza lokal. Ucierpieć może mieszkanie sąsiada albo część wspólna budynku. Kto odpowiada za te szkody?

    Sprzedaż części używanych na oku fiskusa. Ruszają kontrole.

    Sprzedaż części używanych na celowniku skarbówki. Powód? Wielu sprzedawców albo nie zarejestrowało nawet firmy, albo zaniża dochody ze sprzedaży.

    Działka rekreacyjna - na co zwracać uwagę przy zakupie

    Działka rekreacyjna. Na rynku nieruchomości zapanował boom na działki rekreacyjne. Warto wiedzieć na co zwracać uwagę przy zakupie, aby się nie naciąć. Wzmożone zainteresowanie sprawiło, że ceny w tym segmencie rynku poszybowały w górę. Duża konkurencja wśród nabywców i presja na szybką decyzję mogą spowodować, że źle ulokujemy swoje oszczędności. Aby ograniczyć ryzyko związane z zakupem działki rekreacyjnej warto się do niego wcześniej przygotować. Przede wszystkim należy wiedzieć na co zwrócić uwagę przy zakupie, aby inwestycja była trafiona.

    Ile elektryk przejedzie na rezerwie?

    Firma Edmunds sprawdziła, jaki dystans może pokonać samochód elektryczny, gdy komputer pokładowy pokazuje, że mają 0 km zasięgu.

    Rzucił korporację, założył start-up, wrócił do niej z płaczem

    Popularnością cieszą się wciąż kolejne historie przedstawiające osoby, które rzuciły pracę w korporacji, założyły własny start-up i osiągnęły sukces. Statystycznie jest to jednak dość niewielki odsetek – reszta kończy na skraju depresji i wraca z podwiniętym ogonem do pracodawcy, by zacząć spłacać długi.

    Modernizacja gospodarstw rolnych - można składać wnioski

    Wnioski o wsparcie modernizacji gospodarstw rolnych będzie można składać do 19 sierpnia - poinformowała Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Chodzi m.in. o rozwój produkcji prosiąt, mleka krowiego, bydła mięsnego i nawadniania w gospodarstwie.

    Zwolnienie ze składek ZUS - wnioski do 30 czerwca br.

    Do 30 czerwca tego roku można składać wnioski o zwolnienie ze składek w ramach Tarczy 9.0. - przypomina Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Kto może złożyć wniosek?

    Jak pandemia wpłynęła na lukę płatniczą w firmach? [BADANIE]

    Paradoksalnie pandemia ma także pozytywny wpływ na przedsiębiorców, którzy zwiększyli swoją świadomość na temat konsekwencji opóźnionych płatności. Widmo zbliżającej się recesji zmotywowało ich, by zająć się nieco bardziej aktywnie problemem zatorów płatniczych.

    Ile pieniędzy trafia do budżetu państwa z branży hazardowej?

    Rynek hazardowy tylko w 2020 roku odprowadził do budżetu z tytułu podatku od gier i dopłat na fundusze celowe ok. 3,5 mld złotych. Czy Państwo jednak w pełni wykorzystuje potencjał polskiej branży?

    Którzy pracodawcy wybiorą hybrydowy model pracy?

    Czynniki, które sprzyjają szybszemu przejściu na system hybrydowy w firmach, to między innymi długość stosowanych standardowo na polskim rynku umów najmu oraz pewien zakres elastyczności, który zaczął być powoli wdrażany w niektórych firmach jeszcze przed pandemią.

    Czym jest project management w firmie?

    Project management to pole działania i odpowiedzialności wielu osób w tym sponsora, kierownika projektu oraz uczestników projektu - mówi Włodzimierz Makowski.