REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Zabieglińska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Płatnicy składek mają obowiązek przechowywać dokumenty ubezpieczeniowe przez 5 lat, jednak należy liczyć się z tym, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym okresie.


W przypadku rozliczania się pracodawcy (płatnika składek) z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych za pomocą programu Płatnik ma on obowiązek przechowywać papierowe kopie elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych. Czas ich przechowywania wynosi 5 lub 10 lat, w zależności od rodzaju dokumentów.

REKLAMA


Jednak z przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.) wynika, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym okresie ich gromadzenia.


Dokumenty zgłoszeniowe


Płatnik składek, który zgłasza pracownika (zleceniobiorcę) do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych na formularzu zgłoszeniowym ZUS ZUA albo tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (na formularzu ZUS ZZA), ma obowiązek przechowywać te dokumenty przez okres 5 lat. Płatnicy rozliczający składki za co najmniej 5 osób, którzy zobowiązani są elektronicznie zgłaszać te osoby do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, mają dodatkowy obowiązek. Nie wystarczy bowiem, że zgłoszenia przechowują na nośnikach elektronicznych. Powinni też sporządzić dokumenty papierowe. Dokumenty opatrzone własnoręcznymi podpisami osób zgłaszanych do ubezpieczeń także przechowują przez 5 lat. Wynika to wprost z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.


Dokumenty rozliczeniowe

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Przedsiębiorcy rozliczający co miesiąc składki na ubezpieczenia społeczne lub tylko zdrowotne za zatrudnione osoby muszą przechowywać przez 10 lat kopie przekazywanych do ZUS deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA), imiennych raportów miesięcznych (ZUS RSA) oraz dokumentów korygujących. Termin ten liczy się od dnia przekazania tych formularzy do właściwej dla płatnika jednostki terytorialnej ZUS. 10-letni okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych dotyczy zarówno dokumentów wysyłanych elektronicznie, jak i papierowo.


Przelewy

REKLAMA


Płatnik składek powinien również gromadzić przelewy, za pomocą których opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie określa jednak, przez jaki okres należy je przechowywać. Można jednak uznać za wskazane, że płatnik nie powinien tych dokumentów niszczyć przed upływem 5 lat, bo taki termin wynika z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) dla dowodów księgowych i innych dokumentów. Termin ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy wpłata. Banki również przechowują dokumenty płatnicze przez 5 lat.


ZUS wskazuje jednak, że w interesie samego płatnika składek jest, aby gromadził dowody opłacenia składek przez taki sam okres, jaki dotyczy dokumentów rozliczeniowych, czyli przez 10 lat. Termin ten związany jest z 10-letnim okresem przedawnienia dochodzenia należności z tytułu składek.


Jeszcze inne terminy przechowywania dokumentów związanych z opłacaniem składek zawiera ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.). Płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika (art. 125a ustawy emerytalnej).

REKLAMA


Natomiast od osoby opłacającej składki samodzielnie (np. od osoby prowadzącej działalność gospodarczą) ZUS może żądać, aby przedstawiła dowody potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz wysokość podstawy ich wymiaru po 31 grudnia 1998 r. Z przepisu nie wynika jednak, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem. Tak więc wskazane jest, aby wszyscy płatnicy przechowywali dowody opłacania składek oraz kopie dokumentów ubezpieczeniowych przez 50 lat.


Każdy płatnik musi udostępnić inspektorowi kontroli posiadaną dokumentację. Może on badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mimo że płatnicy składek powinni przechowywać dokumenty zgłoszeniowe 5 lat, a rozliczeniowe 10 lat, to zdaniem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedsiębiorcy, którzy opłacają składki za siebie, powinni przechowywać te dokumenty przez okres nie krótszy niż 10 lat. To samo odnosi się do dokumentów płatniczych. Papiery te mogą być przydatne w razie sporu między ZUS a płatnikiem składek. Stanowią one bowiem materiał dowodowy.


Barbara Zabieglińska

specjalista ds. ubezpieczeń społecznych

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Relaks nie jest dla słabych. Dlaczego liderom tak trudno jest odpoczywać?

Wyobraź sobie, że siedzisz z kubkiem ulubionej herbaty, czujesz bryzę morską, przymykasz oczy, czując promienie słońca na twarzy i… nie masz wyrzutów sumienia. W twojej głowie nie pędzi pendolino tematów, kamieni milowych i zadań, które czekają w kolejce do pilnej realizacji, telefon służbowy milczy. Brzmi jak science fiction? W świecie liderów odpoczynek to często temat tabu, a relaks – luksus, na który prawdziwy przywódca nie może sobie pozwolić. Uważam, że to już najwyższy czas, abyśmy przestali się oszukiwać i zaczęli zadawać niewygodne pytania dotyczące relaksu – przede wszystkim sobie - powiedziała Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR Dorota Dublanka.

Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

REKLAMA

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

REKLAMA

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

REKLAMA