REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja wynagrodzeń

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z obowiązków każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem.

Najważniejszymi dokumentami niezbędnymi do prawidłowego rozliczenia pracownika są: karta ewidencji czasu pracy, karta pracy, imienna karta przychodów oraz lista płac.

REKLAMA

Karta ewidencji czasu pracy

Zasadniczym dokumentem, który powinien stanowić podstawę wyliczenia należnego pracownikowi wynagrodzenia, jest karta ewidencji czasu pracy. Kartę tę zakłada się i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika. Obowiązek jej prowadzenia wynika z art. 149 Kodeksu pracy i co do zasady dotyczy wszystkich pracowników.

Przepisy prawa pracy dopuszczają odstępstwo od konieczności prowadzenia ewidencji godzin pracy tylko w stosunku do pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy,

• otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej,

• otrzymujących ryczałt na godziny nadliczbowe.

REKLAMA

W karcie ewidencji czasu pracy, zgodnie z § 8 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.), muszą znaleźć się zapisy dotyczące:

• godzin przepracowanych w poszczególnych dobach, tj. wypracowanych w ramach normalnego czasu pracy, przypadających na niedzielę lub święto, pracy w porze nocnej, pracy w godzinach nadliczbowych, pracy w dni wolne, które zostały udzielone pracownikowi w celu zachowania przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

• dyżurów, do których pełnienia pracownik został zobowiązany,

• urlopów: wypoczynkowych, bezpłatnych, macierzyńskich,

• wszelkich zwolnień od pracy,

• innych nieobecności zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych.

Ponadto, jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników młodocianych, w karcie ewidencji czasu pracy należy ująć czas, który przepracowali, wykonując prace wzbronione młodocianym (młodociani mogą wykonywać tylko takie prace wzbronione, które dozwolone są na podstawie przepisów prawa do odbycia przygotowania zawodowego).

Z karty ewidencji czasu pracy powinno zatem wynikać, ile godzin pracownik przepracował w przyjętym okresie rozliczeniowym w ramach nominalnego czasu pracy, a także, ile w godzinach nadliczbowych.

Karty pracy

Wyżej wymienione przepisy w sposób ogólny wskazują na rodzaj i sposoby prowadzenia dokumentacji stanowiącej podstawę naliczenia wynagrodzenia.

REKLAMA

Stosunkowo mały problem stanowi ustalenie wynagrodzenia na podstawie wyżej wymienionych dokumentów dla pracowników wynagradzanych stawką miesięczną lub godzinową. Problem dla służb kadrowo-księgowych może pojawić się przy ustalaniu należności osobom zatrudnionym w systemie prowizyjnym, czasowo-prowizyjnym, akordowym itp. W takich przypadkach w celu udokumentowania należnego wynagrodzenia należałoby pomocniczo wprowadzić karty pracy. Karty te powinny być tak skonstruowane, aby można było ewidencjonować w nich charakterystyczne elementy wynagrodzenia dla danej grupy zawodowej. Przykładowo w karcie pracowników wynagradzanych akordowo można umieścić zapisy dotyczące liczby jednostek, którą dany pracownik wyprodukował, czasu, w jakim je stworzył, kwoty wynagrodzenia jednostkowego przysługującego pracownikowi za wyprodukowaną jednostkę czy partię produktu.

W przypadku natomiast pracowników zatrudnionych w systemie prowizyjnym (czasowo-prowizyjnym) Karta powinna odzwierciedlać te elementy, które mają zasadniczy wpływ na osiąganą prowizję.

Przykład

Pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięczną, a ponadto przysługuje mu prowizja w wysokości 10% liczonych od marży sprzedanego towaru. Pracodawca, aby umożliwić rozliczenie wynagrodzenia w kartach pracy, zamieścił rubryki, w których wpisywane są wielkości dotyczące sprzedanych przez pracownika towarów oraz kwota marży.

Należy pamiętać, że karta pracy nie zastępuje karty ewidencji czasu pracy, a stanowi wewnętrzny dokument umożliwiający naliczenie wynagrodzenia.

Imienna karta wynagrodzeń/karta przychodów

Zgodnie z § 8 pkt 2 wyżej przywołanego rozporządzenia z 28 maja 1996 r. dla każdego pracownika należy założyć imienną kartę/listę wynagrodzeń. Karta ta powinna obejmować wypłacane pracownikowi wynagrodzenia za pracę oraz inne świadczenia, które wiążą się z wykonywaną pracą.

W karcie zatem powinno być wpisywane wynagrodzenie (w zależności od konkretnego przypadku):

• zasadnicze określone stawką godzinową lub miesięczną lub osiągnięte w wyniku pracy akordowej,

• premie, prowizje, nagrody,

• obowiązujące w danym zakładzie pracy dodatki do wynagrodzeń, np. stażowe, za znajomość języków obcych,

• urlopowe,

• za czas niezdolności do pracy.

Rolę tej karty może pełnić karta przychodów. Jej treść reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia kart przychodów (DzU nr 219, poz. 1839).

Karty przychodu powinny zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko pracownika,

• Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) pracownika,

• numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) pracownika,

• kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i w naturze,

• koszty uzyskania przychodu,

• potrącone przez płatnika w danym miesiącu kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych,

• dochód osiągnięty w danym miesiącu,

• dochód narastająco od początku roku,

• kwotę zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne określonej w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym,

• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,

• datę przekazania zaliczki.

Karty te należy wypełnić najpóźniej do dnia 20. następnego miesiąca. Mogą być one prowadzone przy zastosowaniu technik informatycznych, jednak należy pamiętać, że nie później niż do dnia 20. następnego miesiąca powinny być wydrukowane.

Lista płac

Wyżej wymienione dokumenty stanowią podstawę do sporządzenia listy płac.

W liście płac powinny być wyszczególnione takie elementy, jak:

• przychody pracownika osiągnięte ze stosunku pracy (wynagrodzenie za pracę), od których odprowadzana jest składka na ubezpieczenia społeczne,

• wynagrodzenie niepodlegające składkom ubezpieczeniowym na rzecz ZUS (np. chorobowe),

• przychody stanowiące podstawę wymiaru składek za ubezpieczenia społeczne,

• wyszczególnienie wysokości składek z tytułu ubezpieczeń społecznych (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),

• koszty uzyskania przychodu,

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwota tej składki,

• ulga podatkowa,

• kwota zaliczki na podatek dochodowy,

• potrącenia z wynagrodzeń (na podstawie tytułów egzekucyjnych, zaliczek, inne potrącenia dobrowolne),

zasiłek chorobowy.

Beata Naróg

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kryzys się skończył, inflacja wyhamowała, a mimo to kradzieży sklepowych jest coraz więcej

Kradzieże w sklepach wciąż są dla branży handlowej wielkim problemem. Choć kryzys się skończył, inflacja wygasa, złodzieje nie rezygnują. Kradną nie tylko kosmetyki czy alkohole - na handel, ale nadal na dużą skalę przedmiotem kradzieży są artykuły spożywcze.

Branża budowlana: mimo działań prewencyjnych liczba wypadków przy pracy nie chce spadać

Brokerzy ubezpieczeniowi alarmują> Firmy budowlane nieraz bagatelizują skalę oraz prawdopodobieństwo wypadków i zawierają ubezpieczenia OC działalności z niskimi sumami gwarancyjnymi i limitami. Tymczasem rośnie liczba wypadków ze skutkiem śmiertelnym.

Rząd opóźnia obowiązek raportowania ESG. Raportowanie dopiero od 2028 i 2029 r. [projekt ustawy przyjęty przez Radę Ministrów]

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy odraczający o dwa lata obowiązek raportowania ESG dla firm. Nowe przepisy mają ograniczyć biurokratyczne obciążenia i dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do unijnych regulacji.

Jak założyć klub fitness lub siłownię? [Poradnik eksperta]

Obecnie w Polsce działa ponad trzy tysiące siłowni i klubów fitness, z czego przeważająca większość funkcjonuje w ramach większych sieci. Dbanie o zdrowie i kondycję fizyczną stało się globalnym i nieprzemijającym trendem, co można zawdzięczać m.in. influencerom z branży fitness (trenerom i instruktorom).

REKLAMA

Dlaczego Polacy nie ufają zagranicznym sklepom online? [Raport]

Zagraniczne firmy napotykają na poważną barierę na polskim rynku e-commerce – brak zaufania. Aż 2/3 Polaków unika zakupów w zagranicznych e-sklepach z obawy o zwroty, reklamacje i autentyczność produktów. Kluczową rolę w decyzjach zakupowych odgrywają opinie innych klientów. Pokonanie tej nieufności to klucz do sukcesu w polskim e-handlu.

Rząd podwyższy w 2026 r. płacę minimalną tylko o wskaźnik inflacji - przedsiębiorcy chwalą takie rozwiązanie, dlaczego

Płaca minimalna w 2026 roku wzrośnie o 140 złotych brutto do kwoty 4806 złotych. To mniejszy wzrost niż w minionych latach, ale przedsiębiorcy przyznają, że jest to kompromis pomiędzy możliwościami przedsiębiorców, a oczekiwaniami pracowników.

Szczęście i spełnienie może iść w parze

Rozmowa z dr Mary E. Anderson, autorką książki „Radość osiągania” – o tym, jak być szczęśliwym wysoko efektywnym człowiekiem.

Ludzie wciąż listy piszą, ale polecone wysyłają głównie urzędy. Rynek pocztowy w Polsce ma się dobrze

Jednak główną siłą napędową pozostają wciąż usługi kurierskie, które odpowiadają za 73,3 proc. wartości rynku i 56,5 proc. jego wolumenu. Mimo dominacji tego segmentu, istotną rolę wciąż odgrywają przesyłki listowe.

REKLAMA

Miód podrożeje, bo prawo wymaga zmiany etykiet na słoikach a to kosztuje

Równo za rok na sklepowych półkach pojawią się nowe etykiety miodu, wynikające z przyjętej unijnej dyrektywy. Wprowadzają one niepozorną, ale mogącą narobić sporo zamieszania zmianę. Jednocześnie nielegalny handel miodem rozwija się niemal bez nadzoru.

Rolnicy radzą sobie dużo lepiej z długami niż firmy przetwarzające plony ich pracy

Polska żywność ma się dobrze, ale kondycja finansowa branży już mniej. Sektor rolno-spożywczy musi oddać wierzycielom 760,6 mln zł, a wiarygodność płatnicza przetwórców i dostawców staje się coraz większym problemem. Nie dotyczy to rolników, którzy na ogół są wiarygodni finansowo.

REKLAMA