Zatrudniamy nowego pracownika

Jak pozyskać informacje o kandydacie na pracownika, jakie dokumenty zebrać oraz jak go sprawdzić i jak prawidłowo przeprowadzić okres próbny - dowiecie się Państwo z niniejszego materiału.

 

Rekrutacja

Pierwszym etapem przy zatrudnianiu nowych pracowników jest uzyskanie podstawowych informacji dotyczących danych osobowych kandydata na pracownika oraz informacji o jego wykształceniu i doświadczeniu zawodowym.

Pracodawca na podstawie art. 22¹ k.p. ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania niezbędnych danych osobowych. Dane te zostały uwzględnione we wzorze kwestionariusza osobowego dla kandydata na pracownika, który stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm. - zwanego dalej rozporządzeniem; wzór kwestionariusza osobowego znajdą Państwo na stronie www.serwispp.infor.pl).

Wypełnienia takiego druku z podaniem dodatkowych informacji (inne dane osobowe, informacje o dzieciach oraz nr PESEL) pracodawca może domagać się na podstawie art. 22¹ § 2 k.p.

Rodzaj danych, jakie pracodawca zamieści w kwestionariuszu, zależy m.in. od charakteru pracy, jaką będzie wykonywać przyszły pracownik. Pozyskanie niektórych informacji przez pracodawcę jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień pracowniczych.

Pracodawca, poza wypełnieniem kwestionariusza osobowego, może również żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów, o których mowa w § 1 rozporządzenia:

- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,

 świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,

- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

- świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Kandydat na pracownika poza udzieleniem niezbędnych informacji przyszłemu pracodawcy ma obowiązek udokumentować swoje wykształcenie oraz dorobek zawodowy (art. 22¹ § 3 k.p.). Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Jeśli zaś chodzi o oryginalne dokumenty, to mogą być one wymagane tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Okres próbny

Umowa na okres próbny pozwala pracodawcy poznać umiejętności i zaangażowanie w pracę kandydata na pracownika, a przyszłemu pracownikowi warunki pracy w danej firmie. Na tej podstawie obie strony mogą zdecydować o losach dalszej współpracy. Zawarcie umowy na okres próbny nie jest jednak obowiązkowe.

Umowę o pracę na okres próbny można zawrzeć maksymalnie na 3 miesiące (art. 25 k.p.).

W ramach tego okresu strony mogą dowolnie ukształtować jej długość. Natomiast nie jest dopuszczalne ponawianie umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem. Byłoby to sprzeczne z celem tej umowy, którym jest sprawdzenie przydatności zawodowej pracownika.

Umowa na okres próbny, jak każda inna umowa o pracę, powinna zostać zawarta na piśmie i określać jej strony i rodzaj, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy (rodzaj pracy, miejsce wykonywania, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy). W okresie próbnym pracownik z reguły zarabia mniej niż inni pracownicy. Jednak w każdym przypadku wynagrodzenie powinno być tak ustalone, aby odpowiadało rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także powinno uwzględniać jakość i ilość świadczonej pracy (art. 78 k.p.).

Prawo do wcześniejszego wypowiedzenia umowy zawartej na okres próbny przysługuje obu stronom stosunku pracy. Jeżeli więc wzajemna współpraca rozczarowała pracodawcę lub pracownika, każdy z nich może wypowiedzieć umowę. W takim przypadku rozwiązanie umowy o pracę następuje z upływem okresu wypowiedzenia. Okresy wypowiedzenia są krótkie i zależą od długości umowy na okres próbny.

Wynoszą one:

- 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,

- 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,

- 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Pracodawca nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia umowy na okres próbny oraz konsultować wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową.

Szczególne przypadki

Zawieranie kilku umów na okres próbny z tym samym pracownikiem dopuszczalne jest tylko w określonych sytuacjach. Z pracownikiem można podpisać kilka takich umów, jeżeli łącznie nie przekraczają dopuszczalnych 3 miesięcy. W takim przypadku, przy ustaleniu w umowie okresu próbnego krótszego niż ustawowy, można zawrzeć kolejne umowy aż do wyczerpania górnej ustawowej granicy tego okresu.

Kilkakrotne zawarcie umowy na okres próbny przez pracodawcę z tym samym pracownikiem jest jednak dopuszczalne tylko, „gdy wiąże się to z zatrudnieniem ponownym pracownika na innym stanowisku lub przy innych czynnościach” i nie zmierza w oczywisty sposób do obejścia przepisów prawa. Samo przyuczenie do nowego stanowiska nie uzasadnia, zdaniem Sądu Najwyższego, zawarcia kolejnej umowy na okres próbny.

W wyroku z 26 sierpnia 1999 r. (sygn. akt I PKN 215/99, OSNP 2000/24/890) Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, zgodnie z którym ustalenie, że strony zawarły umowę o pracę na okres próbny w celu obejścia przepisów prawa, powoduje nieważność postanowienia określającego rodzaj umowy. W konsekwencji umowę taką należy uważać za zawartą na czas nieokreślony, chyba że zgodnym zamiarem stron było zawarcie terminowej umowy o pracę.

Magdalena Kasprzak