REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Zabieglińska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Płatnicy składek mają obowiązek przechowywać dokumenty ubezpieczeniowe przez 5 lat, jednak należy liczyć się z tym, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym okresie.


W przypadku rozliczania się pracodawcy (płatnika składek) z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych za pomocą programu Płatnik ma on obowiązek przechowywać papierowe kopie elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych. Czas ich przechowywania wynosi 5 lub 10 lat, w zależności od rodzaju dokumentów.

REKLAMA

REKLAMA


Jednak z przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.) wynika, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym okresie ich gromadzenia.


Dokumenty zgłoszeniowe


Płatnik składek, który zgłasza pracownika (zleceniobiorcę) do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych na formularzu zgłoszeniowym ZUS ZUA albo tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (na formularzu ZUS ZZA), ma obowiązek przechowywać te dokumenty przez okres 5 lat. Płatnicy rozliczający składki za co najmniej 5 osób, którzy zobowiązani są elektronicznie zgłaszać te osoby do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, mają dodatkowy obowiązek. Nie wystarczy bowiem, że zgłoszenia przechowują na nośnikach elektronicznych. Powinni też sporządzić dokumenty papierowe. Dokumenty opatrzone własnoręcznymi podpisami osób zgłaszanych do ubezpieczeń także przechowują przez 5 lat. Wynika to wprost z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

REKLAMA


Dokumenty rozliczeniowe

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Przedsiębiorcy rozliczający co miesiąc składki na ubezpieczenia społeczne lub tylko zdrowotne za zatrudnione osoby muszą przechowywać przez 10 lat kopie przekazywanych do ZUS deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA), imiennych raportów miesięcznych (ZUS RSA) oraz dokumentów korygujących. Termin ten liczy się od dnia przekazania tych formularzy do właściwej dla płatnika jednostki terytorialnej ZUS. 10-letni okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych dotyczy zarówno dokumentów wysyłanych elektronicznie, jak i papierowo.


Przelewy


Płatnik składek powinien również gromadzić przelewy, za pomocą których opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie określa jednak, przez jaki okres należy je przechowywać. Można jednak uznać za wskazane, że płatnik nie powinien tych dokumentów niszczyć przed upływem 5 lat, bo taki termin wynika z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) dla dowodów księgowych i innych dokumentów. Termin ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy wpłata. Banki również przechowują dokumenty płatnicze przez 5 lat.


ZUS wskazuje jednak, że w interesie samego płatnika składek jest, aby gromadził dowody opłacenia składek przez taki sam okres, jaki dotyczy dokumentów rozliczeniowych, czyli przez 10 lat. Termin ten związany jest z 10-letnim okresem przedawnienia dochodzenia należności z tytułu składek.


Jeszcze inne terminy przechowywania dokumentów związanych z opłacaniem składek zawiera ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.). Płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika (art. 125a ustawy emerytalnej).


Natomiast od osoby opłacającej składki samodzielnie (np. od osoby prowadzącej działalność gospodarczą) ZUS może żądać, aby przedstawiła dowody potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz wysokość podstawy ich wymiaru po 31 grudnia 1998 r. Z przepisu nie wynika jednak, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem. Tak więc wskazane jest, aby wszyscy płatnicy przechowywali dowody opłacania składek oraz kopie dokumentów ubezpieczeniowych przez 50 lat.


Każdy płatnik musi udostępnić inspektorowi kontroli posiadaną dokumentację. Może on badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mimo że płatnicy składek powinni przechowywać dokumenty zgłoszeniowe 5 lat, a rozliczeniowe 10 lat, to zdaniem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedsiębiorcy, którzy opłacają składki za siebie, powinni przechowywać te dokumenty przez okres nie krótszy niż 10 lat. To samo odnosi się do dokumentów płatniczych. Papiery te mogą być przydatne w razie sporu między ZUS a płatnikiem składek. Stanowią one bowiem materiał dowodowy.


Barbara Zabieglińska

specjalista ds. ubezpieczeń społecznych

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stażysta w firmie na zupełnie nowych zasadach. 7 najważniejszych założeń planowanych zmian

Stażyści będą otrzymywali określone wynagrodzenie, a pracodawcy będą musieli podpisywać z nimi umowy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło założenia projektu nowej ustawy.

Polska jednym z najbardziej atrakcyjnych kierunków inwestycyjnych w Europie

Globalna relokacja kosztów zmienia mapę biznesu, ale w Europie Środkowej Polska nadal pozostaje jednym z najpewniejszych punktów odniesienia dla firm szukających balansu między ceną a bezpieczeństwem.

Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

REKLAMA

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

REKLAMA

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA